Vertrieblich orientierte Jugendmarketing-Kampagne

Kurze Beschreibung

Der AOK-Bundesverband sucht ab dem 1.1.2020 einen Dienstleister für die Entwicklung und Umsetzung eines Gesamtkonzeptes für eine vertrieblich orientierte Jugendmarketing-Kampagne. Diese Kampagne dient als bundesweite Klammer und zur regionalen Anbindung für Marketing- und Vertriebsaktivitäten im Bereich der jungen Zielgruppe. Der Vertrag umfasst die Entwicklung von zielgruppenspezifischen Marketingmaßnahmen, Angeboten und Aktionen auf Bundes- und Landesebene des AOK-Systems für die Subzielgruppen „Schüler (ab 14)", „Auszubildende und junge Erwerbstätige" sowie „Studenten" (bis 30 Jahre). Über verschiedene Anlässe und Kanäle will die AOK proaktiv mit den Jugendlichen in Kontakt kommen und bleiben. Es müssen Erlebnisse geschaffen werden, die für die Zielgruppen relevant sind, die die Kernbotschaft der AOK transportieren und gemeinsam im Freundeskreis erlebbar sind. Dabei ist besonders das spezielle Medienverhalten der Zielgruppe zu beachten, also auch die Nutzung von sozialen Netzwerken.

Beschreibung der Beschaffung

Die Leistungen für die Konzeption und Durchführung einer vertrieblich orientierten Jugendmarketing-Kampagne sind mit einem Honorar abzurechnen und basieren auf dem in der Ausschreibung vom Bieter vorgeschlagenen Konzept. In der Honorar-Pauschale müssen alle angebotenen und mit dem Auftraggeber abgestimmten Inhalte berücksichtigt werden. Zur Erfüllung der Leistungen stellt der Auftragnehmer über den Vertragszeitraum für den AOK-Bundesverband ein festes Team als Ansprechpartner zur Verfügung.
Initialaufgaben sind die Erstellung eines integrierten und crossmedialen Konzeptes im Rahmen der neu zu entwickelnden vertrieblich orientierten Jugendmarketing-Kampagne wie die Entwicklung eines Gesamtkonzeptes als bundesweite Klammer und zur regionalen Anbindung für Marketing- und Vertriebsaktivitäten im Bereich der jungen Zielgruppe (Alter: 14-30 Jahre), inklusive Anpassung an die aktuellen Marktbedingungen und unter eventueller Einbindung dritter AOK-Partner (z. B. Verlage, Marktforschungsinstitute, weitere Agenturen). Des weiter wird die Entwicklung von zielgruppenspezifischen Marketingmaßnahmen, Angeboten und Aktionen auf Bundes- und Landesebene des AOK-Systems für die Subzielgruppen „Schüler (ab 14)", „Auszubildende und junge Erwerbstätige und „Studenten" (bis 30 Jahre) erwartet.
Zu den regelmäßigen Aufgaben während der Vertragslaufzeit gehören u. a. die Gestaltung von anfallenden Werbemitteln, Aktionen und Maßnahmen (basierend auf dem Konzept für die vertrieblich orientierte Jugendmarketing-Kampagne). Dabei ist jede erdenkliche Art eines Werbemittels möglich. Erwartet wird auch z. B. die Erstellung von Kampagnen-Bildern, von Bewegtbildmaterial, von Layouts für Online-Kampagnenseiten/Web-Applikationen und von Online-/Mobile-Werbemitteln, von Aktionsmodulen mit Eventcharakter und Vermarktungsmedien oder auch von Promotionmaßnahmen.
Künftig sollen die elf AOKs in die Kampagnen im AOK-Jugendmarketing noch stärker eingebunden werden. Die regionale Nutzung, hier die insbesondere die vertriebliche Nutzung, muss berücksichtigt werden.
Es besteht für den Auftraggeber keine Verpflichtung zum Abruf aller aufgelisteten Leistungen. Die Beauftragung erfolgt nach vorher verhandelten Pausschalpreisen für Initialaufgaben sowie Retainer für regelmäßige Leistungen. Darüber hinaus gehende Aufgaben werden durch Einzel-Kostenvoranschläge basierend auf vereinbarten Stunden- und Tagessätzen vergeben.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

1) Referenzen
a) Zwei Referenzen für Kampagnen mit folgenden Mindestanforderungen:
— Umsetzung der Kampagne innerhalb der letzten 3 Jahre,
— für Jugendliche zwischen 14 und 30 Jahren, spitzere Zielgruppendefinitionen innerhalb dieses Alterskorridors sind zulässig, wie z. B. 15-19 Jahren,
— mit einem Budget (inkl. Fremdkosten/Produktion und Mediabudget) von je mind. 500 000 EUR und
— mit einem vertrieblichen orientierten Charakter, wie z. B. mit dem Ziel einer Neukundengewinnung und einer definierten Conversion von neuen Mitgliedern oder Mitgliederanträgen
b) Referenz zu einer Social Media-Kampagne inkl. Influencer-Einbindung mit folgenden Mindestanforderungen:
— Umsetzung der Kampagne innerhalb der letzten drei Jahre
— Einsatz von mehreren Social Media Kanälen
— Einbindung von Influencern (keine klassischen Testimonials).
2. Agenturbewertung
Grundvoraussetzungen:
Der Auftragnehmer benennt ein Kernteam mit ca. 5 Spezialisten aus den Bereichen Marketing/Kommunikation/Jugendmarketing, bestehend aus:
— dem leitenden Berater, der als Hauptansprechpartner und verantwortlicher Projektmanager festgelegt ist. Diese Person muss nachweislich als Projektmanager bereits Erfahrungen mit mindestens drei größeren Projekten aus dem Bereich Marketing bzw. Jugendmarketing mit Unternehmen gesammelt haben. Der Projektmanager soll darüber hinaus in mindestens einem der aufgeführten Referenzprojekte als verantwortlicher Projektmanager agiert haben,
— dem leitenden Strategen, der bereits entsprechende Erfahrungen mit mindestens drei größeren Projekten aus dem Bereich Marketing bzw. Jugendmarketing nachweisen kann,
— dem leitenden Kreativen/Designer, der bereits entsprechende Erfahrungen mit mindestens drei größeren Projekten aus dem Bereich Marketing bzw. Jugendmarketing nachweisen kann,
— Für die weiteren Personen:
Es ist vom Vorteil, wenn ein Social Media Experte mit Erfahrung mit Community Ausbau/Management/Analyse, bei der Einbindung von Influencern sowie mit Prediction und Listening Tools (z. B. Socialbakers, Brandwatch etc.) entweder unter den oben ernannten Kernteammitgliedern oder als separater Experte benannt werden kann. Dieser und alle weiteren Mitglieder des Kernteams müssen an mindestens einem der eingereichten Referenzprojekte in maßgeblicher Funktion beteiligt gewesen sein.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1) Aktueller Nachweis zur Eintragung in das einschlägige Berufs- oder Handelsregister des Niederlassungsstaats des Bieters/des Mitglieds der Bietergemeinschaft (nicht älter als 24 Monate vom Tag der Angebotsfrist gerechnet). Bieter mit Firmensitz außerhalb Deutschlands haben den Nachweis der Eintragung in ein vergleichbares Register von Stellen des Herkunftslandes in deutscher beglaubigter Übersetzung einzureichen;
2) Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt.
(a) Hinweis Bietergemeinschaften:
Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft sind die zuvor genannte Unterlagen von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen. Zusätzlich ist die Erklärung einer Bietergemeinschaft einzureichen.
(b) Hinweis Eignungsleihe:
Im Fall der Eignungsleihe ist die „Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt" für jedes Drittunternehmen zu erbringen. Zusätzlich sind folgende Unterlagen für jedes Drittunternehmen, dessen Kapazitäten der Bieter in Anspruch nimmt, einzureichen:
— Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Nachunternehmer,
— Verpflichtungserklärung des benannten Dritt-/Nachunternehmers gegenüber dem Bieter (Ist spätestens vor Zuschlagserteilung einzureichen!).
(c) Hinweis Nachunternehmer:
Im Fall des Einsatzes von Nachunternehmern ist die „Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt" für jeden Nachunternehmer, dessen Kapazitäten der Bieter in Anspruch nimmt, einzureichen. Zusätzlich sind folgende Unterlagen je Nachunternehmer einzureichen:
— Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Nachunternehmer,
— Verpflichtungserklärung des benannten Dritt-/Nachunternehmers gegenüber dem Bieter (Ist spätestens vor Zuschlagserteilung einzureichen!).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

3) Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung:
Die Bieter verfügen über eine aktuell bestehende, angemessene, gültige Betriebshaftpflichtversicherung, mit der mindestens folgende Deckungssummen je Versicherungsfall abgedeckt sind:
— 500 000,00 EUR gegen Personenschäden,
— 500 000 EUR gegen Sachschäden sowie
— 500 000 EUR gegen Vermögensschäden, inklusive Schäden, die auf der Verletzung datenschutzrechtlicher Vorschriften beruhen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

4) Angabe von prüfbaren Referenzen
Gem. § 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV sind 2 aktuelle Referenzen (Referenzliste) zu Kampagnen und eine Referenz zu einer Social Media-Kampagne inkl. Influencer-Einbindung innerhalb der letzten 3 Jahre, die nach Art, Umfang und Schwierigkeitsgrad mit dem ausgeschriebenen Auftrag vergleichbar sind anzugeben.
5) Personelle Ausstattung
Der Auftragnehmer benennt ein Kernteam mit ca. 5 Spezialisten aus den Bereichen Marketing/Kommunikation/Jugendmarketing. Er weist anhand geeigneter Unterlagen (z. B. Kurz-Vita und Kunden-Referenzen) die Kompetenz der benannten Personen aus dem Kernteam nach.

1) Die Ausschreibung erfolgt unter Beachtung der Vorschriften des Teils 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV);
2) Zur Durchführung des Vergabeverfahrens verwenden die Auftraggeberinnen die E-Vergabelösung www.dtvp.de Die zwingend zu verwendenden Vergabeunterlagen sind unter dem o. g. Link dort abzurufen;
3) Die Teilnahmeanträge sowie etwaige Angebote können ausschließlich elektronisch über die E-Vergabelösung abgegeben werden. Näheres hierzu ergibt sich aus den Formblättern und Hinweisen für den Teilnahmeantrag.
4) Die unter Ziffer III.1.1. (Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister) geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise sind im Falle des Angebots einer Bietergemeinschaft von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen. Die sonstigen unter Ziffer III.1.3 (Technische und berufliche Leistungsfähigkeit) geforderten Eignungsnachweise können von den Mitgliedern einer Bietergemeinschaft gemeinsam erbracht werden. Die unter Ziffer III.1.3 (Technische und berufliche Leistungsfähigkeit) genannten Eignungsnachweise sind dabei jeweils auf den Leistungsteil zu beziehen, den das jeweilige Mitglied der Bietergemeinschaft übernommen hat;
5) Die angegebene Bindefrist bezieht sich auf die verbindlichen Angebote nach der Verhandlungsrunde.
6) Für weitere Einzelheiten wird auf die Vergabeunterlagen verwiesen.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YDKYPR7

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 134 GWB Informations- und Wartepflicht.
„(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist…"
§ 135 GWB Unwirksamkeit.
"(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber:
1. gegen § 134 verstoßen hat…"
§ 160 GWB Einleitung, Antrag.
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis
Zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt."
§ 168 GWB Entscheidung der Vergabekammer.
"(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken.
(2) Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden…".

Beschreibung der Beschaffung

Die Leistungen für die Konzeption und Durchführung einer vertrieblich orientierten Jugendmarketing-Kampagne sind mit einem Honorar abzurechnen und basieren auf dem in der Ausschreibung vom Bieter vorgeschlagenen Konzept. In der Honorar-Pauschale müssen alle angebotenen und mit dem Auftraggeber abgestimmten Inhalte berücksichtigt werden. Zur Erfüllung der Leistungen stellt der Auftragnehmer über den Vertragszeitraum für den AOK-Bundesverband ein festes Team als Ansprechpartner zur Verfügung.
Initialaufgaben sind die Erstellung eines integrierten und crossmedialen Konzeptes im Rahmen der neu zu entwickelnden vertrieblich orientierten Jugendmarketing-Kampagne wie die Entwicklung eines Gesamtkonzeptes als bundesweite Klammer und zur regionalen Anbindung für Marketing-und Vertriebsaktivitäten im Bereich der jungen Zielgruppe (Alter: 14-30 Jahre), inklusive Anpassung an die aktuellen Marktbedingungen und unter eventueller Einbindung dritter AOK-Partner (z. B. Verlage, Marktforschungsinstitute, weitere Agenturen). Desweiter wird die Entwicklung von zielgruppenspezifischen Marketingmaßnahmen, Angeboten und Aktionen auf Bundes-und Landesebene des AOK-Systems für die Subzielgruppen „Schüler (ab 14)“, „Auszubildende und junge Erwerbstätige“ und „Studenten“ (bis 30 Jahre) erwartet.
Zu den regelmäßigen Aufgaben während der Vertragslaufzeit gehören u. a. die Gestaltung von anfallenden Werbemitteln, Aktionen und Maßnahmen (basierend auf dem Konzept für die vertrieblich orientierte Jugendmarketing-Kampagne). Dabei ist jede erdenkliche Art eines Werbemittels möglich. Erwartet wird auch z. B. die Erstellung von Kampagnen-Bildern, von Bewegtbildmaterial, von Layouts für Online-Kampagnenseiten/Web-Applikationen und von Online-/Mobile-Werbemitteln, von Aktionsmodulen mit Eventcharakter und Vermarktungsmedien oder auch von Promotionmaßnahmen.
Künftig sollen die 11 AOKs in die Kampagnen im AOK-Jugendmarketing noch stärker eingebunden werden. Die regionale Nutzung, hier die insbesondere die vertriebliche Nutzung, muss berücksichtigt werden.
Es besteht für den Auftraggeber keine Verpflichtung zum Abruf aller aufgelisteten Leistungen. Die Beauftragung erfolgt nach vorher verhandelten Pausschalpreisen für Initialaufgaben sowie Retainer für regelmäßige Leistungen. Darüber hinaus gehende Aufgaben werden durch Einzel-Kostenvoranschläge basierend auf vereinbarten Stunden- und Tagessätzen vergeben.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 134 GWB Informations- und Wartepflicht.
„(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist;
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an;
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist…“
§ 135 GWB Unwirksamkeit.
„(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber:
1) Gegen § 134 verstoßen hat…“
§ 160 GWB Einleitung, Antrag.
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein;
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht;
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“
§ 168 GWB Entscheidung der Vergabekammer.
„(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken;
(2) Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden…“.