AFASOFT

Beschreibung der Beschaffung

Leistungsgegenstand sind mithin:
a) Ermöglichung der Nutzung einer Standardsoftware in Form einer SaaS-Fachanwendung (einschließlich des notwendigen Speicherplatzes für die Anwendungsdaten), in welcher die Sachbearbeitungen des Amtes für Ausbildungsförderung (AfA) online und schriftlich gestellte Anträge verarbeiten, Förderungen berechnen und Bescheide erstellen sowie Auszahlungsanweisungen und Rückforderungen im Rahmen der Förderung von Schülerinnen und Schülern, Studierenden sowie von an Weiterbildungen Teilnehmenden gemäß der gesetzlichen Bestimmungen abwickeln. Diese muss eine Schnittstelle zum Upload-Portal für Online-Anträge für Förderleistungen nach BAföG/BayAföG und AFBG bieten sowie auch über die Schnittstellen zu anderen Behörden und Organisationen verfügen, welche für die Abwicklung der Aufgaben des AfA im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben erforderlich sind.
b) Lizenzen für 60 Anwender/innen (concurrent user), von denen 10 nur einen lesenden Zugriff auf das IT-Fachverfahren benötigen. Die Nutzungsdauer dieser Lizenzen beträgt 10 Jahre nach der Erklärung der Abnahme des Gesamtsystems durch den Auftraggeber (AG).
Außerdem muss es die Möglichkeit während der gesamten Laufzeit des Vertrags geben, ca. 20 weitere Lizenzen (concurrent user; lesender und schreibender Zugriff) einzeln zu erwerben (optionale Bedarfsposition ohne Anspruch auf Abnahme). Die Nutzungsdauer dieser zusätzlichen Lizenzen beginnt jeweils mit Bereitstellung nach deren Abruf (jedoch nicht vor Erklärung der Abnahme des Gesamtsystems durch den AG) und läuft bis zur Beendigung des Gesamtvertrags.
Die Lizenzen beinhalten außerdem den Service und die Pflege, wie im Anhang Support Prozesse und Service Levels für die Vergabe von SaaS-Fachanwendungen beschrieben. Im Rahmen des Services und der Pflege muss der Auftragnehmer (AN) alle zukünftig ergehenden rechtlichen Anforderungen vor dem Zeitpunkt der Wirksamkeit ohne gesonderte Beauftragung durch den AG von sich aus zur Verfügung stellen.
c) Migration der kompletten Daten aus dem bestehenden System in das neue IT-Fachverfahren.
Diese Tätigkeit umfasst schwerpunktmäßig:
— Erstellung eines Migrationskonzeptes;
— Automatisierte Migration der Daten;
— Test und Qualitätssicherung der durchgeführten Datenmigration.
d) Schulung der ca. 60 Nutzer im IT-Fachverfahren inklusive der Erstellung der erforderlichen Schulungsunterlagen (optionale Bedarfsposition ohne Anspruch auf Abnahme),
e) Unterstützungskontingent (optionale Bedarfsposition ohne Anspruch auf Abnahme): Für die gesamte Vertragslaufzeit stellt der AN ein Kontingent von ca. 20 Personentagen pro Jahr für mögliche Erweiterungen, Optimierungen und Schulungen nach Vorgaben des AGs zur Verfügung. Das Unterstützungskontingent ist für die gesamte Vertragslaufzeit im Sinne des § 3 des Vertrags anzubieten,
f) Dokumentation: Anwender-Handbuch und Admin-Handbuch (soweit vorhanden),
g) Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Systems: Der AN ist für die Betriebsbereitschaft verantwortlich.
Diese umfasst schwerpunktmäßig:
— Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Systems beim AN;
— Inbetriebnahme der Schnittstellen;
— Unterstützung der Tests und Fehlerbehebung der Software;
— Unterstützung der Einführung (Abnahme, Go-live, Early-Life-Support);
— Erforderliche Anpassungen/Customizing und Konfigurationen sofern nicht im Standard enthalten;
— Erforderliche Lizenzen/Zugänge zum Test- und Schulungssystem vor der Abnahme.

Beschreibung der Optionen

a) optionaler Nachkauf von ca. 20 weiteren Lizenzen (concurrent user; lesender und schreibender Zugriff) inkl. Service und Pflege während der gesamten Vertragslaufzeit (siehe Leistungsbeschreibung Kap. 1.3 Buchst. b),
b) Schulung der ca. 60 Nutzer im IT-Fachverfahren inklusive der Erstellung der erforderlichen Schulungsunterlagen (siehe Leistungsbeschreibung Kap. 1.3 Buchst. d),
c) weitere Unterstützungsleistungen über die gesamte Vertragslaufzeit für Erweiterungen, Optimierungen und Schulungen im Umfang von ca. 20 Personentagen pro Jahr (siehe Leistungsbeschreibung Kap. 1.3 Buchst. e),
Diese optionalen Leistungen sind vom Auftragnehmer anzubieten. Eine Abnahmeverpflichtung seitens des Auftraggebers besteht jedoch nicht.

Detaillierte Informationen und Unterlagen entnehmen Sie den Vergabeunterlagen.
Bewerber-/Bieterfragen:
Eventuell auftretende Fragen sind umgehend, jedoch spätestens bis zum 13.10.2020, 12.00 Uhr über das eVergabesystem zu stellen. Die Adresse des eVergabesystems ist unter I.1) „Internet-Adresse(n) – Hauptadresse“ angegeben.
Auf eine Beantwortung später eingehender Fragen besteht kein Anspruch.
Unterstützung des Auftraggebers:
Hier wird insbesondere auf den Abschnitt 1.12. der Bewerbungsbedingungen hingewiesen.
Abweichung von der Regelvergabe:
Der AG ist lt. § 98 iVm § 99 Nr. 1 GWB und § 115 iVm § 119 Abs. 2 GWB grundsätzlich an die Anwendung der Verfahrensarten „Offenes und Nicht Offenes Verfahren“ gebunden, es sei denn es liegen begründete Ausnahmefälle lt. § 119 Abs. 2 GWB iVm § 14 Abs. 2, 3, 4 VgV vor, die die Wahl eines der nachrangigen Verfahren rechtfertigen. Vorliegend basiert die auszuschreibende Leistung auf einer Standardsoftware. Jedoch bestehen aufgrund der Größe des AG eine Vielzahl von spezifischen Anforderungen, die ggf. einen entsprechenden Anpassungsaufwand erfordern. Hier sind bspw. ein umfassendes Wiedervorlagesystem, ein differenziertes Rechte- und Rollensystem, eine Vielzahl von Schnittstellen sowie die Datenmigration aus dem Altverfahren zu nennen. Da es sich um existenzsichernde Leistungen handelt, muss insb. dringend sichergestellt werden, dass keine Daten verloren gehen und die Auszahlung der Leistungen nahtlos gewährleistet ist. Die genauen Vertragsinhalte hierzu können durch den AG deshalb noch nicht mit ausreichender Genauigkeit beschrieben werden. Die notwendigen technischen Änderungen müssen mit den Bietern erörtert und verhandelt werden. Die vorgebrachten Umstände lassen in der Konsequenz nur ein Verhandlungsverfahren lt. § 14 Abs. 3 Nr. 3 VgV zu.
Abweichung vom Grundsatz der Losbildung:
Der AG ist sich des Umstands bewusst, dass er als öffentlicher AG gem. § 97 Abs. 4 Satz 2 GWB den Beschaffungsgegenstand im Grundsatz nach Fach- und Teillosen getrennt vergeben muss. Eine Abweichung davon ist nur zulässig, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern (§ 97 Abs. 4 Satz 3 GWB).
Von der Bildung von Losen wurde bei der vorliegenden Ausschreibung abgesehen, da die weiteren Leistungen (Pflegeleistungen, Herbeiführung der Betriebsbereitschaft inkl. Datenmigration, Schulungen und Unterstützungsleistungen) nur von demjenigen Unternehmen wirtschaftlich durchgeführt werden, welches auch die Software anbietet und betreibt. Zudem bestehen schon aufgrund von Urheber- und Nutzungsrechten und auch aufgrund der Bereitstellung der Software als Saas-Lösung rechtliche Restriktionen seitens der Softwareanbieter, die eine Erbringung von vorgenannten Leistungen durch Dritte objektiv unmöglich machen. Eine Bildung von fachlichen oder mengenabhängigen Teillosen ist daher nicht möglich.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer geführt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein Vertrag (Zuschlag) kann erst abgeschlossen werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bewerber/Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gem. § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind.
Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bewerber/Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung und/oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bewerbern/Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist) oder Angebote (Angebotsfrist) gegenüber dem Auftraggeber zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bewerber/Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können.
Sofern der Auftraggeber einer Rüge in seinem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bewerber/Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens des Auftraggebers diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).