Behörde für Schule und Berufsbildung — Rahmenvereinbarung über die Lieferung und Betrieb eines Gerätemanagementsystems sowie dessen Komponenten inklusive benötigter Lizenzen und opt. Dienstleistungen

Titel

Behörde für Schule und Berufsbildung — Rahmenvereinbarung über die Lieferung und Betrieb eines Gerätemanagementsystems sowie dessen Komponenten inklusive benötigter Lizenzen und opt. Dienstleistungen
OV BSB 0089/2020

Kurze Beschreibung

Die Freie und Hansestadt Hamburg (FHH) — Behörde für Schule und Berufsbildung — im nachfolgenden BSB benannt, beabsichtigt ein neues zentrales Gerätemanagementsystem einzuführen und ca. 400 staatlichen Schulen anzubieten. Dazu soll der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung und Betrieb eines solchen Systems und dessen Komponenten als Service inklusive der benötigten Lizenzen und optionale Dienstleistungen für die staatlichen Schulen in Hamburg dienen.

Beschreibung der Beschaffung

Das neu zu etablierende Gerätemanagementsystem und dessen Komponenten sollen die bestehenden sowie die noch durch den DigitalPakt Schule anzuschaffenden mobilen IT-Endgeräte, stationäre IT-Endgeräte sowie fest installierte Präsentationssysteme, die in unterrichtlich genutzten Räumen eingesetzt werden, verwalten, aber auch offen für zukünftige Endgerätemengen und -typen sein. Außerdem soll es aktuelle und zukünftige Anforderungen der staatlichen Schulen und der BSB in Bezug auf pädagogischen Funktionen, Sicherheit der Endgeräte, Schutz der Backendsysteme und Zugriffe auf Systeme wie zentrale Datenaustausch- und Kollaborationsplattformen und Identitymanagement System abbilden können.
Die geplante Lösung zur Verwaltung der digitalen Ausstattung sieht vor, eine Plattform, oder vergleichbare Lösung, mit einer modulartigen Bauweise zu etablieren, sodass modulartig auf dieser Plattform entsprechende weitere Komponenten bereitgestellt und eingerichtet werden können. Folglich lässt sich das geplante Gerätemanagementsystem in die Komponenten
— Plattform;
— Mobile Device Management (MDM);
— PC Lifecycle Mangement (Client Management — Lösung);
— Classroom Management (Anwendungen);
— Anmelde- und Authentifizierungsdienste;
— Monitoring-System;
— Fernwartungswerkzeuge;
— Druckerverwaltung und
— Verleihsystem Unterteilen.
Das System soll im Rechenzentrum des Auftragnehmers oder eines Partners/Dienstleisters des Auftragnehmers aufgebaut, technisch betrieben und zur Verfügung gestellt werden. Das Rechenzentrum muss sich innerhalb der Europäischen Union befinden und die EU-DSGVO-Anforderungen erfüllen.
Der fachliche Betrieb des Systems und dessen Komponenten sowie der Endgeräte wird durch ein Betriebsteam der BSB bzw. durch die Schulen selbst übernommen und sichergestellt.
In diesem Zusammenhang schreibt die BSB folgende Leistung als Rahmenvertrag über einen Zeitraum von 48 Monaten mit Option der einmaligen Verlängerung um 1 weiteres Jahr aus, die vom Auftragnehmer erbracht werden soll:
— Bereitstellung, einschließlich der Herbeiführung der Betriebsbereitschaft und technischer Betrieb des angebotenen Gerätemanagementsystems und dessen Komponenten inkl. der notwendigen Lizenzen über den Vertragszeitraum;
— Wartung der Lizenzen über den Vertragszeitraum;
— Konzeption und Design des Systems und dessen Komponenten;
— Installation und Konfiguration des Systems und dessen Komponenten;
— Inbetriebnahme und Übernahme der Bestandsgeräte;
— Einweisung von Administratoren in die Verwaltung des Systems und dessen Komponenten;
— Anwendungsbetrieb sowie Aufrechterhaltung und ggf. erforderlichen Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft des Gesamtsystems durch die Durchführung von geeigneten Systemserviceleistungen wie Wartung, Pflege und einen deutschsprachigen Support;
— Weiterentwicklung des Gesamtsystems in Absprache mit Auftraggeber und
— sonstige Leistungen im Umfang eines bestimmten Kontingents nach Weisung des Auftraggebers.
Vor Beginn des Rahmenvertrags erfolgt ein 6 monatiger Proof-of-Concept (PoC) mit einer Anzahl von bis zu 20 teilnehmenden Schulen.

Qualitätskriterium (Bezeichnung)

Zur Wertung der Qualität hat der Bieter Konzepte einzureichen sowie Angaben zu gewünschten Funktionen zu machen. Der Wertungspreis wird auf der Basis eines Musterabrufs berechnet. Für das Wertungssystem siehe die zusätzlichen Angaben in VI.3).

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Bewerber sollen Referenzen über vergleichbare Projekte vorlegen, die ihre Erfahrung und Kompetenz hinsichtlich Lieferung und Betrieb eines Gerätemanagementsystems belegen. Bei mehr als 5 geeigneten Bewerbern erhält jeder geeignete Bewerber für die Gesamtheit der von ihm angegebenen Referenzprojekte Punkte. Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht des Auftraggebers erkennen, dass der Bewerber erfolgreich Referenzprojekte vergleichbarer Komplexität durchgeführt hat, erhält er die Bewertung „gut" (5 Punkte). Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht des Auftraggebers erkennen, dass der Bewerber erfolgreich Referenzprojekte größerer Komplexität durchgeführt hat, erhält er die Bewertung „sehr gut" (7 Punkte). Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht des Auftraggebers erkennen, dass der Bewerber erfolgreich Referenzprojekte vergleichbarer oder größerer Komplexität durchgeführt hat und gleichzeitig solche, die besonders komplex, kreativ oder innovativ sind, erhält er die Bewertung „hervorragend" (10 Punkte). Die 5 geeigneten Bewerber mit den meisten Punkten verbleiben im Wettbewerb.

Beschreibung der Optionen

Aufgrund der zurzeit steigenden Schülerzahlen ist eher mit einem größeren Bedarf zu rechnen. Aus diesem Grund wird dem AG die Option zur Überschreitung der jeweiligen geschätzten Bedarfsmengen um 50 %, bezogen auf die gesamte Vertragslaufzeit, eingeräumt.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Das Verfahren wird als Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durchgeführt. Soweit unter Ziffer III.1.1) bis III.1.3) lediglich Erklärungen gefordert werden, behält sich der Auftraggeber das Recht vor, zur Behebung von Zweifeln (auch nach dem Teilnahmewettbewerb) entsprechende Bescheinigungen oder Nachweise nachzufordern oder ergänzende Auskünfte zu verlangen.
Die Bewerbungsunterlagen (Vordrucke und Formulare) können auf der in Ziffer I.3) genannten Internetadresse abgerufen werden. Die Verwendung der Bewerbungsunterlagen ist verbindlich.
Eingereichte Nachweise müssen noch gültig sein; soweit Anforderungen an die Aktualität gestellt werden, bezieht sich der Zeitpunkt auf den Tag der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung (vgl. Ziffer VI.5)). Mit ihrem Teilnahmeantrag haben die Bewerber folgende Dokumente bzw. Unterlagen vorzulegen:
PL1. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§§ 123, 124 GWB). Ein Formblatt ist in den Bewerbungsunterlagen enthalten.
PL2. Eigenerklärung zum Unternehmen mit Angaben zur Firma, Rechtsform, Sitz, Gegenstand, Geschäftsleitung des Unternehmens, Unternehmensstruktur (z. B. Muttergesellschaften, Konzernzugehörigkeit, Niederlassungen-Organigramm), mit Darstellung der Gesellschafts- und Kapitalverhältnisse des Bewerbers sowie ggf. zur zuständigen Niederlassung.
Im Fall von Bewerbergemeinschaften gelten die hier aufgeführten Eignungsanforderungen PL1 bis PL2 entsprechend für jedes einzelne Mitglied der Bewerbergemeinschaft.
Kann ein Bewerber aus einem stichhaltigen Grund einen geforderten Nachweis nicht beibringen, so kann er seine Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, vom Auftraggeber für geeignet erachteter Belege nachweisen.
Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behält sich der Auftraggeber für am Ende des Teilnahmewettbewerbs ausgewählte Bieter und etwaige Nachunternehmer mit der Angebotsabgabe auf gesondertes Verlangen vor.
Die Vergabestelle behält sich vor für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, zur Bestätigung der Erklärung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister (§ 150a Gewerbeordnung) beim Bundesamt für Justiz anfordern bzw. anfordern lassen. Von ausländischen Bietern wird ggf. eine gleichwertige Bescheinigung ihres Herkunftslandes gefordert.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

WL1. Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren. Falls der Bewerber noch keine 3 Jahre existiert, sind entsprechende Umsatzangaben für den Zeitraum des Bestehens anzugeben.
WL2. Eigenerklärung über den jährlichen Umsatz des Bewerbers für mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbaren Leistungen (Lieferung und Betrieb eines Gerätemanagementsystems und dessen Komponenten) in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren. Falls der Bewerber noch keine 3 Jahre existiert, sind entsprechende Umsatzangaben für den Zeitraum des Bestehens anzugeben.
WL3. Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung in branchenüblicher Höhe.
Im Fall von Bewerbergemeinschaften gelten die hier aufgeführten Eignungsanforderungen entsprechend für jedes einzelne Mitglied der Bewerbergemeinschaft.
Kann ein Bewerber aus einem stichhaltigen Grund einen geforderten Nachweis nicht beibringen, so kann er seine Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, vom Auftraggeber für geeignet erachteter Belege nachweisen. Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behält sich der Auftraggeber für am Ende des Teilnahmewettbewerbs ausgewählte Bieter und etwaige Nachunternehmer mit der Angebotsabgabe auf gesondertes Verlangen vor.
Der Auftraggeber behält sich vor, eine Wirtschaftsauskunft über den Bewerber einzuholen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

TL1. Eigenerklärung über das jährliche Mittel der Beschäftigten für den maßgeblichen Bereich bzw. Geschäftsbereich (Aufschlüsselung kaufmännisch, technisch, sonstige) in den letzten 3 Jahren. Falls der Bewerber noch keine 3 Jahre existiert, sind entsprechende Angaben für den Zeitraum des Bestehens anzugeben.
TL2. Angaben über die Ausführung von vergleichbaren Leistungen in den letzten maximal 5 Jahren (Eigenerklärungen). Vergleichbar sind Referenzen betreffend die Lieferung und Betrieb eines Gerätemanagementsystems und dessen Komponenten, vorzugsweise aus Rahmenvereinbarungen. Die Referenzen sind gemäß Formblatt aus den Bewerbungsunterlagen mit den dort genannten Angaben einzureichen. Bitte reichen Sie möglichst nicht mehr als 5 Referenzen ein und sortieren Sie diese nach ihrer Einschlägigkeit und Vergleichbarkeit mit dem Ausschreibungsgegenstand. Die Referenzprojekte können innerhalb der letzten 5 Jahre begonnen, durchgeführt oder abgeschlossen worden sein. Im Fall von Bewerbergemeinschaften können entsprechende Angaben für die Bewerbergemeinschaft insgesamt abgegeben werden.
TL3. Nachweise für Zertifizierung: Es ist ein Zertifikat über die Anwendung eines Qualitätsmanagementsystems gemäß DIN EN ISO 9001 oder gleichwertiger Norm einzureichen. Das Unternehmen muss seit mindestens 3 Jahren über ein solches Zertifikat oder ein gleichwertiges Zertifikat verfügen. Sollte dies nicht möglich sein, hat der Bewerber die Möglichkeit im Rahmen einer Beschreibung nachzuweisen, wie die Grundstandards eines Qualitätsmanagementsystems erreicht werden.

1. Sofern im Laufe des Vergabeverfahrens weitere Informationen oder Präzisierungen seitens des Auftraggebers erforderlich werden sollten, werden diese Zusatzinformationen ebenfalls unter der dort genannten Internetadresse veröffentlicht. Die Bewerber müssen daher regelmäßig prüfen, ob unter der dort genannten Internetadresse weitere Informationen veröffentlicht wurden. Eine Registrierung bei der Vergabeplattform erleichtert den Zugang und die Information zu den Bewerberinformationen.
2. Fragen zu den Anforderungen dieser Bekanntmachung und den Bewerbungsunterlagen sollen umgehend, jedoch spätestens bis zum 1.7.2020 über die Vergabeplattform gestellt werden. Der Auftraggeber behält sich vor, später eingehende Fragen nicht zu beantworten bzw. später eingehende Fragen können eventuell nicht mehr rechtzeitig umfassend beantwortet werden.
3. Die in dieser Bekanntmachung enthaltenen Informationen dienen allein dem Zweck, den Interessenten einen Eindruck zu verschaffen und eine Entscheidung über die Teilnahme am Verfahren zu ermöglichen. Abweichungen und Spezifizierungen im Rahmen der Verhandlungen bleiben vorbehalten.
4. Teilnahmeanträge sind elektronisch an die in Ziffer I.3) benannte Stelle über die Vergabeplattform zu übermitteln. Bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist sind die Teilnahmeanträge verschlüsselt, so dass der Auftraggeber keinen Zugriff auf sie hat. Dem Bewerber steht es jedoch frei, seinen Teilnahmeantrag bis zum Ablauf der Frist zu bearbeiten und neu hochzuladen.
5. Fremdsprachige Bescheinigungen oder Erklärungen sind in der Regel nur zu berücksichtigen, wenn sie mit Übersetzung in die deutsche Sprache vorgelegt worden sind. Die Vergabestelle kann Ausnahmen zulassen.
6. Der Auftraggeber behält sich vor, das Verfahren aus sachlichen Gründen aufzuheben. Ersatzansprüche der Bewerber und Bieter sind — soweit rechtlich zulässig — ausgeschlossen. Mit dem Herunterladen der Bewerbungsunterlagen stimmt der Bewerber dem zu.
7. Zu Ziffer IV.2.3: Nach Eingang der Teilnahmeanträge und deren Auswertung erhalten die ausgewählten Bewerber Einladungen zu den Verhandlungsgesprächen. Die Verhandlungsgespräche sind voraussichtlich in der KW 30/2020 und KW 31/2020 vorgesehen, sofern der Zuschlag nicht auf das Erstangebot erteilt wird. Sie werden in Hamburg stattfinden. Aufgrund der derzeitigen Lage ist ebenfalls eine Verhandlung per Videokonferenz möglich.
8. Durch die Stellung des Teilnahmeantrags verpflichtet sich der Bewerber, alle ihm ggf. übersandten Unterlagen vertraulich zu behandeln und den Geheimwettbewerb auch ansonsten zu wahren; dies gilt auch im Hinblick auf das jeweilige Angebot. Der Auftraggeber seinerseits wird Unterlagen der Bewerber nur für die Zwecke des Verfahrens verwenden.
9. Bewerber-/Bietergemeinschaften haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterschriebene rechtsverbindliche Erklärung abzugeben, die in den Bewerbungsunterlagen enthalten ist.
Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt durch Anwendung der Formel L/P. Die vom jeweiligen Bieter erreichten Leistungspunkte werden durch den Gesamtangebotspreis dividiert, und so der Quotient Q ermittelt. Das Angebot mit dem höchsten Quotienten Q erhält den Zuschlag.
Für die Preiswertung sind die geforderten Angaben im Preisblatt zu machen.
Für die Leistungswertung haben die Bieter 2 Realisierungskonzepte vorzulegen. Diese werden wie folgt gewertet:
1. Realisierungskonzept des Gerätemanagementsystems und dessen Komponenten (max. 10 Punkte),
2. Realisierungskonzept zum Betrieb und Support des Gerätemanagementsystems und dessen Komponenten (max. 10 Punkte), für jedes Konzept kann der Bieter 0, 1, 5 oder 10 Punkte erhalten.
Die Konzepte können zusammengerechnet also mit mindestens 0 und höchstens 20 Punkten bewertet werden. 0 Punkte erhält das Angebot für jedes Konzept, zu dem Ausführungen gänzlich fehlen.
Zu 1)
Beim Realisierungskonzept des Gerätemanagementsystems und dessen Komponenten kommt es der Auftraggeberin darauf an, dass das Angebot die gestellten Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung und dem Kriterienkatalog erfüllt. Insbesondere geht es ihr um die Darstellung der konkreten Herangehensweise des Bieters, mit der eine langfristig sichere und wirtschaftliche Lösung erreicht werden kann. Dabei soll der Bieter auch verschiedene Lösungsansätze und innovative Ideen einbringen.
Geht der Bieter auf alle genannten Aspekte ein und lassen seine Ausführungen einen professionellen Umgang mit den fachlich technischen und den systemtechnischen Anforderungen sowie die Schnittstellen und der Datenmigration als auch der Zukunftsfähigkeit und dem Innovationsgrad des Systems erwarten, erhält er für das Konzept 5 Punkte. Fehlen Aspekte oder enthält das Konzept nur wenige Angaben zur Herangehensweise des Bieters, erhält er hierfür nur 1 Punkt. Mit 10 Punkten wird das Konzept bewertet, wenn es auf sämtliche Aspekte eingeht und besonders viele oder außergewöhnlich innovative Ideen enthält oder in besonderem Maße auf die Besonderheiten des konkreten Projekts eingeht.
Zu 2)
Beim Realisierungskonzept zum Betrieb und Support des Gerätemanagementsystems und dessen Komponenten soll der Bieter seine Strategie zu den betriebstechnischen Anforderungen, Datenschutz und Informationssicherheit als auch zu seinen Dienstleistungen aufzeigen. Dabei sind sowohl funktionale, wirtschaftliche als auch betriebliche Aspekte zu berücksichtigen. Geht der Bieter auf alle genannten Aspekte ausführlich und ideenreich ein und sind seine Ausführungen schlüssig und überzeugend, erhält er hier 5 Punkte. Fehlen Aspekte oder sind seine Ausführungen nur äußerst knapp oder unschlüssig, erhält er hier nur 1 Punkt. Mit 10 Punkten wird das Konzept bewertet, wenn es auf sämtliche Aspekte ausführlich eingeht und es auf eine qualitativ und wirtschaftlich besonders gute Lösung schließen lässt.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YURDLGL

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

— § 134 Abs. 2 GWB — Informations- und Wartepflicht: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an,
— das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer (§155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist der Antrag unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Der vorstehende Satz gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.