Behörde für Schule und Berufsbildung — Rahmenvereinbarung über die Lieferung und Betrieb eines Gerätemanagementsystems sowie dessen Komponenten inklusive benötigter Lizenzen und opt. Dienstleistungen

Kurze Beschreibung

Die Freie und Hansestadt Hamburg (FHH) — Behörde für Schule und Berufsbildung — im nachfolgenden BSB benannt, beabsichtigt ein neues zentrales Gerätemanagementsystem einzuführen und ca. 400 staatlichen Schulen anzubieten. Dazu soll der Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung und Betrieb eines solchen Systems und dessen Komponenten als Service inklusive der benötigten Lizenzen und optionale Dienstleistungen für die staatlichen Schulen in Hamburg dienen.

Zusätzliche Informationen

1. Sofern im Laufe des Vergabeverfahrens weitere Informationen oder Präzisierungen seitens des Auftraggebers erforderlich werden sollten, werden diese Zusatzinformationen ebenfalls unter der dort genannten Internetadresse veröffentlicht. Die Bewerber müssen daher regelmäßig prüfen, ob unter der dort genannten Internetadresse weitere Informationen veröffentlicht wurden. Eine Registrierung bei der Vergabeplattform erleichtert den Zugang und die Information zu den Bewerberinformationen.

2. Fragen zu den Anforderungen dieser Bekanntmachung und den Bewerbungsunterlagen sollen umgehend, jedoch spätestens bis zum 1.7.2020 über die Vergabeplattform gestellt werden. Der Auftraggeber behält sich vor, später eingehende Fragen nicht zu beantworten bzw. später eingehende Fragen können eventuell nicht mehr rechtzeitig umfassend beantwortet werden.

3. Die in dieser Bekanntmachung enthaltenen Informationen dienen allein dem Zweck, den Interessenten einen Eindruck zu verschaffen und eine Entscheidung über die Teilnahme am Verfahren zu ermöglichen. Abweichungen und Spezifizierungen im Rahmen der Verhandlungen bleiben vorbehalten.

4. Teilnahmeanträge sind elektronisch an die in Ziffer I.3) benannte Stelle über die Vergabeplattform zu übermitteln. Bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist sind die Teilnahmeanträge verschlüsselt, so dass der Auftraggeber keinen Zugriff auf sie hat. Dem Bewerber steht es jedoch frei, seinen Teilnahmeantrag bis zum Ablauf der Frist zu bearbeiten und neu hochzuladen.

5. Fremdsprachige Bescheinigungen oder Erklärungen sind in der Regel nur zu berücksichtigen, wenn sie mit Übersetzung in die deutsche Sprache vorgelegt worden sind. Die Vergabestelle kann Ausnahmen zulassen.

6. Der Auftraggeber behält sich vor, das Verfahren aus sachlichen Gründen aufzuheben. Ersatzansprüche der Bewerber und Bieter sind — soweit rechtlich zulässig — ausgeschlossen. Mit dem Herunterladen der Bewerbungsunterlagen stimmt der Bewerber dem zu.

7. Zu Ziffer IV.2.3: Nach Eingang der Teilnahmeanträge und deren Auswertung erhalten die ausgewählten Bewerber Einladungen zu den Verhandlungsgesprächen. Die Verhandlungsgespräche sind voraussichtlich in der KW 30/2020 und KW 31/2020 vorgesehen, sofern der Zuschlag nicht auf das Erstangebot erteilt wird. Sie werden in Hamburg stattfinden. Aufgrund der derzeitigen Lage ist ebenfalls eine Verhandlung per Videokonferenz möglich.

8. Durch die Stellung des Teilnahmeantrags verpflichtet sich der Bewerber, alle ihm ggf. übersandten Unterlagen vertraulich zu behandeln und den Geheimwettbewerb auch ansonsten zu wahren; dies gilt auch im Hinblick auf das jeweilige Angebot. Der Auftraggeber seinerseits wird Unterlagen der Bewerber nur für die Zwecke des Verfahrens verwenden.

9. Bewerber-/Bietergemeinschaften haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterschriebene rechtsverbindliche Erklärung abzugeben, die in den Bewerbungsunterlagen enthalten ist.

Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt durch Anwendung der Formel L/P. Die vom jeweiligen Bieter erreichten Leistungspunkte werden durch den Gesamtangebotspreis dividiert, und so der Quotient Q ermittelt. Das Angebot mit dem höchsten Quotienten Q erhält den Zuschlag.

Für die Preiswertung sind die geforderten Angaben im Preisblatt zu machen.

Für die Leistungswertung haben die Bieter 2 Realisierungskonzepte vorzulegen. Diese werden wie folgt gewertet:

1. Realisierungskonzept des Gerätemanagementsystems und dessen Komponenten (max. 10 Punkte),

2. Realisierungskonzept zum Betrieb und Support des Gerätemanagementsystems und dessen Komponenten (max. 10 Punkte), für jedes Konzept kann der Bieter 0, 1, 5 oder 10 Punkte erhalten.

Die Konzepte können zusammengerechnet also mit mindestens 0 und höchstens 20 Punkten bewertet werden. 0 Punkte erhält das Angebot für jedes Konzept, zu dem Ausführungen gänzlich fehlen.

Zu 1)

Beim Realisierungskonzept des Gerätemanagementsystems und dessen Komponenten kommt es der Auftraggeberin darauf an, dass das Angebot die gestellten Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung und dem Kriterienkatalog erfüllt. Insbesondere geht es ihr um die Darstellung der konkreten Herangehensweise des Bieters, mit der eine langfristig sichere und wirtschaftliche Lösung erreicht werden kann. Dabei soll der Bieter auch verschiedene Lösungsansätze und innovative Ideen einbringen.

Geht der Bieter auf alle genannten Aspekte ein und lassen seine Ausführungen einen professionellen Umgang mit den fachlich technischen und den systemtechnischen Anforderungen sowie die Schnittstellen und der Datenmigration als auch der Zukunftsfähigkeit und dem Innovationsgrad des Systems erwarten, erhält er für das Konzept 5 Punkte. Fehlen Aspekte oder enthält das Konzept nur wenige Angaben zur Herangehensweise des Bieters, erhält er hierfür nur 1 Punkt. Mit 10 Punkten wird das Konzept bewertet, wenn es auf sämtliche Aspekte eingeht und besonders viele oder außergewöhnlich innovative Ideen enthält oder in besonderem Maße auf die Besonderheiten des konkreten Projekts eingeht.

Zu 2)

Beim Realisierungskonzept zum Betrieb und Support des Gerätemanagementsystems und dessen Komponenten soll der Bieter seine Strategie zu den betriebstechnischen Anforderungen, Datenschutz und Informationssicherheit als auch zu seinen Dienstleistungen aufzeigen. Dabei sind sowohl funktionale, wirtschaftliche als auch betriebliche Aspekte zu berücksichtigen. Geht der Bieter auf alle genannten Aspekte ausführlich und ideenreich ein und sind seine Ausführungen schlüssig und überzeugend, erhält er hier 5 Punkte. Fehlen Aspekte oder sind seine Ausführungen nur äußerst knapp oder unschlüssig, erhält er hier nur 1 Punkt. Mit 10 Punkten wird das Konzept bewertet, wenn es auf sämtliche Aspekte ausführlich eingeht und es auf eine qualitativ und wirtschaftlich besonders gute Lösung schließen lässt.

Bekanntmachungs-ID: CXP4YURDLGL

Beschreibung der Optionen

Aufgrund der zurzeit steigenden Schülerzahlen ist eher mit einem größeren Bedarf zu rechnen. Aus diesem Grund wird dem AG die Option zur Überschreitung der jeweiligen geschätzten Bedarfsmengen um 50 %, bezogen auf die gesamte Vertragslaufzeit, eingeräumt.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Bewerber sollen Referenzen über vergleichbare Projekte vorlegen, die ihre Erfahrung und Kompetenz hinsichtlich Lieferung und Betrieb eines Gerätemanagementsystems belegen. Bei mehr als 5 geeigneten Bewerbern erhält jeder geeignete Bewerber für die Gesamtheit der von ihm angegebenen Referenzprojekte Punkte. Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht des Auftraggebers erkennen, dass der Bewerber erfolgreich Referenzprojekte vergleichbarer Komplexität durchgeführt hat, erhält er die Bewertung „gut" (5 Punkte). Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht des Auftraggebers erkennen, dass der Bewerber erfolgreich Referenzprojekte größerer Komplexität durchgeführt hat, erhält er die Bewertung „sehr gut" (7 Punkte). Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht des Auftraggebers erkennen, dass der Bewerber erfolgreich Referenzprojekte vergleichbarer oder größerer Komplexität durchgeführt hat und gleichzeitig solche, die besonders komplex, kreativ oder innovativ sind, erhält er die Bewertung „hervorragend" (10 Punkte). Die 5 geeigneten Bewerber mit den meisten Punkten verbleiben im Wettbewerb.