Beschreibung der Beschaffung
Zur optimalen Erfüllung der berufsgenossenschaftlichen Aufgaben müssen die Beschäftigten an allen 31 Standorten individuell mit dem für sie relevanten Wissen ausgestattet werden. Zu diesem Zweck betreibt die BGHM ein zentrales Informationszentrum in Hannover. Neben dem Betrieb einer nicht öffentlichen Spezialbibliothek werden hier für über 2 000 interne Kunden, die Informationsbedarfe erfasst, gesammelt, ggfs. gebündelt und beschafft. Die interne Verwaltung, insbesondere der Lizenzprodukte, erfolgt über fortschrittliche Workflows, um unseren Kunden einen Recherchedienst für Gesetzestexte, Kommentare, Gerichtsurteile usw. zu bieten. Weiter wird eine intensive Marktbeobachtung hinsichtlich technischer Verbesserungen allgemein und bei den Verlagen zu den Themen Anmeldeprozeduren und Zugriffsberechtigungsprüfung durchgeführt.
— Gesamtvolumen der Leistung beträgt voraussichtlich 600 000 EUR netto jährlich, mithin 2 400 000 EUR über die gesamte Vertragslaufzeit von 4 Jahren hinweg;
— Ziel ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einer Laufzeit von einem Jahr und der Option zur dreimaligen Verlängerung um je ein weiteres Jahr.
Die Option wird dabei bis spätestens 6 Monate vor Beendigung der jeweiligen Vertragslaufzeit erklärt werden.
— ca. 200 verschiedene Loseblattwerke für ca. 1 500 Nutzer, ca. 34 verschiedene elektronische Lizenzen für ca. 2 000 Nutzer, ca. 90 Zeitschriften Abos und ca. 200 Fachbücher jährlich;
— Beginn der Leistungserbringung ist der 1.1.2021;
— Abruf nach Bedarf über E-Mail oder Online-Shop.
Die laufenden Abonnements sollten nach Möglichkeit beim jeweiligen Verlag übernommen und fortgeführt werden.
Es wird erwartet, dass die handelsüblichen Buchhandelsdienstleistungen kostenfrei erbracht werden.
Sämtliche Leistungen sind in enger Abstimmung mit dem Fachbereich „Infozentrum Hannover“ zu erbringen.
— Lieferung von Loseblatt-Sammlungen (Grundwerk und Ergänzungslieferungen), Zeitschriften und anderer preisgebundener Fachliteratur, verlagsunabhängig nach Bestellung, sortiert und verpackt nach vorgegebenen Kundendaten, frei Anlieferungsstelle. Es werden ca. 200 verschiedene Loseblattwerke für ca. 1 500 Nutzer bezogen.
— Bereitstellung von Lizenzen als Ersatz für Loseblatt-Sammlungen in Papierform und anderer fachspezifischer Lizenzen (Zeitschriften).
Es wird ein Verwaltungsportal bereitgestellt, über welches die bestellten Waren, die laufenden Abos und insbesondere die bestehenden Lizenzen verwaltet werden können. Bei Lizenzen sollen auch administrative Arbeiten möglich sein. (Lizenzzuweisung und -entzug). Der Umfang beträgt ca. 34 verschiedene elektronische Lizenzen für ca. 2 000 Nutzer.
— Der Bieter stellt ein Portal mit integrierten Kundendaten für die Verwaltungsorganisation inklusive Lizenzmanagement mit Administratorenrechten für festgelegte Mitarbeiter der Kundenseite bereit.
— Übernahme administrativer Aufgaben, wie Rechnungsstellung nach vorgegebenen Kostenstellen, Abteilungen und Standorten, Erstellung von Literatur- und Abo-Listen, Reklamationsabwicklung, fachliche Beratung.