Beschaffung von Migrations- und Koexistenz-Software von IBM Domino und Microsoft Exchange

BWI GmbH

Die BWI GmbH erwägt, einen Rahmenvertrag zur Überlassung von Softwarelizenzen und Pflegeleistungen sowie dazugehörigen Dienstleistungen für die Implementierung und den Betrieb in Höhe von 16 807 500 EUR (Obergrenze über beide Lose) im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb zu vergeben.
Die BWI benötigt markterprobte Software zur Migration und Koexistenz von IBM Domino und Microsoft Exchange.
— Los 1: Die Migrationsoftware dient im wesentlichen der Überführung von Daten von IBM Domino nach Microsoft Exchange. Es werden folgende Bestandteile migriert: Postfächer, Kalender, Kontakte, ToDos, Archive.
Die Migration von Applikationen und Teamrooms ist nicht Bestandteil dieser Vergabe.
— Los 2: Der Koexistenzsoftware soll den Parallelbetrieb der beiden Plattformen IBM Domino und Microsoft Exchange ohne signifikante Einschränkungen ermöglichen und muss drei Kernbausteine mitbringen:
—— Konnektivität der Verzeichnisdienste um LDAP Anfragen zu übersetzen und Verzeichnisdienstdaten zu synchronisieren;
—— Konvertierung des SMTP Verkehrs zwischen beiden Plattformen;
—— Möglichkeit die Kalenderfunktionalität Frei/Gebucht in den unterschiedlichen Anwendungen zu verwenden.
Gegenstand der Leistung für beide Lose (Koexistenz- und Migrationslösung) sind jeweils die:
—— Bereitstellung von Lizenzen (280 000 St.) und die Erbringung von Pflegeleistungen für eine markterprobte Software zur Migration bzw. Koexistenz;
—— Erbringung von vorbereitenden Beratungs- und Planungsleistungen;
—— Unterstützung bei der Bereitstellung der technischen Lösung auf BWI bereitgestellter Hardware und Basisbetriebssystem;
—— Unterstützung bei Wartung, Pflege und Betrieb der Softwarelösung während der Vertragslaufzeit;
—— Erbringung von Schulungsleistungen.
Es wird je Los 1 Rahmenvertrag mit 1 Rahmenvertragspartner abgeschlossen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-09-28. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-09-15.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Aperto GmbH

Wer?

• BWI GmbH

Wie?

• Dienstprogramme für Softwarepakete › Softwarepakete für die Datensicherung und -wiederherstellung

Wo?

• Köln › Rhein-Sieg-Kreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-09-15	Auftragsbekanntmachung
2021-02-09	Bekanntmachung über vergebene Aufträge
2021-02-22	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-09-15)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepakete für die Datensicherung und -wiederherstellung
Menge oder Umfang:

Los 1: Migration:Die zu migrierenden Postfächer belaufen sich auf ca. 280 000 von Domino 9 bzw. 11 auf Exchange 2016 bzw. 2019, die von ca. 190 000+ Anwendern verwendet werden.Los 2: Koexistenz:Gegenwärtig existieren ca. 280 000 Lotus Notes Postfächer (Domino 9, demnächst Domino 11) die von ca. 190 000+ Anwendern verwendet werden.Der Rahmenvertrag hat eine Grundlaufzeit bis zum 30.11.2022. Anschließend besteht 5 mal die Option zur jeweils 12 monatigen Verlängerung.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepakete für die Datensicherung und -wiederherstellung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: BWI GmbH
Postanschrift: Rudower Chaussee 13
Postleitzahl: 12489
Postort: Berlin
Kontakt
E-Mail: bwi.fp.publicprocurement@bwi.de 📧

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-09-15 📅
Einreichungsfrist: 2020-09-28 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-09-18 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 182-440579
ABl. S-Ausgabe: 182
Zusätzliche Informationen

Ergänzung zu II.1.4. Laufzeit: Der Rahmenvertrag hat eine Grundlaufzeit ab Zuschlagserteilung bis zum 30.11.2022. Anschließend besteht 5 mal die Option zur jeweils 12 monatigen Verlängerung.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die BWI benötigt markterprobte Software zur Migration und Koexistenz von IBM Domino und Microsoft Exchange.

— Los 1: Die Migrationsoftware dient im wesentlichen der Überführung von Daten von IBM Domino nach Microsoft Exchange. Es werden folgende Bestandteile migriert: Postfächer, Kalender, Kontakte, ToDos, Archive.

Die Migration von Applikationen und Teamrooms ist nicht Bestandteil dieser Vergabe.

— Los 2: Der Koexistenzsoftware soll den Parallelbetrieb der beiden Plattformen IBM Domino und Microsoft Exchange ohne signifikante Einschränkungen ermöglichen und muss drei Kernbausteine mitbringen:

—— Konnektivität der Verzeichnisdienste um LDAP Anfragen zu übersetzen und Verzeichnisdienstdaten zu synchronisieren;

—— Konvertierung des SMTP Verkehrs zwischen beiden Plattformen;

—— Möglichkeit die Kalenderfunktionalität Frei/Gebucht in den unterschiedlichen Anwendungen zu verwenden.

Gegenstand der Leistung für beide Lose (Koexistenz- und Migrationslösung) sind jeweils die:

—— Bereitstellung von Lizenzen (280 000 St.) und die Erbringung von Pflegeleistungen für eine markterprobte Software zur Migration bzw. Koexistenz;

—— Erbringung von vorbereitenden Beratungs- und Planungsleistungen;

—— Unterstützung bei der Bereitstellung der technischen Lösung auf BWI bereitgestellter Hardware und Basisbetriebssystem;

—— Unterstützung bei Wartung, Pflege und Betrieb der Softwarelösung während der Vertragslaufzeit;

—— Erbringung von Schulungsleistungen.

Es wird je Los 1 Rahmenvertrag mit 1 Rahmenvertragspartner abgeschlossen.

Losnummer: 1
Bezeichnung des Loses: Los 1: Migration
Kurze Beschreibung:

Im Rahmen des Projektes Gw4Bw werden die auf der IBM Softwareumgebung (Domino, Sametime, Connections) existierenden Migrationsobjekte, die nachfolgend näher beschrieben sind, auf eine neue Microsoft Zielplattform (Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint und Cisco Jabber) überführt.

Zur Unterstützung der Migration von der KVLNBw Lotus Notes Umgebung zur neu implementierten Gw4Bw Umgebung soll eine geeignete Softwarelösung (nachfolgend „Migrationslösung“ gennannt) beschafft werden.

Gegenstand der der Migrationslösung sind insbesondere die:

— Bereitstellung von Lizenzen zum Kauf für eine Softwarelösung zur Migration;

— Softwarepflege und Support für die beschaffte Software;

— Erbringung zusätzlicher Dienstleistungen.

Menge oder Umfang: Die zu migrierenden Postfächer belaufen sich auf ca. 280 000 von Domino 9 bzw. 11 auf Exchange 2016 bzw. 2019, die von ca. 190 000 + Anwendern verwendet werden.
Zusätzliche Angaben zu den Losen:

Für die unter diesem Rahmenvertrag zu erbringenden Vertragsleistungen wird ein geschätzten Abrufvolumen von 5 205 000 EUR innerhalb der maximalen Gesamtvertragslaufzeit von der Zuschlagserteilung bis bis zum 30.11.2022 und der 5-maliger Verlängerungsoption um jeweils 12 Monate ermittelt. Für den Fall, dass sich die zukünftigen Anforderungen an die strategische Ausrichtung des Endkunden ändern, ist der Auftraggeber berechtigt, Abrufe mit einem Volumen um 50 % bis zum 1,5 fachen des vorgenannten Abrufvolumens vorzunehmen. Somit ergibt sich eine maximale Obergrenze von 7 807 500 EUR.

Losnummer: 2
Bezeichnung des Loses: Los 2: Koexistenz
Kurze Beschreibung:

Im Rahmen des Projektes GwBw werden die auf der IBM Softwareumgebung (Domino, Sametime, Connections) existierenden Überführungsobjekte auf eine neue Microsoft Zielplattform (Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint und Cisco Jabber) überführt.

Im Überführungszeitraum ist es zwingend erforderlich, die bidirektionale Zusammenarbeit zu gewährleisten, um Interoperabilität und Produktivität nicht zu beschränken. Eine Koexistenz zwischen IBM Sametime und Cisco Jabber ist nicht vorgesehen, da dieser Rollout in einem sehr kurzen Zeitfenster vorgesehen ist und keine längere Koexistenz gewährleistet werden muss. Der Fokus dieses Dokuments liegt daher auf der Koexistenz von IBM Domino und Microsoft Exchange.

Gegenstand der Koexistenzlösung sind insbesondere die:

— Bereitstellung von Kauf-Lizenzen für eine Softwarelösung zur Koexistenz;

Menge oder Umfang: Gegenwärtig existieren ca. 280 000 Lotus Notes Postfächer (Domino 9, demnächst Domino 11), die von ca. 190 000+ Anwendern verwendet werden. Die Koexistenz ist während einer etwa 2-jährigen Koexistenzphase zu Exchange 2016 bzw. 2019 und ggf. darüber hinaus zu gewährleisten.
Zusätzliche Angaben zu den Losen:

Für die unter diesem Rahmenvertrag zu erbringenden Vertragsleistungen wird ein ge-schätztes Abrufvolumen von 6 000 000 EUR innerhalb der maximalen Gesamtvertragslaufzeit von der Zuschlagserteilung bis zum 30.11.2022 und der 5-maliger Verlängerungsoption um jeweils 12 Monate ermittelt. Für den Fall, dass sich die zukünftigen Anforderungen an die strategische Ausrichtung des Endkunden ändern, ist der Auftraggeber berechtigt, Abrufe mit einem Volumen um 50 % bis zum 1,5 fachen des vorgenannten Abrufvolumens vorzunehmen. Somit ergibt sich eine maximale Obergrenze von 9 000 000 EUR.

Menge oder Umfang:

Los 1: Migration:

Die zu migrierenden Postfächer belaufen sich auf ca. 280 000 von Domino 9 bzw. 11 auf Exchange 2016 bzw. 2019, die von ca. 190 000+ Anwendern verwendet werden.

Los 2: Koexistenz:

Gegenwärtig existieren ca. 280 000 Lotus Notes Postfächer (Domino 9, demnächst Domino 11) die von ca. 190 000+ Anwendern verwendet werden.

Der Rahmenvertrag hat eine Grundlaufzeit bis zum 30.11.2022. Anschließend besteht 5 mal die Option zur jeweils 12 monatigen Verlängerung.

Zahl der möglichen Verlängerungen: 5
Zeitlicher Rahmen für nachfolgende Aufträge: 12 Monate
Referenznummer: 1242-SV-Migration und Koexistenz
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

BWI GmbH

Auf dem Steinbüchel 22

53340 Meckenheim

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Direktlink auf Dokument mit Eignungskriterien: (URL) https://vergabeplattform.bwi.de/NetServer/SelectionCriteria/54321-Tender-1725b2a6ad2-78026ba9615d12f2

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Direktlink auf Dokument mit Eignungskriterien: (URL) https://vergabeplattform.bwi.de/NetServer/SelectionCriteria/54321-Tender-1725b2a6ad2-78026ba9615d12f2

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Direktlink auf Dokument mit Eignungskriterien: (URL) https://vergabeplattform.bwi.de/NetServer/SelectionCriteria/54321-Tender-1725b2a6ad2-78026ba9615d12f2

Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Sofort zahlbar, ohne Abzug
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Gesamtschuldnerisch haftend
Sonstige besondere Bedingungen: Vorliegend handelt es sich um einen Auftrag, der Verschlusssachen binhaltet.

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Jahren: 7
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Public Sourcing
URL der Dokumente: https://vergabeplattform.bwi.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-1725b2a6ad2-78026ba9615d12f2 🌏

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2021-02-09 📅
Datum des Endes: 2022-11-30 📅

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: poststelle@bundeskartellamt.de 📧
Telefon: +49 2289499-0 📞
Internetadresse: www.bundeskartellamt.de 🌏
Fax: +49 2289499-163 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Gem. § 160 GWB:

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 3.

Quelle: OJS 2020/S 182-440579 (2020-09-15)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-02-09)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 3 437 240,00 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: http://www.bwi.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-02-09 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-02-12 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 030-075761
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 182-440579
ABl. S-Ausgabe: 30

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. 1 Preis
2. 2 Unterstützte Softwareversionen
3. 3 Unterstützte Schnittstellen
4. 4 Analysieren der Notes Umgebung I
5. 5 Analysieren der Notes Umgebung II
6. 6 Analysieren der Notes Umgebung III
7. 7 Postfach Migration I
8. 8 Postfach Migration II
9. 9 Postfach Migration III
10. 10 Postfach Migration IV
11. 11 Postfach Migration V
12. 12 Postfach Migration VI
13. 13 Postfach Migration VII
14. 14 Kalender Migration I
15. 15 Kalender Migration II
16. 16 Kalender Migration III
17. 17 Kalender Migration IV
18. 18 Kalender Migration V
19. 19 Kalender Migration VI
20. 20 Kontakt Migration
21. 21 ToDo Migration I
22. 22 ToDo Migration II
23. 23 ToDo Migration III
24. 24 Automation I
25. 25 Automation II
26. 26 Automation III
27. 27 Automation IV
28. 28 Reporting I
29. 29 Reporting II
30. 30 Reporting III
31. 31 Reporting IV
32. 32 Sicherheit I
33. 33 Sicherheit II
34. 34 Sicherheit III
35. 35 Sicherheit IV
36. 36 Sicherheit V
37. 37 Support I
38. 38 Support II
39. 39 Support III
40. 40 Support IV
41. 41 Support V
42. 42 Support VI
43. 43 Support VII
44. 44 Support VIII
45. 45 Bewertungs-Kriterien
46. 2 Konnektivität Verzeichnisdienste I
47. 3 Konnektivität Verzeichnisdienste II
48. 4 Konnektivität Verzeichnisdienste III
49. 5 Umgang SMTP Verkehr I
50. 6 Umgang SMTP Verkehr II
51. 7 Umgang SMTP Verkehr III
52. 8 Kalenderfunktionalität
53. 9 Sicherheit I
54. 10 Sicherheit II
55. 11 Sicherheit III
56. 12 Sicherheit IV
57. 13 Sicherheit V
58. 14 Erweiterung I
59. 15 Erweiterung II
60. 16 Versionen I
61. 17 Versionen II
62. 18 Versionen III
63. 19 Versionen IV
64. 20 Support I
65. 21 Support II
66. 22 Support III
67. 23 Support IV
68. 24 Support V
69. 25 Support VI
70. 26 Support VII
71. 27 Support VIII
72. 28 Bewertungs-Kriterien

Auftragsvergabe
Name: Aperto GmbH
Postanschrift: Chausseestraße 5
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10115
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: tender@aperto.com 📧

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

§ 160 GWB:

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Quelle: OJS 2021/S 030-075761 (2021-02-09)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-02-22)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 3 437 240,00 💰

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-02-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-02-26 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 040-101239
ABl. S-Ausgabe: 40

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

Quelle: OJS 2021/S 040-101239 (2021-02-22)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Softwarepaket und Informationssysteme (>20 neue Beschaffungen)

Dienstprogramme für Softwarepakete (9)