Bestandsdigitalisierung

WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH

Die WBM beabsichtigt, sich von physischen Archivflächen trennen und ihre Papierbestände bestehend aus Papierakten und Hängeregistern digitalisieren. Die WBM strebt eine längerfristige Partnerschaft mit einem Dienstleister in Form eines Rahmenvertrags an.
Die Ausschreibung erfolgt für eine Rahmenvertragslaufzeit von 4 Jahren. Aus diesem Rahmenvertrag erfolgen die Abrufe für die 1. Digitalisierungswelle (ca. 8 700 Aktenordner) bis Ende 2020 sowie nach Bedarf für weitere Digitalisierungskontingente (ab 2021 ca. 500 Aktenordner).
Die zu digitalisierende Akten müssen nach der Digitalisierung in unterschiedliche Systeme (das im Aufbau befindliche Dokumentenmanagementsystem und ERP-System WODIS Archiv) importiert werden. Je nach System sind die Dokumente der WBM unterschiedlich indiziert zu übergeben.
Der Bieter muss in der Lage sein, alle Verarbeitungsschritte von der Abholung bis zur Bereitstellung der Images und Indexdaten abzubilden.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-04-20. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-03-19.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?

Wie?

Wo?

Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2020-03-19 Auftragsbekanntmachung
2020-06-29 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2020-03-19)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH
Postanschrift: Dircksenstr. 38
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10178
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3024713654 📞
E-Mail: vergabe@wbm.de 📧
Fax: +49 3024713670 📠
Region: Berlin 🏙️
URL: http://www.wbm.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://my.vergabeplattform.berlin.de 🌏
Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/125446 🌏
Teilnahme-URL: https://my.vergabeplattform.berlin.de 🌏
Art des öffentlichen Auftraggebers
Andere Art: landeseigenes wohnungswirtschaftliches Unternehmen

Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Bestandsdigitalisierung OV 2934-03-2020
Produkte/Dienstleistungen: Scanning 📦
Kurze Beschreibung:
“Die WBM beabsichtigt, sich von physischen Archivflächen trennen und ihre Papierbestände bestehend aus Papierakten und Hängeregistern digitalisieren. Die WBM...”    Mehr anzeigen

1️⃣
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenmanagement 📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste 📦
Ort der Leistung: Berlin 🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin
Beschreibung der Beschaffung:
“Der Leistungsumfang beinhaltet folgende Teilleistungen: — Abholung der zu digitalisierenden Akten bei WBM; — Vorbereitung der zu digitalisierenden Akten; —...”    Mehr anzeigen
Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 48
Informationen über Optionen
Optionen
Beschreibung der Optionen:
“Digitalisierungskontingent gemäß Leistungsschein 2 (ab 2021); Beschreibung siehe Vergabeunterlagen”
Beschreibung
Zusätzliche Informationen:
“Ergänzung zu II.2.7) Die Laufzeit des Vertrages beträgt 4 Jahre ab Auftragserteilung”

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“1. Erklärung, dass eine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis...”    Mehr anzeigen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“2. Erklärung, dass eine gültige Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung vorliegt, 3. Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz für vergleichbare...”    Mehr anzeigen
Bedingungen für die Teilnahme

“Zu 3. Als Mindestanforderung gilt ein mittlerer Jahresumsatz (netto) des Bieters/der Bietergemeinschaft für vergleichbare Leistungen der letzten 3...”    Mehr anzeigen
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“4. Erklärung über geeignete Referenzen über ausgeführte Leistungen aus den letzten 3 Jahren mit Angabe des Wertes, des Liefer- bzw. Erbringungszeitpunktes...”    Mehr anzeigen
Bedingungen für die Teilnahme
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten):
“Zu 4. Als Mindestanforderung gilt der Nachweis von 3 Referenzen mit einem Scan-Volumen von mindestens 250 000 Seiten bzw. 500 Ordnern pro Jahr pro...”    Mehr anzeigen
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Im Auftragsfall ist der Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung, die auch das IT-Risiko und somit daraus resultierende Vermögensschäden abdeckt, mit...”    Mehr anzeigen

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvertrag mit einem einzigen Betreiber
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2020-04-20 10:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2020-07-15 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2020-04-20 10:00 📅

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

“1. Die Vergabeunterlagen stehen auf der Vergabeplattform Berlin barrierefrei zur Verfügung (siehe Punkt I.3 der Bekanntmachung). Um die Vergabeunterlagen in...”    Mehr anzeigen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle innerhalb von einer Frist von 10 Kalendertagen nach erkennen, bei Verstößen, die sich...”    Mehr anzeigen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2020/S 058-139000 (2020-03-19)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-06-29)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Die WBM beabsichtigt, sich von physischen Archivflächen trennen und ihre Papierbestände bestehend aus Papierakten und Hängeregistern digitalisieren. Die WBM...”    Mehr anzeigen
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 1 💰
Beschreibung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Datenverarbeitungsdienste 📦
Beschreibung der Beschaffung:
“Der Leistungsumfang beinhaltet folgende Teilleistungen: — Abholung der zu digitalisierenden Akten bei WBM; — Vorbereitung der zu digitalisierenden Akten; —...”    Mehr anzeigen
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erfüllungsgrad Kriterienkatalog
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Kostenkriterium (Name): Preis
Kostenkriterium (Gewichtung): 30
Informationen über Optionen
Beschreibung der Optionen:
“Digitalisierungskontingent gemäß Leistungsschein 2 (ab 2021); Beschreibung siehe Vergabeunterlagen.”

Verfahren
Informationen zur Rahmenvereinbarung
Die Beschaffung umfasst die Erstellung einer Rahmenvereinbarung
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2020/S 058-139000

Auftragsvergabe

1️⃣
Titel: Bestandsdigitalisierung
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-06-15 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 9
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 9
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Exela Technologies GmbH
Postanschrift: Monzastraße 4 c
Postort: Langen
Postleitzahl: 63225
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Offenbach, Landkreis 🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 1 💰
Quelle: OJS 2020/S 126-308745 (2020-06-29)