Die WBM beabsichtigt, sich von physischen Archivflächen trennen und ihre Papierbestände bestehend aus Papierakten und Hängeregistern digitalisieren. Die WBM strebt eine längerfristige Partnerschaft mit einem Dienstleister in Form eines Rahmenvertrags an.
Die Ausschreibung erfolgt für eine Rahmenvertragslaufzeit von 4 Jahren. Aus diesem Rahmenvertrag erfolgen die Abrufe für die 1. Digitalisierungswelle (ca. 8 700 Aktenordner) bis Ende 2020 sowie nach Bedarf für weitere Digitalisierungskontingente (ab 2021 ca. 500 Aktenordner).
Die zu digitalisierende Akten müssen nach der Digitalisierung in unterschiedliche Systeme (das im Aufbau befindliche Dokumentenmanagementsystem und ERP-System WODIS Archiv) importiert werden. Je nach System sind die Dokumente der WBM unterschiedlich indiziert zu übergeben.
Der Bieter muss in der Lage sein, alle Verarbeitungsschritte von der Abholung bis zur Bereitstellung der Images und Indexdaten abzubilden.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-04-20.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-03-19.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Bestandsdigitalisierung
OV 2934-03-2020
Produkte/Dienstleistungen: Scanning📦
Kurze Beschreibung:
“Die WBM beabsichtigt, sich von physischen Archivflächen trennen und ihre Papierbestände bestehend aus Papierakten und Hängeregistern digitalisieren. Die WBM...”
Kurze Beschreibung
Die WBM beabsichtigt, sich von physischen Archivflächen trennen und ihre Papierbestände bestehend aus Papierakten und Hängeregistern digitalisieren. Die WBM strebt eine längerfristige Partnerschaft mit einem Dienstleister in Form eines Rahmenvertrags an.
Die Ausschreibung erfolgt für eine Rahmenvertragslaufzeit von 4 Jahren. Aus diesem Rahmenvertrag erfolgen die Abrufe für die 1. Digitalisierungswelle (ca. 8 700 Aktenordner) bis Ende 2020 sowie nach Bedarf für weitere Digitalisierungskontingente (ab 2021 ca. 500 Aktenordner).
Die zu digitalisierende Akten müssen nach der Digitalisierung in unterschiedliche Systeme (das im Aufbau befindliche Dokumentenmanagementsystem und ERP-System WODIS Archiv) importiert werden. Je nach System sind die Dokumente der WBM unterschiedlich indiziert zu übergeben.
Der Bieter muss in der Lage sein, alle Verarbeitungsschritte von der Abholung bis zur Bereitstellung der Images und Indexdaten abzubilden.
1️⃣
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenmanagement📦
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste📦
Ort der Leistung: Berlin🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin
Beschreibung der Beschaffung:
“Der Leistungsumfang beinhaltet folgende Teilleistungen:
— Abholung der zu digitalisierenden Akten bei WBM;
— Vorbereitung der zu digitalisierenden Akten;
—...”
Beschreibung der Beschaffung
Der Leistungsumfang beinhaltet folgende Teilleistungen:
— Abholung der zu digitalisierenden Akten bei WBM;
— Vorbereitung der zu digitalisierenden Akten;
— Scannen (Vorder- und Rückseite, Farbe und Schwarz-Weiß);
— Dateikomprimierung, Dateikonvertierung (PDF/A-3);
— Bei Bedarf Re-Scan einzelner Belegseiten im Dokument (auch mit veränderten Einstellungen);
— Bei Bedarf Re-Scan ganzer Akten;
— Bildaufbereitung (Drehen, Skalieren, Randeliminierung, Filtern, etc.);
— Volltexterkennung (OCR);
— Indizierung und Klassifizierung mittels Barcodedaten und/oder manueller Erfassung;
Bereitstellung der elektronischen Daten über vereinbarte Schnittstellen zum Import in ein DMS bzw. WODIS
— Überführung der gescannten Dokumente zur Akteneinlagerung an einen Dienstleister.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 48
Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
“Digitalisierungskontingent gemäß Leistungsschein 2 (ab 2021); Beschreibung siehe Vergabeunterlagen” Beschreibung
Zusätzliche Informationen:
“Ergänzung zu II.2.7)
Die Laufzeit des Vertrages beträgt 4 Jahre ab Auftragserteilung”
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“1. Erklärung, dass eine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis...”
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen
1. Erklärung, dass eine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt. Sofern keine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt, ist die Eintragung in das Berufs-/Handelsregister (Handwerkskammer bzw. IHK) nachzuweisen.
Mehr anzeigen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“2. Erklärung, dass eine gültige Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung vorliegt,
3. Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz für vergleichbare...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
2. Erklärung, dass eine gültige Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung vorliegt,
3. Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz für vergleichbare Leistungen (Digitalisierung von Papierakten) aus den letzten 3 Geschäftsjahren.
“Zu 3. Als Mindestanforderung gilt ein mittlerer Jahresumsatz (netto) des Bieters/der Bietergemeinschaft für vergleichbare Leistungen der letzten 3...”
Zu 3. Als Mindestanforderung gilt ein mittlerer Jahresumsatz (netto) des Bieters/der Bietergemeinschaft für vergleichbare Leistungen der letzten 3 Geschäftsjahre in Höhe von 110 000 EUR
Mehr anzeigen Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“4. Erklärung über geeignete Referenzen über ausgeführte Leistungen aus den letzten 3 Jahren mit Angabe des Wertes, des Liefer- bzw. Erbringungszeitpunktes...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
4. Erklärung über geeignete Referenzen über ausgeführte Leistungen aus den letzten 3 Jahren mit Angabe des Wertes, des Liefer- bzw. Erbringungszeitpunktes (Leistungszeitraum) sowie des öffentlichen oder privaten Auftraggebers. Referenzen sind geeignet, wenn diese die Mindestbedingungen erfüllen,
5. Angabe der technischen Fachkräfte oder der technischen Stellen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen,
6. Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten 3 Jahren und aktuell ersichtlich ist,
7. Der Bieter verfügt über Zertifikate, die ihm einen qualitativ hochwertigen und datenschutzkonformen Scanprozess bescheinigen. Zusätzlich ist durch den Bieter nachzuweisen, dass die Anforderungen des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) erfüllt werden,
8. Erklärung zur Anwendung der deutschen Sprache,
9. Erklärung zur Anerkennung der Datenschutz-Regelungen,
10. Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt.
Mehr anzeigen Bedingungen für die Teilnahme
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten):
“Zu 4. Als Mindestanforderung gilt der Nachweis von 3 Referenzen mit einem Scan-Volumen von mindestens 250 000 Seiten bzw. 500 Ordnern pro Jahr pro...”
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)
Zu 4. Als Mindestanforderung gilt der Nachweis von 3 Referenzen mit einem Scan-Volumen von mindestens 250 000 Seiten bzw. 500 Ordnern pro Jahr pro Referenz.
Zu 5. Mindestbedingung: Benennung eines Projektleiters und stellvertretenden Projektleiters; beide benannten Personen müssen über jeweils mindestens 3 Jahre Berufserfahrung verfügen;
Zu 6. Mindestbedingung: aktuell mindestens 5 festangestellte Beschäftigte;
Zu 7. Mindestbedingung: Der Anbieter verfügt über gültige Zertifizierungen nach ISO 9001:2000 (Qualitätsmanagement) und 27001 (Informationssicherheit) oder gleichwertige Zertifizierungen und verpflichtet sich diese Zertifizierungen über die gesamte Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten;
Zu 8. Mindestbedingung: Erklärung einer deutschsprachigen Projektdurchführung, Anwenderbetreuung und Dokumentation inkl. Support;
Zu 9. Mindestbedingung: Erklärung der Anerkennung der Regelungen der EU-Datenschutz Grundverordnung, des Bundesdatenschutzgesetzes und der Landesdatenschutzgesetze der beteiligten Bundesländer für die Sicherstellung des Datenschutzes.
Mehr anzeigen Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Im Auftragsfall ist der Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung, die auch das IT-Risiko und somit daraus resultierende Vermögensschäden abdeckt, mit...”
Bedingungen für die Vertragserfüllung
Im Auftragsfall ist der Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung, die auch das IT-Risiko und somit daraus resultierende Vermögensschäden abdeckt, mit einer Deckungssumme je Schaden von mindestens 3 000 000 EUR für Personen-, Sach- und Vermögensschäden pauschal mit einer zweifachen Maximierung sowie eine Mitversicherung von Bearbeitungsschäden mit einer Mindestdeckungssumme von 20 000 EUR und der Versicherungsschutz nachdem Umweltschadensgesetz zu erbringen.
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvertrag mit einem einzigen Betreiber
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2020-04-20
10:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2020-07-15 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2020-04-20
10:00 📅
“1. Die Vergabeunterlagen stehen auf der Vergabeplattform Berlin barrierefrei zur Verfügung (siehe Punkt I.3 der Bekanntmachung). Um die Vergabeunterlagen in...”
1. Die Vergabeunterlagen stehen auf der Vergabeplattform Berlin barrierefrei zur Verfügung (siehe Punkt I.3 der Bekanntmachung). Um die Vergabeunterlagen in bearbeitbarer Form zu downloaden, Informationen über Fragen/Antworten und Änderungen an den Vergabeunterlagen zu erhalten und Angebote elektronisch einzureichen, ist eine Registrierung auf der Vergabeplattform Berlin erforderlich. Die Registrierung ist kostenfrei.
Im Zuge der flächendeckenden Einführung der E-Vergabe werden bei Ausschreibungen des WBM Konzerns nur noch elektronische Teilnahmeanträge sowie Angebote zugelassen,
2. Fragen werden nur beantwortet, wenn sie spätestens bis zum 14.4.2020, 10.00 Uhr, schriftlich ausschließlich per E-Mail an vergabe@wbm.de oder über die Vergabeplattform Berlin beim Auftraggeber eingehen. Der Auftraggeber informiert die Teilnehmer über eingegangene Fragen und dazu abgegebene Erklärungen über die Vergabeplattform Berlin. Die Vergabestelle empfiehlt allen Interessenten, zum Abruf von aktuellen Informationen der Vergabestelle sowie Antworten auf Fragen zum Vergabeverfahren täglich folgenden Link zu nutzen: https://www.wbm.de/unternehmen/ausschreibungen/rss-feed/
3. Die geforderten Nachweise und Erklärungen sind mit dem Angebot einzureichen,
4. Der Bieter muss sämtliche Angaben zwingend auf dem Bewerberbogen machen. Dieser dient der besseren Vergleichbarkeit und soll dem Auftraggeber die Auswahl erleichtern. Die Vergabestelle behält sich vor, nicht sachgerecht in den Rubriken enthaltene Angaben nicht zu würdigen,
5. Geforderte Nachweise sind auch von allen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft einzureichen. Wenn sich der Bieter zum Nachweis der Eignung eines Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe), sind die geforderten Nachweise auch von den Unterauftragnehmern einzureichen (Bewerberbogen_Eignungsleihe). Mehrfachbewerbungen können auch unter Berücksichtigung der jeweiligen Unterauftragnehmer bei Vorliegen einer Wettbewerbsverzerrung zum Ausschluss der Bieter/der Bietergemeinschaften führen,
6. Die Angaben zum Umsatz, Referenzen und Personal von Bietern und Unterauftragnehmern (bei Eignungsleihe) bzw. Mitgliedern einer Bietergemeinschaft können addiert werden,
7. Die Teilnahmeanträge/Angebote (einschließlich aller Unterlagen und Dokumente) sind in deutscher Sprache einzureichen,
8. Bieter, die ihren Sitz nicht in Deutschland haben, können die abgeforderten Nachweise, Erklärungen und Qualifikationen für natürliche und juristische Personen in vergleichbarer Form nach den Erfordernissen ihres Herkunftslandes nachweisen. Der Nachweis hat in deutscher Sprache zu erfolgen, ggf. sind Dokumente zu übersetzen. Die Übersetzung ist zu beglaubigen,
9. Auf Anforderung des Auftraggebers sind Nachweise zu den Eigenerklärungen einzureichen,
10 Eine Nichteinhaltung der als Ausschlusskriterium gekennzeichneten Kriterien führt zwingend zum Ausschluss.
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle innerhalb von einer Frist von 10 Kalendertagen nach erkennen, bei Verstößen, die sich...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle innerhalb von einer Frist von 10 Kalendertagen nach erkennen, bei Verstößen, die sich aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen ergeben, bis spätestens zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe, zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1, 2 und 3 GWB). Teilt der Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der o. g. Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder per E-Mail) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).
Mehr anzeigen Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2020/S 058-139000 (2020-03-19)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-06-29) Objekt Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Die WBM beabsichtigt, sich von physischen Archivflächen trennen und ihre Papierbestände bestehend aus Papierakten und Hängeregistern digitalisieren. Die WBM...”
Kurze Beschreibung
Die WBM beabsichtigt, sich von physischen Archivflächen trennen und ihre Papierbestände bestehend aus Papierakten und Hängeregistern digitalisieren. Die WBM strebt eine längerfristige Partnerschaft mit einem Dienstleister in Form eines Rahmenvertrags an. Die Ausschreibung erfolgt für eine Rahmenvertragslaufzeit von 4 Jahren. Aus diesem Rahmenvertrag erfolgen die Abrufe für die 1. Digitalisierungswelle (ca. 8 700 Aktenordner) bis Ende 2020 sowie nach Bedarf für weitere Digitalisierungskontingente (ab 2021 ca. 500 Aktenordner).
Die zu digitalisierende Akten müssen nach der Digitalisierung in unterschiedliche Systeme (das im Aufbau befindliche Dokumentenmanagementsystem und ERP-System WODIS Archiv) importiert werden. Je nach System sind die Dokumente der WBM unterschiedlich indiziert zu übergeben. Der Bieter muss in der Lage sein, alle Verarbeitungsschritte von der Abholung bis zur Bereitstellung der Images und Indexdaten abzubilden.
Mehr anzeigen
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 1 💰
Beschreibung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Datenverarbeitungsdienste📦
Beschreibung der Beschaffung:
“Der Leistungsumfang beinhaltet folgende Teilleistungen:
— Abholung der zu digitalisierenden Akten bei WBM;
— Vorbereitung der zu digitalisierenden Akten;
—...”
Beschreibung der Beschaffung
Der Leistungsumfang beinhaltet folgende Teilleistungen:
— Abholung der zu digitalisierenden Akten bei WBM;
— Vorbereitung der zu digitalisierenden Akten;
— Scannen (Vorder- und Rückseite, Farbe und Schwarz-Weiß);
— Dateikomprimierung, Dateikonvertierung (PDF/A-3);
— Bei Bedarf Re-Scan einzelner Belegseiten im Dokument (auch mit veränderten Einstellungen);
— Bei Bedarf Re-Scan ganzer Akten;
— Bildaufbereitung (Drehen, Skalieren, Randeliminierung, Filtern, etc.);
— Volltexterkennung (OCR);
— Indizierung und Klassifizierung mittels Barcodedaten und/oder manueller Erfassung.
Bereitstellung der elektronischen Daten über vereinbarte Schnittstellen zum Import in ein DMS bzw. WODIS;
— Überführung der gescannten Dokumente zur Akteneinlagerung an einen Dienstleister.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erfüllungsgrad Kriterienkatalog
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Kostenkriterium (Name): Preis
Kostenkriterium (Gewichtung): 30
Informationen über Optionen
Beschreibung der Optionen:
“Digitalisierungskontingent gemäß Leistungsschein 2 (ab 2021); Beschreibung siehe Vergabeunterlagen.”
Verfahren Informationen zur Rahmenvereinbarung
Die Beschaffung umfasst die Erstellung einer Rahmenvereinbarung
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2020/S 058-139000
Auftragsvergabe
1️⃣
Titel: Bestandsdigitalisierung
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-06-15 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 9
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 9
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Exela Technologies GmbH
Postanschrift: Monzastraße 4 c
Postort: Langen
Postleitzahl: 63225
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Offenbach, Landkreis🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 1 💰
Quelle: OJS 2020/S 126-308745 (2020-06-29)