Bestandsdigitalisierung

WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH

Die WBM beabsichtigt, sich von physischen Archivflächen trennen und ihre Papierbestände bestehend aus Papierakten und Hängeregistern digitalisieren. Die WBM strebt eine längerfristige Partnerschaft mit einem Dienstleister in Form eines Rahmenvertrags an.
Die Ausschreibung erfolgt für eine Rahmenvertragslaufzeit von 4 Jahren. Aus diesem Rahmenvertrag erfolgen die Abrufe für die 1. Digitalisierungswelle (ca. 8 700 Aktenordner) bis Ende 2020 sowie nach Bedarf für weitere Digitalisierungskontingente (ab 2021 ca. 500 Aktenordner).
Die zu digitalisierende Akten müssen nach der Digitalisierung in unterschiedliche Systeme (das im Aufbau befindliche Dokumentenmanagementsystem und ERP-System WODIS Archiv) importiert werden. Je nach System sind die Dokumente der WBM unterschiedlich indiziert zu übergeben.
Der Bieter muss in der Lage sein, alle Verarbeitungsschritte von der Abholung bis zur Bereitstellung der Images und Indexdaten abzubilden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-04-20. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-03-19.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Exela Technologies GmbH

Wer?

• WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH

Wie?

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-03-19	Auftragsbekanntmachung
2020-06-29	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-03-19)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Scanning
Referenznummer: OV 2934-03-2020
Kurze Beschreibung:

Die WBM beabsichtigt, sich von physischen Archivflächen trennen und ihre Papierbestände bestehend aus Papierakten und Hängeregistern digitalisieren. Die WBM strebt eine längerfristige Partnerschaft mit einem Dienstleister in Form eines Rahmenvertrags an. Die Ausschreibung erfolgt für eine Rahmenvertragslaufzeit von 4 Jahren. Aus diesem Rahmenvertrag erfolgen die Abrufe für die 1. Digitalisierungswelle (ca. 8 700 Aktenordner) bis Ende 2020 sowie nach Bedarf für weitere Digitalisierungskontingente (ab 2021 ca. 500 Aktenordner). Die zu digitalisierende Akten müssen nach der Digitalisierung in unterschiedliche Systeme (das im Aufbau befindliche Dokumentenmanagementsystem und ERP-System WODIS Archiv) importiert werden. Je nach System sind die Dokumente der WBM unterschiedlich indiziert zu übergeben. Der Bieter muss in der Lage sein, alle Verarbeitungsschritte von der Abholung bis zur Bereitstellung der Images und Indexdaten abzubilden.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Scanning 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dokumentenmanagement 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH
Postanschrift: Dircksenstr. 38
Postleitzahl: 10178
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.wbm.de 🌏
E-Mail: vergabe@wbm.de 📧
Telefon: +49 3024713654 📞
Fax: +49 3024713670 📠
URL der Dokumente: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/125446 🌏
URL der Teilnahme: https://my.vergabeplattform.berlin.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-03-19 📅
Einreichungsfrist: 2020-04-20 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-03-23 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 058-139000
ABl. S-Ausgabe: 58
Zusätzliche Informationen

Ergänzung zu II.2.7) Die Laufzeit des Vertrages beträgt 4 Jahre ab Auftragserteilung

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Ausschreibung erfolgt für eine Rahmenvertragslaufzeit von 4 Jahren. Aus diesem Rahmenvertrag erfolgen die Abrufe für die 1. Digitalisierungswelle (ca. 8 700 Aktenordner) bis Ende 2020 sowie nach Bedarf für weitere Digitalisierungskontingente (ab 2021 ca. 500 Aktenordner).

Der Bieter muss in der Lage sein, alle Verarbeitungsschritte von der Abholung bis zur Bereitstellung der Images und Indexdaten abzubilden.

Der Leistungsumfang beinhaltet folgende Teilleistungen:

— Abholung der zu digitalisierenden Akten bei WBM;

— Vorbereitung der zu digitalisierenden Akten;

— Scannen (Vorder- und Rückseite, Farbe und Schwarz-Weiß);

— Dateikomprimierung, Dateikonvertierung (PDF/A-3);

— Bei Bedarf Re-Scan einzelner Belegseiten im Dokument (auch mit veränderten Einstellungen);

— Bei Bedarf Re-Scan ganzer Akten;

— Bildaufbereitung (Drehen, Skalieren, Randeliminierung, Filtern, etc.);

— Volltexterkennung (OCR);

— Indizierung und Klassifizierung mittels Barcodedaten und/oder manueller Erfassung;

Bereitstellung der elektronischen Daten über vereinbarte Schnittstellen zum Import in ein DMS bzw. WODIS

— Überführung der gescannten Dokumente zur Akteneinlagerung an einen Dienstleister.

Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Optionen:

Digitalisierungskontingent gemäß Leistungsschein 2 (ab 2021); Beschreibung siehe Vergabeunterlagen

Zusätzliche Informationen:

Ergänzung zu II.2.7)

Die Laufzeit des Vertrages beträgt 4 Jahre ab Auftragserteilung

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Erklärung, dass eine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt. Sofern keine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt, ist die Eintragung in das Berufs-/Handelsregister (Handwerkskammer bzw. IHK) nachzuweisen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

2. Erklärung, dass eine gültige Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung vorliegt,

3. Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz für vergleichbare Leistungen (Digitalisierung von Papierakten) aus den letzten 3 Geschäftsjahren.

Mindeststandards:

Zu 3. Als Mindestanforderung gilt ein mittlerer Jahresumsatz (netto) des Bieters/der Bietergemeinschaft für vergleichbare Leistungen der letzten 3 Geschäftsjahre in Höhe von 110 000 EUR

Technische und berufliche Fähigkeiten:

4. Erklärung über geeignete Referenzen über ausgeführte Leistungen aus den letzten 3 Jahren mit Angabe des Wertes, des Liefer- bzw. Erbringungszeitpunktes (Leistungszeitraum) sowie des öffentlichen oder privaten Auftraggebers. Referenzen sind geeignet, wenn diese die Mindestbedingungen erfüllen,

5. Angabe der technischen Fachkräfte oder der technischen Stellen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen,

6. Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten 3 Jahren und aktuell ersichtlich ist,

7. Der Bieter verfügt über Zertifikate, die ihm einen qualitativ hochwertigen und datenschutzkonformen Scanprozess bescheinigen. Zusätzlich ist durch den Bieter nachzuweisen, dass die Anforderungen des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) erfüllt werden,

8. Erklärung zur Anwendung der deutschen Sprache,

9. Erklärung zur Anerkennung der Datenschutz-Regelungen,

10. Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt.

Mindeststandards:

Zu 4. Als Mindestanforderung gilt der Nachweis von 3 Referenzen mit einem Scan-Volumen von mindestens 250 000 Seiten bzw. 500 Ordnern pro Jahr pro Referenz.

Zu 5. Mindestbedingung: Benennung eines Projektleiters und stellvertretenden Projektleiters; beide benannten Personen müssen über jeweils mindestens 3 Jahre Berufserfahrung verfügen;

Zu 6. Mindestbedingung: aktuell mindestens 5 festangestellte Beschäftigte;

Zu 7. Mindestbedingung: Der Anbieter verfügt über gültige Zertifizierungen nach ISO 9001:2000 (Qualitätsmanagement) und 27001 (Informationssicherheit) oder gleichwertige Zertifizierungen und verpflichtet sich diese Zertifizierungen über die gesamte Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten;

Zu 8. Mindestbedingung: Erklärung einer deutschsprachigen Projektdurchführung, Anwenderbetreuung und Dokumentation inkl. Support;

Zu 9. Mindestbedingung: Erklärung der Anerkennung der Regelungen der EU-Datenschutz Grundverordnung, des Bundesdatenschutzgesetzes und der Landesdatenschutzgesetze der beteiligten Bundesländer für die Sicherstellung des Datenschutzes.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Im Auftragsfall ist der Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung, die auch das IT-Risiko und somit daraus resultierende Vermögensschäden abdeckt, mit einer Deckungssumme je Schaden von mindestens 3 000 000 EUR für Personen-, Sach- und Vermögensschäden pauschal mit einer zweifachen Maximierung sowie eine Mitversicherung von Bearbeitungsschäden mit einer Mindestdeckungssumme von 20 000 EUR und der Versicherungsschutz nachdem Umweltschadensgesetz zu erbringen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-07-15 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2020-04-20 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:00

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: landeseigenes wohnungswirtschaftliches Unternehmen
Kontakt
Adresse des Käuferprofils: https://my.vergabeplattform.berlin.de 🌏
Dokumente URL: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/125446 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

1. Die Vergabeunterlagen stehen auf der Vergabeplattform Berlin barrierefrei zur Verfügung (siehe Punkt I.3 der Bekanntmachung). Um die Vergabeunterlagen in bearbeitbarer Form zu downloaden, Informationen über Fragen/Antworten und Änderungen an den Vergabeunterlagen zu erhalten und Angebote elektronisch einzureichen, ist eine Registrierung auf der Vergabeplattform Berlin erforderlich. Die Registrierung ist kostenfrei.

Im Zuge der flächendeckenden Einführung der E-Vergabe werden bei Ausschreibungen des WBM Konzerns nur noch elektronische Teilnahmeanträge sowie Angebote zugelassen,

2. Fragen werden nur beantwortet, wenn sie spätestens bis zum 14.4.2020, 10.00 Uhr, schriftlich ausschließlich per E-Mail an vergabe@wbm.de oder über die Vergabeplattform Berlin beim Auftraggeber eingehen. Der Auftraggeber informiert die Teilnehmer über eingegangene Fragen und dazu abgegebene Erklärungen über die Vergabeplattform Berlin. Die Vergabestelle empfiehlt allen Interessenten, zum Abruf von aktuellen Informationen der Vergabestelle sowie Antworten auf Fragen zum Vergabeverfahren täglich folgenden Link zu nutzen: https://www.wbm.de/unternehmen/ausschreibungen/rss-feed/

3. Die geforderten Nachweise und Erklärungen sind mit dem Angebot einzureichen,

4. Der Bieter muss sämtliche Angaben zwingend auf dem Bewerberbogen machen. Dieser dient der besseren Vergleichbarkeit und soll dem Auftraggeber die Auswahl erleichtern. Die Vergabestelle behält sich vor, nicht sachgerecht in den Rubriken enthaltene Angaben nicht zu würdigen,

5. Geforderte Nachweise sind auch von allen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft einzureichen. Wenn sich der Bieter zum Nachweis der Eignung eines Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe), sind die geforderten Nachweise auch von den Unterauftragnehmern einzureichen (Bewerberbogen_Eignungsleihe). Mehrfachbewerbungen können auch unter Berücksichtigung der jeweiligen Unterauftragnehmer bei Vorliegen einer Wettbewerbsverzerrung zum Ausschluss der Bieter/der Bietergemeinschaften führen,

6. Die Angaben zum Umsatz, Referenzen und Personal von Bietern und Unterauftragnehmern (bei Eignungsleihe) bzw. Mitgliedern einer Bietergemeinschaft können addiert werden,

7. Die Teilnahmeanträge/Angebote (einschließlich aller Unterlagen und Dokumente) sind in deutscher Sprache einzureichen,

8. Bieter, die ihren Sitz nicht in Deutschland haben, können die abgeforderten Nachweise, Erklärungen und Qualifikationen für natürliche und juristische Personen in vergleichbarer Form nach den Erfordernissen ihres Herkunftslandes nachweisen. Der Nachweis hat in deutscher Sprache zu erfolgen, ggf. sind Dokumente zu übersetzen. Die Übersetzung ist zu beglaubigen,

9. Auf Anforderung des Auftraggebers sind Nachweise zu den Eigenerklärungen einzureichen,

10 Eine Nichteinhaltung der als Ausschlusskriterium gekennzeichneten Kriterien führt zwingend zum Ausschluss.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle innerhalb von einer Frist von 10 Kalendertagen nach erkennen, bei Verstößen, die sich aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen ergeben, bis spätestens zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe, zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1, 2 und 3 GWB). Teilt der Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der o. g. Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder per E-Mail) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2020/S 058-139000 (2020-03-19)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-06-29)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die WBM beabsichtigt, sich von physischen Archivflächen trennen und ihre Papierbestände bestehend aus Papierakten und Hängeregistern digitalisieren. Die WBM strebt eine längerfristige Partnerschaft mit einem Dienstleister in Form eines Rahmenvertrags an. Die Ausschreibung erfolgt für eine Rahmenvertragslaufzeit von 4 Jahren. Aus diesem Rahmenvertrag erfolgen die Abrufe für die 1. Digitalisierungswelle (ca. 8 700 Aktenordner) bis Ende 2020 sowie nach Bedarf für weitere Digitalisierungskontingente (ab 2021 ca. 500 Aktenordner). Die zu digitalisierende Akten müssen nach der Digitalisierung in unterschiedliche Systeme (das im Aufbau befindliche Dokumentenmanagementsystem und ERP-System WODIS Archiv) importiert werden. Je nach System sind die Dokumente der WBM unterschiedlich indiziert zu übergeben. Der Bieter muss in der Lage sein, alle Verarbeitungsschritte von der Abholung bis zur Bereitstellung der Images und Indexdaten abzubilden.

Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Zusätzlicher CPV-Code: Datenverarbeitungsdienste 📦

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-06-29 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-07-02 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 126-308745
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 058-139000
ABl. S-Ausgabe: 126

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die zu digitalisierende Akten müssen nach der Digitalisierung in unterschiedliche Systeme (das im Aufbau befindliche Dokumentenmanagementsystem und ERP-System WODIS Archiv) importiert werden. Je nach System sind die Dokumente der WBM unterschiedlich indiziert zu übergeben. Der Bieter muss in der Lage sein, alle Verarbeitungsschritte von der Abholung bis zur Bereitstellung der Images und Indexdaten abzubilden.

— Indizierung und Klassifizierung mittels Barcodedaten und/oder manueller Erfassung.

Bereitstellung der elektronischen Daten über vereinbarte Schnittstellen zum Import in ein DMS bzw. WODIS;

Beschreibung der Optionen:

Digitalisierungskontingent gemäß Leistungsschein 2 (ab 2021); Beschreibung siehe Vergabeunterlagen.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erfüllungsgrad Kriterienkatalog
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Kostenkriterium (Name): Preis
Kostenkriterium (Gewichtung): 30

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-06-15 📅
Name: Exela Technologies GmbH
Postanschrift: Monzastraße 4 c
Postort: Langen
Postleitzahl: 63225
Land: Deutschland 🇩🇪
Offenbach, Landkreis 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 9
Quelle: OJS 2020/S 126-308745 (2020-06-29)

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