Digitalisierung der analogen Unternehmensfotos des WDR und des Deutschlandradios

Kurze Beschreibung

Unter Federführung des Westdeutschen Rundfunks (WDR) wird mit diesem EU-weiten Vergabeverfahren beabsichtigt, einen Vertrag mit einem Auftragnehmer für die Digitalisierung analoger Fotobestände des WDR und des Deutschlandradios abzuschließen.
Bei den im Rahmen dieses Vergabeverfahrens angefragten Leistungen handelt es sich um die Digitalisierung analoger Fotobestände des WDR in Köln sowie die des Deutschlandradios, Berlin, inklusive der Erfassung der zugeordneten Metadaten. Gemeinsam verfügen WDR und Deutschlandradio momentan über ungefähr 1 570 Mio. Fotos aus deren Firmengeschichte. Es handelt sich um Produktions-, Veranstaltungs- oder Gebäudefotos, die vor allem als Negative und Diapositive vorliegen. Die Digitalisierungsmaßnahme sichert die einzigartigen Bildinhalte, die nicht nur für die Programm- und Rundfunkgeschichte des WDR und des Deutschlandradio, sondern auch für das kulturelle und wissenschaftliche Erbe der Länder NRW und Berlin von Bedeutung sind. Bestandteile des Auftrags sind neben dem Transport der Fotomaterialien und der Datenübertragung auch eine fachgerechte Kassation von definierten Beständen nach erfolgreicher Qualitätskontrolle.

Beschreibung der Beschaffung

Unter Federführung des Westdeutschen Rundfunks (WDR) wird mit diesem EU-weiten Vergabeverfahren beabsichtigt, einen Vertrag mit einem Auftragnehmer für die Digitalisierung analoger Fotobestände des WDR und des Deutschlandradios abzuschließen.
Bei den im Rahmen dieses Vergabeverfahrens angefragten Leistungen handelt es sich um die Digitalisierung analoger Fotobestände des WDR in Köln sowie die des Deutschlandradios, Berlin, inklusive der Erfassung der zugeordneten Metadaten. Gemeinsam verfügen WDR und Deutschlandradio momentan über ungefähr 1 570 Mio. Fotos aus deren Firmengeschichte. Es handelt sich um Produktions-, Veranstaltungs- oder Gebäudefotos, die vor allem als Negative und Diapositive vorliegen. Die Digitalisierungsmaßnahme sichert die einzigartigen Bildinhalte, die nicht nur für die Programm- und Rundfunkgeschichte des WDR und des Deutschlandradio, sondern auch für das kulturelle und wissenschaftliche Erbe der Länder NRW und Berlin von Bedeutung sind. Bestandteile des Auftrags sind neben dem Transport der Fotomaterialien und der Datenübertragung auch eine fachgerechte Kassation von definierten Beständen nach erfolgreicher Qualitätskontrolle.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Der Bieter hat zu erklären, dass sein Unternehmen in das Berufs- oder Handelsregister bzw. bei ausländischen Bietern in ein vergleichbares Register eingetragen ist.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Betriebshaftpflichtversicherung
Der Bieter hat zu erklären, dass er als Unternehmen eine ausreichende Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindest-Deckungssummen abgeschlossen hat bzw. im Falle der Auftragserteilung unverzüglich abschließen wird:
— Personenschäden 2 000 000,00 EUR;
— Sachschäden 1 000 000,00 EUR;
— allg. Vermögensschäden 100 000,00 EUR.
Und, dass die vorgenannten Mindestdeckungssummen mit jeweils mindestens einer zweifachen Maximierung pro Versicherungsjahr zur Verfügung stehen.
2. Umsatz des Unternehmens
Der Bieter hat den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz aus Leistungen, die mit der zu vergebenden Gesamtleistung oder Teilen dieser Leistung inhaltlich vergleichbar sind, jeweils bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre (2017 bis 2019 bzw. 2016 bis 2018, sofern die Umsatzzahlen aus 2019 noch nicht vorliegen), anzugeben.
3. Unternehmensstruktur/Betriebsstätte des Bieters
Der Bieter hat Angaben zur Unternehmensstruktur zu machen. Dies umfasst unter anderem die Organisationsstruktur, den Umfang der Dienstleistungspalette und die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Dem Angebot sind mindestens 3 geeignete Referenzen über früher ausgeführte, vergleichbare Liefer- und Dienstleistungsaufträge aus den letzten höchstens 3 Jahren beizufügen; soweit erforderlich, um einen ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen, wird der WDR auch einschlägige Aufträge berücksichtigen, die mehr als 3 Jahre zurückliegen,
An die Vergleichbarkeit werden folgende Kriterien gestellt:
— Mindestens in 2 Referenzen müssen mindestens 3 verschiedene Foto-Typen (gemäß Ziffer 7.1.1) und mindestens 10 000 Digitalisate pro Woche bearbeitet worden sein,
— Mindestens eine Referenz muss analoge und digitale Informationen umfasst haben, die in mehr als 3 IPTC-Felder gefüllt worden sind (Komplexität der Metadaten),
— Mindestens eine Referenz muss die Lagerung von mehr als 50 000 Einzelbildern nachweisen.
Die Darstellung der Referenzen muss die folgenden Angaben enthalten:
— Name und Anschrift des Auftraggebers;
— Ausführungszeit/Leistungszeit;
— Angabe der Komplexität der Metadaten;
— Angabe der gelagerten analogen Materialien;
— Angabe der Anzahl der eingebundenen Mitarbeiter;
— Angabe der digitalisierten Typen gemäß Ziffer 7.1.1;
— Angabe des Durchsatzes pro Woche;
— Kurzbeschreibung des Referenzprojektes/-auftrages (inkl. der Nennung wesentlicher Nachunternehmer mit prozentualer Angabe von Eigenanteil/Nachunternehmereinsatz),
— Möglichst Angabe eines Ansprechpartners des Referenzkunden mit Telefonnummer.
Angaben zu den Referenzen sind für jede der Referenzen in der „Anlage – Referenzen" zu machen. Die Anlage ist mit dem Angebot einzureichen.
Der WDR behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu überprüfen. Die Überprüfung basiert allein auf den vom Bieter gemachten Angaben. Der Bieter hat insofern unbedingt auf die Vollständigkeit und Richtigkeit der von der Vergabestelle geforderten Angaben zu achten.
Sofern und soweit der Bieter auf Referenzen von Nachunternehmern zurückgreift, so sind nur solche Referenzen des Nachunternehmers zulässig, die inhaltlich mit dem Leistungsteil vergleichbar sind, den der Nachunternehmer konkret im Rahmen der angebotenen Leistung erbringen soll.
4.3.2 Qualitätssicherung
Der Bieter hat auf einem selbst zu erstellenden Beiblatt die Maßnahmen zur Qualitätssicherung zu beschreiben. Aus der Darstellung muss nachvollziehbar hervor-gehen, wie vom Bieter im Auftragsfall sichergestellt werden kann, dass die Unternehmensfotos sorgsam behandelt werden und, dass die Vollständigkeit der Arbeiten und die Einhaltung der Vorgaben der Leistungsbeschreibung erfolgt. Eine Einreichung eines Zertifikats des Qualitätsmanagementsystems (nach ISO 9001 oder vergleichbar) entbindet nicht von der Pflicht der detaillierten Beschreibung der entsprechenden Maßnahmen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Der WDR weist darauf hin, dass ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem WDR nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem WDR gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem WDR gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des WDR, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Weitere Einzelheiten können § 160 GWB entnommen werden.