Beschreibung der Beschaffung
Gegenstand des Projekts sind 4,1 Mio. Bücher der Zugangsjahre 1945 bis 2012. Diese verteilen sich unterschiedlich über die Zugangsjahre, so sind es 1948 rund 20 000 Bücher und im Jahr 2010 nahezu 135 000 Bücher.
Je nach Signatursegment kann der Anteil der Inhaltsverzeichnisse stark variieren. So enthalten beispielsweise Notendrucke einen deutlich geringeren Anteil an Inhaltverzeichnissen (<20 %) als Hochschulschriften (>90 % insbesondere bei jüngeren Jahrgängen).
Alle Bücher befinden sich in den unterirdischen Magazinen der Auftraggeberin in Frankfurt am Main, verteilt auf drei Ebenen. Die Bücher stehen in der Regel senkrecht in Regalen, großformatige Werke werden liegend aufbewahrt, ein kleinerer Teil der Bücher befindet sich in Mappen bzw. Schachteln (< 10 Prozent). Die Signatursegmente verteilen sich über die gesamte Magazinfläche, in jedem Magazinbereich gibt es verschiedene Signaturbereiche.
Im Buchbestand befinden sich Bücher:
— mit verschiedenen Schriftarten (hauptsächlich lateinische Schrift Antiqua > 99,5 %, Frakturanteil sowie nicht lateinische Schrift < 0,5 %),
— in verschiedenen Sprachen (ca. 98 % Deutsch, die restlichen 2 % verteilen sich vor allem auf die Sprachen Englisch und Französisch sowie einige wenige andere Sprachen),
— mit unterschiedlichen Buchformaten (99 % < 35 cm Rückenhöhe, 1 % > 35 cm Rückenhöhe inkl. Überformate),
— mit mehrbändigen Ausgaben (z. B. Gesamtausgaben), deren Sortierung im Regal (=Aufstellung) von der Sortierung in den Listen abweichen kann,
— mit Inhaltsverzeichnissen mit farbigem Hintergrund (ungefähr 1 %),
— mit Inhaltsverzeichnissen, die Abbildungen enthalten (ungefähr 2 %),
— mit Inhaltsverzeichnissen auf durchscheinendem Dünndruckpapier (vor allem Dissertationen der älteren Jahrgänge), bei denen vor dem Scannen des Inhaltsverzeichnisses ein weißer Hintergrund hinter die Seite zu legen ist (ungefähr 1 %).
Bei allen Arbeiten am Bestand wie bei der Digitalisierung ist auf einen besonders sorgsamen Umgang mit dem Archivierungsgut zu achten. Der Einsatz buchschonender (Scan-)Verfahren ist erwünscht. Die Reihenfolge der zu bearbeitenden Bestandssegmente wird im Projektverlauf von der Auftraggeberin festgelegt.
Der Auftragnehmer erhält für die jeweils zu bearbeitenden Bestandsgruppen elektronische Signaturlisten, die die lineare Aufstellung der Bücher bzw. der Regalordnung abbilden (Beispiel siehe Anlage 1). Sie sind die Grundlage der auszuführenden Arbeiten.
1. ggf. Transport der Bände regalweise zum Scanarbeitsplatz,
2. Überprüfen der Bände auf Signatur und Reihenfolge auf Basis der Signaturlisten,
2.1. sofern das Buch/die Signatur auf den Listen gekennzeichnet ist, das betrifft ca. 1,1 Mio. Bücher: Zurückstellen des Buches ohne weitere Bearbeitung,
2.2. sofern das Buch/die Signatur auf den Listen nicht gekennzeichnet ist, das betrifft ca. 3 Mio. Bücher: Überprüfen des Buches, ob ein Inhaltsverzeichnis vorhanden ist,
2.2.1. sofern kein Inhaltsverzeichnis vorhanden ist, das betrifft ca. 1,1 Mio. Bücher: Zurückstellen des Buches ohne weitere Bearbeitung sowie Markieren des Datensatzes („bearbeitet, kein Inhaltsverzeichnis“) in der Signaturliste,
2.2.2. sofern ein Inhaltsverzeichnis vorhanden ist, das betrifft ca. 1,9 Mio. Bücher: Digitalisieren des Inhaltsverzeichnisses, Markieren des Datensatzes („bearbeitet“) in der Signaturliste sowie Zurückstellen des Buches,
2.3. sofern ein Buch im Regal steht, dessen Signatur in der Liste nicht verzeichnet ist, das betrifft ca. 50 000 Bände: Einlegen einer Papierfahne, die sich farblich unterscheiden, je nachdem, ob das Buch ein Inhaltsverzeichnis hat oder nicht; danach Zurückstellen des Buches,
2.4. sofern ein auf der Liste verzeichnetes Buch nicht im Regal steht: Markieren des Datensatzes („nicht am Fach“) in der Signaturliste,
3. ggf. Rücktransport der Bände zum Regal, Rückstellen der Bände in richtiger Reihenfolge, gerade und bündig,
4. Bearbeitung von Bänden, die an Sonderstandorten der Auftraggeberin aufgestellt sind und nach Absprache direkt dem Auftragnehmer bereitgestellt werden,
5. für Bücher mit Inhaltsverzeichnis alle folgenden Schritte: Digitalisieren des Inhaltsverzeichnisses,
6. Nachbearbeitung urheberrechtlich geschützter Bestandteile,
7. automatische Sprach- und Texterkennung (OCR),
8. pro Inhaltsverzeichnis sind 4 Ausgabeformate zu erzeugen, siehe folgende Abschnitte,
9. Qualitätssicherung der Digitalisate und Metadaten durch den Auftragnehmer,
10. Bereitstellung der Digitalisate und Metadaten in einem Monitoringsystem für die Qualitätssicherung durch die Auftraggeberin,
11. Zeitnahe Nachbearbeitung reklamierter Digitalisate,
12. Tagesaktuelle Speicherung der freigegebenen Digitalisate als Transferpakete auf einem von der Auftraggeberin bereitgestellten Speichersystem (Hotfolder), siehe Abschnitt Datentransfer.