Digitalisierung von 1,9 Mio. Inhaltsverzeichnissen mit 4,2 Mio. Seiten

Deutsche Nationalbibliothek

Nach erfolgreicher Durchführung mehrerer retrospektiver Kataloganreicherungsprojekte an ihrem Leipziger Standort beabsichtigt die Deutsche Nationalbibliothek (Auftraggeberin), ihren Buchbestand am Frankfurter Standort auf noch nicht digitalisierte Inhaltsverzeichnisse überprüfen und diese digitalisieren zu lassen.
Hierbei sind in den Magazinräumen der Auftraggeberin in Frankfurt am Main auf der Basis von zur Verfügung gestellten Signaturlisten ca.
— 4,1 Mio. Bücher zu überprüfen (Signatur Liste = Signatur Buch);
— 3 Mio. Bücher auf das Vorhandensein von Inhaltsverzeichnissen zu überprüfen;
— die dabei gefundenen rund 1,9 Mio. Inhaltsverzeichnisse mit 4,2 Mio. Seiten zu digitalisieren und deren Text in OCR-Daten umzuwandeln sowie
— nach vorgegebenen Kriterien in rund 50 000 Bände Papierfahnen einzulegen.
Mehr- bzw. Mindermengen von 10 Prozent sowohl bei der Anzahl der Bände als auch der Seitenzahl sind möglich.
Das Projekt soll im Februar 2021 beginnen und maximal 30 Monate dauern.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-09-23. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-08-24.

Wer?

• Deutsche Nationalbibliothek

Wie?

• Bürohilfsarbeiten › Reprografische Dienstleistungen
• Dateneingabe › Optische Zeichenerkennung

Wo?

• Darmstadt › Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-08-24	Auftragsbekanntmachung
2020-11-09	Ergänzende Angaben
2021-01-05	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-08-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Reprografische Dienstleistungen
Referenznummer: 20/80
Kurze Beschreibung:

Nach erfolgreicher Durchführung mehrerer retrospektiver Kataloganreicherungsprojekte an ihrem Leipziger Standort beabsichtigt die Deutsche Nationalbibliothek (Auftraggeberin), ihren Buchbestand am Frankfurter Standort auf noch nicht digitalisierte Inhaltsverzeichnisse überprüfen und diese digitalisieren zu lassen. Hierbei sind in den Magazinräumen der Auftraggeberin in Frankfurt am Main auf der Basis von zur Verfügung gestellten Signaturlisten ca. — 4,1 Mio. Bücher zu überprüfen (Signatur Liste = Signatur Buch); — 3 Mio. Bücher auf das Vorhandensein von Inhaltsverzeichnissen zu überprüfen; — die dabei gefundenen rund 1,9 Mio. Inhaltsverzeichnisse mit 4,2 Mio. Seiten zu digitalisieren und deren Text in OCR-Daten umzuwandeln sowie — nach vorgegebenen Kriterien in rund 50 000 Bände Papierfahnen einzulegen. Mehr- bzw. Mindermengen von 10 Prozent sowohl bei der Anzahl der Bände als auch der Seitenzahl sind möglich. Das Projekt soll im Februar 2021 beginnen und maximal 30 Monate dauern.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Reprografische Dienstleistungen 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dateneingabe 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Nicht offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsche Nationalbibliothek
Postanschrift: Adickesallee 1
Postleitzahl: 60322
Postort: Frankfurt am Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.dnb.de 🌏
E-Mail: zvs@dnb.de 📧
Telefon: +49 69-15252302 📞
Fax: +49 69-15252002 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=347324 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=347324 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-08-24 📅
Einreichungsfrist: 2020-09-23 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-08-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 167-404079
ABl. S-Ausgabe: 167

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Hierbei sind in den Magazinräumen der Auftraggeberin in Frankfurt am Main auf der Basis von zur Verfügung gestellten Signaturlisten ca.

— 4,1 Mio. Bücher zu überprüfen (Signatur Liste = Signatur Buch);

— 3 Mio. Bücher auf das Vorhandensein von Inhaltsverzeichnissen zu überprüfen;

— die dabei gefundenen rund 1,9 Mio. Inhaltsverzeichnisse mit 4,2 Mio. Seiten zu digitalisieren und deren Text in OCR-Daten umzuwandeln sowie

— nach vorgegebenen Kriterien in rund 50 000 Bände Papierfahnen einzulegen.

Mehr- bzw. Mindermengen von 10 Prozent sowohl bei der Anzahl der Bände als auch der Seitenzahl sind möglich.

Das Projekt soll im Februar 2021 beginnen und maximal 30 Monate dauern.

Geschätzter Gesamtwert: 2 520 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Gegenstand des Projekts sind 4,1 Mio. Bücher der Zugangsjahre 1945 bis 2012. Diese verteilen sich unterschiedlich über die Zugangsjahre, so sind es 1948 rund 20 000 Bücher und im Jahr 2010 nahezu 135 000 Bücher.

Je nach Signatursegment kann der Anteil der Inhaltsverzeichnisse stark variieren. So enthalten beispielsweise Notendrucke einen deutlich geringeren Anteil an Inhaltverzeichnissen (<20 %) als Hochschulschriften (>90 % insbesondere bei jüngeren Jahrgängen).

Alle Bücher befinden sich in den unterirdischen Magazinen der Auftraggeberin in Frankfurt am Main, verteilt auf drei Ebenen. Die Bücher stehen in der Regel senkrecht in Regalen, großformatige Werke werden liegend aufbewahrt, ein kleinerer Teil der Bücher befindet sich in Mappen bzw. Schachteln (< 10 Prozent). Die Signatursegmente verteilen sich über die gesamte Magazinfläche, in jedem Magazinbereich gibt es verschiedene Signaturbereiche.

Im Buchbestand befinden sich Bücher:

— mit verschiedenen Schriftarten (hauptsächlich lateinische Schrift Antiqua > 99,5 %, Frakturanteil sowie nicht lateinische Schrift < 0,5 %);

— in verschiedenen Sprachen (ca. 98 % Deutsch, die restlichen 2 % verteilen sich vor allem auf die Sprachen Englisch und Französisch sowie einige wenige andere Sprachen);

— mit unterschiedlichen Buchformaten (99 % < 35 cm Rückenhöhe, 1 % > 35 cm Rückenhöhe inkl. Überformate);

— mit mehrbändigen Ausgaben (z. B. Gesamtausgaben), deren Sortierung im Regal (=Aufstellung) von der Sortierung in den Listen abweichen kann;

— mit Inhaltsverzeichnissen mit farbigem Hintergrund (ungefähr 1 %);

— mit Inhaltsverzeichnissen, die Abbildungen enthalten (ungefähr 2 %);

— mit Inhaltsverzeichnissen auf durchscheinendem Dünndruckpapier (vor allem Dissertationen der älteren Jahrgänge), bei denen vor dem Scannen des Inhaltsverzeichnisses ein weißer Hintergrund hinter die Seite zu legen ist (ungefähr 1 %).

Bei allen Arbeiten am Bestand wie bei der Digitalisierung ist auf einen besonders sorgsamen Umgang mit dem Archivierungsgut zu achten. Der Einsatz buchschonender (Scan-)Verfahren ist erwünscht. Die Reihenfolge der zu bearbeitenden Bestandssegmente wird im Projektverlauf von der Auftraggeberin festgelegt.

Der Auftragnehmer erhält für die jeweils zu bearbeitenden Bestandsgruppen elektronische Signaturlisten, die die lineare Aufstellung der Bücher bzw. der Regalordnung abbilden (Beispiel siehe Anlage 1). Sie sind die Grundlage der auszuführenden Arbeiten.

1. Ggf. Transport der Bände regalweise zum Scanarbeitsplatz,

2. Überprüfen der Bände auf Signatur und Reihenfolge auf Basis der Signaturlisten:

2.1. Sofern das Buch/die Signatur auf den Listen gekennzeichnet ist, das betrifft ca. 1,1 Mio. Bücher: Zurückstellen des Buches ohne weitere Bearbeitung,

2.2. Sofern das Buch/die Signatur auf den Listen nicht gekennzeichnet ist, das betrifft ca. 3 Mio. Bücher: Überprüfen des Buches, ob ein Inhaltsverzeichnis vorhanden ist:

2.2.1. Sofern kein Inhaltsverzeichnis vorhanden ist, das betrifft ca. 1,1 Mio. Bücher: Zurückstellen des Buches ohne weitere Bearbeitung sowie Markieren des Datensatzes („bearbeitet, kein Inhaltsverzeichnis“) in der Signaturliste,

2.2.2. Sofern ein Inhaltsverzeichnis vorhanden ist, das betrifft ca. 1,9 Mio. Bücher: Digitalisieren des Inhaltsverzeichnisses, Markieren des Datensatzes („bearbeitet“) in der Signaturliste sowie Zurückstellen des Buches.

2.3. Sofern ein Buch im Regal steht, dessen Signatur in der Liste nicht verzeichnet ist, das betrifft ca. 50 000 Bände: Einlegen einer Papierfahne, die sich farblich unterscheiden, je nachdem, ob das Buch ein Inhaltsverzeichnis hat oder nicht; danach Zurückstellen des Buches,

2.4. Sofern ein auf der Liste verzeichnetes Buch nicht im Regal steht: Markieren des Datensatzes („nicht am Fach“) in der Signaturliste.

3. Ggf. Rücktransport der Bände zum Regal, Rückstellen der Bände in richtiger Reihenfolge, gerade und bündig,

4. Bearbeitung von Bänden, die an Sonderstandorten der Auftraggeberin aufgestellt sind und nach Absprache direkt dem Auftragnehmer bereitgestellt werden,

5. Für Bücher mit Inhaltsverzeichnis alle folgenden Schritte: Digitalisieren des Inhaltsverzeichnisses,

6. Nachbearbeitung urheberrechtlich geschützter Bestandteile,

7. Automatische Sprach- und Texterkennung (OCR),

8. Pro Inhaltsverzeichnis sind 4 Ausgabeformate zu erzeugen, siehe folgende Abschnitte,

9. Qualitätssicherung der Digitalisate und Metadaten durch den Auftragnehmer,

10. Bereitstellung der Digitalisate und Metadaten in einem Monitoringsystem für die Qualitätssicherung durch die Auftraggeberin,

11. Zeitnahe Nachbearbeitung reklamierter Digitalisate,

12. Tagesaktuelle Speicherung der freigegebenen Digitalisate als Transferpakete auf einem von der Auftraggeberin bereitgestellten Speichersystem (Hotfolder), siehe Abschnitt Datentransfer.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 2 520 000 EUR 💰
Dauer: 30 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Frankfurt am Main

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=347324&criteriaId=8056
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=347324&criteriaId=8055
Technische und berufliche Fähigkeiten: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=347324&criteriaId=8057

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 5
Höchstzahl der Bewerber: 6
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Die Beurteilung der Teilnahmeanträge für die Auswahl der Bewerber erfolgt im Rahmen einer vergleichenden Bewertung der in den Teilnahmeanträgen benannten Referenzprojekte. Maßgebend für die Bewertung ist die Vergleichbarkeit der Referenzprojekte mit der ausgeschriebenen Leistung. Sollten mehrere Bewerber an 6. Stelle liegen, wird der Bewerber zur Teilnahme am Verfahren aufgefordert, dessen größtes Referenzprojekt die größte Menge an digitalisierten Medien beinhaltet.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2020-10-06 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-12-12 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=347324 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Die Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler-Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 228-94990 📞
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 228-9499163 📠
Internetadresse: http://bundeskartellamt.de 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Deutsche Nationalbibliothek – Justiziariat
Postanschrift: Adickesallee 1
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60322
Telefon: +49 69-15252001 📞
E-Mail: justiziariat@dnb.de 📧
Fax: +49 69-15252002 📠
Internetadresse: http://dnb.de 🌏
Quelle: OJS 2020/S 167-404079 (2020-08-24)

Ergänzende Angaben (2020-11-09)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-11-09 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-11-13 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 222-546246
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 167-404079
ABl. S-Ausgabe: 222
Quelle: OJS 2020/S 222-546246 (2020-11-09)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-01-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Nach erfolgreicher Durchführung mehrerer retrospektiver Kataloganreicherungsprojekte an ihrem Leipziger Standort beabsichtigt die Deutsche Nationalbibliothek (Auftraggeberin), ihren Buchbestand am Frankfurter Standort auf noch nicht digitalisierte Inhaltsverzeichnisse überprüfen und diese digitalisieren zu lassen. Hierbei sind in den Magazinräumen der Auftraggeberin in Frankfurt am Main auf der Basis von zur Verfügung gestellten Signaturlisten ca. — 4,1 Mio. Bücher zu überprüfen (Signatur Liste = Signatur Buch), — 3 Mio. Bücher auf das Vorhandensein von Inhaltsverzeichnissen zu überprüfen, — die dabei gefundenen rund 1,9 Mio. Inhaltsverzeichnisse mit 4,2 Mio. Seiten zu digitalisieren und deren Text in OCR-Daten umzuwandeln sowie — nach vorgegebenen Kriterien in rund 50 000 Bände Papierfahnen einzulegen. Mehr- bzw. Mindermengen von 10 Prozent sowohl bei der Anzahl der Bände als auch der Seitenzahl sind möglich. Das Projekt soll im Februar 2021 beginnen und maximal 30 Monate dauern.

Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-01-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-01-08 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 005-006824
ABl. S-Ausgabe: 5

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

— 4,1 Mio. Bücher zu überprüfen (Signatur Liste = Signatur Buch),

— 3 Mio. Bücher auf das Vorhandensein von Inhaltsverzeichnissen zu überprüfen,

— mit verschiedenen Schriftarten (hauptsächlich lateinische Schrift Antiqua > 99,5 %, Frakturanteil sowie nicht lateinische Schrift < 0,5 %),

— in verschiedenen Sprachen (ca. 98 % Deutsch, die restlichen 2 % verteilen sich vor allem auf die Sprachen Englisch und Französisch sowie einige wenige andere Sprachen),

— mit unterschiedlichen Buchformaten (99 % < 35 cm Rückenhöhe, 1 % > 35 cm Rückenhöhe inkl. Überformate),

— mit mehrbändigen Ausgaben (z. B. Gesamtausgaben), deren Sortierung im Regal (=Aufstellung) von der Sortierung in den Listen abweichen kann,

— mit Inhaltsverzeichnissen mit farbigem Hintergrund (ungefähr 1 %),

— mit Inhaltsverzeichnissen, die Abbildungen enthalten (ungefähr 2 %),

1. ggf. Transport der Bände regalweise zum Scanarbeitsplatz,

2. Überprüfen der Bände auf Signatur und Reihenfolge auf Basis der Signaturlisten,

2.1. sofern das Buch/die Signatur auf den Listen gekennzeichnet ist, das betrifft ca. 1,1 Mio. Bücher: Zurückstellen des Buches ohne weitere Bearbeitung,

2.2. sofern das Buch/die Signatur auf den Listen nicht gekennzeichnet ist, das betrifft ca. 3 Mio. Bücher: Überprüfen des Buches, ob ein Inhaltsverzeichnis vorhanden ist,

2.2.1. sofern kein Inhaltsverzeichnis vorhanden ist, das betrifft ca. 1,1 Mio. Bücher: Zurückstellen des Buches ohne weitere Bearbeitung sowie Markieren des Datensatzes („bearbeitet, kein Inhaltsverzeichnis“) in der Signaturliste,

2.2.2. sofern ein Inhaltsverzeichnis vorhanden ist, das betrifft ca. 1,9 Mio. Bücher: Digitalisieren des Inhaltsverzeichnisses, Markieren des Datensatzes („bearbeitet“) in der Signaturliste sowie Zurückstellen des Buches,

2.3. sofern ein Buch im Regal steht, dessen Signatur in der Liste nicht verzeichnet ist, das betrifft ca. 50 000 Bände: Einlegen einer Papierfahne, die sich farblich unterscheiden, je nachdem, ob das Buch ein Inhaltsverzeichnis hat oder nicht; danach Zurückstellen des Buches,

2.4. sofern ein auf der Liste verzeichnetes Buch nicht im Regal steht: Markieren des Datensatzes („nicht am Fach“) in der Signaturliste,

3. ggf. Rücktransport der Bände zum Regal, Rückstellen der Bände in richtiger Reihenfolge, gerade und bündig,

5. für Bücher mit Inhaltsverzeichnis alle folgenden Schritte: Digitalisieren des Inhaltsverzeichnisses,

7. automatische Sprach- und Texterkennung (OCR),

8. pro Inhaltsverzeichnis sind 4 Ausgabeformate zu erzeugen, siehe folgende Abschnitte,

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis (Gewichtung): 50
Quelle: OJS 2021/S 005-006824 (2021-01-05)

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