Digitalisierung von Inhaltsverzeichnissen im Rahmen der laufenden Kataloganreicherung der Deutschen Nationalbibliothek

Deutsche Nationalbibliothek

Im Rahmen der Kataloganreicherung lässt die Deutsche Nationalbibliothek (Auftraggeberin) laufend alle Inhaltsverzeichnisse sämtlicher Neuerscheinungen (Monografien einschließlich mehrbändige Werke sowie Zeitschriften- und Loseblattstücktitel) durch einen externen Dienstleister (Auftragnehmer) digitalisieren und beabsichtigt, diesen Service an ihrem Leipziger und Frankfurter Standort fortzusetzen.
Der Routinebetrieb der Dienstleistung beginnt am 1. November 2020 an beiden Standorten, die Laufzeit beträgt 24 Monate. Zur Durchführung der Digitalisierungsarbeiten richtet der Auftragnehmer die benötigten Scan- und PC-Arbeitsplätze in den Räumen der Deutschen Nationalbibliothek in Leipzig und Frankfurt am Main ein. Pro Woche sind im Durchschnitt 2 400 Bände zu bearbeiten, davon entfallen jeweils die Hälfte auf den Standort Leipzig und den Standort Frankfurt am Main. Der tatsächliche Wochenzugang variiert (bedingt durch Feiertage, Schulferien) und liegt in der Regel zwischen 1 700 und 2 600 Bänden.
Im Rahmen des Auftrags sind:
— pro Jahr rund 140 000 Bände zu bearbeiten, davon verfügen ca. 115 000 Bände über Inhaltsverzeichnisse; die zu bearbeitenden Bände werden von der Auftraggeberin an die Scanarbeitsplätze geliefert und nach deren Bearbeitung wieder abgeholt;
— die Bände auf das Vorhandensein von Inhaltsverzeichnissen zu überprüfen (bei ca. 80 % vorhanden) und das Ergebnis zu dokumentieren sowie
— die Inhaltsverzeichnisse mit insgesamt ca. 270 000 Seiten pro Jahr zu digitalisieren und deren Text maschinenlesbar zu extrahieren.
Mehr- bzw. Mindermengen von 10 Prozent sowohl bei der Anzahl der zu bearbeitenden Bände als auch bei der Anzahl der zu digitalisierenden Seiten sind möglich.
Ende der 42. KW (12. bis 16.10.2020) müssen der Aufbau der Arbeitsplätze, der Workflow sowie die erforderlichen Testläufe und abgelieferten Probescans für die Aufnahme des Routinebetriebs in den dem Auftragnehmer zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten der Deutschen Nationalbibliothek in Leipzig und Frankfurt abgeschlossen und von der Auftraggeberin abgenommen sein. In Leipzig kann mit den Vorbereitungen dafür bereits im September begonnen werden, in Frankfurt am Main in der 42. KW. Konkrete Termine für den Workflowaufbau etc. sind im Vorfeld mit der Auftraggeberin abzustimmen.
Ab dem 2. November 2020 sind die angelieferten Bände tagesaktuell zu bearbeiten. Die ersten 3 Monate gelten als Probezeit. Während der Probezeit kann die Auftraggeberin jederzeit vom Vertrag zurücktreten.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-08-11. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-06-24.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Novodoc Imaging GmbH

Wer?

• Deutsche Nationalbibliothek

Wie?

• Bürohilfsarbeiten › Reprografische Dienstleistungen
• Datenverarbeitung › Dateneingabe

Wo?

• Darmstadt › Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt
• Leipzig › Leipzig, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-06-24	Auftragsbekanntmachung
2020-09-23	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-06-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Reprografische Dienstleistungen
Referenznummer: 20/70
Kurze Beschreibung:

Im Rahmen der Kataloganreicherung lässt die Deutsche Nationalbibliothek (Auftraggeberin) laufend alle Inhaltsverzeichnisse sämtlicher Neuerscheinungen (Monografien einschließlich mehrbändige Werke sowie Zeitschriften- und Loseblattstücktitel) durch einen externen Dienstleister (Auftragnehmer) digitalisieren und beabsichtigt, diesen Service an ihrem Leipziger und Frankfurter Standort fortzusetzen. Der Routinebetrieb der Dienstleistung beginnt am 1. November 2020 an beiden Standorten, die Laufzeit beträgt 24 Monate. Zur Durchführung der Digitalisierungsarbeiten richtet der Auftragnehmer die benötigten Scan- und PC-Arbeitsplätze in den Räumen der Deutschen Nationalbibliothek in Leipzig und Frankfurt am Main ein. Pro Woche sind im Durchschnitt 2 400 Bände zu bearbeiten, davon entfallen jeweils die Hälfte auf den Standort Leipzig und den Standort Frankfurt am Main. Der tatsächliche Wochenzugang variiert (bedingt durch Feiertage, Schulferien) und liegt in der Regel zwischen 1 700 und 2 600 Bänden. Im Rahmen des Auftrags sind: — pro Jahr rund 140 000 Bände zu bearbeiten, davon verfügen ca. 115 000 Bände über Inhaltsverzeichnisse; die zu bearbeitenden Bände werden von der Auftraggeberin an die Scanarbeitsplätze geliefert und nach deren Bearbeitung wieder abgeholt; — die Bände auf das Vorhandensein von Inhaltsverzeichnissen zu überprüfen (bei ca. 80 % vorhanden) und das Ergebnis zu dokumentieren sowie — die Inhaltsverzeichnisse mit insgesamt ca. 270 000 Seiten pro Jahr zu digitalisieren und deren Text maschinenlesbar zu extrahieren. Mehr- bzw. Mindermengen von 10 Prozent sowohl bei der Anzahl der zu bearbeitenden Bände als auch bei der Anzahl der zu digitalisierenden Seiten sind möglich. Ende der 42. KW (12. bis 16.10.2020) müssen der Aufbau der Arbeitsplätze, der Workflow sowie die erforderlichen Testläufe und abgelieferten Probescans für die Aufnahme des Routinebetriebs in den dem Auftragnehmer zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten der Deutschen Nationalbibliothek in Leipzig und Frankfurt abgeschlossen und von der Auftraggeberin abgenommen sein. In Leipzig kann mit den Vorbereitungen dafür bereits im September begonnen werden, in Frankfurt am Main in der 42. KW. Konkrete Termine für den Workflowaufbau etc. sind im Vorfeld mit der Auftraggeberin abzustimmen. Ab dem 2. November 2020 sind die angelieferten Bände tagesaktuell zu bearbeiten. Die ersten 3 Monate gelten als Probezeit. Während der Probezeit kann die Auftraggeberin jederzeit vom Vertrag zurücktreten.

Kurze Beschreibung

Im Rahmen der Kataloganreicherung lässt die Deutsche Nationalbibliothek (Auftraggeberin) laufend alle Inhaltsverzeichnisse sämtlicher Neuerscheinungen (Monografien einschließlich mehrbändige Werke sowie Zeitschriften- und Loseblattstücktitel) durch einen externen Dienstleister (Auftragnehmer) digitalisieren und beabsichtigt, diesen Service an ihrem Leipziger und Frankfurter Standort fortzusetzen.

Der Routinebetrieb der Dienstleistung beginnt am 1. November 2020 an beiden Standorten, die Laufzeit beträgt 24 Monate. Zur Durchführung der Digitalisierungsarbeiten richtet der Auftragnehmer die benötigten Scan- und PC-Arbeitsplätze in den Räumen der Deutschen Nationalbibliothek in Leipzig und Frankfurt am Main ein. Pro Woche sind im Durchschnitt 2 400 Bände zu bearbeiten, davon entfallen jeweils die Hälfte auf den Standort Leipzig und den Standort Frankfurt am Main. Der tatsächliche Wochenzugang variiert (bedingt durch Feiertage, Schulferien) und liegt in der Regel zwischen 1 700 und 2 600 Bänden.

Im Rahmen des Auftrags sind:

— pro Jahr rund 140 000 Bände zu bearbeiten, davon verfügen ca. 115 000 Bände über Inhaltsverzeichnisse; die zu bearbeitenden Bände werden von der Auftraggeberin an die Scanarbeitsplätze geliefert und nach deren Bearbeitung wieder abgeholt;

— die Bände auf das Vorhandensein von Inhaltsverzeichnissen zu überprüfen (bei ca. 80 % vorhanden) und das Ergebnis zu dokumentieren sowie

— die Inhaltsverzeichnisse mit insgesamt ca. 270 000 Seiten pro Jahr zu digitalisieren und deren Text maschinenlesbar zu extrahieren.

Mehr- bzw. Mindermengen von 10 Prozent sowohl bei der Anzahl der zu bearbeitenden Bände als auch bei der Anzahl der zu digitalisierenden Seiten sind möglich.

Ende der 42. KW (12. bis 16.10.2020) müssen der Aufbau der Arbeitsplätze, der Workflow sowie die erforderlichen Testläufe und abgelieferten Probescans für die Aufnahme des Routinebetriebs in den dem Auftragnehmer zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten der Deutschen Nationalbibliothek in Leipzig und Frankfurt abgeschlossen und von der Auftraggeberin abgenommen sein. In Leipzig kann mit den Vorbereitungen dafür bereits im September begonnen werden, in Frankfurt am Main in der 42. KW. Konkrete Termine für den Workflowaufbau etc. sind im Vorfeld mit der Auftraggeberin abzustimmen.

Ab dem 2. November 2020 sind die angelieferten Bände tagesaktuell zu bearbeiten. Die ersten 3 Monate gelten als Probezeit. Während der Probezeit kann die Auftraggeberin jederzeit vom Vertrag zurücktreten.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Reprografische Dienstleistungen 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dateneingabe 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsche Nationalbibliothek
Postanschrift: Adickesallee 1
Postleitzahl: 60322
Postort: Frankfurt am Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.dnb.de 🌏
E-Mail: zvs@dnb.de 📧
Telefon: +49 69-15252302 📞
Fax: +49 69-15252002 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=335704 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=335704 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-06-24 📅
Einreichungsfrist: 2020-08-11 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-06-26 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 122-299431
ABl. S-Ausgabe: 122
Zusätzliche Informationen
Bieter sind zur Öffnung nicht zugelassen.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Routinebetrieb der Dienstleistung beginnt am 1. November 2020 an beiden Standorten, die Laufzeit beträgt 24 Monate. Zur Durchführung der Digitalisierungsarbeiten richtet der Auftragnehmer die benötigten Scan- und PC-Arbeitsplätze in den Räumen der Deutschen Nationalbibliothek in Leipzig und Frankfurt am Main ein. Pro Woche sind im Durchschnitt 2 400 Bände zu bearbeiten, davon entfallen jeweils die Hälfte auf den Standort Leipzig und den Standort Frankfurt am Main. Der tatsächliche Wochenzugang variiert (bedingt durch Feiertage, Schulferien) und liegt in der Regel zwischen 1 700 und 2 600 Bänden.

Im Rahmen des Auftrags sind:

— pro Jahr rund 140 000 Bände zu bearbeiten, davon verfügen ca. 115 000 Bände über Inhaltsverzeichnisse; die zu bearbeitenden Bände werden von der Auftraggeberin an die Scanarbeitsplätze geliefert und nach deren Bearbeitung wieder abgeholt;

— die Bände auf das Vorhandensein von Inhaltsverzeichnissen zu überprüfen (bei ca. 80 % vorhanden) und das Ergebnis zu dokumentieren sowie

— die Inhaltsverzeichnisse mit insgesamt ca. 270 000 Seiten pro Jahr zu digitalisieren und deren Text maschinenlesbar zu extrahieren.

Mehr- bzw. Mindermengen von 10 Prozent sowohl bei der Anzahl der zu bearbeitenden Bände als auch bei der Anzahl der zu digitalisierenden Seiten sind möglich.

Ende der 42. KW (12. bis 16.10.2020) müssen der Aufbau der Arbeitsplätze, der Workflow sowie die erforderlichen Testläufe und abgelieferten Probescans für die Aufnahme des Routinebetriebs in den dem Auftragnehmer zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten der Deutschen Nationalbibliothek in Leipzig und Frankfurt abgeschlossen und von der Auftraggeberin abgenommen sein. In Leipzig kann mit den Vorbereitungen dafür bereits im September begonnen werden, in Frankfurt am Main in der 42. KW. Konkrete Termine für den Workflowaufbau etc. sind im Vorfeld mit der Auftraggeberin abzustimmen.

Ab dem 2. November 2020 sind die angelieferten Bände tagesaktuell zu bearbeiten. Die ersten 3 Monate gelten als Probezeit. Während der Probezeit kann die Auftraggeberin jederzeit vom Vertrag zurücktreten.

Geschätzter Gesamtwert: 340 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Bestandsbeschreibung

Gegenstand des Auftrags sind jährlich rund 140 000 Neuerscheinungen (Monografien einschließlich mehrbändige Werke sowie Zeitschriften- und Loseblattstücktitel) der Zugangsjahre 2020 ff., von denen ca. 115 000 Bände über Inhaltsverzeichnisse verfügen. Bei der Digitalisierung der Inhaltsverzeichnisse ist von einem Gesamtvolumen von ca. 270 000 zu digitalisierenden Seiten auszugehen.

Im Buchbestand befinden sich Bücher:

— mit verschiedenen Schriftarten (hauptsächlich lateinische Schrift Antiqua > 99 %, Frakturanteil < 1 %, teilweise nicht lateinische Schrift < 0,5 %);

— in verschiedenen Sprachen (ca. 85 % Deutsch, Englisch ca. 13 %, die restlichen 2 % verteilen sich vor allem auf die Sprachen Französisch, Italienisch, Spanisch, Polnisch, Tschechisch, Russisch, Niederländisch, Chinesisch, Hebräisch, Japanisch, Norwegisch, Türkisch, Portugiesisch, Dänisch, Schwedisch sowie wenige andere Sprachen);

— mit unterschiedlichen Buchformaten (99 % < 35 cm Rückenhöhe, 1 % > 35 cm Rückenhöhe inkl. Überformate);

— mit Inhaltsverzeichnissen mit farbigem Hintergrund (ungefähr 1 %);

— mit Inhaltsverzeichnissen, die Abbildungen enthalten (ungefähr 10 %).

Auszuführende Arbeiten

Bei allen Arbeiten am Bestand wie bei der Digitalisierung der Inhaltsverzeichnisse ist auf einen besonders sorgsamen Umgang mit dem Archivierungsgut zu achten. Der Einsatz buchschonender (Scan-)Verfahren ist erwünscht.

Folgende Arbeiten sind auszuführen:

1. Alle zu bearbeitenden Bände sind mit einem maschinenlesbaren Barcode (Akzessionsnummer) ausgestattet, der in der Regel auf der Innenseite des hinteren Einbanddeckels eingeklebt ist (z. B. F-2020-042905); dieser muss mit einem Scanner eingelesen werden,

2. Auslesen der Titel- und notwendigen bibliografischen Daten aus dem Katalog der Deutschen Nationalbibliothek via SRU-Schnittstelle (s. Anlage 1, Vorgaben für Metadaten) im Format MARC21xml-plus,

3. Überprüfung der Übereinstimmung der Titeldaten mit dem vorliegenden Buch,

4. Überprüfung, ob das Buch ein zu scannendes Inhaltsverzeichnis hat und Sortierung der angelieferten Bände in 2 Bereiche nach Medien mit und ohne Inhaltsverzeichnis,

5. Für Bücher ohne Inhaltsverzeichnis: Dokumentation der Prüfung, monatliche Übergabe der Ergebnisse an die Auftraggeberin sowie Schritt 14,

6. Für Bücher mit Inhaltsverzeichnis alle folgenden Schritte: Digitalisieren des Inhaltsverzeichnisses,

7. Nachbearbeitung urheberrechtlich geschützter Bestandteile (dies betrifft ungefähr 10 % der zu bearbeitenden Bücher),

8. Automatische Texterkennung (OCR),

9. Pro Inhaltsverzeichnis sind 4 Ausgabeformate zu erzeugen: Multipage-TIFF, PDF, TXT sowie ALTO-XML,

10. Qualitätssicherung der Digitalisate und Metadaten durch den Auftragnehmer,

11. Bereitstellung der Digitalisate und Metadaten in einem Monitoringsystem für die Qualitätssicherung durch die Auftraggeberin,

12. Nachbearbeitung reklamierter Digitalisate innerhalb von 5 Arbeitstagen,

13. Tagesaktuelle Speicherung der freigegebenen Digitalisate als Transferpaket auf einem von der Auftraggeberin bereitgestellten Speichersystem (Hotfolder), siehe Abschnitt Datentransfer,

14. Rückgabe der bearbeiteten Bände auf Bücherwagen.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 340 000 EUR 💰
Dauer: 24 Monate
Beschreibung der Verlängerungen: Siehe Option
Beschreibung der Optionen:

Die Auftraggeberin behält sich folgende Option vor:

Option auf zweimalige Verlängerung des Auftrags um jeweils 12 Monate mit rund 140 000 Bänden, von denen ca. 115 000 Bände über Inhaltsverzeichnisse verfügen mit insgesamt ca. 270 000 zu digitalisierenden Seiten pro Jahr.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Frankfurt am Main und Leipzig

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=335704&criteriaId=6206
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=335704&criteriaId=6205
Technische und berufliche Fähigkeiten: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=335704&criteriaId=6204

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-09-17 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2020-08-11 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 11:00
Ort des Eröffnungstermins: Frankfurt am Main
Zusätzliche Informationen: Bieter sind zur Öffnung nicht zugelassen.

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=335704 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Das für die Erstellung des Referenzdigitalisats benötigte Musterheft ist bis zum 22.7.2020 über die E-Vergabe-Plattform des Bundes oder in Ausnahmefällen bei folgender Adresse anzufordern: E-Mail: zvs@dnb.de.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Die Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler-Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 228-94990 📞
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 228-9499163 📠
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.de 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Deutsche Nationalbibliothek, Justiziariat
Postanschrift: Adickesallee 1
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60322
Telefon: +49 69-15252001 📞
E-Mail: justiziariat@dnb.de 📧
Fax: +49 69-15252002 📠
Internetadresse: http://www.dnb.de 🌏
Quelle: OJS 2020/S 122-299431 (2020-06-24)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-09-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Im Rahmen der Kataloganreicherung lässt die Deutsche Nationalbibliothek (Auftraggeberin) laufend alle Inhaltsverzeichnisse sämtlicher Neuerscheinungen (Monografien einschließlich mehrbändige Werke sowie Zeitschriften- und Loseblattstücktitel) durch einen externen Dienstleister (Auftragnehmer) digitalisieren und beabsichtigt, diesen Service an ihrem Leipziger und Frankfurter Standort fortzusetzen. Der Routinebetrieb der Dienstleistung beginnt am 1. November 2020 an beiden Standorten, die Laufzeit beträgt 24 Monate. Zur Durchführung der Digitalisierungsarbeiten richtet der Auftragnehmer die benötigten Scan- und PC-Arbeitsplätze in den Räumen der Deutschen Nationalbibliothek in Leipzig und Frankfurt am Main ein. Pro Woche sind im Durchschnitt 2 400 Bände zu bearbeiten, davon entfallen jeweils die Hälfte auf den Standort Leipzig und den Standort Frankfurt am Main. Der tatsächliche Wochenzugang variiert (bedingt durch Feiertage, Schulferien) und liegt in der Regel zwischen 1.700 und 2.600 Bänden. Im Rahmen des Auftrags sind — pro Jahr rund 140 000 Bände zu bearbeiten, davon verfügen ca. 115 000 Bände über Inhaltsverzeichnisse; die zu bearbeitenden Bände werden von der Auftraggeberin an die Scanarbeitsplätze geliefert und nach deren Bearbeitung wieder abgeholt; — die Bände auf das Vorhandensein von Inhaltsverzeichnissen zu überprüfen (bei ca. 80 % vorhanden) und das Ergebnis zu dokumentieren sowie — die Inhaltsverzeichnisse mit insgesamt ca. 270 000 Seiten pro Jahr zu digitalisieren und deren Text maschinenlesbar zu extrahieren. Mehr- bzw. Mindermengen von 10 Prozent sowohl bei der Anzahl der zu bearbeitenden Bände als auch bei der Anzahl der zu digitalisierenden Seiten sind möglich. Ende der 42. KW (12. bis 16.10.2020) müssen der Aufbau der Arbeitsplätze, der Workflow sowie die erforderlichen Testläufe und abgelieferten Probescans für die Aufnahme des Routinebetriebs in den dem Auftragnehmer zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten der Deutschen Nationalbibliothek in Leipzig und Frankfurt abgeschlossen und von der Auftraggeberin abgenommen sein. In Leipzig kann mit den Vorbereitungen dafür bereits im September begonnen werden, in Frankfurt am Main in der 42. KW. Konkrete Termine für den Workflowaufbau etc. sind im Vorfeld mit der Auftraggeberin abzustimmen. Ab dem 2. November 2020 sind die angelieferten Bände tagesaktuell zu bearbeiten. Die ersten drei Monate gelten als Probezeit. Während der Probezeit kann die Auftraggeberin jederzeit vom Vertrag zurücktreten.

Kurze Beschreibung

Im Rahmen der Kataloganreicherung lässt die Deutsche Nationalbibliothek (Auftraggeberin) laufend alle Inhaltsverzeichnisse sämtlicher Neuerscheinungen (Monografien einschließlich mehrbändige Werke sowie Zeitschriften- und Loseblattstücktitel) durch einen externen Dienstleister (Auftragnehmer) digitalisieren und beabsichtigt, diesen Service an ihrem Leipziger und Frankfurter Standort fortzusetzen.

Der Routinebetrieb der Dienstleistung beginnt am 1. November 2020 an beiden Standorten, die Laufzeit beträgt 24 Monate. Zur Durchführung der Digitalisierungsarbeiten richtet der Auftragnehmer die benötigten Scan- und PC-Arbeitsplätze in den Räumen der Deutschen Nationalbibliothek in Leipzig und Frankfurt am Main ein. Pro Woche sind im Durchschnitt 2 400 Bände zu bearbeiten, davon entfallen jeweils die Hälfte auf den Standort Leipzig und den Standort Frankfurt am Main. Der tatsächliche Wochenzugang variiert (bedingt durch Feiertage, Schulferien) und liegt in der Regel zwischen 1.700 und 2.600 Bänden.

Im Rahmen des Auftrags sind

— pro Jahr rund 140 000 Bände zu bearbeiten, davon verfügen ca. 115 000 Bände über Inhaltsverzeichnisse; die zu bearbeitenden Bände werden von der Auftraggeberin an die Scanarbeitsplätze geliefert und nach deren Bearbeitung wieder abgeholt;

— die Bände auf das Vorhandensein von Inhaltsverzeichnissen zu überprüfen (bei ca. 80 % vorhanden) und das Ergebnis zu dokumentieren sowie

— die Inhaltsverzeichnisse mit insgesamt ca. 270 000 Seiten pro Jahr zu digitalisieren und deren Text maschinenlesbar zu extrahieren.

Mehr- bzw. Mindermengen von 10 Prozent sowohl bei der Anzahl der zu bearbeitenden Bände als auch bei der Anzahl der zu digitalisierenden Seiten sind möglich.

Ende der 42. KW (12. bis 16.10.2020) müssen der Aufbau der Arbeitsplätze, der Workflow sowie die erforderlichen Testläufe und abgelieferten Probescans für die Aufnahme des Routinebetriebs in den dem Auftragnehmer zur Verfügung gestellten Räumlichkeiten der Deutschen Nationalbibliothek in Leipzig und Frankfurt abgeschlossen und von der Auftraggeberin abgenommen sein. In Leipzig kann mit den Vorbereitungen dafür bereits im September begonnen werden, in Frankfurt am Main in der 42. KW. Konkrete Termine für den Workflowaufbau etc. sind im Vorfeld mit der Auftraggeberin abzustimmen.

Ab dem 2. November 2020 sind die angelieferten Bände tagesaktuell zu bearbeiten. Die ersten drei Monate gelten als Probezeit. Während der Probezeit kann die Auftraggeberin jederzeit vom Vertrag zurücktreten.

Gesamtwert des Auftrags: 340 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-09-23 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-09-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 188-454499
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 122-299431
ABl. S-Ausgabe: 188

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Im Rahmen des Auftrags sind

Ab dem 2. November 2020 sind die angelieferten Bände tagesaktuell zu bearbeiten. Die ersten drei Monate gelten als Probezeit. Während der Probezeit kann die Auftraggeberin jederzeit vom Vertrag zurücktreten.

Im Buchbestand befinden sich Bücher

— mit Inhaltsverzeichnissen, die Abbildungen enthalten (ungefähr 10 %);

1. Alle zu bearbeitenden Bände sind mit einem maschinenlesbaren Barcode (Akzessionsnummer) ausgestattet, der in der Regel auf der Innenseite des hinteren Einbanddeckels eingeklebt ist,

(z. B. F-2020-042905); dieser muss mit einem Scanner eingelesen werden.

4. Überprüfung, ob das Buch ein zu scannendes Inhaltsverzeichnis hat und Sortierung der angelieferten Bände in zwei Bereiche nach Medien mit und ohne Inhaltsverzeichnis,

5. Für Bücher ohne Inhaltsverzeichnis: Dokumentation der Prüfung, monatliche Übergabe der Ergebnisse an die Auftraggeberin sowie Schritt 14.

6. Für Bücher mit Inhaltsverzeichnis alle folgenden Schritte: Digitalisieren des Inhaltsverzeichnisses

7. Nachbearbeitung urheberrechtlich geschützter Bestandteile (dies betrifft ungefähr 10 % der zu bearbeitenden Bücher).

9. Pro Inhaltsverzeichnis sind vier Ausgabeformate zu erzeugen: Multipage-TIFF, PDF, TXT sowie ALTO-XML.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis (Gewichtung): 50

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-09-15 📅
Name: Novodoc Imaging GmbH
Postanschrift: Gewerbestr. Süd 12
Postort: Erkelenz
Postleitzahl: 41812
Land: Deutschland 🇩🇪
Heinsberg 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Quelle: OJS 2020/S 188-454499 (2020-09-23)

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