Durchführung von Anwenderschulungen für das IT-Verfahren „AdeBA“ für die WSV

Name

Die Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium für Verkehr und digitale Infrastruktur (BMVI), vertreten durch die Generaldirektion Wasserstraßen und Schifffahrt (GDWS), vertreten durch die Bundesanstalt für Wasserbau (BAW) als Vergabestelle

Kurze Beschreibung

Gegenstand dieser Beschaffung ist die Durchführung von Anwenderschulungen für das IT-Verfahren „AdeBA“.
AdeBA – Ablaufoptimierung durch elektronische Bearbeitung und Aktenverwaltung ist ein IT-Verfahren der Wasserstraßen- und Schifffahrtsverwaltung des Bundes (WSV), das ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (DMS) auf Basis des DOMEA-zertifizierten Standardprodukts „SAP Net Weaver Folders Management“ mit Ablaufunterstützung (VBS – Vorgangsbearbeitungssystem) beinhaltet.
Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber (das AFZ der WSV) im laufenden AdeBA-Rollout bei der konzeptionellen Vorbereitung, administrativen Organisation, praktischen Durchführung und fachlich-inhaltlichen sowie formalen Nachbereitung von bundesweiten Schulungsmaßnahmen für die Beschäftigten.

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber (das AFZ der WSV) im laufenden AdeBA-Rollout bei der konzeptionellen Vorbereitung, administrativen Organisation, praktischen Durchführung und fachlich-inhaltlichen sowie formalen Nachbereitung von bundesweiten Schulungsmaßnahmen für die Beschäftigten.
Insbesondere folgende Schulungsformate:
1) Eintägige Schulungen für Sachbearbeiter und Führungskräfte (Basisschulung für alle Zielgruppen)
Inhalt: Grundsätze der Schriftgutverwaltung gemäß „Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit“, Vermittlung der organisatorischen Abläufe sowie entsprechenden Systemfunktionen im Rahmen der pro Dienststelle (nach wie vor) anfallenden individuellen Geschäftsgangprozesse;
2) Eintägige Informationsveranstaltungen für Sachbearbeitung und Führungskräfte bzw. alle Zielgruppen
Inhalt: Vermittlung der Projektinformationen und Ausblick auf die jeweils pro Dienststelle zu entartenden (ablauf-) organisatorischen Änderungen; Abfragen der Erwartungshaltung, Einordnung in den AdeBA-Kontext sowie Beantwortung von einführungsbezogenen Fragen;
3) Halbtägige Schulungen für die Beschäftigten der Registraturen und Poststellen
Inhalt: Vermittlung der Grundsätze der Aktenplanverwaltung im Lichte des elektronischen DMSNBS, Vorstellung der Systemfunktionen im Rahmen der Registratur-Arbeiten; Rechte- und Rollenkonzept;
4) Halbtägige Workshops für Führungskräfte
Inhalt: Vorstellung der Geschäftsgangprozesse mit AdeBA, Vorstellung des AdeBA- Webclients (mit entsprechenden Bedienungsanweisungen);
5) Halbtägige Workshops für die AG-seitige Anwendungsbetreuung
Inhalt: Anwenderbetreuung am Arbeitsplatz, „First-Level-Support“, Umgang mit Änderungs- bzw. Anpassungswünschen, Unterstützungsprozess bei Bedienungsfehlern, Durchführung von Anwenderworkshops;
6) Halbtägige (ggf. themenbezogene) Auffrischungsworkshops für alle Zielgruppen
Inhalt: Ausgewählte individuelle Schulungsthemen und/oder Prozessabläufe;
7) Halbtägige (ggf. themenbezogene) Kurzeinweisungen nach Bedarf (für alle Zielgruppen)
Inhalt: Kondensierte/aggregierte Version der Basisschulung – bedarfsweise Vertiefung von Einzelthemen/ -funktionen;
8) Halbtägige Informationsveranstaltungen für Gremien und Interessenvertretungen
Inhalt: Vorstellung der und Diskussion über die organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen zur systemseitigen Abbildung der (Arbeits-) Prozesse/Tätigkeiten der Gremien und Interessenvertretungen;
9) Zweitägige Einweisungen AG-seitiger Dozenten („Train-the-trainer“) zu organisieren und durchzuführen.
Inhalt: Qualifizierung für die Durchführung der unter den Punkten 1 bis 8 genannten Schulungsformate;
10) Pflege und Fortschreibung sämtlicher Schulungsmaterialien durch den Auftragnehmer;
11) Pflege eines „FAQ“-Wissenspools in der dafür bestehenden Plattform;
12) Aufnahme und Weiterleitung aller anwenderseitigen fachlichen und technischen Fragen, Probleme oder Anforderungen im Rahmen der Schulungen, die von der zentralen Rolloutorganisation bzw. von der AG-Seite zu beantworten/bearbeiten sind;
13) First-Level-Support (Telefonisch, elektronisch) im Nachlauf der Schulungsveranstaltung während der Einführungsphase in den jeweiligen Dienststellen;
14) Bei Bedarf direkte Anwenderbetreuung am Arbeitsplatz (insbesondere in der Initialphase).

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Mit dem Angebot müssen die Bieter folgende Unterlagen vorlegen (bei Bietergemeinschaft von jedem Mitglied):
a) Eigenerklärung, aus der hervorgeht, dass keine zwingenden Ausschlussgründe im Sinne des § 123 GWB vorliegen;
b) Eigenerklärung, aus der hervorgeht, dass keine fakultativen Ausschlussgründe im Sinne des § 124 GWB vorliegen;
c) Eigenerklärung über die Eintragung in ein Berufsregister (Handelsregister oder Handwerksrolle oder ein vergleichbares Register des Herkunftslandes).
Die Bieter geben die vorgenannten Erklärungen durch Ausfüllen und Einreichen des Formblattes „Eigenerklärung zur Eignung“ (Formblatt 133/333b-L/F, Anlage 4 der Ausschreibungsunterlagen BAW 02/2020) ab, welches ihnen via e-Vergabeplattform zur Verfügunggestellt wird.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Mit dem Angebot sollen die Bieter möglichst folgende Unterlagen vorlegen. Bei Bietergemeinschaften ist es ausreichend, wenn nur ein Mitglied der Bietergemeinschaft die Unterlagen einreicht.
a) Eigenerklärung mit Angabe der Gesamtumsätze der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, möglichst durch Jahresabschluss und Prüfberichte belegt;
b) Eigenerklärung mit Angabe der Umsätze der letzten 3 Geschäftsjahre mit Leistungen, die mit dem vorliegenden Auftragsgegenstand vergleichbar sind.
Die Bieter geben die vorgenannte Erklärung durch Ausfüllen und Einreichen des Formblatts „Eigenerklärung zur Eignung“ (Formblatt 133/333 b-L/F) ab, welches ihnen via eVergabe-Plattform zur Verfügung gestellt wird.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

a) Eigenerklärung mit Angabe der durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl des Unternehmens und der Zahl seiner Führungskräfte für die letzten 3 Jahre;
b) Eigenerklärung mit Angabe von Referenzen des sich bewerbenden Unternehmens über in den letzten 3 Jahren erbrachten Leistungen, die mit den unter Ziffer II.1.4) und II.2.4) beschriebenen Leistungen vergleichbar sind, unter Nennung des Auftraggebers, der in dem Projekt konkret erbrachten Art der Leistung und des Gesamtauftragswertes.
Zwei einschlägige Projektreferenzen (d. h. vergleichbare Art und Umfang der Aufträge aus den letzten 3 Jahren) über durchgeführte Anwenderschulungen/ Beratung hinsichtlich Geschäftsgangprozesse im Rahmen der E-Akte/ E-Vorgangsbearbeitung.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Sprachkenntnisse in Deutsch gemäß des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens (GER) der Niveaustufe C2 sind obligatorisch. Sprachkenntnisse in Englisch (mindestens C1-Level) sind wünschenswert.
Während der Vertragslaufzeit wird Versicherungsschutz mit folgenden Mindestdeckungssummen vorzuhaltenund auf Verlangen nachzuweisen sein:
a) Personenschäden: mindestens 1 500 000 EUR je Schadensfall;
b) Sachschäden: mindestens 1 500 000 EUR je Schadensfall.
Weitere Angaben siehe Leistungsbeschreibung (Anlage 8, der Ausschreibungsunterlagen BAW 02/2020)

1) Das Angebot ist ausschließlich elektronisch über die elektronische Vergabe-Plattform des Bundes „e-Vergabe“ (www.evergabe-online.de) einzureichen. Dazu ist die Registrierung auf der eVergabe-Plattform unter http://www.evergabe-online.de notwendig. Die Anforderungen finden Sie unter www.evergabe-online.info (Nutzungsvoraussetzungen für Unternehmen);
2) Alle weiteren Informationen und Unterlagen in diesem Verfahren erhalten die Bieter ausschließlich über die eVergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de);
3) Auf der eVergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) stehen den Bietern sämtliche Informationen und Formblätter zur Verfügung, die sie für die Einreichung eines Angebots benötigen. Das Angebot ist unter Berücksichtigung dieser Informationen und unter Verwendung der bereitgestellten Formblätter einzureichen;
4) Ein Bieter kann sich zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen sowie technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit (Ziffer III.1.2) und Ziffer III.1.3) der Bekanntmachung) auf die Kapazitäten anderer Unternehmen (z. B. auf einen Nachunternehmer oder ein konzernverbundenes Unternehmen) berufen (sog. Eignungsleihe). Die Unternehmen sind im Verzeichnis der Leistungen anderer Unternehmer (Formblatt 292-L/F) zu benennen. Daneben soll der Bieter durch eine Verpflichtungserklärung dieses Unternehmens nachweisen, dass ihm dessen Kapazitäten im Auftragsfall tatsächlich zur Verfügung stehen. Diese Verpflichtungserklärung legt der Bieter in Form des ausgefüllten Formblatts 393 seinem Angebot bei (siehe zur Eignungsleihe auch das den Vergabeunterlagen beigefügte Rahmendokument);
5) Bietergemeinschaften fügen das Formblatt 401-L/F ihrem Angebot bei. Die Abgabe von Angeboten durch Bietergemeinschaften ist nur bei gesamtschuldnerischer Haftung mit bevollmächtigtem Vertreter zulässig.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Einlegung von Rechtsbehelfen richtet sich nach den Vorschriften der §§ 155 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Zur Wahrung der Fristen wird auf die §§ 160 ff. GWB verwiesen. Insbesondere weisen wir daraufhin, dass der Nachprüfungsantrag gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, zu stellen ist. Vergabeverstöße sind gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen, nachdem der Bieter den Verstoß erkannt hat, beim Auftraggeber zu rügen. Vergabeverstöße, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist aus Ziffer IV.2.2) dieser Bekanntmachung beim Auftraggeber zu rügen. Die Stelle, welche Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt, ist ebenfalls die Vergabekammer des Bundes in 53123 Bonn, Tel. +49 22894990, vk@bundeskartellamt.bund.de.