IHK-Wahl 2021: Durchführung der IHK-Wahl in Form der Hybrid-Wahl

Kurze Beschreibung

Die rund 390 000 Mitgliedsunternehmen der IHK München und Oberbayern wählen alle fünf Jahre die IHK-Vollversammlung sowie die Mitglieder der IHK-Regionalausschüsse. Für die Wahl 2021, die im April/Mai 2021 stattfindet, soll dies erstmals als eine kombinierte Brief- und Online-Wahl (sog. Hybrid-Wahl) durchgeführt werden.
Dabei werden bis zu 91 Mitglieder der Vollversammlung sowie 350 Mitglieder der 20 Regionalausschüsse gewählt. Jedes Mitgliedsunternehmen hat grundsätzlich 2 Stimmberechtigungen, eine für die Vollversammlung und eine für seinen jeweiligen Regionalausschuss. Es wird mit ca. 600 Kandidaten gerechnet, die sich in unterschiedlicher Anzahl über die verschiedenen Wahlgruppen — sowie Wahlbezirke und deren Wahlgruppen — verteilen. Die Vollversammlung besteht aus 23 Wahlgruppen (23 verschiedene Stimmzettel). Die 20 Regionalausschüsse sind jeweils in 3 Wahlgruppen unterteilt (somit 60 unterschiedliche Stimmzettel). Die einzelnen Wahlgruppen sind unterschiedlich groß und haben unterschiedlich viele wählbare Kandidaten. Insgesamt sind somit 83 verschiedene Stimmzettel erforderlich. Diese werden bei der Erstellung der Wahlunterlagen sowie im Online-Wahlsystem abgebildet.
Ziel der vorliegenden Ausschreibung ist die rechts sichere, organisatorische und technische Durchführung dieser Wahl in Form der Hybrid-Wahl durch den Auftragnehmer.
Der Auftragnehmer ist verantwortlich für die gesamte Abwicklung der Wahl, von der Erstellung der 390 000 Wahlunterlagen über den Versand, die Gestaltung, Bereitstellung und Sicherung des Online-Wahlsystems bis zur Auszählung und Auswertung der Wahlergebnisse.
Details sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Siehe hierzu auch den Hinweis unter Ziffer VI.3)
Direkter Link zur Eigenerklärung für Eignung — siehe Link unter Ziffer I.3)
Erklärungen des Bieters:
— über das Vorliegen bzw. Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB sowie eventuelle Maßnahmen zur Selbstreinigung, sofern ein Ausschlussgrund nach §§ 123, 124 GWB vorliegt, durch die für sein Unternehmen die Zuverlässigkeit wieder hergestellt wurde;
— dass er in den letzten 2 Jahren nicht aufgrund eines Verstoßes gegen Vorschriften (insbes. § 23 AEntG, § 21 MiLoG oder Vorschriften wegen illegaler Beschäftigung von Arbeitskräften), der zu einem Eintrag im Gewerbezentralregister geführt hat, mit einer Freiheitsstrafe von über 3 Monaten, einer Geldstrafe von über 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2 500 EUR belegt worden ist;
— dass er die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung, soweit sie der Pflicht zur Beitragszahlung unterfallen, ordnungsgemäß erfüllt hat;
— zur Mitgliedschaft bei einer Berufsgenossenschaft;
— zur Eintragung in ein Berufs-/Handelsregister, oder — sofern keine Pflicht hierzu besteht — dass er die erlaubte Berufsausübung auf andere Weise nachweisen kann.
Falls das Angebot in die engere Wahl kommt, ist vom Bieter zur Bestätigung auf gesondertes Verlangen des Auftraggebers innerhalb einer festgelegten Frist vorzulegen:
— Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit vom Finanzamt ausgestellt);
— Unbedenklichkeitsbescheinigung der tariflichen Sozialkasse (soweit Beitragspflicht besteht);
— Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers;
— Gewerbeanmeldung;
— Berufs-/Handelsregisterauszug;
— Eintragung in die Handwerksrolle bzw. bei der Industrie- und Handelskammer oder anderweitige sonstige Nachweise.
Ab einer Auftragssumme von 30 000 EUR wird der Auftraggeber für den Bieter, auf dessen Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister gem. § 150a GewO beim Bundesamt für Justiz anfordern.
Der Auftraggeber behält sich vor, beteiligte Unternehmen nach § 124 GWB auszuschließen, wenn einer der dort genannten fakultativen Ausschlussgründe vorliegt. Bei Vorliegen von Ausschlussgründen wird der Auftraggeber Maßnahmen der Bieter zur Selbstreinigung nach § 125 GWB sowie den zulässigen Zeitraum für Ausschlüsse nach § 126 GWB berücksichtigen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Siehe hierzu auch den Hinweis unter Ziffer VI.3)
Direkter Link zur Eigenerklärung für Eignung - siehe Link unter Ziffer I.3)
Erklärungen des Bieters:
— ob ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren beantragt oder eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung mangels Masse abgelehnt wurde oder sich das Unternehmen in Liquidation befindet;
— ob ein eventuell vorliegender Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde;
— über den Jahresumsatz (gesamt) sowie den Jahresumsatz, der auf Leistungen im Tätigkeitsbereich des Auftrages entfällt, jeweils aufgeteilt auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, in Euro netto.
Falls das Angebot in die engere Wahl kommt, ist vom Bieter zur Bestätigung auf gesondertes Verlangen des Auftraggebers innerhalb einer festgelegten Frist vorzulegen:
— Insolvenzplan, sofern dieser vorliegt und rechtskräftig bestätigt wurde;
— Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters oder entsprechend testierte Jahresabschlüsse bzw. Gewinn- und Verlustrechnungen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Siehe hierzu auch den Hinweis unter Ziffer VI.3)
Direkter Link zur Eigenerklärung für Eignung — siehe Link unter Ziffer I.3)
Erklärungen des Bieters:
— über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungen (vgl. Mindeststandards Buchst. a) „Referenzprojekte");
— zu den technischen Fachkräften oder technischen Stellen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen (vgl. Mindeststandards Buchst. b) „Qualifikation des eingesetzten Personals");
— aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl der Führungskräfte in den letzten 3 Jahren ersichtlich sind;
— zur technischen Ausrüstung sowie der Maßnahmen zur Qualitätssicherung (vgl. Mindeststandards Buchst. c) „Technische Ausrüstung/Qualitätssicherung";
— Angabe, welche Teile des Auftrags er als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt (vgl. Mindeststandards Buchst. c) „Technische Ausrüstung/Qualitätssicherung".
Falls das Angebot in die engere Wahl kommt, ist vom Bieter zur Bestätigung auf gesondertes Verlangen des Auftraggebers innerhalb einer festgelegten Frist vorzulegen:
— für die benannten Referenzen Bescheinigungen über die ordnungsgemäße Ausführung und das Ergebnis;
— für den festen Ansprechpartner/Stellvertreter: Nachweise in Form von Studiennachweisen oder sonstigen Bescheinigungen bzw. Angaben wie Berufserfahrung und ausgeübten Tätigkeiten zu den Personen;
— Nachweise zur technischen Ausrüstung, Maßnahmen zur Qualitätssicherung;
— Verpflichtungserklärung des Unterauftragnehmers für die jeweilige Leistung.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Bei nachfolgend genannten Bedingungen handelt es sich um geforderte Mindeststandards:
a) Referenzprojekte:
Aufgrund des engen Sachzusammenhangs der beschriebenen Leistungen, der Komplexität sowie der besonderen Sorgfalts- und Sicherheitserfordernisse ist es erforderlich, dass der Bieter bereits Erfahrungen in der Organisation und Durchführung von Hybrid-Wahlen (Brief- und Online-Wahl) im Gesamtkonzept (Generalunternehmer/Gesamtkoordination) hat.
Als Nachweis werden mindestens 2 Referenzen über Hybrid-Wahlen als Generalunternehmer/Gesamtkoordination in den letzten fünf Jahren (vor dem Zeitpunkt der Veröffentlichung) gefordert, von denen es sich mindestens bei einer um eine IHK-Wahl handeln muss. Erwartet werden jeweils Angaben zu:
— Referenzgeber (Auftraggeber) mit Kontaktdaten;
— Bezeichnung der Leistung;
— Leistungszeitraum und Termintreue;
— Rechnungswert der Leistung in Euro netto;
— Komplexität der Leistung (beispielsweise „verschiedene Stimmzettel", „mehrere Wahlgruppen und -bezirke" sowie „komplexe Personalisierung (d. h. Zuordnung personalisierter Datensätze je Identnummer, z. B.: H-Fälle, komplexe Konfektionierung));
— Art und Umfang der Auswertungen der Wahlergebnisse (insbesondere von öffentlichen Auftraggebern und ähnlich komplexen und datenschutzrechtlich sensiblen Auswertungsvorgängen);
— Art der datenschutzrechtlich sensiblen Daten, die im Rahmen der Wahl genutzt wurden.
b) Qualifikation des eingesetzten Personals
Angaben zur beruflichen Qualifikation (Fachkompetenz) der eingesetzten Mitarbeiter in zentraler Funktion, insbesondere im Hinblick auf Erfahrung mit Projekten, welche mit dem vorliegenden Auftrag in Art und Umfang vergleichbar sind. Anzugeben sind jeweils die bei diesem Auftrag ausgeübten Tätigkeiten.
Darüber hinaus ist vom Bieter ein fester Ansprechpartner für die IHK sowie im Falle von dessen Abwesenheit ein Vertreter zu benennen.
Der feste Ansprechpartner sowie der Vertreter müssen bei mindestens 2 Hybrid-Wahlen (idealer Weise bei einem der benannten Referenzprojekte) maßgeblich beteiligt gewesen sein, wobei es sich nicht notwendigerweise um dasselbe Projekt handeln muss.
Der feste Ansprechpartner und der Vertreter müssen die deutsche Sprache in Wort und Schrift beherrschen (Deutsch als Muttersprache oder Sprachniveau C2 gemäß europäischem Referenzrahmen).
c) Technische Ausrüstung/Qualitätssicherung:
— Angaben über die technische Ausrüstung des Bieters, insbesondere über die Anzahl der eingesetzten Drucker und Scanner;
— BSI Zertifikat oder vergleichbarer Nachweis.
Die Anforderungen aus dem Common Criteria Schutzprofil für Basissatz von Sicherheitsanforderungen an Online-Wahlprodukte (BSI-CC-PP-0037) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik sind zu erfüllen. Alternativen zur IuK-technischen Umsetzung sind zulässig, sofern die Schutzziele in mindestens gleicher Weise erreicht werden. Ein entsprechender Nachweis wird durch den Bieter gestellt, d. h. entweder Vorlage des Zertifikats oder Nachweises eines vergleichbaren Profils.
— Angabe, ob eine ISO-Zertifizierungen vorliegt;
— Kompatibilität und Schnittstellen (Im Falle des Einsatzes von Subunternehmern, z. B. für das Verfahren der Online-Wahl, müssen die Leistungen des Auftragnehmers mit den Softwarelösungen des Anbieters des Online-Wahlverfahrens kompatibel sein und die notwendigen Schnittstellen organisiert und eingerichtet werden. Der Bieter hat dies in seinem Angebot nachzuweisen;
— Bestätigung zum Datenschutz (Anforderungen an die Auftragsverarbeitung: technische und organisatorische Maßnahmen: Bestätigung, dass der Bieter die gemäß Ausschreibung verlangten Mindeststandards einhalten kann).

a) Registrierung
Der Auftraggeber empfiehlt allen Teilnehmern die Registrierung auf der Vergabeplattform, da nur so der Erhalt zusätzlicher Informationen während des Verfahrens (Aktualisierung von Vergabeunterlagen oder Terminen, Antworten auf Teilnehmerfragen) gewährleistet ist. Angebote, die nicht auf dem zum Zeitpunkt der Abgabefrist gültigen Stand der Vergabeunterlagen basieren, werden, sofern sie nicht vergleichbar sind, vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.
b) Fragen der Teilnehmer
Eventuell auftretende Fragen sind bis zum 13.7.2020 zu stellen. Die letztmalige Beantwortung von Fragen erfolgt bis spätestens 14.7.2020. Die Anfragen der Teilnehmer haben so rechtzeitig zu erfolgen, dass die Vergabestelle noch mindestens 6 Tage vor dem Ablauf der Angebotsfrist Auskunft erteilen kann. Ansonsten ist die Vergabestelle nicht zur Beantwortung verpflichtet.
c) Teilnahmebedingungen, zu Ziffer III.1.1)-III.1.3)
Die Eignungsnachweise ergeben sich aus den Vergabeunterlagen sowie Formblatt L124 (Eigenerklärung zur Eignung). Alternativ zulässig zum Formblatt L 124 ist der Nachweis anhand der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) oder der Eintrag im Präqualifikationsverzeichnis (Amtliches Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich e. V., PQ-VOL). Der Bieter hat eigenverantwortlich zu überprüfen, ob die verlangten Nachweise durch die in der EEE bzw. im PQ-Verzeichnis enthaltenen Inhalte abgedeckt sind sowie darin nicht enthaltene, aber vom Auftraggeber verlangte Nachweise abzugeben.
d) Bietergemeinschaften
Haben mit ihrem Angebot eine Erklärung aller Mitglieder in Textform abzugeben (Formblatt L234),
— in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist;
— in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist;
— dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt und
— dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
Für jedes Mitglied sind dessen Teilleistung innerhalb des Auftrags zu beschreiben sowie die für die Teilleistung entsprechenden Erklärungen gemäß der Teilnahmebedingungen (Eignungsnachweise) abzugeben. Eine Änderung der Person der Bieter oder der Bietergemeinschaft ist nach Ablauf der Angebotsfrist nicht mehr zulässig und hat den Ausschluss der betreffenden Bieter/Bietergemeinschaft vom weiteren Verfahren zur Folge. Mehrfachbeteiligungen einzelner Mitglieder einer Bietergemeinschaft sind unzulässig und führen zum Verfahrensausschluss sämtlicher betroffener Bietergemeinschaften und Einzelbieter, sofern sie nicht bereits mit dem Angebot nachweisen, dass sie durch organisatorische oder personelle Maßnahmen sichergestellt haben, dass ein Verstoß gegen den Geheimwettbewerb ausgeschlossen ist.
e) Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe):
— Beabsichtigt der Bieter oder ein Mitglied einer Bietergemeinschaft, sich der Kapazitäten anderer Unternehmen zu bedienen:
—— als Nachunternehmen für einen Teil der Leistung, so sind im Angebot (Formblatt L235) Art und Umfang der Teilleistungen zu beschreiben bzw. sofern der Bieter selbst für die Teilleistung nicht geeignet ist, ist anzugeben, ob es sich um eine Eignungsleihe der technischen oder beruflichen Leistungsfähigkeit handelt;
—— durch Inanspruchnahme der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen, so sind im Angebot (Formblatt L235) deren Name, gesetzliche Vertreter und Kontaktdaten sowie die überlassene Eignung anzugeben.
— Nach gesonderter Aufforderung durch den Auftraggeber sind innerhalb der von ihm bestimmten Frist, soweit noch nicht erfolgt, sämtliche anderen Unternehmen zu benennen und für diese die Eignungsnachweise in Bezug auf die übertragene Teilleistung bzw. die in Anspruch genommenen Kapazitäten sowie Verpflichtungserklärungen (Formblatt L236) einzureichen.
— Ein Unternehmen, das eine einschlägige Eignungsanforderung nicht erfüllt oder bei dem Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen, ist vom Bieter zu ersetzen (§ 47 Abs. 2 VgV).
— Bei Inanspruchnahme der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen wird verlangt, dass der Bieter bzw. das Mitglied der Bietergemeinschaft sowie das andere Unternehmen gemeinsam für die Auftragsausführung haften (§ 47 Abs. 3 VgV).
f) Bescheinigungen, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, ist eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen;
g) Es wird empfohlen, die Formblätter des Auftraggebers zu verwenden.
h) Für das Erstellen des Angebots erfolgt keine Kostenerstattung.
i) Ausschließlich der im „Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union" (TED) veröffentlichte Inhalt der Bekanntmachung ist verbindlich.
j) Die Angebotsabgabe ist ausschließlich über das Vergabeportal zugelassen, Ziffer I.3). Auf anderem Weg eingehende oder nicht fristgerecht eingereichte Angebote werden im weiteren Verfahren nicht berücksichtigt.
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y65DA89

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Durchführung eines EU-weiten Vergabeverfahrens mit Bekanntmachung im Rahmen der vorliegenden Beschaffung erfolgt nicht auf der Grundlage einer gesetzlichen Verpflichtung zur Anwendung der §§ 99 ff GWB, sondern auf Grundlage einer freiwillig beschlossenen Beschaffungsordnung des Auftraggebers. Der Rechtsweg zur Vergabekammer gemäß § 155 ff GWB ist daher nicht eröffnet, vgl. VK Sachen, Beschluss vom. 12.11.2015 — 1/SVK/033-15. Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 GWB) per Telefax oder E-Mail.

Kurze Beschreibung

Die rund 390 000 Mitgliedsunternehmen der IHK München und Oberbayern wählen alle 5 Jahre die IHK-Vollversammlung sowie die Mitglieder der IHK-Regionalausschüsse. Für die Wahl 2021, die im April/Mai 2021 stattfindet, soll dies erstmals als eine kombinierte Brief- und Online-Wahl (sog. Hybridwahl) durchgeführt werden.
Dabei werden bis zu 91 Mitglieder der Vollversammlung sowie 350 Mitglieder der 20 Regionalausschüsse gewählt. Jedes Mitgliedsunternehmen hat grundsätzlich 2 Stimmberechtigungen, eine für die Vollversammlung und eine für seinen jeweiligen Regionalausschuss. Es wird mit ca. 600 Kandidaten gerechnet, die sich in unterschiedlicher Anzahl über die verschiedenen Wahlgruppen — sowie Wahlbezirke und deren Wahlgruppen - verteilen. Die Vollversammlung besteht aus 23 Wahlgruppen (23 verschiedene Stimmzettel). Die 20 Regionalausschüsse sind jeweils in 3 Wahlgruppen unterteilt (somit 60 unterschiedliche Stimmzettel). Die einzelnen Wahlgruppen sind unterschiedlich groß und haben unterschiedlich viele wählbare Kandidaten. Insgesamt sind somit 83 verschiedene Stimmzettel erforderlich. Diese werden bei der Erstellung der Wahlunterlagen sowie im Online-Wahlsystem abgebildet.
Ziel der vorliegenden Ausschreibung ist die rechtssichere, organisatorische und technische Durchführung dieser Wahl in Form der Hybridwahl durch den Auftragnehmer.
Der Auftragnehmer ist verantwortlich für die gesamte Abwicklung der Wahl, von der Erstellung der 390 000 Wahlunterlagen über den Versand, die Gestaltung, Bereitstellung und Sicherung des Online-Wahlsystems bis zur Auszählung und Auswertung der Wahlergebnisse.
Details sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Durchführung eines EU-weiten Vergabeverfahrens mit Bekanntmachung im Rahmen der vorliegenden Beschaffung erfolgt nicht auf der Grundlage einer gesetzlichen Verpflichtung zur Anwendung der §§ 99 ff GWB, sondern auf Grundlage einer freiwillig beschlossenen Beschaffungsordnung des Auftraggebers. Der Rechtsweg zur Vergabekammer gemäß § 155 ff GWB ist daher nicht eröffnet, vgl. VK Sachen, Beschluss vom. 12.11.2015 — 1/SVK/033-15. Die Zuschlagserteilung erfolgte 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 GWB) per Telefax oder E-Mail.