Implementierung des CRM-Systems SAP C4/HANA für die Stadtwerke Bielefeld | Stadtwerke Bielefeld GmbH | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2020-09-17	Auftragsbekanntmachung

Beschreibung der Beschaffung

Ausgehend von einem Vorprojekt, bei dem die zukünftige CRM-Strategie entwickelt wurde, möchten die Stadtwerke Bielefeld nun mit Hilfe eines Integrationspartners die bereits ausgewählte CRM-Lösung SAP C4/HANA geschäftsfeldübergreifend (Stadtwerke, BITel, moBiel, BBF) implementieren. Dabei dient die CRM-Plattform als zentrale Anwendung für Mitarbeiter im Kundenkontakt (Unified Desktop) über alle Geschäftsbereiche hinweg.
Die Anzahl der zukünftigen User beläuft sich auf etwa 240.
Zur Identifikation der passenden Software wurde bereits ein Proof of Concept durchgeführt. Aufbauend darauf sollen im nächsten Schritt die Implementierung und der Rollout des zukünftigen CRM-Systems realisiert werden. Die Umsetzung soll dabei agil im Rahmen des Scrum-Frameworks erfolgen.
Der Start des Implementierungsprojektes ist für den Februar 2021 geplant.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Bei ausreichender Anzahl geeigneter Bewerber werden 5 Bewerber/Bewerbergemeinschaften zur Teilnahme am wettbewerblichen Dialog aufgefordert. Die Bewerberauswahl erfolgt in einem dreistufigen Verfahren:
— 1. Stufe: Es wird geprüft, ob der Teilnahmeantrag alle geforderten Angaben und Unterlagen enthält. Fehlende Angaben und Unterlagen sind auf Verlangen des Auftraggebers innerhalb einer Frist von 6 Kalendertagen nachzureichen. Teilnahmeanträge, die auch bei Ablauf der Nachfrist noch unvollständig sind, werden nicht berücksichtigt.
— 2. Stufe: Es wird geprüft, ob der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft nach den von ihm/ihr eingereichten Angaben und Unterlagen grds. geeignet erscheint, die zu vergebenden Leistungen vertragsgerecht auszuführen, insbesondere die festgelegten Mindestanforderungen an die Leistungsfähigkeit erfüllt.
— 3. Stufe: Bei einer größeren Anzahl grds. geeigneter Bewerber, welche die Mindestanforderungen erfüllen, erfolgt die Auswahl der Bewerber, welche zur Teilnahme am wettbewerblichen Dialog aufgefordert werden, auf Basis der unter Ziff. III.1.3) geforderten Angaben zur Referenzlage. Es werden diejenigen Bewerber /Bewerbergemeinschaften zur Teilnahme am wettbewerblichen Dialog eingeladen, die nach den vorgelegten Angaben zur Referenzlage im Vergleich zu ihren Mitbewerbern in besonderer Weise geeignet erscheinen, die zu vergebenden Leistungen vertragsgerecht zu erbringen. Dabei ist sowohl die Anzahl der Referenzen als auch der Grad ihrer Vergleichbarkeit mit den unter Ziff. II.2.4) genannten Leistungen und die Leistungen, die in der Industrie erbracht wurden, entscheidend.
Maßgeblich ist, inwieweit der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft Erfahrung mit vergleichbaren Aufgabenstellungen vorweisen kann, weil allein oder gemeinsam mit den weiteren Unternehmen, die Teil einer Bewerbergemeinschaft oder als Nachunternehmer für einzelne Leistungsbereiche vorgesehen sind, bereits Aufträge vergleichbarer Art und Größenordnung abgewickelt wurden bzw. aktuell abgewickelt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Bewerber müssen über alle für die Erbringung der ausgeschriebenen Leistungen notwendigen gesetzlichen Befugnisse verfügen. Gleiches gilt für Subunternehmer, an die der Bewerber Leistungen zu vergeben beabsichtigt. Der Bewerber muss seine aufrechte Befugnis auf gesonderte Aufforderung durch den AG durch Vorlage entsprechender Nachweise belegen können.
Jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft hat die Befugnis für den ihm konkret zufallenden Leistungsteil auf gesonderte Aufforderung durch den AG nachzuweisen. Die Bewerbergemeinschaft muss daher insgesamt zur Leistungserbringung befugt sein.
Der Nachweis der Befugnis eines Subunternehmers oder verbundenen Unternehmens ist für jeglichen Leistungsteil, den der Subunternehmer oder das verbundene Unternehmen ausführen soll, auf gesonderte Aufforderung durch den AG zu erbringen.
Der Verweis auf die Befugnis eines Subunternehmers oder eines verbundenen Unternehmens ersetzt für jenen Leistungsteil, den der Subunternehmer oder das verbundene Unternehmen ausführen soll, den Nachweis der Befugnis des Bewerbers.
Bewerber und Mitglieder von Bewerbergemeinschaften haben zu erklären, dass in Bezug auf ihr Unternehmen keine zwingenden bzw. fakultativen Ausschlussgründe nach § 123 Abs. 1 und 4 GWB und § 124 Abs. 1 GWB vorliegen.
Weiter ist eine Eigenerklärung vorzulegen, dass kein Ausschlussgrund i. S. d. § 19 Abs. 1 MiLoG vorliegt(Eigenerklärung gem. § 19 Abs. 3 MiLoG):
— Eigenerklärung über ein nicht vorliegendes Insolvenz bzw. gerichtliches Sanierungsverfahrens;
— aktueller Auszug aus dem Handelsregister oder Berufsregister;
— Eigenerklärung, dass keine Verfehlung, insbesondere gegen Bestimmungen des Arbeits-, Sozial- oder Umweltrechts, begangen wurde;
— Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes zur Zahlung von Steuern;
— Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse;
— vorbehaltlos unterzeichnete Vertraulichkeitserklärung.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der AG wird nur solche Bewerber zur Angebotsabgabe einladen, die finanziell und wirtschaftlich leistungsfähig sind. Der AG wird nur solche Bewerber zur Angebotsabgabe einladen, die finanziell und wirtschaftlich leistungsfähig sind.

Der Bewerber hat zum Nachweis der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit folgende Mindesterfordernisse zu erfüllen:
— Gesamtumsatzerlöse netto von mindestens 5 Mio. EUR in jedem der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre;
— aufrechte Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 2 Mio. EUR oder eine entsprechende Deckungszusage einer Versicherung für den Auftragsfall. Die Betriebshaftpflichtversicherung hat jedenfalls Sach- und Personenschäden abzudecken.
Der Nachweis der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit ist durch Beilage folgender Unterlagen zuführen:
— Erklärung über geforderte Umsatzerlöse unter Heranziehung des Dokuments „Lieferantensteckbrief“ (nachzuweisen mittels Bilanzen/GuV oder Bilanz- /GuV-Auszügen);
— Versicherungsbestätigung über das Bestehen einer aufrechten Betriebshaftpflichtversicherung mit geforderter Deckungssumme oder eine entsprechende Deckungszusage einer Versicherung für den Auftragsfall.
Für den Fall, dass sich der Bewerber (bzw. ein Mitglied der Bewerbergemeinschaft) auf ein verbundenes Unternehmen oder auf einen Dritten beruft, hat er mit Abgabe seines Teilnahmeantrags eine von dem betreffenden verbundenen Unternehmen bzw. vom Dritten rechtsgültig gefertigte Patronatserklärung oder einen materiell gleichwertigen Nachweis vorzulegen bzw. im Fall der Berufung auf einen Subunternehmer eine Solidarhaftungserklärung vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bewerber/jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft hat zur Beurteilung der technischen Leistungsfähigkeit/fachlichen Eignung mit dem Teilnahmeantrag im Rahmen eines vom Auftraggeber vorgegebenen Bewerbungsbogens (siehe hierzu unter Ziff. VI.3) folgende Angaben einzureichen:
Angaben zu den in den letzten 3 Jahren erbrachten Leistungen vergleichbarer Art (Implementierung der CRM-Software SAP C4/HANA in den Bereichen Versorgung, öffentliche Hand, Verkehr, Telekommunikation und sonstige Dienstleistungen) mit Projektbeschreibung und Angaben zum Auftragswert, zum Leistungszeitraum und sowie dem Auftraggeber nebst Ansprechpartner und Kontaktdaten.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Der Bewerber muss/die Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft in der Summe müssen für den Zeitraum der letzten drei Jahre mindestens 3 Referenzprojekte nachweisen, welche die erfolgreiche Implementierung der CRM-Software SAP C4/HANA in den Bereichen Versorgung, öffentliche Hand, Verkehr, Telekommunikation und sonstige Dienstleistungen betreffen.
Der Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit des Bewerbers kann durch den Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit eines anderen Unternehmens (entweder durch ein mit dem Bewerber verbundenes Unternehmen oder durch einen Dritten) erbracht werden. In diesem Fall muss der Bewerber mit dem Teilnahmeantrag belegen, dass er im Falle der Auftragserteilung über die vom mit ihm verbundenen Unternehmen bzw. über die vom Dritten beigestellte technische Leistungsfähigkeit (und somit über die erforderlichen Mittel des verbundenen Unternehmens oder des Dritten) verfügt und dem AG durch den Verweis des Bewerbers auf das mit ihm verbundene Unternehmen bzw. auf den Dritten wirtschaftlich und rechtlich so gestellt wird, als ob die technische Leistungsfähigkeit beim Bewerber selbst vorliegen würde (das mit dem Bewerber verbundene Unternehmen bzw. der Dritte muss daher selbst zumindest über die technische Leistungsfähigkeit verfügen, die beim Bewerber fehlt). Dies ist durch die in der Anlagenliste angeführten vom Bewerber verlangten Unterlagen zum Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit zu belegen.
Für den Fall, dass es sich beim Dritten um einen Subunternehmer handelt und der Bewerber diesen für den Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit benötigt („erforderlicher Subunternehmer“), hat dieser bereits mit dem Teilnahmeantrag die beigeschlossene Subunternehmererklärung (Anhang 1 – Subunternehmererklärung) ausgefüllt abzugeben.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Zum Zeitpunkt der Beauftragung muss eine Vertragsanlage zur Auftragsverarbeitung (Anlage 05_Auftragsverarbeitungsvereinbarung + Anlagen)gem. Art. 28 DSGVO vom Auftragnehmer vollständig und nachvollziehbar ausgefüllt und unterzeichnet werden.
Im Auftragsfall muss eine Vertragsanlage zu Informationssicherheitsanforderungen vom Auftragnehmer vollständig und nachvollziehbar ausgefüllt und unterzeichnet werden.
Soweit der Anwendungsbereich des Tariftreue- und Vergabegesetz NRW (TVgG NRW) in sachlicher Hinsicht eröffnet ist, gelten für diesen Auftrag dessen Bestimmungen in der jeweils aktuellen Fassung. Bei Zweifeln bzgl. des Anwendungsbereiches wird auf die Servicestelle zum Tariftreue- und Vergabegesetz im Ministerium für Wirtschaft, Energie, Industrie, Mittelstand und Handwerk des Landes Nordrhein-Westfalen verwiesen (https://www.vergabe.nrw.de/wirtschaft).
Die Bestimmungen des Gesetzes sind in dem Fall im Rahmen der Auftragsausführung zwingend einzuhalten. Der AN verpflichtet sich, die notwendigen Verpflichtungserklärungen vor Vertragsschluss, spätestens aber zum Zeitpunkt der Zuschlagserteilung einzureichen.
Unabhängig von der Geltung des TVgG NRW ist der Auftragnehmer in jedem Fall verpflichtet, die Bestimmungen des MiLoG einzuhalten. Er wird diese Verpflichtung an seine Nachunternehmer weitergeben.

1. Am Auftrag interessierte Unternehmen haben sich anhand eines vom Auftraggeber vorgegebenen Bewerbungsbogens um Teilnahme am wettbewerblichen Dialog zu bewerben. Der Bewerbungsbogen wird ausschließlich über den unter Ziff. I.3) genannten Projektraum zur Verfügung gestellt. Die Beantwortung von Fragen zum Verfahren sowie sämtliche Kommunikation zwischen den Beteiligten und der Vergabestelle erfolgt ausschließlich über den o. g. Projektraum. Die kostenfreie Registrierung wird empfohlen.
2. Der Teilnahmeantrag mit den unter Ziff. III.1) geforderten Angaben und Unterlagen zur Beurteilung der Eignung ist ausschließlich elektronisch in Textform über den unter Ziff. I.3 genannten Projektraum einzureichen. Bewerbungen, die verspätet oder nicht formgerecht (d. h. nicht elektronisch über das Bewerbertool des Projektraums) eingehen, können nicht berücksichtigt werden.
3. Im elektronischen Projektraum ist neben dem Bewerbungsbogen eine kurze Projektbeschreibung mit ergänzenden Informationen zum Beschaffungsvorhaben registrierungsfrei verfügbar. Weitere Unterlagen werden nur den im Teilnahmewettbewerb ausgewählten Bewerbern zur Verfügung gestellt.
4. Etwaige Fragen von interessierten Unternehmen sind bitte bis spätestens 14 Kalendertage vor Ablauf der Bewerbungsfrist des Teilnahmeantrages über den Projektraum einzureichen.
5. Mehrfachbewerbungen, als Einzelbewerber sowie als Mitglied einer/mehrerer Bewerbergemeinschaften sind nicht zulässig. Ein Austausch von Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft nach Aufforderung zur Angebotsabgabe bedarf der Zustimmung des Auftraggebers, die grds. nur bei gleicher fachlicher Qualifikation erteilt wird. Entsprechendes gilt für einen Austausch von vorgesehenen Nachunternehmern, auf die sich ein Bewerber/eine Bewerbergemeinschaft im Teilnahmeantrag zum Nachweis seiner/ihrer Eignung im Auftragsfall berufen hat.
6. Der Auftraggeber behält sich vor, das Vergabeverfahren mangels eines ausreichenden Wettbewerbseinzustellen, wenn nach dem Ergebnis des Teilnahmewettbewerbs weniger als 2 geeignete Bewerber/Bewerbergemeinschaften für eine Aufforderung zur Teilnahme am wettbewerblichen Dialog zur Verfügung stehen. Ebenso behält er sich vor, im Teilnahmewettbewerb nicht berücksichtigte Bewerber/Bewerbergemeinschaften entsprechend ihrer Rangfolge bis zur Höchstzahl von 5 Verfahrensteilnehmern nachträglich, als Nachrücker am weiteren Verfahren zu beteiligen, soweit einzelne im Teilnahmewettbewerb ausgewählte Bewerber/Bewerbergemeinschaften mitteilen, von einer Teilnahme am weiteren Verfahren absehen zu wollen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit ein Verstoß gegen Vergabebestimmungen nicht rechtzeitig gegenüber dem Auftraggeber gerügt wurde oder mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (vgl. zur Rüge- und Antragsfrist im Einzelnen § 160 Abs. 3 GWB).