Konservierung, Montierung, Verpackung und Digitalisierung von Urkunden – Hess. Staatsarchiv Darmstadt

Land Hessen, vertreten durch das Hessische Competence Center – Zentrale Beschaffung

Konservierung, Montierung, Verpackung und Digitalisierung von Urkunden für die Abteilung Hessisches Staatsarchiv Darmstadt.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-12-08. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-11-05.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer?

• Land Hessen, vertreten durch das Hessische Competence Center – Zentrale Beschaffung

Wie?

• Dienstleistungen von Bibliotheken, Archiven, Museen und anderen kulturellen Einrichtungen › Dienstleistungen von Bibliotheken und Archiven

Wo?

• Deutschland › Hessen

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-11-05	Auftragsbekanntmachung
2021-02-05	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-11-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistungen von Bibliotheken und Archiven
Referenznummer: VG-0437-2020-0325
Kurze Beschreibung:

Konservierung, Montierung, Verpackung und Digitalisierung von Urkunden für die Abteilung Hessisches Staatsarchiv Darmstadt.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen von Bibliotheken und Archiven 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dienstleistungen von Bibliotheken und Archiven 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Hessen 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Land Hessen, vertreten durch das Hessische Competence Center – Zentrale Beschaffung
Postanschrift: Rheingaustraße 186
Postleitzahl: 65203
Postort: Wiesbaden
Kontakt
Internetadresse: https://vergabe.hessen.de 🌏
E-Mail: beschaffung@hcc.hessen.de 📧
Telefon: +49 611 / 6939-0 📞
Fax: +49 611/6939-400 📠
URL der Dokumente: https://vergabe.hessen.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-1749bc7cc1d-43abba102fee9601 🌏
URL der Teilnahme: https://vergabe.hessen.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-11-05 📅
Einreichungsfrist: 2020-12-08 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-11-10 📅
Datum des Beginns: 2021-03-01 📅
Datum des Endes: 2022-02-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 219-538080
ABl. S-Ausgabe: 219
Zusätzliche Informationen
Entfällt

Objekt
Umfang der Beschaffung
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden: 8
Bezeichnung des Loses: Konservatorische Behandlung Urkunden Los 1 (Pos. 1.1 bis 1.4)
Losnummer: 1
Kurze Beschreibung:

Konservierung, Montierung, Verpackung und Digitalisierung von Urkunden für die Abteilung Hessisches Staatsarchiv Darmstadt im Zeitraum vom 1.3.2021 bis max. 30.11.2024 – insgesamt 147 Kartons mit 2052 Urkunden.

Grundvertragslaufzeit: 1.3.2021 – 28.2.2022

1. Option: 1.3.2022 - 30.11.2022,

2. Option: 1.3.2023 - 30.11.2023,

3. Option: 1.3.2024 - 30.11.2024.

Die Erfüllung der Leistung steht unter dem Vorbehalt zur Verfügung stehender Haushalts- und Fördermittel.

Der maximale Finanzrahmen für Los 1 (Grundvertragslaufzeit inkl. Verlängerungsoptionen) beträgt insgesamt 113 400 EUR netto; je Laufzeit 28 350 EUR netto.

Beschreibung der Verlängerungen:

1. Verlängerungsoption bis zum 30.11.2022,

2. Option bis zum 30.11.2023 und

3. Option bis zum 30.11.2024.

Die Verlängerungsoption hat ausschließlich der AG. Der AG verpflichtet sich bis zum 28.2.2022, 28.2.2023 und 29.2.2024 verbindlich schriftlich zu erklären, ob er von der Option Gebrauch macht. Die Leistungsausführungen im Hinblick auf die optionalen Verläng. beginnen ab dem 1.3. des jeweiligen Jahres.

Beschreibung der Optionen:

Es besteht die Option zur Verlängerung bis zum 30.11.2022, bis zum 30.11.2023 und bis zum 30.11.2024. Die Entscheidung über die Verlängerung wird bis zum 28.2.2022, 28.2.2023 und 29.2.2024 schriftlich durch den Auftraggeber mitgeteilt.

Bezeichnung des Loses: Konservatorische Behandlung Urkunden Los 2 (Pos. 2.1 bis 2.4)
Losnummer: 2
Kurze Beschreibung:

Konservierung, Montierung, Verpackung und Digitalisierung von Urkunden für die Abteilung Hessisches Staatsarchiv Darmstadt im Zeitraum vom 01.03.2021 bis max. 30.11.2024 - insgesamt 153 Kartons mit 2069 Urkunden.

Grundvertragslaufzeit: 01.03.21 - 28.02.22

1. Option: 01.03.22 - 30.11.22

2. Option: 01.03.23 - 30.11.23

3. Option: 01.03.24 - 30.11.24

Der maximale Finanzrahmen für Los 2 (Grundvertragslaufzeit inkl. Verlängerungsoptionen) beträgt insgesamt 113.400 EUR netto; je Laufzeit 28.350 EUR netto.

Beschreibung der Verlängerungen:

1. Verlängerungsoption bis zum 30.11.22, 2. Option bis zum 30.11.23 und 3. Option bis zum 30.11.24. Die Verlängerungsoption hat ausschließlich der AG. Der AG verpflichtet sich bis zum 28.02.22, 28.02.23 und 29.02.24 verbindlich schriftlich zu erklären, ob er von der Option Gebrauch macht. Die Leistungsausführungen im Hinblick auf die optionalen Verläng. beginnen ab dem 1.3. des jeweiligen Jahres.

Beschreibung der Optionen:

Es besteht die Option zur Verlängerung bis zum 30.11.22, bis zum 30.11.23 und bis zum 30.11.24. Die Entscheidung über die Verlängerung wird bis zum 28.02.22, 28.02.23 und 29.02.24 schriftlich durch den Auftraggeber mitgeteilt.

Bezeichnung des Loses: Konservatorische Behandlung Urkunden Los 3 (Pos. 3.1 bis 3.4)
Losnummer: 3
Kurze Beschreibung:

Der maximale Finanzrahmen für Los 3 (Grundvertragslaufzeit inkl. Verlängerungsoptionen) beträgt insgesamt 113.400 EUR netto; je Laufzeit 28.350 EUR netto.

Bezeichnung des Loses: Konservatorische Behandlung Urkunden Los 4 (Pos. 4.1 bis 4.4)
Losnummer: 4
Kurze Beschreibung:

Der maximale Finanzrahmen für Los 4 (Grundvertragslaufzeit inkl. Verlängerungsoptionen) beträgt insgesamt 113.400 EUR netto; je Laufzeit 28.350 EUR netto.

Bezeichnung des Loses: Konservatorische Behandlung Urkunden Los 5 (Pos. 5.1 bis 5.4)
Losnummer: 5
Kurze Beschreibung:

Der maximale Finanzrahmen für Los 5 (Grundvertragslaufzeit inkl. Verlängerungsoptionen) beträgt insgesamt 126.920 EUR netto; je Laufzeit 31.730 EUR netto.

Bezeichnung des Loses: Konservatorische Behandlung Urkunden Los 6 (Pos. 6.1 bis 6.4)
Losnummer: 6
Kurze Beschreibung:

Der maximale Finanzrahmen für Los 6 (Grundvertragslaufzeit inkl. Verlängerungsoptionen) beträgt insgesamt 126.920 EUR netto; je Laufzeit 31.730 EUR netto.

Bezeichnung des Loses: Konservatorische Behandlung Urkunden Los 7 (Pos. 7.1 bis 7.4)
Losnummer: 7
Kurze Beschreibung:

Der maximale Finanzrahmen für Los 7 (Grundvertragslaufzeit inkl. Verlängerungsoptionen) beträgt insgesamt 126.920 EUR netto; je Laufzeit 31.730 EUR netto.

Bezeichnung des Loses: Konservatorische Behandlung Urkunden Los 8 (Pos. 8.1 bis 8.4)
Losnummer: 8
Kurze Beschreibung:

Der maximale Finanzrahmen für Los 8 (Grundvertragslaufzeit inkl. Verlängerungsoptionen) beträgt insgesamt 163.600 EUR netto; je Laufzeit 40.900 EUR netto.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Erklärung betr. "Ausschluss wegen schwerer Verfehlungen" (Erklärung Vergabesperre; siehe Vordruck "Vergabesperre.pdf").

Bei geplantem Einsatz von Unterauftragnehmern ist diese durch den Bieter zusätzlich von jedem Unterauftragnehmer einzureichen; bei Bietergemeinschaften ist diese von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft anzugeben.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Erklärung über das Bestehen einer Berufshaftpflichtversicherung

Es ist eine Versicherungsbestätigung einer bestehenden Berufshaftpflicht-/Transportversicherung oder eine Erklärung, dass eine entsprechende Versicherung im Falle der Auftragserteilung abgeschlossen wird, vorzulegen. Die Berufshaftpflicht-/Transportversicherung hat eine Mindestdeckungssumme i.H.v. 7.500 Euro pro Urkundenkarton für den Hin- und Rücktransport sowie für die Verweildauer in den Gebäuden des Auftragnehmers aufzuweisen. Bei Bietergemeinschaften ist dies in der Gesamtheit zu erbringen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Referenzen (siehe Vordruck "Referenzliste")

Zum Nachweis der fachlichen Eignung hat der Bieter eine Liste von mindestens zwei geeigneten und vergleichbaren Referenzen über die in den letzten 3 Jahren erbrachten wesentlichen Leistungen mit folgenden Angaben nachzuweisen:

O Art der Leistung (nachvollziehbare Beschreibung der erbrachten Tätigkeit)

O Umfang (mindestens 500 Urkunden)

O Empfänger (öffentliche und/oder private Empfänger) der Leistung

O Ansprechpartner, Telefon, E-Mail-Adresse

O Erbringungszeitpunkt

O Wert

Referenzen sind dann geeignet, wenn diese in Art (Konservierung, Montierung, Verpackung und Digitalisierung) und Umfang (mindestens 500 Urkunden) den hier für Los 1 bis Los 8 zu vergebenden Aufträgen entsprechen. Aus den Referenzen muss auch hervorgehen, dass der Bieter mit einem angemessenen Personalstamm in der Lage ist, den je Los vorliegenden Auftrag in der vorgegebenen Zeit abzuarbeiten.

Um einen ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen, wird darauf hingewiesen, dass auch Referenzen berücksichtigt werden, die mehr als 3 Jahre, jedoch nicht länger als 5 Jahre zurückliegen.

Die zuvor stehenden Angaben können auch auf einer eigenen Anlage des Bieters getätigt werden.

Hinweis:

Sofern eine Bietergemeinschaft gebildet wird bzw. Nachunternehmer eingesetzt werden sollen, so können auch deren Referenzen herangezogen werden. Die Referenzen sind hinsichtlich des Erbringers (also des Mitgliedes der Bietergemeinschaft, des Nachunternehmers) zu kennzeichnen.

— Benennung und Vorstellung des für die Auftragsausführung (je Los) vorgesehenen Projektleiters

Für jeden Projektleiter sind die folgenden Daten anzugeben: Name, Qualifikation, Berufserfahrung in Jahren. Konkret setzt das Projekt je Los nach Art und Zuschnitt der Aufgaben die Anleitung durch einschlägig ausgebildete Restaurator*innen (Buchbindermeister*in mit mehrjähriger Erfahrung im Bereich Papierrestaurierung bzw. Restaurator*in mit Diplom oder Master, in der Fachrichtung Papier/Pergamentrestaurierung) voraus, die vor Ort kontinuierlich die Erfassungsarbeiten begleiten.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen (diese wird mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt) zur Tariftreue und zum Mindestentgelt mit dem Angebot abzugeben haben.

Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistung im EU Ausland erbringen. Für jeden schuldhaften Verstoß gegen einen sich aus der Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestentgelt ergebende Verpflichtung ist eine Vertragsstrafe in Höhe von einem Prozent der Nettoauftragssumme vom Auftragnehmer zu zahlen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 14:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-02-12 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2020-12-08 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 14:00
Zusätzliche Informationen: Entfällt
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität Konzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 35,00
Preis (Gewichtung): 65,00

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://vergabe.hessen.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-1749bc7cc1d-43abba102fee9601 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Ein Bieter kann auf alle 8 Lose ein Angebot abgeben. Hierbei ist darauf zu achten, dass nur für diese Lose ein Angebot abgegeben wird, für die der Bieter die notwendigen Kapazitäten aufbringen wird.

Dem Angebot ist die Erklärung Unternehmensdaten und ein Konzept beizulegen.

Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform des LandesHessen(http://vergabe.hessen.de) zur Verfügung gestellt.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1 - 3
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 6151/126603 📞
Fax: +49 6151/125816 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Auf die Rügepflichten gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 Nrn. 1 bis 4 GWB wird ausdrücklich hingewiesen, insbesondere auf die Frist des § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB. Danach ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, mehr als 15 Kalendertage vergangen sind.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: HCC - Hessisches Competence Center für Neue Verwaltungssteuerung, - Zentrale Beschaffung
Postanschrift: Rheingaustraße 186
Postort: Wiesbaden
Postleitzahl: 65203
Telefon: +49 611 / 6939-0 📞
E-Mail: beschaffung@hcc.hessen.de 📧
Fax: +49 611/6939-400 📠
Internetadresse: https://vergabe.hessen.de 🌏
Quelle: OJS 2020/S 219-538080 (2020-11-05)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-02-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 947747.08 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-02-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-02-10 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 028-069880
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 219-538080
ABl. S-Ausgabe: 28

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

— Grundvertragslaufzeit: 01.03.21-28.02.22,

— 1. Option: 01.03.22-30.11.22,

— 2. Option: 01.03.23-30.11.23,

— 3. Option: 01.03.24-30.11.24.

Die Erfüllung der Leistung steht unter dem Vorbehalt zur Verfügung stehender Haushalts- und Fördermittel. Der maximale Finanzrahmen für Los 1 (Grundvertragslaufzeit inkl. Verlängerungsoptionen) beträgt insgesamt 113 400 EUR netto; je Laufzeit 28 350 EUR netto.

Die Erfüllung der Leistung steht unter dem Vorbehalt zur Verfügung stehender Haushalts- und Fördermittel. Der maximale Finanzrahmen für Los 2 (Grundvertragslaufzeit inkl. Verlängerungsoptionen) beträgt insgesamt 113 400 EUR netto; je Laufzeit 28 350 EUR netto.

Die Erfüllung der Leistung steht unter dem Vorbehalt zur Verfügung stehender Haushalts- und Fördermittel. Der maximale Finanzrahmen für Los 3 (Grundvertragslaufzeit inkl. Verlängerungsoptionen) beträgt insgesamt 113 400 EUR netto; je Laufzeit 28 350 EUR netto.

Die Erfüllung der Leistung steht unter dem Vorbehalt zur Verfügung stehender Haushalts- und Fördermittel. Der maximale Finanzrahmen für Los 4 (Grundvertragslaufzeit inkl. Verlängerungsoptionen) beträgt insgesamt 113 400 EUR netto; je Laufzeit 28 350 EUR netto.

Die Erfüllung der Leistung steht unter dem Vorbehalt zur Verfügung stehender Haushalts- und Fördermittel. Der maximale Finanzrahmen für Los 5 (Grundvertragslaufzeit inkl. Verlängerungsoptionen) beträgt insgesamt 126 920 EUR netto; je Laufzeit 31 730 EUR netto.

Die Erfüllung der Leistung steht unter dem Vorbehalt zur Verfügung stehender Haushalts- und Fördermittel. Der maximale Finanzrahmen für Los 6 (Grundvertragslaufzeit inkl. Verlängerungsoptionen) beträgt insgesamt 126 920 EUR netto; je Laufzeit 31 730 EUR netto.

— Grundvertragslaufzeit: 01.03.21 - 28.02.22,

— 1. Option: 01.03.22 - 30.11.22,

— 2. Option: 01.03.23 - 30.11.23,

— 3. Option: 01.03.24 - 30.11.24.

Die Erfüllung der Leistung steht unter dem Vorbehalt zur Verfügung stehender Haushalts- und Fördermittel. Der maximale Finanzrahmen für Los 7 (Grundvertragslaufzeit inkl. Verlängerungsoptionen) beträgt insgesamt 126 920 EUR netto; je Laufzeit 31 730 EUR netto.

Die Erfüllung der Leistung steht unter dem Vorbehalt zur Verfügung stehender Haushalts- und Fördermittel. Der maximale Finanzrahmen für Los 8 (Grundvertragslaufzeit inkl. Verlängerungsoptionen) beträgt insgesamt 163 600 EUR netto; je Laufzeit 40 900 EUR netto.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-02-05 📅
Name: Papierestaurierung Herzog-Wodtke
Postanschrift: Annastr. 46b
Postort: Essen
Postleitzahl: 45130
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: info@herzog-wodtke.de 📧
Land: Essen, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 110890.08 EUR 💰
111808.76 EUR 💰
Name: Werkstatt für Buch- und Papierrestaurierung Raum
Postanschrift: Unter Lau 21
Postort: Römerstein
Postleitzahl: 72587
E-Mail: info@wfbp.de 📧
Land: Reutlingen 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 109143.25 EUR 💰
107380.95 EUR 💰
118728.35 EUR 💰
118868.95 EUR 💰
Name: Buch- und Papierrestaurierung Frankenstein
Postanschrift: Frieda-Schwarz-Weg 6
Postort: Ostbevern
Postleitzahl: 48346
E-Mail: frankenstein@papierrestaurator.com 📧
Land: Warendorf 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 117762.96 EUR 💰
153163.78 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4
5

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1-3
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: HCC – Hessisches Competence Center für Neue Verwaltungssteuerung, – Zentrale Beschaffung
Quelle: OJS 2021/S 028-069880 (2021-02-05)

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