Landkreis Augsburg – Rahmenvereinbarung über die Digitalisierung von Bauakten

Landkreis Augsburg

Gegenstand der zu vergebenden Leistung ist die Digitalisierung von ca. 11 450 Stück Bestands-Bauakten pro Jahr. Alle Akten sollen vollständig digitalisiert und zukünftig über ein Dokumentenmanagementsystem verwaltet werden. Eine Vernichtung der Akten nach dem Einscannen findet nicht statt. Die Papierakten sind nach dem Verscannen an das Landratsamt Augsburg zurückzugeben.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-04-16. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-03-04.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Kahle GmbH

Wer?

• Landkreis Augsburg

Wie?

• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Schwaben › Augsburg, Landkreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-03-04	Auftragsbekanntmachung
2020-06-05	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-03-04)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Scanning
Referenznummer: FB60-S2020
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Scanning 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Augsburg, Landkreis 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Landkreis Augsburg
Postanschrift: Prinzregentenplatz 4
Postleitzahl: 86150
Postort: Augsburg
Kontakt
Internetadresse: http://www.landkreis-augsburg.de 🌏
E-Mail: vergabenbauwesen@lra-a.bayern.de 📧
Telefon: +49 821 / 3102-2849 📞
Fax: +49 821 / 3102-1021 📠
URL der Dokumente: http://www.vergabe.bayern.de 🌏
URL der Teilnahme: http://www.vergabe.bayern.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-03-04 📅
Einreichungsfrist: 2020-04-16 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-03-06 📅
Datum des Beginns: 2020-07-01 📅
Datum des Endes: 2022-06-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 047-111408
ABl. S-Ausgabe: 47
Zusätzliche Informationen

Es gelten die Bedingungen des Rahmenvertrags, der den Vergabeunterlagen beigefügt ist. Angebote in schriftlicher Form per Post oder als E-Mail sind nicht zugelassen. Die Angebote sind ausschließlich über die Vergabeplattform (www.vergabe.bayern.de) zu übermitteln. Eine Signatur hierfür ist nicht zwingend erforderlich.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 386041.50 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Die zu vergebende Leistung setzt sich aus den folgenden Teilleistungen zusammen:

a. Vorbereitung der Akten zur Digitalisierung beim Auftragnehmer,

b. Digitalisierung der Akten beim Auftragnehmer,

c. Dokumentation Datenaustausch, Aufbewahrung,

d. Datenübertragung durch den Auftragnehmer und

e. Abholung/Rücktransport.

Die Teilleistungen a, b, c und d müssen gemäß § 47 Abs. 5 VGV direkt vom Bieter oder im Fall einer Bietergemeinschaft von einem Teilnehmer der Bietergemeinschaft ausgeführt werden.

Derzeit werden die Akten in Papierform gelagert. Es handelt sich um Bauakten von Bestandsgebäuden und sonstigen baulichen Anlagen.

Alle Akten enthalten personenbezogene Daten, die einen höchst verantwortungsvollen und sensiblen Umgang verlangen.

Beginn: 1.7.2020

Ende: 30.6.2022

Einzelfristen: jeder Abruf muss spätestens innerhalb von 5 Arbeitstagen nach dem Tag der Abholung bis zur Übertragung der Daten abgearbeitet sein. Die komplette Leistung, inklusive Rücktransport der Akten muss jeweils innerhalb von 10 Arbeitstagen erbracht werden. Unter Arbeitstagen versteht sich Montag bis einschließlich Freitag (ohne evtl. Feiertage). Abarbeiten bis zur Übertragung der Daten bedeutet: abholen, vorbereiten, scannen, nachbearbeiten, prüfen, Dateien in der Cloud des Landratsamtes hochladen.

Aufteilung des Auftrags in Lose: Nein

Varianten/Alternativen zulässig: Nein

Mit dem Angebot sind einzureichen: Haftpflichtversicherungsnachweis, Verfahrensdokumentation, unterzeichnete Leistungsbeschreibung, Nachweis über ISO 9001 QM Zertifizierung oder gleichwertig, Referenzen;

Zum besseren Verständnis der gestellten Aufgabe werden vor der Angebotsabgabe Ortstermine angeboten. Die Ortstermine finden am 17.03. und 19.3.2020 zwischen 9.00 und 16.00 Uhr im Landratsamt Augsburg, Prinzregentenplatz 4, 86150 Augsburg statt.

Die Teilnahme am Ortstermin vor Angebotsabgabe ist freiwillig. Zur Teilnahme an einem Termin ist zwingend eine vorherige schriftliche Anmeldung bis spätestens 12.3.2020, 12.00 Uhr per E-Mail an Vergabenbauwesen@Lra-a.bayern.de erforderlich. Ort und Zeitpunkt des Termins wird Ihnen nach erfolgter Anmeldung mitgeteilt.Bei dem Ortstermin können ein bzw. mehrere Probebauakten in Augenschein genommen werden. Aus Gründen des Datenschutzes ist ein Versand von Probeakten nicht möglich. Es dürfen auch keine Fotos, Kopien o. ä. angefertigt werden. Es ist eine Verschwiegenheitserklärung über die Inhalte der Probeakte abzugeben. Die Probeakte dürfen den Raum nicht verlassen. Ebenso können die Örtlichkeiten hinsichtlich der Abholung bzw. Anlieferung der Akten und des Transportes innerhalb des Hauses besichtigt werden.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 386041.50 EUR 💰
Beschreibung der Verlängerungen:

Der Vertrag kann vom Auftraggeber zweimalig um jeweils 12 Monate verlängert werden. Der Auftraggeber muss bei Inanspruchnahme der Verlängerungsoption dies 2 Monate vor Ende der Vertragslaufzeit schriftlich mitteilen. Bei nicht fristgerechter Anzeige, endet der Vertrag, ohne dass es einer Kündigung bedarf.

Zusätzliche Informationen:

Es gelten die Bedingungen des Rahmenvertrags, der den Vergabeunterlagen beigefügt ist.

Angebote in schriftlicher Form per Post oder als E-Mail sind nicht zugelassen. Die Angebote sind ausschließlich über die Vergabeplattform (www.vergabe.bayern.de) zu übermitteln. Eine Signatur hierfür ist nicht zwingend erforderlich.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Für die Abrufe gilt der Rahmenvertrag in den Vergabeunterlagen.

Die Erteilung des Auftrages kann von folgenden Nachweisen abhängig gemacht werden:

1) Die Eignung ist durch Eigenerklärungen gem. Formblatt „Eigenerklärungen zur Eignung“ nachzuweisen. Das Formblatt ist auf der Adresse www.vergabe.bayern.de unter Rubrik Veröffentlichungen bei der Vergabenummer FB60-S2020 zum Download zur Verfügung gestellt. Die im Formblatt „Eigenerklärung zur Eignung“ angegebenen Bescheinigungen sind innerhalb von 6 Kalendertagen nach Aufforderung durch den Auftraggeber vorzulegen.

Die Benennung der Unterauftragnehmerleistungen und die Verpflichtungserklärungen der Unterauftragnehmer sind mit dem Angebot vorzulegen. Beruft sich der Bieter zur Erfüllung des Auftrages auf die Fähigkeiten anderer Unternehmen, sind die Erklärungen gemäß Formblatt „Eigenerklärung zur Eignung“ auch für diese anderen Unternehmen mit dem Angebot vorzulegen. Die Bescheinigungen sind innerhalb von 6 Kalendertagen nach Aufforderung durch den Auftraggeber auch für diese anderen Unternehmen vorzulegen. Dies sind insbesondere,

a) den Umsatz des Unternehmens jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, soweit es Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Aufträgen,

b) die Ausführung von Leistungen in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind,

c) die Zahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte, gegliedert nach Lohngruppen mit gesondert ausgewiesenem technischem Leitungspersonal,

d) die Eintragung in das Berufsregister ihres Sitzes oder Wohnsitzes, sowie Angaben,

e) ob ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist oder der Antrag mangels Masse abgelehnt wurde oder ein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde,

f) ob sich das Unternehmen in Liquidation befindet,

g) dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt,

h) dass die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt wurde,

i) dass sich das Unternehmen bei der Berufsgenossenschaft angemeldet hat.

2) Weitere mit dem Angebot geforderte Referenznachweise: Mit dem Angebot sind 3 Referenzen für die Ausführung von Leistungen in den letzten 3 abgeschlossenen Kalenderjahren, die mit der zu vergebenden Leistung – Digitalisierung von Akten, Vorgängen oder ähnliches – vergleichbar sind, einzureichen.

Mit dem Angebot ist 1 Referenz für die Ausführung von Leistungen in den letzten 3 abgeschlossenen Kalenderjahren, die mit der zu vergebenden Leistung – Digitalisierung von Akten, Vorgängen oder ähnliches und einer Auftragssumme mind. 100 000,00 EUR netto – vergleichbar ist, einzureichen.

3) Der Haftpflichtversicherungsnachweis ist mit dem Angebot abzugeben;

4) Nachweis über ISO 9001 QM Zertifizierung oder gleichwertig.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Siehe III.1.1) Nr. 1)

b) die Ausführung von Leistungen in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind,

d) die Eintragung in das Berufsregister ihres Sitzes oder Wohnsitzes, sowie Angaben,

f) ob sich das Unternehmen in Liquidation befindet,

g) dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt,

h) dass die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt wurde,

i) dass sich das Unternehmen bei der Berufsgenossenschaft angemeldet hat.

Der Haftpflichtversicherungsnachweis ist mit dem Angebot abzugeben.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Siehe III.1.1) Nr. 2)

Mit dem Angebot sind 3 Referenzen für die Ausführung von Leistungen in den letzten 3 abgeschlossenen Kalenderjahren, die mit der zu vergebenden Leistung – Digitalisierung von Akten, Vorgängen oder ähnliches – vergleichbar sind, einzureichen.

Für die vorgenannten Referenzen sind folgende Angaben erforderlich:

Ansprechpartner; Art der ausgeführten Leistung; Auftragssumme; Ausführungszeitraum; stichwortartige Benennung des mit eigenem Personal ausgeführten maßgeblichen Leistungsumfanges einschl. Angabe der ausgeführten Mengen; Zahl der hierfür durchschnittlich eingesetzten Arbeitnehmer; stichwortartige Beschreibung der besonderen technischen und gerätespezifischen Anforderungen bzw. (bei Komplettleistung) Kurzbeschreibung der Maßnahme einschließlich eventueller Besonderheiten der Ausführung; Angabe zur vertraglichen Bindung (Hauptauftragnehmer, ARGE-Partner, Nachunternehmer); ggf. Angabe der Gewerke, die mit eigenem Leitungspersonal koordiniert wurden; Bestätigung des Auftraggebers über die vertragsgemäße Ausführung der Leistung, insb. Bestätigung des Auftraggebers über die fristgerechte Ausführung der Leistung. Der Auftraggeber behält sich vor, die Angaben durch Nachfragen beim angegebenen Referenzgeber zu überprüfen und bestätigen zu lassen.

Nachweis über ISO 9001 QM Zertifizierung oder gleichwertig.

Eine Verfahrensdokumentation ist mit dem Angebot einzureichen.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Abschluss eines Rahmenvertrages über die Digitalisierung von Bauakten in den Vergabeunterlagen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-06-15 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2020-04-16 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:00

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Nationale Registrierungsnummer: DE276
Kontakt
Kontaktperson: BGB 6
Adresse des Käuferprofils: http://www.vergabe.bayern.de 🌏
Dokumente URL: www.vergabe.bayern.de 🌏
URL der Teilnahme: www.vergabe.bayern.de 🌏
URL der Dokumente: www.vergabe.bayern.de 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Angebote in schriftlicher Form per Post oder als E-Mail sind nicht zugelassen. Die Angebote sind ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform (www.vergabe.bayern.de) zu übermitteln. Eine Signatur hierfür ist nicht zwingend erforderlich.

Mit Angebotsabgabe stimmt der Bieter im Falle der Zuschlagserteilung der Veröffentlichung des Firmennamens zu. Sollte dies nicht gewünscht sein, muss diese Zustimmung schriftlich beim Auftraggeber widerrufen werden.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern – Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Postort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 8921760 📞
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Fax: +49 8921762914 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein erkannter Verstoß gegen Vergabevorschriften ist innerhalb von einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§160 Abs. 3 Nr. 1 GWB).

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§160 Abs. 3 Nr. 2 GWB).

Verstöße gegen Vergabevroschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§160 Abs. 3 Nr. 3 GWB).

Nach Zurückweisung einer Rüge beträgt die Frist für die Beantragung eines Nachprüfungsverfahrens vor der Vergabekammer 15 Tage (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Siehe I.1)
Postanschrift: Prinzregentenplatz 4
Postort: Augsburg
Postleitzahl: 86150
Internetadresse: http://www.landkreis-augsburg.de 🌏
Quelle: OJS 2020/S 047-111408 (2020-03-04)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-06-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 386041.50 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-06-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-06-09 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 110-267668
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 047-111408
ABl. S-Ausgabe: 110
Zusätzliche Informationen

Es gelten die Bedingungen des Rahmenvertrags, der den Vergabeunterlagen beigefügt ist.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

d. Datenübertragung durch den Auftragnehmer,

Und

Ende: 30.izy6.2022

Einzelfristen: Jeder Abruf muss spätestens innerhalb von 5 Arbeitstagen nach dem Tag der Abholung bis zur Übertragung der Daten abgearbeitet sein. Die komplette Leistung, inklusive Rücktransport der Akten muss jeweils innerhalb von 10 Arbeitstagen erbracht werden. Unter Arbeitstagen versteht sich Montag bis einschließlich Freitag (ohne evtl. Feiertage). Abarbeiten bis zur Übertragung der Daten bedeutet: abholen, vorbereiten, scannen, nachbearbeiten, prüfen, Dateien in der Cloud des Landratsamtes hochladen.

Die Teilnahme am Ortstermin vor Angebotsabgabe ist freiwillig. Zur Teilnahme an einem Termin ist zwingend eine vorherige schriftliche Anmeldung bis spätestens 12.3.2020, 12:00 Uhr per E-Mail an Vergabenbauwesen@Lra-a.bayern.de erforderlich. Ort und Zeitpunkt des Termins wird Ihnen nach erfolgter Anmeldung mitgeteilt.Bei dem Ortstermin können ein bzw. mehrere Probebauakten in Augenschein genommen werden. Aus Gründen des Datenschutzes ist ein Versand von Probeakten nicht möglich. Es dürfen auch keine Fotos, Kopien o. ä. angefertigt werden. Es ist eine Verschwiegenheitserklärung über die Inhalte der Probeakte abzugeben. Die Probeakte dürfen den Raum nicht verlassen. Ebenso können die Örtlichkeiten hinsichtlich der Abholung bzw. Anlieferung der Akten und des Transportes innerhalb des Hauses besichtigt werden.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-06-03 📅
Name: Kahle GmbH
Postort: Nürnberg
Postleitzahl: 90419
Land: Deutschland 🇩🇪
Nürnberg, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 107234.78 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 7
Quelle: OJS 2020/S 110-267668 (2020-06-05)

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