Outsourcing SAP Betrieb

Max-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin in der Helmholtz-Gemeinschaft

Outsourcing des Betriebs von 2 produktiven SAP ERP 6.0 on premise Systemen (ERP: 220 user und HCM: 1.260 user mit ca. 1.200-1.300 HR Abrechnungsfällen pro Monat) sowie eines Employee- und Management Self Service im Personalbereich, das über die SAP-Cloud Plattform mit Fiori genutzt wird. Wechsel von Oracle Datenbank auf SAP HANA.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-11-30. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-10-28.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• GISA GmbH

Wer?

• Max-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin in der Helmholtz-Gemeinschaft

Wie?

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-10-28	Auftragsbekanntmachung
2021-04-12	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-10-28)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste
Referenznummer: EK-LuD-2020-0012
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Bereitstellung von Software 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Max-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin in der Helmholtz-Gemeinschaft
Postanschrift: Robert-Rössle-Straße 10
Postleitzahl: 13125
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.mdc-berlin.de 🌏
E-Mail: vergabestelle.vol@mdc-berlin.de 📧
URL der Dokumente: https://vergabekooperation.berlin/NetServer/ 🌏
URL der Teilnahme: https://vergabekooperation.berlin/NetServer/ 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-10-28 📅
Einreichungsfrist: 2020-11-30 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-11-02 📅
Datum des Beginns: 2021-04-01 📅
Datum des Endes: 2025-03-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 213-521867
ABl. S-Ausgabe: 213
Zusätzliche Informationen

Siehe zu den Bewerbungsbedingungen auch die in den Vergabeunterlagen enthaltenen Allgemeinen Bewerbungsbedingungen des MDC. Mit dem Angebot ist eine Eigenerklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe nach den §§ 123, 124 GWB sowie zum Nichtvorliegen der Voraussetzungen für einen Ausschluss nach MiLoG und AEntG vorzulegen. Hierzu kann der Fragebogen zur Eignung genutzt werden. Diese Eigenerklärungen sind im Falle des Angebotes durch eine Bietergemeinschaft von allen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft abzugeben; in diesem Fall ist das den Vergabeunterlagen beigefügte Formblatt zu verwenden.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Bereitstellung und technischer Betrieb der SAP-Applikationen sowie der notwendigen IT-Systeme, Betriebssysteme, Datenbanken, Systemsoftware und Infrastrukturkomponenten inklusive der dafür notwendigen Planung und Durchführung der gesamten Migration. Im Zuge der Migration ist ein Datenbankwechsel von Oracle auf SAP HANA Bestandteil der ausgeschriebenen Leistung. Für die SAP-Systeme und -die Datenbanken werden Lizenzen für den laufenden Betrieb vom MDC gestellt. Die Lizenzen für Betriebssysteme sind vom Auftragnehmer (AN) zu stellen. Ein Personalübergang findet nicht statt. Gesamtvertragslaufzeit zunächst 4 Jahre mit Verlängerungsoption von 2 x 12 Monaten. Im Rahmen der Vertragslaufzeit basisseitige Unterstützung von SAP Projekten, wie Transition zu S/4 HANA im ERP und HCM, Anbindung Einkaufsplattform SAP Ariba, Anbindung an SAP Fiori (SER-App zur Rechnungseingangsprüfung), Digitale Akte / Dokumentenarchiv, Unterstützung bei jährlicher Abschlussprüfung.

Beschreibung der Verlängerungen: 2 x 12 Monate
Beschreibung der Optionen:

1. Verlängerung der Vertragslaufzeit um zweimal 12 Monate,

2. Beauftragung optionaler Leistungen:

— Wiederherstellung von konsistenten Datenbanken im Fehlerfall zu einem definierten Zeitpunkt;

— Bereitstellung eines Sandbox-Systems ECC 6.0;

— Bereitstellung eines Sandbox-Systems S/4 HANA;

— Bereitstellung von System- und/oder Mandantenkopien inklusive der zugehörigen Nacharbeiten;

— Rufbereitschaft auf Anforderung wochentags;

— Rufbereitschaft auf Anforderung samstags, sonn- und feiertags;

— Unterstützung und Begleitung von Projekten durch Projektleitungstätigkeit, Junior Consultants, Senior Consultant, Technical Consultant.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Max-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin in der Helmholtz-Gemeinschaft

Robert-Rössle-Straße 10

13125 Berlin

Deutschland

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Mindestjahresumsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrages, belegt durch eine Erklärung über den jeweiligen Gesamtumsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrages in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.

2. Betriebshaftpflichtversicherung in geeigneter Höhe, belegt durch eine Eigenerklärung.

Der Nachweis zu 1.) und 2.) ist durch Nutzung des Fragebogens zur Eignung zu führen. Alternativ kann eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung oder ein Präqualifizierungsnachweis eingereicht werden.

Mindeststandards:

Zu 1. Mindestjahresumsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags

Der Mindestjahresumsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags muss im Durchschnitt der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre 500 000,00 EUR netto betragen.

Zu 2. Betriebshaftpflichtversicherung

Die Betriebshaftpflichtversicherung muss folgende Mindestdeckungssummen aufweisen:

a) 1 000 000,00 EUR je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung (d. h. 2 000 000,00 EUR) für Personen- und Sachschäden,

b) sowie 500 000,00 EUR je Schadensfall bei doppelter Jahreshöchstleistung. (d. h. 1 000 000,00 EUR) für Vermögensschäden.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Fachkunde und Erfahrungen aus vergleichbaren Aufträgen, belegt durch geeignete Referenzen über früher ausgeführte Dienstleistungsaufträge in Form einer Liste der in den letzten 5 Jahren (Projektende nach dem 1. Januar 2016) erbrachten wesentlichen Dienstleistungen mit Angabe des Werts, des Erbringungszeitraums, des Projektendes (Fertigstellungsdatum), Projektinhalts (Projektorganisation, Anzahl migrierter System, Schnittstellen) sowie des öffentlichen oder privaten Auftraggebers (Referenzgeber) samt Kontaktdaten (Name einer Ansprechperson, Telefonnummer, E-Mail-Adresse).

2. Verfügbarkeit erforderlicher personeller Mittel, belegt durch eine Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl in den letzten 3 Jahren in den folgenden Bereichen ersichtlich ist 2.1.) SAP-Outsourcing; 2.2.) SAP Basisbetriebs; 2.3.) Gesamtunternehmen zzgl. einer Angabe zur Berufserfahrung und SAP Zertifizierung der Beschäftigten im SAP Basisbetrieb.

3. Effizienz und Verlässlichkeit, belegt durch eine Beschreibung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung Maßnahmen zur Qualitätssicherung, belegt durch Eigenerklärungen zum Vorliegen von einer ISO 27001 und einer SAP Hosting Operations Zertifizierung des Bewerber sowie weiterer Zertifizierungen zur Qualitätssicherung. Weiterhin belegt durch Eigenerklärung, dass der Datenzugriff der ausgeschreibenen Leistungen ausschließlich aus der Europäischen Union erfolgen wird.

4. technische Leistungsfähigkeit mit Blick auf nachhaltiges Wirtschaften, belegt durch Umweltmanagementmaßnahmen, die der Bewerber während der Auftragsdurchführung anwendet.

Der Nachweis zu 1.) bis 4.) ist durch Nutzung des Fragebogens zur Eignung zu führen. Alternativ kann eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung oder ein Präqualifizierungsnachweis eingereicht werden.

Mindeststandards:

Zu 1.) Referenzprojekte

Die Referenzprojekte müssen mindestens die 3 folgenden Tätigkeiten beinhalten, um als vergleichbar zu gelten:

— Übernahme einer SAP-Landschaft in den RZ-Betrieb;

— Migration der Datenbanken von mindestens eines Teils der Systeme in eine SAP-HANA-Datenbank;

— Übernahme der SAP-Basisbetreuung für die genannte Systemumgebung (Regelbetrieb).

Zu 2.2.) Im SAP-Basisbetrieb muss die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl in den letzten 3 Jahren mindestens jeweils 10 Beschäftigte mit mindestens 3 Jahren Berufserfahrung im Bereich SAP Basis betragen.

Zu 3.) Aus der Beschreibung muss sich mindestens ergeben, dass eine Zertifizierung nach ISO 27001 und eine SAP Hosting Operations Zertifizierung vorliegt und dass der Betrieb sowie Datenzugriff der ausgeschreibenen Leistungen ausschließlich aus der Europäischen Union erfolgen wird.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Die Vergabestelle wählt anhand der eingegangenen Teilnahmeanträge die Bewerber aus, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. In die Auswahl einbezogen werden alle Bewerber, die einschließlich eventuell von der Vergabestelle nachgeforderter Unterlagen formal vollständige Teilnahmeanträge vorlegen, aus denen sich die Erfüllung der Mindestanforderungen an die Eignung ergibt. Die Anforderungen hieran ergeben sich aus den Angaben unter Ziffer III.1.

Die für die Auswahl der Bewerber relevanten objektiven Kriterien einschließlich deren Gewichtung ergeben sich aus der in den Vergabeunterlagen enthaltenen Bewertungsmatrix. Die 3 bis 5 Bewerber mit der höchsten Punktzahl (ermittelt per beigefügter Bewertungsmatrix) werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Bei Punktgleichstand entscheidet das Losverfahren.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 13:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2020-12-21 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-04-30 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Vorgesehene Herangehensweise an das Projekt, belegt durch Konzepte, die Vertragsbestandteil werden.
Qualitätskriterium (Gewichtung): 45,00
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erfahrung und Qualifikation des für das Projekt verbindlich vorgesehenen Personals
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15,00
Preis (Gewichtung): 40,00

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Abteilung Einkauf, Zentrale Vergabestelle Liefer- und Dienstleistungen
Internetadresse: www.mdc-berlin.de 🌏
Dokumente URL: https://vergabekooperation.berlin/NetServer/ 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Siehe zu den Bewerbungsbedingungen auch die in den Vergabeunterlagen enthaltenen Allgemeinen Bewerbungsbedingungen des MDC.

Mit dem Angebot ist eine Eigenerklärung zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe nach den §§ 123, 124 GWB sowie zum Nichtvorliegen der Voraussetzungen für einen Ausschluss nach MiLoG und AEntG vorzulegen. Hierzu kann der Fragebogen zur Eignung genutzt werden. Diese Eigenerklärungen sind im Falle des Angebotes durch eine Bietergemeinschaft von allen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft abzugeben; in diesem Fall ist das den Vergabeunterlagen beigefügte Formblatt zu verwenden.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 22894990 📞
E-Mail: info@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 2289499163 📠
Internetadresse: www.bundeskartellamt.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Nachprüfverfahren bei der Vergabekammer beantragt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2020/S 213-521867 (2020-10-28)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-04-12)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Outsourcing des Betriebs von 2 produktiven SAP ERP 6.0 on premise Systemen (ERP: 220 user und HCM: 1 260 user mit ca. 1 200-1 300 HR Abrechnungsfällen pro Monat) sowie eines Employee- und Management Self Service im Personalbereich, das über die SAP-Cloud Plattform mit Fiori genutzt wird. Wechsel von Oracle Datenbank auf SAP HANA.

Gesamtwert des Auftrags: 827549.65 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-04-12 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-04-16 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 074-188759
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 213-521867
ABl. S-Ausgabe: 74

Objekt
Umfang der Beschaffung
Beschreibung der Optionen:

1) Verlängerung der Vertragslaufzeit um 2-mal 12 Monate,

2) Beauftragung optionaler Leistungen:

— Wiederherstellung von konsistenten Datenbanken im Fehlerfall zu einem definierten Zeitpunkt,

— Bereitstellung eines Sandbox-Systems ECC 6.0,

— Bereitstellung eines Sandbox-Systems S/4 HANA,

— Bereitstellung von System- und / oder Mandantenkopien inklusive der zugehörigen Nacharbeiten,

— Rufbereitschaft auf Anforderung wochentags,

— Rufbereitschaft auf Anforderung samstags, sonn- und feiertags - Unterstützung und Begleitung von Projekten durch Projektleitungstätigkeit, Junior Consultants, Senior Consultant, Technical Consultant.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: DEUTSCHLAND

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-04-12 📅
Name: GISA GmbH
Postanschrift: Leipziger Chaussee 191 a
Postort: Halle
Postleitzahl: 06112
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 345/5852832 📞
E-Mail: angebotsprozess@gisa.de 📧
Land: Halle (Saale), Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 827549.65 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4
Quelle: OJS 2021/S 074-188759 (2021-04-12)

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