Outsourcing von SAP-Systemen

Deutscher Akademischer Austauschdienst e. V.

Gegenstand des Auftrags ist das Outsourcing und die umfängliche Betreuung der DAAD SAP-Systemlandschaft. Hierunter fallen SAP Systeme, sowie mehrere integrierte Non-SAP-Systeme. Der interne Zugriff auf diese Systeme erfolgt einerseits durch derzeit ca. 1 200 DAAD-Mitarbeiter von diversen Standorten weltweit. Darüber hinaus nutzen Bewerber und Geförderte des DAAD sowie diverse andere externe Personengruppen das Portal zur Interaktion mit dem DAAD. Die Auslastung durch diese externen Nutzer ist teilweise starken Schwankungen unterlegen, zu Spitzenzeiten sind mehrere Tausend gleichzeitig angemeldete Nutzer üblich.
Sämtliche produktiven Systeme müssen durchgängig 24 x 7 verfügbar sein. Die Verfügbarkeit und Leistungsfähigkeit der Systeme gemäß der vom DAAD vorgegebenen Service Levels ist vom Auftragnehmer durch ein feinmaschiges Monitoring aller betriebskritischen System- und Anwendungskomponenten sicher- und ggf. kurzfristig durch geeignete, mit dem DAAD abzustimmende Maßnahmen wiederherzustellen.
Bestandteil der Ausschreibung ist außerdem die umfangreiche Migration der bestehenden Systemlandschaft in die Systemumgebung des Auftragnehmers. Hierfür steht ein Zeitfenster von maximal 4 Monaten ab Leistungsbeginn zur Verfügung.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-10-26. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-08-26.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• BTC Business Technology Consulting AG

Wer?

• Deutscher Akademischer Austauschdienst e. V.

Wie?

• Softwareprogrammierung und -beratung › Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-08-26	Auftragsbekanntmachung
2021-02-18	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-08-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste
Referenznummer: 023/2020
Kurze Beschreibung:

Gegenstand des Auftrags ist das Outsourcing und die umfängliche Betreuung der DAAD SAP-Systemlandschaft. Hierunter fallen SAP Systeme, sowie mehrere integrierte Non-SAP-Systeme. Der interne Zugriff auf diese Systeme erfolgt einerseits durch derzeit ca. 1 200 DAAD-Mitarbeiter von diversen Standorten weltweit. Darüber hinaus nutzen Bewerber und Geförderte des DAAD sowie diverse andere externe Personengruppen das Portal zur Interaktion mit dem DAAD. Die Auslastung durch diese externen Nutzer ist teilweise starken Schwankungen unterlegen, zu Spitzenzeiten sind mehrere Tausend gleichzeitig angemeldete Nutzer üblich. Sämtliche produktiven Systeme müssen durchgängig 24 x 7 verfügbar sein. Die Verfügbarkeit und Leistungsfähigkeit der Systeme gemäß der vom DAAD vorgegebenen Service Levels ist vom Auftragnehmer durch ein feinmaschiges Monitoring aller betriebskritischen System- und Anwendungskomponenten sicher- und ggf. kurzfristig durch geeignete, mit dem DAAD abzustimmende Maßnahmen wiederherzustellen. Bestandteil der Ausschreibung ist außerdem die umfangreiche Migration der bestehenden Systemlandschaft in die Systemumgebung des Auftragnehmers. Hierfür steht ein Zeitfenster von maximal 4 Monaten ab Leistungsbeginn zur Verfügung.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutscher Akademischer Austauschdienst e. V.
Postanschrift: Kennedyallee 50
Postleitzahl: 53175
Postort: Bonn
Kontakt
Internetadresse: https://www.daad.de/de/ 🌏
E-Mail: vergabe-einkauf@daad.de 📧
URL der Dokumente: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=347904 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=347904 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-08-26 📅
Einreichungsfrist: 2020-10-26 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-08-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 168-407272
ABl. S-Ausgabe: 168

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Sämtliche produktiven Systeme müssen durchgängig 24 x 7 verfügbar sein. Die Verfügbarkeit und Leistungsfähigkeit der Systeme gemäß der vom DAAD vorgegebenen Service Levels ist vom Auftragnehmer durch ein feinmaschiges Monitoring aller betriebskritischen System- und Anwendungskomponenten sicher- und ggf. kurzfristig durch geeignete, mit dem DAAD abzustimmende Maßnahmen wiederherzustellen.

Bestandteil der Ausschreibung ist außerdem die umfangreiche Migration der bestehenden Systemlandschaft in die Systemumgebung des Auftragnehmers. Hierfür steht ein Zeitfenster von maximal 4 Monaten ab Leistungsbeginn zur Verfügung.

Geschätzter Gesamtwert: 2 400 000 EUR 💰
Geschätzter Wert ohne MwSt: 2 400 000 EUR 💰
Dauer: 24 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Die Lieferung/Leistung erfolgt/beginnt am 1.7.2021.

Der Vertrag ist befristet. Er endet nach 2 Jahren mit Ablauf des 30.6.2023.

Der Vertrag verlängert sich zweimal um jeweils ein weiteres Jahr, wenn er nicht von einem der Vertragspartner spätestens sechs Monate vor Vertragsende schriftlich gekündigt wird. Der Vertrag endet somit spätestens mit Ablauf des 30.6.2025.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Bonn

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Firmenprofil (kurze Beschreibung des Unternehmens, Historie, Portfolio, Personalstruktur);

— Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder vergleichbares Register.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags innerhalb der letzten 3 Geschäftsjahre, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind;

— Nachweis einer marktüblichen Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung.

Mindeststandards:

Der Bewerber muss innerhalb der letzten 3 Geschäftsjahre einen Mindestjahresumsatz insgesamt und im ausgeschriebenen Tätigkeitsbereich (SAP-Umfeld) erzielt haben.

Der durchschnittliche Jahresumsatz im o. g. Zeitraum…

… gesamt beträgt mindestens: 3 Mio. EUR.

… im Tätigkeitsbereich (SAP-Umfeld) beträgt mindestens: 1 Mio. EUR.

Das Formular in Anlage TW5 ist zu verwenden.
Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Vorlage geeigneter Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten 3 Jahren erbrachten wesentlichen Leistungen, mit Angabe des Werts, des Liefer- beziehungsweise Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Auftraggebers. Das Formular in Anlage TW3 ist hierfür zu verwenden.

Geeignet ist eine Referenz, wenn die zugrundeliegenden Projekte:

—— mit dem dargestellten Leistungsgegenstand (SAP-Outsourcing-Leistungen gemäß Leistungsbeschreibung) vergleichbar sind;

—— innerhalb der letzten 3 Jahre vor dem Datum der Bekanntmachung abgeschlossen wurde oder bei einem laufenden Auftrag dieser mindestens ein halbes Jahr Laufzeit aufweist und nach Eigeneinschätzung zu mehr als 75 % erfüllt ist.

— Angabe, über welchen SAP-Partnerstatus der Bieter im Bereich:

—— SAP PartnerEdge Sell;

—— Cloud and Infrastructure Operations;

—— SAP HANA Operations;

—— Hosting Operations;

—— Application Operations verfügt.

— Beschreibung Maßnahmen zur Qualitätssicherung des Unternehmens auf maximal 1 Seite DIN A4 oder Vorlage Kopie ISO 9001-Zertifikat (oder gleichwertig);

— IT-Sicherheit: Erläuterung auf maximal 5 Seiten, wie Ihr Unternehmen IT-Sicherheit im Hinblick auf die nachfolgend geschilderten Punkte sicherstellt:

—— das grundsätzliche Bewusstsein des Themas im Unternehmen, vorzugsweise dokumentiert in entsprechenden Leitsätzen oder anderen Dokumenten;

—— eine dem Thema entsprechende interne Organisation, z. B. Benennung eines CISO, eigenes IT-Security-Team;

—— relevante Zertifizierungen, Audits, z. B. nach IT-Grundschutz, ISO 27001;

—— etablierte Prozesse zum Umgang mit Sicherheitsvorfällen und -schwachstellen (einschließlich z. B. einer gesonderten Kontaktmöglichkeit zur Meldung derartiger Vorkommnisse) sowie

—— eine Historie bisheriger Sicherheitsprobleme und den Umgang damit.

— Angabe der durchschnittlich in den Bereichen SAP-Basis Spezialist/-in Beschäftigten, in den letzten 3 Jahren (2017-2019). Das Formular Anlage TW5 ist zu verwenden;

— Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt (Nachunternehmerverzeichnis gemäß Anlage TW8).

Mindeststandards:

Es sind mindestens 3 geeignete Referenzen vorzulegen.

Eine Referenz muss belegen, dass der Bewerber SAP betrieben hat als:

— Infrastructure as a Service (IaaS, Azure);

— Platform as a Service (PaaS, SCP);

— und Software as a Service (SaaS, SFSF).

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Ausgefüllte Eigenerklärung nach §§ 123, 124 GWB und § 19 Abs. 1 MiLoG, Anlage TW4.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Der öffentliche Auftraggeber wird mindestens 3 Bewerber zur zweiten Phase auswählen. Ob er mehr als die Mindestzahl einlädt, liegt im Ermessen des Auftraggebers, in diesem Fall erfolgt gemäß § 51 Abs. 1 VgV die Auswahl der Bewerber nach den folgenden objektiven und nicht diskriminierenden Kriterien:

— Anzahl vergleichbarer Referenzen innerhalb des Referenzzeitraums;

— Grad der Vergleichbarkeit in Bezug auf Umfang, Größe, Personaleinsatz, zeitlicher Rahmen und Leistungsspektrum.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2020-11-02 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-04-12 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: e. V.
Kontakt
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=347904 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 228-94990 📞
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 228-9499163 📠
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.de/SharedDocs/Kontaktdaten/DE/Vergabekammern.html?nn=3590536 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, wenn der Zuschlag erfolgt ist, bevor die Vergabekammer den Auftraggeber über den Antrag auf Nachprüfung informiert hat (§§ 168 Abs. 2 Satz 1, 169 Abs. 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 15 Kalendertage nach Absendung der Bieterinformation nach § 134 Abs. 1 GWB. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.

Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße 10 Kalendertage nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB).

Auf die prozessualen Vorschriften der §§ 160 ff. GWB wird außerdem hingewiesen.

Quelle: OJS 2020/S 168-407272 (2020-08-26)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-02-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 2 400 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-02-18 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-02-23 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 037-093019
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 168-407272
ABl. S-Ausgabe: 37

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität des für das Projekt vorgesehenen Personals
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis (Gewichtung): 30

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-02-05 📅
Name: BTC Business Technology Consulting AG
Postort: Oldenburg
Postleitzahl: 26121
Land: Deutschland 🇩🇪
Oldenburg (Oldenburg), Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 2 400 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Quelle: OJS 2021/S 037-093019 (2021-02-18)

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