Beschreibung der Beschaffung
Gegenstand der hier ausgeschriebenen Rahmenvereinbarung ist die Planung, Organisation und Durchführung von Großveranstaltungen für das BMVg; die künftige Auftragnehmerin übernimmt dabei umfassende medien- und veranstaltungstechnische Leistungen, dazu gehören: Bereitstellung der Infrastruktur und des Wegeleitsystems sowie von Gerüsten, Podesten, Zeltbauten, Containern und Möblierung, Auf- und Abbau einer Tribünenanlage, Bereitstellung der Energieversorgung, Wasserversorgung und Entsorgung des Abwassers, Bereitstellung der Ton- und Lichtanlage, aber auch Übernahme der Bewachung und Sicherstellung der Verpflegung des gesamten am Auf- und Abbaus sowie an der Durchführung beteiligten Personals.
Die Erbringung aller Leistungen erfolgt stets in enger Abstimmung mit den fachverantwortlichen Mitarbeitenden des Leitungsstabs Protokoll des BMVg.
Die Veranstaltungen werden im Rahmen von Feierlichen Gelöbnissen, Großen Zapfenstreichen und weiteren anlassbezogen stattfindenden protokollarischen Veranstaltungen (z. B. Gedenkveranstaltungen) teilweise nicht termingebunden auch kurzfristig angesetzt. Dies bedeutet, dass die geforderten Leistungen innerhalb von 4 Wochen zu erbringen sind (Zeitraum vom Abruf der Leistungen bis zur Durchführung der Veranstaltung).
Die Veranstaltungen werden überwiegend am zweiten Dienstsitz des BMVg in Berlin, fallweise aber auch am 1. Dienstsitz in Bonn und in seltenen Fällen möglicherweise in anderen deutschen Städten stattfinden.
Ein Ziel der Veranstaltungen ist es, dass sich Gäste höchsten Ranges wohlfühlen und mit allem Respekt entsprechend zeitgemäßem Staatszeremoniell behandelt werden.
Bei allen Veranstaltungen des BMVg wird auf sorgfältigste Ausführung und höchste Qualität der Ausführungen und der technischen Umsetzung Wert gelegt, da ein nach außen sichtbares (Staats-) Zeremoniell nicht nur eine Frage der bloßen Form, sondern ein Ausdruck des Regierungsstils und des politischen Selbstverständnisses ist.
Die Veranstaltungen finden hauptsächlich im Freigelände auf traditionellen Plätzen zu jeder Jahreszeit statt. Es sind daher witterungsbedingte Mehrmengen sowie vorgeschriebene Rechtsprechungen und Regelwerke zu berücksichtigen und dadurch entstehende erhöhte Aufwände einzukalkulieren. Zu berücksichtigen sind auch Tageszeiten und Dauer der Sonnenstunden.