Projektmanager Digitalisierung

Kurze Beschreibung

Das Digitalisierungsprojekt wurde bei der Sprinkenhof bereits mit der Umstellung auf die digitale Bearbeitung von Rechnungen in 2019 gestartet. In den weiteren Ausbaustufen sollen alle Akten im Asset Management digitalisiert, den eingehenden Schriftverkehr die Prozesse entsprechend angepasst sowie zukünftige Phasen (Ablösung der Netzlaufwerke, Übernahme der Archivdateien aus Outlook, etc.) begleitet werden. Das Dokumentenmanagementsystem „nscale“ der Fa. Ceyoniq ist im Einsatz und es werden bereits Rechnungen in Papierform gescannt bzw. elektronische Rechnungen verarbeitet. Es können Pläne bis DIN A0 digitalisiert werden. Das Scannen erfolgt durch einen Dienstleister.
Zur Steuerung dieser Projekte sucht die Sprinkenhof einen Projektleiter, der die nachfolgend beschriebenen Tätigkeiten übernimmt. Hierbei geht die Sprinkenhof davon aus, dass die Tätigkeiten durch eine Person wahrgenommen werden. Es ist ausdrücklich kein Team anzubieten. Die Leistung kann nur in Ausnahmen (Corona und Gruppenaufteilung) und in Abstimmung mit dem Abteilungsleiter remote erbracht werden. Ansonsten muss die Leistung vollständig vor Ort erbracht werden.
Zu den Aufgaben gehören:
— Aufbau und Dokumentation der Projektorganisation inkl. der Eskalationsebenen;
— Management des Gesamtprojektes mit den verschiedenen Teilprojekten und regelmäßiges Reporting über den Projektfortschritt;
— Regelmäßiger Bericht an den Servicebereichsleiter IT;
— Organisation und Durchführung von Workshops zur Klärung von fachlichen Fragen;
— Abstimmung und Dokumentation der Anforderungen an die Digitalisierung mit allen Unternehmensbereichen;
— Erstellung der Leistungsbeschreibungen für die notwendigen Ausschreibungen;
— Modellierung, Abstimmung und Dokumentation der Prozesse im Hinblick auf die digitalen Bearbeitungsprozesse;
— Klärung des Schulungsbedarfs und Organisation der Schulungen;
— Abstimmung des Prozesses und Steuerung des externen Dienstleisters bei der Digitalisierung der Akten und des Schriftverkehrs (wie werden die Akten an den Dienstleister übergeben, wie werden Akten angefordert, wie findet die Qualitätskontrolle statt, ...);
— Ansprechpartner für Parallelprojekte bei der Sprinkenhof (z. B. der Einbindung des CAFM-Systems);
— Change Management;
Die Beauftragung erfolgt zunächst für das Jahr 2021. Die Beauftragung für das Jahr 2022 erfolgt optional.

Beschreibung der Beschaffung

Die Sprinkenhof GmbH hat verschiedene Digitalisierungsprojekte aufgesetzt, die im Rahmen der Tätigkeiten zu einem Gesamtprojekt zusammengeführt und koordiniert werden sollen.
— Ansprechpartner für den Aufbau der digitalen Akten;
— Digitalisierung der kaufmännischen und technischen Akten;
(Vorbereitung der Ausschreibung (Erstellung und Abstimmung der Leistungsbeschreibung), interne Abstimmung der Prozesse, Begleitung der Ausschreibung, Begleitung der Umsetzung.);
— Modellierung und Abstimmung der Prozesse mit den Fachbereichen zur Umsetzung der digitalen Akten;
— Begleitung der Einführung des Scans des eingehenden Schriftverkehrs;
— Unternehmensweite Abstimmung der Digitalisierung u. a. auch mit den von den ersten Maßnahmen nicht betroffenen Unternehmensbereichen.
Die Beauftragung erfolgt zunächst für das Jahr 2021. Die Beauftragung für das Jahr 2022 erfolgt optional.
Das Digitalisierungsprojekt wurde bei der Sprinkenhof bereits mit der Umstellung auf die digitale Bearbeitung von Rechnungen in 2019 gestartet. In den weiteren Ausbaustufen sollen alle Akten im Asset Management digitalisiert, der eingehende Schriftverkehr für die Prozesse entsprechend angepasst sowie zukünftige Phasen (Ablösung der Netzlaufwerke, Übernahme der Archivdateien aus Outlook, etc.) begleitet werden. Das Dokumentenmanagementsystem „nscale“ der Fa. Ceyoniq ist im Einsatz und es werden bereits Rechnungen in Papierform gescannt bzw. elektronische Rechnungen verarbeitet. Es können Pläne bis DIN A0 digitalisiert werden. Das Scannen erfolgt durch einen Dienstleister.
Zur Steuerung dieser Projekte sucht die Sprinkenhof einen Projektleiter, der die nachfolgend beschriebenen Tätigkeiten übernimmt. Hierbei geht die Sprinkenhof davon aus, dass die Tätigkeiten durch eine Person wahrgenommen werden. Es ist ausdrücklich kein Team anzubieten. Die Leistung kann nur in Ausnahmefällen (Corona und Gruppenaufteilung) und in Abstimmung mit dem Abteilungsleiter remote erbracht werden. Ansonsten ist die Leistung vollständig vor Ort zu erbringen.
Zu den Aufgaben gehören:
— Aufbau und Dokumentation der Projektorganisation inkl. der Eskalationsebenen;
— Management des Gesamtprojektes mit den verschiedenen Teilprojekten und regelmäßiges Reporting über den Projektfortschritt;
— Regelmäßiger Bericht an den Servicebereichsleiter IT;
— Organisation und Durchführung von Workshops zur Klärung von fachlichen Fragen;
— Abstimmung und Dokumentation der Anforderungen an die Digitalisierung mit allen Unternehmensbereichen;
— Erstellung der Leistungsbeschreibungen für die notwendigen Ausschreibungen;
— Modellierung, Abstimmung und Dokumentation der Prozesse im Hinblick auf die digitalen Bearbeitungsprozesse;
— Klärung des Schulungsbedarfs und Organisation der Schulungen;
— Abstimmung des Prozesses und Steuerung des externen Dienstleisters bei der Digitalisierung der Akten und des Schriftverkehrs (wie werden die Akten an den Dienstleister übergeben, wie werden Akten angefordert, wie findet die Qualitätskontrolle statt, ...);
— Ansprechpartner für Parallelprojekte bei der Sprinkenhof (z. B. der Einbindung des CAFM-Systems);
— Change Management.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Formblatt Angebot mit Angabe der Preise (Anlage 1),
2. Paraphierter EVB IT Dienstleistungsvertrag Kurzfassung (Anlage 2),
3. Paraphierter EVB IT Dienstleistungsvertrag AGB (Anlage 3),
4. Vollständig ausgefülltes Formblatt Bewerbungsbogen (Anlage 7),
5. Ggf. Formblatt Bietergemeinschaftserklärung (Anlage 8),
6. Ggf. Formblatt Nachunternehmer/ Eignungsleihe (Anlage 9),
7. Nachweis einer der nachfolgenden Projektmanagement-Zertifizierungen (PMI, IPMA, Prince2),
8. Nachweis einer aktuellen Berufshaftpflichtversicherung,
9. Mindestens 3 Projektreferenzen über vergleichbare Leistungen (die Anforderungen für diese Referenzen sind Ziffer 3.2.2 Nr. 1 a-c zu entnehmen),
10. Mindestens 3 persönliche Projektreferenzen des Projektleiters über vergleichbare Leistungen (die Anforderungen für diese Referenzen sind Ziffer 4.3.1 zu entnehmen).
Hinweis: Die eingereichten Projektreferenzen müssen nachweislich vom Projektleiter erbracht worden sein. Zur Bewertung werden die 3 besten Projektreferenzen herangezogen.
11. Vorlage eines Konzeptes für die Vorgehensweise und Umsetzung der Digitalisierung von Akten (max. 5 DIN A4-Seiten),
12. Darstellung der fachlichen Kompetenz des Projektleiters (max. 4 DIN A4-Seiten),
13. Lebenslauf des Projektleiters (max. 1 DIN A4-Seite) (wird nicht gewertet).

1. Nachweis von mindestens 3 unterschiedlichen Projektreferenzen, die die folgenden Mindestanforderungen jeweils erfüllen:
a) Es müssen 2 Projektreferenzen, die die Digitalisierung von Akten (z. B. Steuerung des Scan-Prozesses) zum Gegenstand haben, eingereicht werden.
b) Zudem muss 1 Projektreferenz, die die Modellierung und Umsetzung von Arbeitsabläufen bei der Einführung von digitalen Akten zum Gegenstand hat, eingereicht werden.
c) Die Projektreferenzen dürfen nicht vor dem 1.1.2015 abgeschlossen worden sein.
2. Vorlage eines Konzeptes für die Vorgehensweise und Umsetzung der Digitalisierung von Akten (max. 5 DIN A4-Seiten)
3. Darstellung der fachlichen Kompetenz des Projektleiters (max. 4 DIN A4-Seiten)
4. Nachweis einer aktuellen Berufshaftpflichtversicherung in Höhe der folgenden Deckungssummen oder Abgabe einer Eigenerklärung, die bestätigt, dass die Berufshaftpflichtversicherung im Auftragsfall auf die geforderten Höhen angehoben oder eine objektbezogene Versicherung abgeschlossen wird:
— für Personenschäden 1 000 000 EUR;
— für sonstige Vermögensschäden 500 000 EUR.
Alle Summen sind zweifach maximiert pro Jahr.
5. Nachweis einer der nachfolgenden Projektmanagement-Zertifizierungen
— PMI;
— IPMA;
— Prince2.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

1. Nachweis von mindestens 3 unterschiedlichen Projektreferenzen, die die folgenden Mindestanforderungen jeweils erfüllen:
a) Es müssen 2 Projektreferenzen, die die Digitalisierung von Akten (z. B. Steuerung des Scan-Prozesses) zum Gegenstand haben, eingereicht werden.
b) Zudem muss 1 Projektreferenz, die die Modellierung und Umsetzung von Arbeitsabläufen bei der Einführung von digitalen Akten zum Gegenstand hat, eingereicht werden.
c) Die Projektreferenzen dürfen nicht vor dem 1.1.2015 abgeschlossen worden sein.
2. Vorlage eines Konzeptes für die Vorgehensweise und Umsetzung der Digitalisierung von Akten (max. 5 DIN A4-Seiten)
3. Darstellung der fachlichen Kompetenz des Projektleiters (max. 4 DIN A4-Seiten)
4. Nachweis einer aktuellen Berufshaftpflichtversicherung in Höhe der folgenden Deckungssummen oder Abgabe einer Eigenerklärung, die bestätigt, dass die Berufshaftpflichtversicherung im Auftragsfall auf die geforderten Höhen angehoben oder eine objektbezogene Versicherung abgeschlossen wird:
— für Personenschäden 1 000 000 EUR;
— für sonstige Vermögensschäden 500 000 EUR.
Alle Summen sind zweifach maximiert pro Jahr.
5. Nachweis einer der nachfolgenden Projektmanagement-Zertifizierungen
— PMI;
— IPMA;
— Prince2.