Provision of Swithcboard, Facility Management Service Desk and Meeting Coordination Services

European Central Bank

The ECB intends to use a negotiated tender procedure to conclude one contract for the provision of ‘Managed Services’ for the ECB's Switchboard, Facility Management (FM) Service Desk and Meeting Coordination. The envisaged contract duration shall be 3 years with a possible extension of another 12 months. (4 years in total). The envisaged contract start is in March 2021. The services will be delivered for all ECB premises, mainly for the three premises of the ECB in Frankfurt am Main:
• the Main Building (MB) on Sonnemannstrasse 20,
• the Eurotower (ET) on Kaiserstrasse 29 and
• the Japan Center (JC) at Taunustor 2.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-11-09. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-10-06.

Wer?

• European Central Bank

Wie?

Wo?

• Darmstadt › Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-10-06	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2020-10-06)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Bereitstellung von Telefonzentralen-, Service Desk- für Gebäudeverwaltung (Facility Management Service Desk) und Meeting-Koordinierungsdiensten
Referenznummer: PRO-005801
Kurze Beschreibung:

ECB agter at anvende et udbud med forhandling til at indgå én kontrakt om levering af »forvaltede tjenester« vedrørende ECB's omstilling, servicedesk for facilitetsforvaltning og koordinering af møder. Kontraktens planlagte varighed vil være tre år med en mulig forlængelse på yderligere 12 måneder. (Fire år i alt). Den planlagte kontrakts begyndelsesdato er marts 2021. Tjenesteydelserne skal leveres til alle ECB's lokaler, hovedsageligt i ECB's tre lokaler i Frankfurt am Main: • the Main Building (MB) på adressen Sonnemannstrasse 20, Frankfurt am Main, TYSKLAND, • the Eurotower (ET) på adressen Kaiserstrasse 29, Frankfurt am Main, TYSKLAND, • the Japan Center (JC) på adressen Taunustor 2, Frankfurt am Main, TYSKLAND.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Englisch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Anlagenverwaltung per Computer 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Telefonzentraldienste 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Hessen 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation
Name des öffentlichen Auftraggebers: Den Europæiske Centralbank
Postanschrift: Sonnemannstrasse 22
Postleitzahl: 60314
Postort: Frankfurt am Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.ecb.europa.eu 🌏
E-Mail: procurement@ecb.europa.eu 📧
Telefon: +49 69/13440 📞
Fax: +49 69/13447110 📠
URL der Dokumente: http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html 🌏
URL der Teilnahme: http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-10-06 📅
Einreichungsfrist: 2020-11-09 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-10-16 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 202-486907
ABl. S-Ausgabe: 202
Zusätzliche Informationen

Denne udbudsprocedure gennemføres via ECB’s elektroniske udbudssystem (»e-tendering«), der kan findes via følgende internetadresse: http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html Hvis De ikke tidligere har anvendt ECB's nye elektroniske udbudssystem, skal De registrere Dem via ovenstående link (klik på »Register«). Efter registreringen modtager De en automatisk meddelelse med det bruger-id, der skal benyttes til at logge på (klik på »Login«) og oprette adgang til udbudsmaterialet. Bemærk venligst følgende: — Registrering i ovenstående system kræves kun én gang, og De kan genbruge Deres bruger-id ved alle ECB's fremtidige udbudsprocedurer, som gennemføres via ovennævnte system. De bedes derfor beholde Deres bruger-id til fremtidig brug. — hvis De allerede på et tidligere tidspunkt har deltaget i udbudsprocedurer fra ECB, som blev gennemført via ECB's foregående onlinesystem, skal De stadig registreres i ECB's elektroniske udbudssystem 1 gang via ovenstående adresse, — Registrering alene udgør ikke en ansøgning. Ansøgningen skal indgives via ECB's elektroniske udbudssystem i henhold til de yderligere anvisninger i ansøgningsmaterialet. Systemreferencenummeret for ovennævnte udbud er: RFX-PT-2020-000067: Switchboard, FM Service Desk and Meeting Udbudsdokumenterne downloades ved at logge på ECB's elektroniske udbudssystem med login-oplysninger og password. Udvid feltet »Public Tenders — Upcoming Events«. Klik på »Click to request an invitation to this event« for ovennævnte udbudsprocedure, og luk det ny vindue, som åbnes. Når anmodningen er udført (det kan tage et par minutter), ændres status for anmodningen om deltagelse til »Invited«, og RFx-dokumentationen er tilgængelig via RFx-fanebladet. Via ovennævnte link finder De ligeledes brugervejledninger med detaljerede oplysninger, om hvordan systemet anvendes, og kontaktoplysninger vedrørende teknisk support. Hvis De har brug for teknisk hjælp til at bruge systemet, bedes De kontakte ECB's tekniske supportteam på sourcing.support@ecb.europa.eu og oplyse referencenummer og det pågældende problem. Alle andre forespørgsler vedrørende denne udbudsprocedure og indholdet af udbudsmaterialet skal sendes som en meddelelse via ECB's e-udbudssystem (under fanebladet »Discussion«). ECB bestræber sig på at besvare alle spørgsmål hurtigst muligt, men kan ikke garantere en minimumssvartid. ECB er ikke forpligtet til at besvare spørgsmål, der modtages mindre end syv kalenderdage før sidste frist for afgivelse af bud. Udbudsproceduren er åben på lige vilkår for alle fysiske eller juridiske personer, der er bosiddende eller beliggende i Den Europæiske Union, og for alle fysiske og juridiske personer, som er bosiddende eller beliggende i et land, der har ratificeret Verdenshandelsorganisationens aftale om offentlige indkøb, eller som med Den Europæiske Union har indgået en bilateral aftale om indkøb i henhold til de bestemmelser, der er fastsat i disse aftaler. Udbudsproceduren gennemføres i overensstemmelse med afgørelse ECB/2016/2 om fastsættelse af regler om offentligt udbud (som ændret), der er tilgængelig på ECB's websted på: https://www.ecb.europa.eu/ecb/legal/1001/procurement/html/index.en.html.

Zusätzliche Informationen

Denne udbudsprocedure gennemføres via ECB’s elektroniske udbudssystem (»e-tendering«), der kan findes via følgende internetadresse:

http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html

Hvis De ikke tidligere har anvendt ECB's nye elektroniske udbudssystem, skal De registrere Dem via ovenstående link (klik på »Register«). Efter registreringen modtager De en automatisk meddelelse med det bruger-id, der skal benyttes til at logge på (klik på »Login«) og oprette adgang til udbudsmaterialet. Bemærk venligst følgende:

— Registrering i ovenstående system kræves kun én gang, og De kan genbruge Deres bruger-id ved alle ECB's fremtidige udbudsprocedurer, som gennemføres via ovennævnte system. De bedes derfor beholde Deres bruger-id til fremtidig brug.

— hvis De allerede på et tidligere tidspunkt har deltaget i udbudsprocedurer fra ECB, som blev gennemført via ECB's foregående onlinesystem, skal De stadig registreres i ECB's elektroniske udbudssystem 1 gang via ovenstående adresse,

— Registrering alene udgør ikke en ansøgning. Ansøgningen skal indgives via ECB's elektroniske udbudssystem i henhold til de yderligere anvisninger i ansøgningsmaterialet.

Systemreferencenummeret for ovennævnte udbud er: RFX-PT-2020-000067: Switchboard, FM Service Desk and Meeting

Udbudsdokumenterne downloades ved at logge på ECB's elektroniske udbudssystem med login-oplysninger og password. Udvid feltet »Public Tenders — Upcoming Events«. Klik på »Click to request an invitation to this event« for ovennævnte udbudsprocedure, og luk det ny vindue, som åbnes. Når anmodningen er udført (det kan tage et par minutter), ændres status for anmodningen om deltagelse til »Invited«, og RFx-dokumentationen er tilgængelig via RFx-fanebladet.

Via ovennævnte link finder De ligeledes brugervejledninger med detaljerede oplysninger, om hvordan systemet anvendes, og kontaktoplysninger vedrørende teknisk support.

Hvis De har brug for teknisk hjælp til at bruge systemet, bedes De kontakte ECB's tekniske supportteam på sourcing.support@ecb.europa.eu og oplyse referencenummer og det pågældende problem.

Alle andre forespørgsler vedrørende denne udbudsprocedure og indholdet af udbudsmaterialet skal sendes som en meddelelse via ECB's e-udbudssystem (under fanebladet »Discussion«).

ECB bestræber sig på at besvare alle spørgsmål hurtigst muligt, men kan ikke garantere en minimumssvartid. ECB er ikke forpligtet til at besvare spørgsmål, der modtages mindre end syv kalenderdage før sidste frist for afgivelse af bud.

Udbudsproceduren er åben på lige vilkår for alle fysiske eller juridiske personer, der er bosiddende eller beliggende i Den Europæiske Union, og for alle fysiske og juridiske personer, som er bosiddende eller beliggende i et land, der har ratificeret Verdenshandelsorganisationens aftale om offentlige indkøb, eller som med Den Europæiske Union har indgået en bilateral aftale om indkøb i henhold til de bestemmelser, der er fastsat i disse aftaler.

Udbudsproceduren gennemføres i overensstemmelse med afgørelse ECB/2016/2 om fastsættelse af regler om offentligt udbud (som ændret), der er tilgængelig på ECB's websted på: https://www.ecb.europa.eu/ecb/legal/1001/procurement/html/index.en.html.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

• the Main Building (MB) på adressen Sonnemannstrasse 20, Frankfurt am Main, TYSKLAND,

• the Eurotower (ET) på adressen Kaiserstrasse 29, Frankfurt am Main, TYSKLAND,

• the Japan Center (JC) på adressen Taunustor 2, Frankfurt am Main, TYSKLAND.

Geschätzter Gesamtwert: 8 720 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Tjenesterne omfatter følgende tjenesteydelser:

— omstilling og servicedesk for facilitetsforvaltning som en forvaltet tjeneste i henhold til fastsatte standarder og serviceniveauer. Begge er nøglefunktioner inden for direktoratets administration, da tjenesteydelsen har en stor omdømmemæssig indvirkning gennem interne og eksterne opkald. Omstillingen er det første kontaktpunkt for interne og eksterne opkald.

Servicedesken for facilitetsforvaltning giver de interne kunder support på første niveau til en bred vifte af tjenester, såsom forvaltningstjenester til tekniske, infrastrukturelle og kommercielle faciliteter.

Omstillingen og servicedesken for facilitetsforvaltning vil have beliggenhed i et af ECB's lokaler i Frankfurt am Main. Omstillingen og servicedesken for facilitetsforvaltning er i øjeblikket aktive i forlængede åbningstider fra kl. 7.30 til kl. 19.30, hvilket kræver skifteholdsarbejde. Der kan også anmodes om tjenesterne uden for normale åbningstider, på weekender eller på offentlige fridage.

— telefonomstilling — modtagelse og overførsel af indgående eksterne eller interne telefonopkald på engelsk og tysk.

— servicedesk for facilitetsforvaltning — levering af telefonisk support på stedet på første niveau vedrørende alle former for facilitetsforvaltningstjenester: Godkendelse og registrering af problemrapporter i det computerstøttede facilitetsforvaltningssystem (CAFM — Computer Aided Facility Management), i øjeblikket Planon-systemet, for alle anmodninger, der modtages pr. telefon, e-mail eller via selvbetjeningsportalen. Overvågning og rapportering af tjenesteleverandørers præstation. Forvaltning, sporing og eskalering af kundeklager.

— reservation af mødelokaler og -tjenester — forvaltning af ECB's interne mødefaciliteter og koordinering af tjenester relateret til konferencer og møder. Dette er en nøglefunktion for ECB, da denne tjeneste har en stor omdømmemæssig indvirkning via involvering af interne og eksterne mødedeltagere. Reservation af interne mødefaciliteter (i øjeblikket udført via CAFM-softwaren), herunder koordinering af catering-, lydmedie- og møbelopsætningstjenester gennem ECB's interne kontrahenter. Administration af mødeændringer og optimering af mødereservationer i overensstemmelse med prioriteter, ønskede lokaliteter og specifikationer. Levering og forvaltning af onlineregistreringstjenester til møde- og konferencedeltagere.

— administrative støttetjenester — levering af enhver anden administrativ opgave relateret til facilitetsforvaltningstjenester, såsom forvaltning af faxer, håndtering af hittegods, håndtering af godkendte genstande (f.eks. vedrørende aktiviteter forbundet med garderobeskabe og flytning) samt modtagne gaver, levering af support til kundeapplikationer, distribution af spisekuponer, IT-testaktiviteter osv.

— koordinering af konferencer og arrangementer (valgfrie tjenester) — rådgivning om og koordinering af de tjenester, der kræves til målgruppernes specifikke konferencer, møder og andre aktiviteter, der hovedsageligt afholdes internt i ECB's lokaler. Gennemførelse af en regelmæssig mødeplanlægning med forretningsområderne for at planlægge alle aktiviteter for det kommende år, med aflæggelse af rapport til ECB. Rådgivning af kunden om konference- og mødeforvaltningstjenester (såsom lokaler og layout), kontrol af anmodningers gennemførlighed og forslag til alternativer og forbedringer, hvor det er relevant.

— validering af anmodninger om godtgørelse af omkostninger forbundet med forretningsrejser (valgfrie tjenester) — validering af anmodninger om godtgørelse af omkostninger forbundet med forretningsrejser foretaget af ECB's ansatte i overensstemmelse med ECB's rejseregler. Hvis ECB beslutter at gøre brug af sin option, skal tjenesteyderen levere dedikerede engelsktalende medarbejdere med ansvar for denne administrative opgave.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 8 720 000 EUR 💰
Dauer: 36 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

ECB kan forlænge kontrakten med 12 måneder efter tilfredsstillende udførelse, og den samlede kontraktvarighed må ikke overstige 48 måneder.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung: Som angivet i udbudsdokumenterne.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Blandt de ansøgere, der opfylder mindstekravene, udvælger ECB dem, der bedst opfylder udvælgelseskriterierne på grundlag af de indsendte referenceprojekter/-kontrakter. Se venligst udbudsmaterialet for yderligere oplysninger.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2020-11-23 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Englisch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 6 Monate

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Central Procurement Office
Dokumente URL: http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Denne udbudsprocedure gennemføres via ECB’s elektroniske udbudssystem (»e-tendering«), der kan findes via følgende internetadresse:

http://www.ecb.europa.eu/ecb/jobsproc/sourcing/html/index.en.html

Hvis De ikke tidligere har anvendt ECB's nye elektroniske udbudssystem, skal De registrere Dem via ovenstående link (klik på »Register«). Efter registreringen modtager De en automatisk meddelelse med det bruger-id, der skal benyttes til at logge på (klik på »Login«) og oprette adgang til udbudsmaterialet. Bemærk venligst følgende:

— Registrering i ovenstående system kræves kun én gang, og De kan genbruge Deres bruger-id ved alle ECB's fremtidige udbudsprocedurer, som gennemføres via ovennævnte system. De bedes derfor beholde Deres bruger-id til fremtidig brug.

— hvis De allerede på et tidligere tidspunkt har deltaget i udbudsprocedurer fra ECB, som blev gennemført via ECB's foregående onlinesystem, skal De stadig registreres i ECB's elektroniske udbudssystem 1 gang via ovenstående adresse,

— Registrering alene udgør ikke en ansøgning. Ansøgningen skal indgives via ECB's elektroniske udbudssystem i henhold til de yderligere anvisninger i ansøgningsmaterialet.

Systemreferencenummeret for ovennævnte udbud er: RFX-PT-2020-000067: Switchboard, FM Service Desk and Meeting

Udbudsdokumenterne downloades ved at logge på ECB's elektroniske udbudssystem med login-oplysninger og password. Udvid feltet »Public Tenders — Upcoming Events«. Klik på »Click to request an invitation to this event« for ovennævnte udbudsprocedure, og luk det ny vindue, som åbnes. Når anmodningen er udført (det kan tage et par minutter), ændres status for anmodningen om deltagelse til »Invited«, og RFx-dokumentationen er tilgængelig via RFx-fanebladet.

Via ovennævnte link finder De ligeledes brugervejledninger med detaljerede oplysninger, om hvordan systemet anvendes, og kontaktoplysninger vedrørende teknisk support.

Hvis De har brug for teknisk hjælp til at bruge systemet, bedes De kontakte ECB's tekniske supportteam på sourcing.support@ecb.europa.eu og oplyse referencenummer og det pågældende problem.

Alle andre forespørgsler vedrørende denne udbudsprocedure og indholdet af udbudsmaterialet skal sendes som en meddelelse via ECB's e-udbudssystem (under fanebladet »Discussion«).

ECB bestræber sig på at besvare alle spørgsmål hurtigst muligt, men kan ikke garantere en minimumssvartid. ECB er ikke forpligtet til at besvare spørgsmål, der modtages mindre end syv kalenderdage før sidste frist for afgivelse af bud.

Udbudsproceduren er åben på lige vilkår for alle fysiske eller juridiske personer, der er bosiddende eller beliggende i Den Europæiske Union, og for alle fysiske og juridiske personer, som er bosiddende eller beliggende i et land, der har ratificeret Verdenshandelsorganisationens aftale om offentlige indkøb, eller som med Den Europæiske Union har indgået en bilateral aftale om indkøb i henhold til de bestemmelser, der er fastsat i disse aftaler.

Udbudsproceduren gennemføres i overensstemmelse med afgørelse ECB/2016/2 om fastsættelse af regler om offentligt udbud (som ændret), der er tilgængelig på ECB's websted på: https://www.ecb.europa.eu/ecb/legal/1001/procurement/html/index.en.html.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Den Europæiske Centralbank, Procurement Review Body, c/o Legal Advice Team
Postanschrift: Sonnemannstrasse 22
Postort: Frankfurt am Main
Postleitzahl: 60314
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 6913440 📞
Fax: +49 6913446886 📠
Internetadresse: http://www.ecb.europa.eu 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Senest ti dage efter modtagelsen af meddelelsen i overensstemmelse med artikel 34, stk. 1, eller artikel 34, stk. 3, første punktum, i ECB's afgørelse 2016/2 om regler for offentlige indkøb. Yderligere krav er anført i artikel 39 i denne afgørelse. En klage til Den Europæiske Ombudsmand medfører ikke, at fristen for indgivelse af en klage forlænges.

Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Den Europæiske Ombudsmand
Postanschrift: 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403
Postort: Strasbourg Cedex
Postleitzahl: 67001
Land: Frankreich 🇫🇷
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Den Europæiske Centralbank, Central Procurement Office, c/o Legal Advice Team
E-Mail: procurement@ecb.europa.eu 📧
Fax: +49 6913447110 📠
Quelle: OJS 2020/S 202-486907 (2020-10-06)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung (>20 neue Beschaffungen)

Datenverarbeitungsdienste (3)

Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste (2)

Verwaltung von Computeranlagen