Rahmenvereinbarung für die Archivierung papierbasierter Unterlagen

Kurze Beschreibung

Gegenstand des vorliegenden offenen Verfahrens ist die Archivierung, Vernichtung und Entsorgung von papierbasierten Unterlagen (insbesondere von Papierakten und sonstigen analogen, nicht digitalisierten Medien).

Beschreibung der Beschaffung

Die Auftraggeberin beabsichtigt weitestgehend die Auslagerung ihrer Archivierung von Papier-Akten zu einem externen Archivierungsdienstleister (nachfolgend: „Auftragnehmer"). Dieser hat über die Laufzeit des Vertrages folgende Leistungen zu erbringen:
— Bereitstellung und Unterhaltung einer Aktenverzeichnis-Datenbank mit webbasiertem Online-Zugriff für bestimmte Mitarbeiter der Auftragnehmerin;
— Initiale Erfassung und initiale Übernahme von Akten zur Archivierung;
— Laufende Erfassung und Übernahme weiterer Akten zur Archivierung;
— Lagerung der archivierten Akten;
— Online-Übermittlung von Akteninhalten an die Auftraggeberin (Scan on Demand);
— Physische Bereitstellung von archivierten Akten zur Nutzung bei der Auftraggeberin und Wiedereingliederung in das externe Archiv nach Ende der Benutzung;
— Vernichtung von Akten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist nach Freigabe der Auftraggeberin und Protokollierung;
Das Archivgut der Auftraggeberin lagert derzeit an verschiedenen Standorten der Auftraggeberin. In ca. 70 Standortarchiven lagert aktuell eine Archivmenge von ca. 35.000 laufenden Metern. Es handelt sich hierbei um eine gewissenhaft gemessene Menge.
Es ist geplant, alle Archive sukzessive aufzulösen. Zunächst soll im Januar 2021 mit der Auflösung erster Archive (voraussichtlich Aachen, Duisburg und Hamburg) durch den Auftragnehmer begonnen werden (initiale Übernahme). Die zeitliche Planung wird die Auftraggeberin zeitnah nach erfolgtem Zuschlag mit dem Auftragnehmer einvernehmlich vornehmen.
In Vorbereitung dessen sind mit Vertragsbeginn die spezifischen Voraussetzungen für die initiale Aktenübernahme aus den zentralen Archivmagazinen zu schaffen. Im Einzelnen sind in Kooperation mit der Auftraggeberin folgende Leistungen zu erbringen:
— Gemeinsame Abstimmung zur Prozessbeschreibung;
— Bereitstellung von Barcode-Etiketten in ausreichender Menge zur Vornahme der Etikettierung durch Mitarbeiter des Auftragnehmers;
— Implementierung und Test der erforderlichen Regeln, Listen und Metadaten in der Software-Lösung zur Verwaltung der Akten der Auftraggeberin (Aktenverzeichnis-Datenbank);
— Die von der Auftraggeberin benannten Mitarbeiter sind durch den Auftragnehmer im Rahmen von Schulungsmaßnahmen hinsichtlich der Aktenverzeichnis-Datenbank zu unterweisen;
— Migration des Datenbestandes der Archiv-Datenbank im bisherigen Zentralarchiv der Auftraggeberin in die beim Auftragnehmer zu implementierende Aktenverzeichnis-Datenbank;
— Die Abholung aktueller und zukünftiger Aktenbestände und sonstiger Ablagen an den jeweiligen Standorten der Auftraggeberin und die anschließende Einlagerung an einem zentralen Ort;
— Bearbeitung von Abfragen der Akten während der Aufbewahrungsfrist. Herausgabe der geforderten Daten in Papier- oder digitaler Form,
— Unverzügliche Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist der datenschutzrelevanten Materialien nach DIN 66399:
Schutzklasse 3 – sehr hoher Schutzbedarf für besonders vertrauliche und geheime Daten Sicherheitsstufe 4 unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften.
— Schriftliche Bestätigung der datenschutzgerechten Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen.
Die vollständige Auflösung der Archive muss bis zum 31.3.2021 abgeschlossen sein.

Beschreibung der Verlängerungen

1. Die Rahmenvereinbarung beginnt am 1.12.2020 und endet zum 30.11.2024. Die während dieser Vertragslaufzeit eingelagerten Akten verbleiben bei dem Auftragnehmer entsprechend der Aufbewahrungsfristen. Wird die Rahmenvereinbarung nicht 12 Monate vor Ablauf der vereinbarten Vertragslaufzeit – gemeint ist damit die Vertragslaufzeit bezüglich der Aufbewahrungsfristen der Akten über die reguläre Vertragslaufzeit von 48 Monaten – gekündigt, verlängert sie sich jeweils um 24 Monate. Die Kündigungsfrist beträgt dann 12 Monate zum Ablauf des jeweiligen Verlängerungszeitraums. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bliebt hiervon unberührt.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Sofern vorhanden oder zur Eintragung verpflichtet:
Aktueller Nachweis zur Eintragung in das einschlägige Berufs- oder Handelsregister des Niederlassungsstaats des Bieters/des Mitglieds der Bietergemeinschaft (nicht älter als 24 Monate vom Tag der Angebotsfrist gerechnet). Bieter mit Firmensitz außerhalb Deutschlands haben den Nachweis der Eintragung in ein vergleichbares Register von Stellen des Herkunftslandes in deutscher beglaubigter Übersetzung einzureichen;
2. Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt.
3. Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit des Landes NRW.
(a) Hinweis Bietergemeinschaften:
Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft sind die zuvor genannte Unterlagen von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen. Zusätzlich ist die Erklärung einer Bietergemeinschaft einzureichen.
(b) Hinweis Eignungsleihe:
Im Fall der Eignungsleihe ist die „Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt" für jedes Drittunternehmen zu erbringen. Zusätzlich sind folgende Unterlagen für jedes Drittunternehmen, dessen Kapazitäten der Bieter in Anspruch nimmt, mit dem Angebot einzureichen:
— Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Nachunternehmer;
— Verpflichtungserklärung des benannten Dritt-/Nachunternehmers gegenüber dem Bieter.
(c) Hinweis Nachunternehmer:
Im Fall des Einsatzes von Nachunternehmern ist die „Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt" für jeden Nachunternehmer, dessen Kapazitäten der Bieter in Anspruch nimmt, einzureichen. Zusätzlich sind folgende Unterlagen je Nachunternehmer einzureichen:
— Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Nachunternehmer;
— Verpflichtungserklärung des benannten Dritt-/Nachunternehmers gegenüber dem Bieter (Ist spätestens vor Zuschlagserteilung einzureichen!).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen:
— Personenschäden: 3 Mio. EUR je Versicherungsfall/Jahreshöchstentschädigung das Zweifache;
— Sachschäden: 3 Mio. EUR je Versicherungsfall/Jahreshöchstentschädigung das Zweifache;
— Vermögensschäden eingeschlossen Schäden aus der Verletzung des Datenschutzes (einschl. Sozialdaten) bzw. der Persönlichkeitsrechte: 500 000 EUR je Versicherungsfall/Jahreshöchstentschädigung das Zweifache.
Beinhaltet der vorgelegte Nachweis eine Befristung, so geht die Auftraggeberin davon aus, dass sich die Laufzeit der Betriebshaftpflichtversicherung stillschweigend verlängert. Sollte dies nicht der Fall sein (z. B. durch Kündigung), so ist mit der Angebotsabgabe unaufgefordert eine diesbezügliche Erklärung durch den Bieter abzugeben.
Erfüllt der Nachweis des Versicherers nicht die in der Bekanntmachung genannte Ausgestaltung (Mindestdeckungssummen), erklären wir, dass wir unverzüglich nach Zuschlagserteilung eine Betriebshaftpflichtversicherung in der Höhe der geforderten Mindestdeckungssumme* abschließen oder die bestehende Betriebshaftpflichtversicherung erweitern werden und anschließend den Nachweis der Auftraggeberin vorlegen werden.
Hinweis: Die Vergabestelle kann einen Bieter zu jedem Zeitpunkt des Verfahrens auffordern, die bestehende Versicherungspolice
Beizubringen, wenn dies zur angemessenen Durchführung des Verfahrens erforderlich ist.
2. Darstellung des Gesamtumsatzes des Bieters in den letzten 3 Geschäftsjahren, aufgesplittet je Geschäftsjahr.
Hinweis: Die Auftraggeberin betrachtet für die Durchführung des Auftrages lediglich solche Bieter als geeignet, welche im Schnitt der letzten 3 Geschäftsjahre einen Mindestumsatz von 800 000 EUR nachweisen können. Im Falle einer Bietergemeinschaft wird der addierte Umsatz zugrunde gelegt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Abgabe von 2 Referenzen: Die Auftraggeberin betrachtet lediglich solche Bieter als geeignet, welche wenigstens 2 Referenzprojekte von vergleichbarer Art und vergleichbarem Umfang vorweisen können. Das Referenzprojekt ist dann in seiner Art vergleichbar, wenn es Erfahrungen in der Erfassung und Übernahme eines bestehenden Archivs (initiale Übernahme) sowie mit der Verwendung einer Aktenverzeichnis-Datenbank, die technisch vom Bieter administriert und nach Kundenanforderungen individuell angepasst wurde, nachweist.
Die Erfahrungen im Zusammenhang mit der Aktenverzeichnis-Datenbank können auch durch separate Referenzprojekte nachgewiesen werden. Das Referenzprojekt ist dann in seinem Umfang vergleichbar, wenn insgesamt wenigstens 10 000 laufende Meter initial abgeholt, übernommen, erfasst und gelagert wurden.
Folgend Angaben sind zu tätigen:
— Firma/Auftraggeber;
— Kontaktdaten;
— Branche;
— Inhaltliche Beschreibung des Auftrages;
— erfasste, übernommene und gelagerte Menge in laufenden Metern innerhalb der letzten 3 Jahre.
2. Darstellung der Anzahl der Mitarbeiter in den letzten 3 Jahren, aufgesplittet pro Geschäftsjahr, unter Verwendung der Anlage 6 der Vergabeunterlagen,
3. Nachweis einer gültigen Zertifizierung nach DIN ISO 9001 oder vergleichbar,
4. Eigenerklärung zur Vernichtung gemäß DIN 66399, Schutzklasse 3 in der Sicherheitsstufe P4 (Anlage 7 der Vergabeunterlagen),
5. Nachweis einer gültigen Zertifizierung als Entsorgungsfachbetrieb gemäß § 52 KrW-/AbfG bzw. § 56 KrWG.
6. Einreichung der Anhänge zu den Datenschutzbestimmungen:
— Anhang A_Datenschutzbeauftragter;
— Anhang B_Geschäftsstandorte;
— Anhang D_Verpflichtungserklärung;
— Anhang E_Unterauftragnehmer;
— Anhang F_Fern_Wartungsfirmen;
— sowie die Erklärung zum Datenschutz.
Hinweis zu Punkt 4) und 5): Soweit Teilleistungen durch einen Unterauftragnehmer erbracht werden sollen, hat der Bieter eine Eigenerklärung des benannten Unterauftragnehmers zur Vernichtung gemäß DIN 66399, Schutzklasse 3 in der Sicherheitsstufe P4 und den Nachweis einer gültigen Zertifizierung als Entsorgungsfachbetrieb gemäß § 52 KrW-/AbfG bzw. § 56 KrWG für den benannten Unterauftragnehmer mit dem Angebot vorzulegen.

(I.) Das Vergabeverfahren wird im Auftrag der Auftraggeberinnen vom AOK-Bundesverband durchgeführt.
(II) Zur Durchführung des Vergabeverfahrens verwendet die Auftraggeberin die E-Vergabelösung www.dtvp.de.
Die für die Angebotserstellung zwingend zu verwendenden Vergabeunterlagen sind unter dem o. g. Link dort abzurufen. Für Angaben und Erklärungen sind die Formulare der Vergabeunterlagen zu verwenden, soweit diese entsprechende Vordrucke enthalten.
Bitte beachten Sie, dass die Angebotsabgabe elektronisch über dieses Vergabeportal zu erfolgen hat. Weitere Hinweise zur elektronischen Angebotsabgabe finden Sie in den Vergabeunterlagen (Bewerbungsbedingungen).
Bekanntmachungs-ID: CXP4YDKDX0H

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 134 GWB Informations- und Wartepflicht.
„(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist..."
§ 135 GWB Unwirksamkeit.
„(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber:
1. gegen § 134 verstoßen hat…"
§ 160 GWB Einleitung, Antrag.
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis
Zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt."
§ 168 GWB Entscheidung der Vergabekammer.
„(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken.
(2) Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden…".