Rahmenvereinbarung für die Archivierung papierbasierter Unterlagen

Kurze Beschreibung

Gegenstand des vorliegenden offenen Verfahrens ist die Archivierung, Vernichtung und Entsorgung von papierbasierten Unterlagen (insbesondere von Papierakten und sonstigen analogen, nicht digitalisierten Medien).

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand des vorliegenden offenen Verfahrens ist die Erfassung, Übernahme und Lagerung von Papier-Akten und sonstigen analogen (nicht digitalisierten) Medien der AOK PLUS — Die Gesundheitskasse für Sachsen und Thüringen sowie deren Entsorgung und Vernichtung nach Ablauf der jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen.
Der Auftragnehmer erfasst und übernimmt sukzessive bereits gelagerte Akten aus den Zentral- und Standortarchiven der Auftraggeberin zur weiteren Lagerung (initiale Übernahme). Darüber hinaus erfasst und übernimmt der Auftragnehmer zu archivierenden Akten aus dem laufenden Verwaltungsbetrieb (laufende Übernahme) sowie Archivgut, welches direkt von Dienstleistern der Auftraggeberin an den Auftragnehmer geliefert wird, zur Lagerung. Bei Bedarf stellt der Auftragnehmer archivierte Akten bzw. Akteninhalte auf Anforderung der Auftraggeberin sowohl in digitaler Form als auch in Papierform bereit und gliedert diese nach Ende der Nutzung wieder in sein Archiv ein. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist hat die datenschutzgerechte Entsorgung und Vernichtung der Akten durch den Auftragnehmer zu erfolgen.
Für sämtliche Vorgänge zur Verwaltung der archivierten Akten (Erfassung, Übernahme, Bereitstellung, Rücknahme, Ausgliederung und Vernichtung) unterhält der Auftragnehmer eine Aktenverzeichnis-Datenbank mit online- und browserbasiertem Zugang für Mitarbeiter der Auftraggeberin.
Eine detaillierte Leistungsbeschreibung ist den Vergabeunterlagen als Anlage 1 nebst Anhängen 1 und 2 beigefügt.
Angaben zum voraussichtlichen Auftragsvolumen können nur auf Basis von Erfahrungswerten aus der Vergangenheit gemacht werden. Die Auftraggeberin geht davon aus, dass im Rahmen der initialen Übernahme die Menge der zu erfassenden, übernehmenden und zu lagernden Akten von 11 400 laufenden Metern am Ende des ersten Auslagerungsjahres auf 31.400 laufende Meter am Ende des dritten Auslagerungsjahres steigt. Die geschätzte Menge der laufend zu erfassenden, zu übernehmenden und zu lagernden Akten können der als Anlage 1 den Vergabeunterlagen beigefügten Leistungsbeschreibung entnommen werden. Die voraussichtliche Anzahl der Anforderungen von digital und in Papierform bereitzustellenden Akten ist ebenfalls in der Leistungsbeschreibung dargestellt. Die voraussichtliche Menge der zu vernichtenden Akten wird in Anhang 2 zur Leistungsbeschreibung detailliert ausgewiesen.
Die Auftraggeberin schätzt, dass am Ende der Grundvertragslaufzeit von 7 Jahren noch 25 900 laufende Meter Akten zu lagern sind und der gesamte Archivierungsbedarf während der weiteren Vertragslaufzeit aufgrund der zunehmenden Digitalisierung weiter sinkt.
Die Angaben der Mengen dienen lediglich der Orientierung und stellen kein verbindliches Abnahmevolumen dar. Abweichungen sind bei sämtlichen in der Leistungsbeschreibung und in Anhang 2 zur Leistungsbeschreibung enthaltenen Mengenangaben von jeweils bis zu 50 % möglich.

Beschreibung der Verlängerungen

Wird die Rahmenvereinbarung nicht 12 Monate vor Ablauf der vereinbarten Vertragslaufzeit gekündigt, verlängert sie sich jeweils um 24 Monate. Die Kündigungsfrist beträgt dann jeweils 12 Monate zum Ablauf des jeweiligen Verlängerungszeitraumes.

Die Auftraggeberin betrachtet für die Durchführung des Auftrages lediglich solche Bieter als geeignet, welche im Schnitt der letzten 3 Geschäftsjahre einen Mindestumsatz von 800 000 EUR nachweisen können. Im Falle einer Bietergemeinschaft wird der addierte Umsatz zugrunde gelegt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Detaillierte Darstellung von Referenzprojekten im Bereich der Erfassung und Übernahme von papierbasierten Unterlagen zur Archivierung für öffentliche Auftraggeber einschließlich Krankenversicherungen, Rentenversicherungen sowie andere Sozialversicherungsträger sowie Banken, Versicherungen und andere Finanzdienstleister innerhalb der letzten 3 Jahre unter Angabe:
— des Kunden bzw. abstrakte Beschreibung des Kunden unter Angabe eines Ansprechpartners einschließlich Telefonnummer;
— der Branche des Referenzauftraggebers;
— der inhaltlichen Beschreibung des Auftrages;
— des Auftragsvolumens (Anzahl der laufenden Meter) unter Verwendung von Anlage 5-1 der Vergabeunterlagen.
2) Detaillierte Darstellung von mindestens einem Referenzprojekt im Bereich des Einsatzes einer Aktenverzeichnis-Datenbank zur Verwaltung archivierter Unterlagen, die technisch vom Bieter administriert und nach Kundenanforderungen individuell angepasst wurde, für öffentliche Auftraggeber einschließlich Krankenversicherungen, Rentenversicherungen sowie andere Sozialversicherungsträger sowie Banken, Versicherungen und andere Finanzdienstleister innerhalb der letzten 3 Jahre unter Angabe:
— des Kunden bzw. abstrakte Beschreibung des Kunden unter Angabe eines Ansprechpartners einschließlich Telefonnummer;
— der Branche des Referenzauftraggebers;
— der inhaltlichen Beschreibung des Auftrages;
— des Auftragsvolumens (Anzahl der laufenden Meter);
— des Leistungszeitraumes.
Unter Verwendung von Anlage 5-2 der Vergabeunterlagen. Die Erfahrungen im Zusammenhang mit der Aktenverzeichnis-Datenbank können auch gemeinsam mit einem Referenzprojekt im Bereich der Erfassung und Übernahme von papierbasierten Unterlagen zur Archivierung nachgewiesen werden.
3) Darstellung der Anzahl der Mitarbeiter in den letzten 3 Jahren, aufgesplittet pro Geschäftsjahr, unter Verwendung der Anlage 6 der Vergabeunterlagen,
4) Nachweis einer gültigen Zertifizierung nach DIN ISO 9001 oder vergleichbar,
5) Eigenerklärung zur Vernichtung gemäß DIN 66399, Schutzklasse 3 in der Sicherheitsstufe P4 (Anlage 7 der Vergabeunterlagen),
6) Nachweis einer gültigen Zertifizierung als Entsorgungsfachbetrieb gemäß § 52 KrW-/AbfG bzw. § 56 KrWG oder vergleichbar.
Hinweis zu Punkt 5) und 6): Soweit Teilleistungen durch einen Unterauftragnehmer erbracht werden sollen, hat der Bieter eine Eigenerklärung des benannten Unterauftragnehmers zur Vernichtung gemäß DIN 66399, Schutzklasse 3 in der Sicherheitsstufe P4 und den Nachweis einer gültigen Zertifizierung als Entsorgungsfachbetrieb gemäß § 52 KrW-/AbfG bzw. § 56 KrWG oder vergleichbar für den benannten Unterauftragnehmer mit dem Angebot vorzulegen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Zu 1): Die Auftraggeberin betrachtet nur solche Bieter als geeignet, welche mit einem oder mehreren Referenzprojekten nachweisen, dass innerhalb der letzten 3 Jahre mindestens 5 000 laufende Meter Akten erfasst, übernommen und gelagert wurden. Wird das Mindestauftragsvolumen von 5 000 laufenden Metern durch mehrere Referenzprojekte nachgewiesen, müssen in jedem einzelnen Referenzprojekt innerhalb der letzten 3 Jahre mindestens 1 000 laufende Meter Akten erfasst, übernommen und gelagert worden sein.
Zu 2): Die Auftraggeberin betrachtet nur solche Bieter als geeignet, welche nachweisen, dass eine Aktenverzeichnis-Datenbank, die technisch vom Bieter administriert und nach Kundenanforderungen individuell angepasst wurde, zur Verwaltung (Erfassung, Übernahme, Bereitstellung, Rücknahme, Ausgliederung, Vernichtung etc.) von mindestens 1 000 laufenden Metern erfasster und übernommener Akten innerhalb der letzten 3 Jahre eingesetzt wurde.

1) Die Kommunikation zwischen der Auftraggeberin und den Bewerbern bzw. Bietern ist ausschließlich über den Projektraum des Vergabeverfahrens auf der Vergabeplattform des Deutschen Vergabeportals (https://www.dtvp.de) möglich. Fragen und Hinweise zu den Vergabeunterlagen sind über den Projektraum des Verfahrens auf der o. g. Vergabeplattform an die Vergabestelle zu richten. Die Antworten werden ausschließlich und einheitlich auf der o. g. Vergabeplattform für alle Bewerber bzw. Bieter auch ohne Registrierung sichtbar eingestellt und sind regelmäßig selbst einzuholen.
2) Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird: Rechtsform mit gesamtschuldnerischer Haftung. Im Falle einer Bietergemeinschaft ist mit dem Angebot eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung (Anlage 10 der Vergabeunterlagen) abzugeben. Darin haben alle Mitglieder zu erklären, dass sie gesamtschuldnerisch haften und einen Bevollmächtigten zu benennen, welcher alle Mitglieder der Bietergemeinschaft gegenüber der Auftraggeberin vertritt. Die in Punkt III.1.1) und Punkt III.1.2) dieser Bekanntmachung aufgeführten Nachweise über die Geeignetheit des Unternehmens und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen sind bei Bildung einer Bietergemeinschaft von jedem Mitglied vorzulegen. Das gilt entsprechend für den unter Punkt III.1.3) geforderten Nachweis einer gültigen DIN ISO9001 (oder vergleichbaren) Zertifizierung, die Eigenerklärung zur Vernichtung gemäß DIN 66399 sowie dem Nachweis einer gültigen Zertifizierung als Entsorgungsfachbetrieb gemäß § 52 KrW-/AbfG bzw. § 56 KrWG oder vergleichbar, soweit das Mitglied der Bietergemeinschaft die ausgeschriebenen Dienstleistungen erbringt. Die unter Punkt III.1.3) dieser Bekanntmachung genannten Referenzprojekte sowie die Darstellung der Mitarbeiterzahl sind für alle Mitglieder der Bietergemeinschaft gemeinschaftlich zu erbringen.
3) Die Auftraggeberin kann nach § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen bestehen, an den gleichen Auftragnehmer im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne vorherige Vergabebekanntmachung vergeben. Dies gilt insbesondere für im Zusammenhang mit der ausgeschriebenen Leistung stehende Aufträge (z. B. Archivierung von weiteren papier- und nicht papierbasierten Medien, Aktenversand und -transporte) bis zu einem Auftragsvolumen von insgesamt maximal 6 Mio. EUR netto. Soweit die Auftraggeberin von dieser Möglichkeit Gebrauch macht, soll der Auftrag zu den Bedingungen der hier ausgeschriebenen Rahmenvereinbarung, soweit anwendbar, mit Ausnahme des Preises vergeben werden.
4) Die AOK PLUS ist während der Laufzeit des Vertrages zum Abruf aus dieser Rahmenvereinbarung berechtigt. Für die AOK PLUS service GmbH handelt es sich um einen Vertrag zugunsten Dritter.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YRYDKNX

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten u. a. die folgenden Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB):
㤠134 Informations- und Wartepflicht:
(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist,
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an,
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist ...
§ 135 Unwirksamkeit:
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber gegen § 134 verstoßen hat...
§ 160 Einleitung, Antrag:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein,
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht,
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat (der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt),
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegen über dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind...
§ 168 Entscheidung der Vergabekammer:
(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken,
(2) Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden...".

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand des vorliegenden offenen Verfahrens ist die Erfassung, Übernahme und Lagerung von Papier-Akten und sonstigen analogen (nicht digitalisierten) Medien der AOK Plus – Die Gesundheitskasse für Sachsen und Thüringen sowie deren Entsorgung und Vernichtung nach Ablauf der jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen.
Der Auftragnehmer erfasst und übernimmt sukzessive bereits gelagerte Akten aus den Zentral- und Standortarchiven der Auftraggeberin zur weiteren Lagerung (initiale Übernahme). Darüber hinaus erfasst und übernimmt der Auftragnehmer zu archivierenden Akten aus dem laufenden Verwaltungsbetrieb (laufende Übernahme) sowie Archivgut, welches direkt von Dienstleistern der Auftraggeberin an den Auftragnehmer geliefert wird, zur Lagerung. Bei Bedarf stellt der Auftragnehmer archivierte Akten bzw. Akteninhalte auf Anforderung der Auftraggeberin sowohl in digitaler Form als auch in Papierform bereit und gliedert diese nach Ende der Nutzung wieder in sein Archiv ein. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist hat die datenschutzgerechte Entsorgung und Vernichtung der Akten durch den Auftragnehmer zu erfolgen.
Für sämtliche Vorgänge zur Verwaltung der archivierten Akten (Erfassung, Übernahme, Bereitstellung, Rücknahme, Ausgliederung und Vernichtung) unterhält der Auftragnehmer eine Aktenverzeichnis-Datenbank mit online- und browserbasiertem Zugang für Mitarbeiter der Auftraggeberin.
Eine detaillierte Leistungsbeschreibung ist den Vergabeunterlagen als Anlage 1 nebst Anhängen 1 und 2 beigefügt.
Angaben zum voraussichtlichen Auftragsvolumen können nur auf Basis von Erfahrungswerten aus der Vergangenheit gemacht werden. Die Auftraggeberin geht davon aus, dass im Rahmen der initialen Übernahme die Menge der zu erfassenden, übernehmenden und zu lagernden Akten von 11 400 laufenden Metern am Ende des ersten Auslagerungsjahres auf 31 400 laufende Meter am Ende des dritten Auslagerungsjahres steigt. Die geschätzte Menge der laufend zu erfassenden, zu übernehmenden und zu lagernden Akten können der als Anlage 1 den Vergabeunterlagen beigefügten Leistungsbeschreibung entnommen werden. Die voraussichtliche Anzahl der Anforderungen von digital und in Papierform bereitzustellenden Akten ist ebenfalls in der Leistungsbeschreibung dargestellt. Die voraussichtliche Menge der zu vernichtenden Akten wird in Anhang 2 zur Leistungsbeschreibung detailliert ausgewiesen.
Die Auftraggeberin schätzt, dass am Ende der Grundvertragslaufzeit von 7 Jahren noch 25 900 laufende Meter Akten zu lagern sind und der gesamte Archivierungsbedarf während der weiteren Vertragslaufzeit aufgrund der zunehmenden Digitalisierung weiter sinkt.
Die Angaben der Mengen dienen lediglich der Orientierung und stellen kein verbindliches Abnahmevolumen dar. Abweichungen sind bei sämtlichen in der Leistungsbeschreibung und in Anhang 2 zur Leistungsbeschreibung enthaltenen Mengenangaben von jeweils bis zu 50 % möglich.