Rahmenvereinbarung über die Beschaffung von Dienstleistungen für Adobe-Produkte

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Ausschreibung ist die Ermittlung eines Dienstleisters, welcher die Administration von Adobe Lizenzverträgen sowie deren Nutzung für die Bezugsberechtigten federführend übernimmt und den Abschluss künftiger Beitritte zu den Adobe Lizenzverträgen begleitet. Wesentliches Element der Leistungserbringung ist die proaktive Berichtsfunktion an die Auftraggeberin und die Erarbeitung von Vorschlägen zur Ausschöpfung von Verbesserungspotenzialen (Die Einzelheiten zu den gewünschten Leistungen ergeben sich aus der Anlage 2 zum Vertrag - Leistungsbeschreibung 0230/544).
Die Rahmenvereinbarung gilt, sofern vorher keine Kündigung erfolgt, ab dem Zuschlag für zwei Jahre (Mindestvertragslaufzeit).
Die Auftraggeberin behält sich vor, den Vertrag zweimal um ein Jahr zu verlängern.
Die Rahmenvereinbarung endet automatisch nach Ablauf der Mindestvertragslaufzeit von zwei Jahren, sofern nicht drei Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit eine Verlängerung durch die IT Baden-Württemberg (BITBW) erfolgt. Für die optionalen Verlängerungszeiträume gilt Selbiges.
Der Vertrag endet auf jeden Fall vorzeitig mit dem Erreichen der Höchstabnahmemenge.
Vom Vertragsende unberührt bleibt die Verpflichtung des Auftragnehmers zur vertragskonformen Leistungserbringung der im Vertragszeitraum erfolgten Abrufe.
Das geschätzte Abnahmevolumen beträgt über die Laufzeit von 4 Jahren (2 + 1 + 1) 3,7 Mio. EUR netto. Die Auftraggeberin behält sich vor, das geschätzte Auftragsvolumen um 50 % zu überschreiten.
Darüber hinaus behält sich die Auftraggeberin vor, gem. § 132 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 i. V. m. Abs. 2 S. 2 GWB bei neuen Leistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen bestehen, diese im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb an den in diesem Vergabeverfahren ermittelten Auftragnehmer zu vergeben.
Eine Abnahmeverpflichtung oder Mindestabnahmemenge aus dieser Rahmenvereinbarung besteht lediglich bei Abschluss eines ETLA-Vertrages und wird bei Angebotsanfrage von Adobe mitgeteilt.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

— Aktueller Nachweis (nicht älter als 1 Jahr), dass der Bieter im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist, in dem er ansässig ist (A). Unternehmen, die weder im Berufs- noch Handelsregister noch einem anderen Register geführt werden, legen eine Kopie der Gewerbeanmeldung der zuständigen Stelle des Landes, in dem sie ansässig sind (soweit erforderlich) oder einen anderen geeigneten Nachweis (z. B. bereinigter Steuerbescheid) vor, der Aufschluss über die Art der beruflichen Tätigkeit gibt;
— Eigenerklärung, dass keine rechtskräftigen Verurteilungen der in § 123 GWB aufgezählten Straftaten vorliegen (A);
— Angabe, ob der Bieter gemäß der KMU-Definition der Europäischen Kommission (EU-Empfehlung 2003/361) zur Gruppe der Kleinstunternehmen, kleinen oder mittleren Unternehmen (KMU) gehört (A).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Nachweis einer im Rahmen und Umfang marktüblichen Haftpflichtversicherung oder eine vergleichbare Versicherung eines Versicherungsunternehmens aus einem Mitgliedstaat der EU. Entweder eine aktuelle Bestätigung der Versicherungsgesellschaft oder eine Kopie der Police (A);
— Eigenerklärung, dass die Versicherung bei Angebotsabgabe nicht gekündigt ist und für den Leistungszeitraum ein Versicherungsschutz bestehen bleibt (A);
— Eigenerklärung, dass über der Vermögen nicht das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt wurde (A);
— Eigenerklärung, dass sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet (A);
— Eigenerklärung, dass der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung (u. a. auch zur Berufsgenossenschaft) ordnungsgemäß nachgekommen wird (A);
— Eigenerklärung, dass keine Verstöße im Sinne des § 5 des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit begangen hat, bzw. keine Eintragungen im Gewerbezentralregister wegen illegaler Beschäftigung bestehen (A);
— Eigenerklärung, dass weder das Unternehmen, noch Mehrheitsanteilseigner oder Gesellschafter, noch eine Mutter- oder Tochtergesellschaft oder Mitglieder der Bietergemeinschaft auf einer der in den Anlagen zu den Verordnungen 881/2002 und 2580/2001 sowie der Anlage des Standpunktes des Rates 2001/931/GASP befindlichen Terrorlisten erscheint (A);
— Weitere Anforderungen ergeben sich aus den allgemeinen Angaben und dem Angebotsblatt Unternehmen (A);
— Angabe über den Gesamtumsatz des Unternehmens der letzten 3 Geschäftsjahre (A).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Eigenerklärung, dass die nachfolgend aufgelisteten Gesetze, Richtlinien und Standards im Rahmen der Leistungserbringung berücksichtigt werden (A);
— Standards und Kompendium des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik, insbesondere der Standards 200-2 und 200-3 im Rahmen der Erstellung eines Info-Sicherheitskonzepts;
— Datenschutzgesetz des Bundes (BDSG), des Landes (LDSG BW) in der neuen Fassung und EU DSGVO;
— Eigenerklärung, dass der Bieter das seitens der Auftraggeberin übermittelte Muster „Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung“ (vgl. Muster Auftragsverarbeitung DSGVO) zur Kenntnis genommen worden ist (A);
— Eigenerklärung, dass der Bieter damit einverstanden ist, dass mit Zuschlag im Bedarfsfall die oben genannte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (vgl. Muster Auftragsverarbeitung DSGVO) mit der Auftraggeberin geschlossen wird (A). Es wird darauf hingewiesen, dass die im Muster gelb hinterlegten Bereiche leistungsspezifisch nach Zuschlagserteilung im Bedarfsfall ergänzt werden müssen;
— Eigenerklärung, dass der Bieter damit einverstanden ist, das mit Abschluss der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, die technischen und organisatorischen Maßnahmen gem. EU DSGVO, unter Berücksichtigung des zur Verfügung gestellten Aufbaus (vgl. Muster Auftragsverarbeitung DSGVO), der Auftraggeberin zur Verfügung gestellt wird (A);
— Eigenerklärung, dass die Auftraggeberin Kontrollen zur Einhaltung und Berücksichtigung des Vorgenannten beim Bieter durchführen kann (A);
— Angabe über den Umsatz des Unternehmens mit dem Hersteller Adobe der letzten 3 Geschäftsjahre (A);
— Der Bieter besitzt mindestens 3 vergleichbare Projektreferenzen der letzten drei Jahre (2017 - 2019) mit einem Geschäftswert von je mind. 1 000 000 EUR netto. Die Referenzen müssen in Art, Umfang und Schwierigkeit mit der zu vergebenen Leistung vergleichbar sein (A);
— Nachweis von drei Projektreferenzen (3 Kunden) der letzten drei Jahre (2017 - 2019), die der Bieter als verantwortliches Unternehmen im Rahmen des Managements von Adobe-Produkten erbracht hat. Die Referenzen müssen in Art, Umfang und Schwierigkeit mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sein (A);
— Betreute Assets: Mindestens 10 000 Assets (A);
— Beitritte: Mindestens 15 Beitritte / Affiliates (A);
— Eigenerklärung, dass alle in Anlage 2 zum Vertrag - Leistungsbeschreibung - unter Kapitel 3.2 (Betreuung durch Dienstleister) genannten Kriterien erfüllt werden (A);
— Eigenerklärung, dass alle im Anlage 2 zum Vertrag - Leistungsbeschreibung - unter Kapitel 3.3 (Pflege und Support) genannten Kriterien erfüllt werden (A);
— Der Bieter sichert zu, dass er über die Qualifikationen eines Partners mit Status „Platinum“ im Bereich Adobe (DME) verfügt und den zugehörigen Nachweis jährlich bis spätestens Ende April unaufgefordert vorlegt (A);
— Zusicherung, dass das Berichtswesen an die Auftraggeberin gemäß Kapitel 3.6 der Anlage 2 zum Vertrag - Leistungsbeschreibung erfolgt (A);
— Eigenerklärung, dass alle in Anlage 2 zum Vertrag - Leistungsbeschreibung - unter Kapitel 3.7 (strategische Unterstützung) genannten Ausschlusskriterien erfüllt werden (A);
— Als Ergebnis des jährlichen Meetings sichert der Auftragnehmer zu, dass alle Bezugsberechtigten ihren jeweils aktuellen Lizenzvertragsstatus und die sich daraus ergebenden Optimierungsmöglichkeiten in elektronischer Form erhalten (A);
— Eigenerklärung, dass alle in Anlage 2 zum Vertrag - Leistungsbeschreibung - unter Kapitel 3.9 (Servicezeiten) genannten Ausschlusskriterien erfüllt werden (A);
— Zusicherung, einer Reaktionszeit des Ansprechpartners von maximal 24 Stunden nach Eingang einer Anfrage (A);
— Eigenerklärung, dass Mitarbeiter/innen für lizenzrechtliche Rückfragen als Spezialisten mit entsprechenden Qualifikationen bzw. Knowhow im Unternehmen vorhanden sind (A). 1 Person ist von 8:00-17:00 Uhr von Mo-Fr erreichbar (hiervon ausgenommen sind Tage, die auf einen am Sitz der Auftraggeberin gesetzlichen Feiertag fallen) (A);
— Eigenerklärung, dass alle in Anlage 1 zum Vertrag - Ergänzende Vereinbarungen - unter Kapitel 5 (Preisangaben) genannten Kriterien erfüllt werden (A);
— Eigenerklärung, dass alle in Anlage 1 zum Vertrag - Ergänzende Vereinbarungen - unter Kapitel 7 (Rechnungsstellung) genannten Kriterien erfüllt werden (A);
— Weitere Anforderungen / Eigenerklärungen ergeben sich aus dem Angebotsblatt Unternehmen (A).