Rahmenvereinbarung über die Digitalisierung von Bestandsakten im Landratsamt Böblingen

Landratsamt Böblingen

Im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung der Ämter und Dienststellen des Landratsamts Böblingen sollen zur Flächen- und Geschäftsprozessoptimierung die im Laufe der Jahre angefallenen Papierakten des Landratsamtes Böblingen digitalisiert und an das bereits vorhandene Dokumentenmanagementsystem d.3 (d.velop AG) übergeben werden. Bei den zu verarbeitenden Dokumenten handelt es sich insgesamt um eine geschätzte Menge von ca. 5 168 laufenden Metern (lfm.) Akten (à ca. 6 000 Blatt pro lfm.), die sich bei unterschiedlichen Organisationseinheiten an 6 unterschiedlichen Standorten in Böblingen und an einem Standort in Stuttgart befinden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-06-08. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-05-07.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer?

• Landratsamt Böblingen

Wie?

• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Stuttgart › Böblingen

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-05-07	Auftragsbekanntmachung
2020-08-13	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-05-07)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Scanning
Referenznummer: 042.34-002
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Scanning 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Scanning 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Stuttgart 🏙️
Böblingen 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für ein oder mehrere Los(e)
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Landratsamt Böblingen
Postanschrift: Parkstraße 16
Postleitzahl: 71034
Postort: Böblingen
Kontakt
Internetadresse: http://www.lrabb.de 🌏
E-Mail: aktenscan@lrabb.de 📧
URL der Dokumente: https://it-vergabe.eu/vergabe/vorgaben/51d875b443f4d92409f2616f51344a03 🌏
URL der Teilnahme: https://it-vergabe.eu/vergabe/angebot/51d875b443f4d92409f2616f51344a03 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-05-07 📅
Einreichungsfrist: 2020-06-08 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-05-11 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 091-217581
ABl. S-Ausgabe: 91

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 4 000 000 EUR 💰
Höchstzahl der Lose, die an einen Bieter vergeben werden: 3
Bezeichnung des Loses: Rahmenvereinbarung über die Digitalisierung von ca. 2 000 lfm. Akten
Losnummer: 1
Kurze Beschreibung:

Abschluss einer Rahmenvereinbarung zur Digitalisierung von ca. 2 000 lfm. Akten über einen Zeitraum von 40 Monaten mit einer einmaligen Verlängerungsoption um jeweils weitere 8 Monate mit folgenden Hauptleistungen:

— Daten- und transporttechnisch sichere Abholung der Papierdokumente;

— sichere Digitalisierung der Papierdokumente mit hochtechnisierten Maschinen bzw. Werkzeugen;

— sichere, insbesondere datenschutzgerechte Zwischenlagerung der zu digitalisierenden Unterlagen;

— Rückgabe der in den Akten evtl. vorhandenen Originaldokumente (Pässe u. dgl.);

— Übergabe der digitalisierten Unterlagen in einem gesicherten Download-Verzeichnis oder über eine gesicherte USB-Festplatte.

Dauer: 40 Monate
Beschreibung der Verlängerungen: 1 x malige Verlängerungsoption um weitere 8 Monate.
Bezeichnung des Loses: Rahmenvereinbarung über die Digitalisierung von ca. 916 lfm. Akten
Losnummer: 2
Kurze Beschreibung:

Abschluss einer Rahmenvereinbarung zur Digitalisierung von ca. 916 lfm. Akten über einen Zeitraum von 40 Monaten mit einer einmaligen Verlängerungsoption um jeweils weitere 8 Monate mit folgenden Hauptleistungen:

Bezeichnung des Loses: Rahmenvereinbarung über die Digitalisierung von ca. 990 lfm. Akten
Losnummer: 3
Kurze Beschreibung:

Abschluss einer Rahmenvereinbarung zur Digitalisierung von ca. 990 lfm. Akten über einen Zeitraum von 40 Monaten mit einer einmaligen Verlängerungsoption um jeweils weitere 8 Monate mit folgenden Hauptleistungen:

Bezeichnung des Loses: Rahmenvereinbarung über die Digitalisierung von ca. 630 lfm. Akten
Losnummer: 4
Kurze Beschreibung:

Abschluss einer Rahmenvereinbarung zur Digitalisierung von ca. 630 lfm. Akten über einen Zeitraum von 40 Monaten mit einer einmaligen Verlängerungsoption um jeweils weitere 8 Monate mit folgenden Hauptleistungen:

Bezeichnung des Loses: Rahmenvereinbarung über die Digitalisierung von ca. 632 lfm. Akten
Losnummer: 5
Kurze Beschreibung:

Abschluss einer Rahmenvereinbarung zur Digitalisierung von ca. 632 lfm. Akten über einen Zeitraum von 40 Monaten mit einer einmaligen Verlängerungsoption um jeweils weitere 8 Monate mit folgenden Hauptleistungen:

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Stuttgart

Böblingen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen gemäß § 42 VgV in Verbindung mit §§ 123, 124 GWB ist die Eigenerklärung (Anlage in den Veragabeunterlagen) auszufüllen und beizulegen;

— Nachweis, dass der Bieter im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist (Handelsregisterauszug) nicht älter als ein Jahr.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherungsdeckung mit folgenden Deckungssummen:

—— für Vermögens- und Sachschäden bis zu 1 000 000 EUR (bei Los 4 und Los 5 bis zu 250 000 EUR) je Schadensereignis;

—— für Personenschäden bis zu 1 000 000 EUR (bei Los 4 und Los 5 bis zu 250 000 EUR) je Schadensereignis oder.

— Einreichung einer Eigenerklärung, dass im Auftragsfall die bestehenden Deckungssummen an die oben aufgeführten Summen angepasst werden;

— Nachweis einer Versicherung gegen Brand und Einbruchdiebstahl;

— Vorlage von Bilanzen oder Bilanzauszügen über die letzten 3 Geschäftsjahre, zur Bewertung der Eigenkapitalquote falls deren Veröffentlichung nach dem Gesellschaftsrecht des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist, vorgeschrieben ist oder, sofern das Unternehmen nicht veröffentlichungspflichtig ist, eine Eigenerklärung zur Eigenkapitalquote der letzten 3 Geschäftsjahre;

— Bewertung der Eigenkapitalquote im Schnitt der letzten 3 Geschäftsjahre, errechnet aus der Bilanz oder Bilanzauszügen:

Sehr niederer Zielerfüllungsgrad = Eigenkapitalquote im Schnitt <10 % in der Periode, errechnet aus den o. a. Bilanzen oder Bilanzauszügen = 0 Pkte.

Niederer Zielerfüllungsgrad = Eigenkapitalquote im Schnitt >11 % und <20 % in der Periode, errechnet aus den o. a. Bilanzen oder Bilanzauszügen = 3,75 Pkte.

Mittlerer Zielerfüllungsgrad = Eigenkapitalquote im Schnitt >21 % und <30 % in der Periode, errechnet aus den o. a. Bilanzen oder Bilanzauszügen =7,5 Pkte.

Hoher Zielerfüllungsgrad = Eigenkapitalquote im Schnitt >31 % und <40 % in der Periode, errechnet aus den o. a. Bilanzen oder Bilanzauszügen = 11,25 Pkte.

Sehr Hoher Zielerfüllungsgrad = Eigenkapitalquote im Schnitt >41 % in der Periode, errechnet aus den o. a. Bilanzen oder Bilanzauszügen = 15 Pkte.

— Bonitätsnachweis über Eigenauskunft einer Wirtschaftsauskunftei (Creditreform, Bürgel) zur Bewertung des Bonitätsindex oder gleichwertiger Nachweis einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus dem Land, in dem der Bewerber angemeldet ist (nicht älter als 1 Jahr);

— Bewertung des Bonitätsindex aus o. a. Auskunft einer Wirtschaftsauskunftei (Creditreform, Bürgel) nicht älter als 1 Jahr:

Sehr niederer Zielerfüllungsgrad = schwache Bonität =1 Pkt.

Niederer Zielerfüllungsgrad = mittlere Bonität = 5 Pkte.

Mittlerer Zielerfüllungsgrad = gute Bonität = 10 Pkte.

Hoher Zielerfüllungsgrad = sehr gute Bonität = 15 Pkte.

Sehr hoher Zielerfüllungsgrad = hervorragende Bonität = 20 Pkte.

— Darstellung der Umsatzentwicklung bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand in den letzten 3 Jahren;

— Bewertung der Umsatzentwicklung:

Niederer Zielerfüllungsgrad = Umsatzentwicklung ist fallend (Minimalpunktzahl= 1 Pkt.)

Mittlerer Zielerfüllungsgrad = Umsatzentwicklung ist gleichbleibend (Mittlere Punktzahl =2,5 Pkte.)

Hoher Zielerfüllungsgrad = Umsatzentwicklung ist steigend (Maximalpunktzahl =5 Pkte.)

— Nachweis durch Eigenerklärung, dass mindestens 10 Mitarbeiter in Festanstellung beim Unternehmen arbeiten.

Mindeststandards:

— Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherungsdeckung mit den geforderten Deckungssummen oder Einreichung einer Eigenerklärung, dass im Auftragsfall die bestehenden Deckungssummen an die oben aufgeführten Summen angepasst werden;

— Nachweis einer Versicherung gegen Brand und Einbruchdiebstahl;

— Darstellung der Umsatzentwicklung bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand in den letzten 3 Jahren;

— Nachweis durch Eigenerklärung, dass mindestens 10 Mitarbeiter in Festanstellung beim Unternehmen arbeiten.

Die Eignung wird festgestellt, wenn der Bieter insgesamt (bei wirtschaftlicher u. finanzieller sowie bei technischer u. beruflicher Leistungsfähigkeit) mindestens 67 Eignungspunkte erreicht hat.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Nachweis von 3 Referenzen von Projekten aus dem Bereich „Digitalisierung von Papierunterlagen“ mit vergleichbarem Auftragsvolumen innerhalb der vergangenen 3 Jahre.

Die Referenzen werden anhand folgender Punkte bewertet:

— Angaben zum Auftraggeber, Name der Behörde/Verwaltung oder Firma, des Ansprechpartners mit Telefonnummer, Angabe des Referenzzeitraum, wurde ein Projektleiter im Referenzprojekt Eingesetz, Projektvolumen: Bei Los 1: Mindestens 1 000 lfd. Meter Akten.

Bei Los 2 und 3: Mindestens 500 lfd. Meter Akten, bei Los 4 und 5: Mindestens 250 lfd. Meter Akten, Digitalisierung von papierbasierten Unterlagen.

Kurze Beschreibung der Vorgehensweise zur sicheren…

… Abholung und sicheren Vernichtung der Papierunterlagen.

… Zwischenlagerung Papierunterlagen.

Kurze Beschreibung der Eingesetzten Maschinen zur Digitalisierung.

Gab es die Möglichkeit, dass das Digitalisierungsgut auf Anfrage innerhalb einer bestimmten Frist digital zur Verfügung gestellt wurde?

Beschreiben Sie die Eskalationswege bei Störungen im normalen Ablauf, gab es dedizierte Ansprechpartner usw.?

Wurde ein Projektplan im Vorfeld erstellt, kritische Themen definiert, eine Risikoabschätzung gemacht usw.?

Wurden bei Abholung und Rücktransport Vollständigkeitskontrollen durchgeführt?

Niederer Zielerfüllungsgrad = 1 Pkt. 1 bis 4 Kriterien erfüllt

Mittlerer Zielerfüllungsgrad = 7,5 Pkte. 5 bis 8 Kriterien erfüllt

Hoher Zielerfüllungsgrad = 15 Pkte. 9 bis 12 Kriterien erfüllt

— Nachweis der beruflichen Befähigung eines Projektleiters und eines Vertreters (auch anonymisiert) für die Leitung und Überwachung der gesamten Prozesse der Digitalisierung durch Vorlage von Skillprofilen und anderen geeigneten Nachweisen;

— die Bewertung der auftragsbezogenen beruflichen Befähigung erfolgt in Form einer vergleichenden Bewertung. Bewertet werden weitere Nachweise von Ausbildungen und persönliche Referenzen, die auf den Auftragsgegenstand bezogen sind. Es sind 2 Profile (Projektleiter/Vertreter) gefordert, die zu erreichenden Punkte werden auf beide Profile aufgeteilt.

Niederer Zielerfüllungsgrad = Ausbildung/beruflicher Werdegang und Berufserfahrung/Weiterbildung/persönliche Referenzen entsprechen den Mindestanforderungen für diese Rolle (Minimalpunktzahl = 1 Pkt.)

Mittlerer Zielerfüllungsgrad = Ausbildung/beruflicher Werdegang und Berufserfahrung/Weiterbildung/persönliche Referenzen liegen über Mindestanforderungen für diese Rolle (Mittlere Punktzahl =3,75 Pkte.)

Hoher Zielerfüllungsgrad = Ausbildung/beruflicher Werdegang und Berufserfahrung/Weiterbildung/persönliche Referenzen liegen deutlich über Mindestanforderungen für diese Rolle (Maximalpunktzahl = 7,5 Pkte.)

Allgemeine Mindestanforderungen Projektleiter und dessen Vertreter:

— Ausbildung: abgeschlossene Ausbildung oder Hochschulabschluss (Kaufmann oder Betriebswirt oder vergleichbar);

— beruflicher Werdegang und Berufserfahrung: Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in der Rolle als Projektleiter;

— Weiterbildung: keine formalen Anforderungen (Zertifizierungen);

— persönliche Referenzen: 3 persönliche Referenzprojekte vergleichbarer Art und Größenordnung;

— Beherrschung der deutschen Sprache auf C1-Level.

Mindeststandards:

— Nachweis von 3 Referenzen von Projekten aus dem Bereich „Digitalisierung von Papierunterlagen“ mit vergleichbarem Auftragsvolumen innerhalb der vergangenen 3 Jahre;

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Die Regelungen des Tariftreue- und Mindestlohngesetzes für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (LTMG) sind einzuhalten.

Der Bieter/jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft/jeder vorgesehene Nachunternehmer und jedes vorgesehene Verleihunternehmen müssen bei Angebotsabgabe die gemäß § 4 Absatz 1 (Mindestentgelterklärung) erforderliche Verpflichtungserklärung (Anlage 07 – Verpflichtungserklärung zum LTMG in den Vergabeunterlagen) abgeben.

Die Vorschriften des MiLoG sind von öffentlichen Auftraggebern zu beachten. Vom Bieter wird daher die Verpflichtungserklärung zum MiLoG (Anlage 09 in den Vergabeunterlagen) gefordert.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 17:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-09-01 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2020-06-09 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 08:00
Ort des Eröffnungstermins: Böblingen

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Internetadresse: www.lrabb.de 🌏
Dokumente URL: https://it-vergabe.eu/vergabe/vorgaben/51d875b443f4d92409f2616f51344a03 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Postort: Karlsruhe
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Es wird darauf hingewiesen, dass ein Nachprüfungsantrag vor der zuständigen Vergabekammer nur zulässig ist, soweit der Antragsteller:

— den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,

— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat,

— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens mit Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat,

— den Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt hat.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

Auf die Regelungen in §§ 160, 161 GWB wird ausdrücklich hingewiesen.

Quelle: OJS 2020/S 091-217581 (2020-05-07)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-08-13)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 1 400 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-08-13 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-08-18 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 159-388374
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 091-217581
ABl. S-Ausgabe: 159

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

— Sichere Digitalisierung der Papierdokumente mit hochtechnisierten Maschinen bzw. Werkzeugen;

— Sichere, insbesondere datenschutzgerechte Zwischenlagerung der zu digitalisierenden Unterlagen;

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis (Gewichtung): 50

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-08-10 📅
Name: mdn Hübner GmbH
Postort: Nürnberg
Land: Deutschland 🇩🇪
Bayern 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 494 379 EUR 💰
Name: H.E. Keller GmbH
Postort: Ditzingen
Land: Stuttgart 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 228 468 EUR 💰
246 908 EUR 💰
Postort: Eching
Gesamtwert des Auftrags: 193 482 EUR 💰
Name: Iron Mountain Austria
Postort: arkgrafneusiedl
Land: Österreich 🇦🇹
Gesamtwert des Auftrags: 209 907 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 8
7
3
5

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

— den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,

Quelle: OJS 2020/S 159-388374 (2020-08-13)

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