Rahmenvereinbarung über Digitalisierung von Archivgut des Ethnologischen Museums (EM)

Beschreibung der Beschaffung

Rahmenvereinbarung über Digitalisierung von Archivgut des Ethnologischen Museums (EM) gem. Vertragsentwurf und Leistungsbeschreibung
Laufzeit:
Ab Zuschlagserteilung bis 31.12.2021 (Ende der Projektlaufzeit).
Umfang:
Ca. 1 000 000 zu erstellende Images verteilt über ca. 15 Einzelaufträge („Chargen“).
Beschreibung des Archivgutes:
Bei dem Archivgut handelt es sich um historisches Schriftgut (19. Jh. – Mitte 20. Jh.) bestehend aus Altakten, Hauptkatalogen, Posteingangsjournalen, Registern zu den Posteingangsjournalen und Inventarbüchern. Das Archivgut ist z. T. mit gesundheitsschädlichen Substanzen (Biozide und Holzschutzmitteln) kontaminiert.
Weitere Details sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Bitte beachten Sie auch die Zusätzliche Angaben (siehe VI.3 dieser Bekanntmachung).

Beschreibung der Verlängerungen

Optionale Verlängerungen zu den bestehenden Bedingungen:
— Verlängerungsoption: einmalig um bis zu zwölf Monate (vorbehaltlich der Verlängerung der Projektlaufzeit), sofern die Höchstmengen nicht ausgeschöpft wurden.
Die Höchstmenge der zu scannenden Seiten bzw. Images wird wie folgt bestimmt:
Maximal 1 050 000 Seiten bzw. Images.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Im Fall einer Bietergemeinschaft von allen Mitgliedern einzureichen.)
(Anlage 06a_Eigenerklaerung_Ausschlussgruende).
2. Nachweis, jederzeit eine fachgerechten Lagerung des Archivguts (konstante Klimawerte im Bereich 16 bis 21C und 30 bis 55 % rF, bevorzugt 18C und 45 % rF; maximale Schwankungen täglich +/- 1C und 3 % rF)) gem. DIN ISO 11799:2017-04 oder einer gleichwertigen Norm zu gewährleisten.
(Anlage 06b_Nachweise zu Mindestanforderungen + ggf. einzureichende Belege).
3. Nachweis eines Qualitätsmanagements durch Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015 oder einer gleichwertigen Norm.
4.
1) Nachweis von mind. 3 Referenzen des Bieters für die Digitalisierung von historischem Schriftgut (19. Jh. – Mitte 20 Jh.) mit einem Umfang von mindestens 100 000 Images in den letzten 5 Jahren (Anlage 06b_Nachweise zu Mindestanforderungen + ggf. einzureichende Belege) sowie
2) Nachweis von mind. einem Referenzprojekt, das unter der zu benennenden Projektleitung erbracht wurde, die auch im Fall der Zuschlagserteilung zum Einsatz kommt, und die Erstellung von mindestens 100 000 Images von historischem Schriftgut (19. Jh. – Mitte 20. Jh.) umfasst. (Anlage 06c_Qualifikation Personal+ ggf. einzureichende Belege).
5. Erklärung über das Bestehen und die Verpflichtung zur Aufrechterhaltung einer Berufshaftpflichtversicherung mit mindestens folgenden Deckungssummen pro Schadensfall:
— Personenschäden 2 000 000 EUR;
— Sachschäden 200 000 EUR.
Sollte die Betriebshaftpflichtversicherung zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe die vorgenannten Deckungssummen nicht erreichen oder noch keine Betriebshaftpflichtversicherung abgeschlossen sein, verpflichtet sich der Bieter, im Falle der Zuschlagserteilung die Deckungssummen entsprechend anzupassen bzw. eine entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung abzuschließen.
(Anlage 06b_Nachweise zu Mindestanforderungen + ggf. einzureichende Belege).
6. Eigenerklärung, zu Kontrollzwecken jederzeit eine kurzfristige, uneingeschränkte Zugänglichkeit zum Archivgut in den Räumlichkeiten des Auftragnehmers für bevollmächtigte Vertreter des Auftraggebers zu gewährleisten. (Anlage 06d_Eigenerklaerung_Eignung).
7. Eigenerklärung, dass die Betreuung des Auftraggebers neben dem persönlichen Kontakt auch mittels Telefon und E-Mail in deutscher Sprache erfolgt.
(Anlage 06d_Eigenerklaerung_Eignung).
8. Eigenerklärung, die entsprechenden gesetzlichen Vorgaben für Arbeitsschutzmaßnahmen einzuhalten, die in Deutschland durch das Arbeitsschutzgesetz, die Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) für chemische Gefahrstoffe und ggf. die Biostoffverordnung (BioStoffV) u. a. oder vergleichbarer Rechtsnormen anderer Staaten definiert werden.
Dies gilt auch für Tätigkeiten im Umgang mit gesundheitsschädlichen Substanzen, einschließlich dem Umgang mit durch verschiedene Biozide und Holzschutzmitteln kontaminiertem Archivgut. (Anlage 06d_Eigenerklaerung_Eignung).
9. Eigenerklärung, im Fall der Zuschlagserteilung, mit den teils fragilen Archivalien, insbesondere beim Blättern der Seiten, dem Aufschlagen von gefalteten Seiten oder dem Öffnen von Umschlägen besonders sorgsam umzugehen. (Anlage 06d_Eigenerklaerung_Eignung).
10. Eigenerklärung, die Archivalien mit geeigneten Transportfahrzeugen unter Beachtung der archivspezifischen konservatorischen Belange transportieren zu können und Verpflichtung, dies im Fall einer Zuschlagserteilung zu tun. (Anlage 06d_Eigenerklaerung_Eignung).
11. Eigenerklärung, im Fall der Zuschlagserteilung, im Rahmen der Leistungserbringung.
1) ausschließlich Aufsicht-Scanner mit Glasplatte und Buchwippe mit leichtem Glasplattenandruck zu verwenden und
2) Einzugs- und Flachbettscanner, Scanroboter mit Techniken zum automatisierten Blättern sowie alle anderen Scantechniken, die archivspezifische konservatorische Belange nicht hinreichend berücksichtigen, nicht zu verwenden. (Anlage 06d_Eigenerklaerung_Eignung).
12. Unternehmensdaten (Im Fall einer Bietergemeinschaft von allen Mitgliedern einzureichen.)
(Anlage 06e_Unternehmensdaten).
13. Verpflichtungserklärung Mindestentgelt (Im Fall einer Bietergemeinschaft von allen Mitgliedern einzureichen.)
(Anlage 06f_Verpflichtungserklaerung_Mindestentgelt).
14. Unteraufträge (soweit zutreffend)
(Anlage 06g_ Unterauftraege).
15. Verpflichtungserklärung Eignungsleihe Unteraufträge
(soweit zutreffend, für Dritte, insbesondere Unterauftragnehmer)
(Anlage 06h_Verpflichtungserklaerung_Eignungsleihe_Unterauftraege).
16. Bewerbergemeinschaftserklärung (soweit zutreffend)
(Anlage 06i_Bewerber_Bietergemeinschaftserklaerung).

A. Nur registrierte Nutzer der E-Vergabe, die die Teilnahme unter „meine E-Vergabe“ aktivieren, können am Vergabeverfahren teilnehmen.
B. Die Vergabeunterlagen stehen elektronisch uneingeschränkt zur Verfügung.
C. Weitere Auskünfte
Soweit im Rahmen des Teilnahmewettbewerbes / der Angebotserstellung fragen zu den Unterlagen oder zum Vergabeverfahren auftreten, ist unverzüglich die Vergabestelle (siehe Punkt I.1) zu informieren. Fragen zum Vergabeverfahren, den Vergabeunterlagen und sonstige Bieterfragen können nur beantwortet werden, sofern diese Rechtzeitig bei der Ausschreibenden Stelle eingegangen sind. Die Fristen sind der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes (anschreiben) Anschreiben zu entnehmen.
Auskünfte sind per E-Mail (siehe Punkt I.1) oder über die E-Vergabeplattform Ausschließlich bei der Ausschreibenden Stelle anzufordern. Die Fragen und die Dazugehörigen antworten werden Stets nur über die E-Vergabeplattform bekannt gegeben. Telefonische Auskünfte werden Grundsätzlich nicht erteilt. Nur die unter Punkt I.1 Genannte Vergabestelle darf für Auskünfte zum Verfahren kontaktiert werden, im Fall der Kontaktaufnahme zu anderen Stellen behält sich die Ausschreibende stelle vor, den Bewerber / Bieter vom Vergabeverfahren auszuschließen.
Nach Ablauf der Angegebenen Frist Eingehende Fragen werden ggf. nicht mehr beantwortet. Die SPK behält sich vor, auch Fragen zu beantworten, die nach Ablauf der Frist eingehen.
D. Zusätzliche Informationen (D.H. Auskünfte zum Vergabeverfahren, antworten auf Bieterfragen etc.) und ggf. Ergänzende Dokumente sind bei der Erstellung eines Angebotes zu beachten.
E. Sämtliche Kommunikation (Einschliesslich Angebot) ist in deutscher Sprache zu führen.
F. Kosten, die ggf. bei der Erstellung des Teilnahmeantrages / Angebotes entstehen, Können nicht erstattet werden.
G. Zur Elektronischen Angebotseinreichung über die E-Vergabeplattform des Bundes genügt, statt der eigenhändigen Unterschrift, die Übermittlung der Geforderten Dokumente in Textform gemäss § 126B BGB und die Nennung der Person des Erklärenden an den Vorgegebenen stellen.
Nachweise und Erklärungen sind dem Angebot über „meine E-Vergabe“ beizufügen.
H. Der Teilnahmeantrag / Das Angebot ist unter Einhaltung der genannten Frist Ausschließlich elektronisch auf der E-Vergabeplattform des Bundes einzureichen. Die Vorgegebenen Formblätter sind zwingend zu verwenden.
Nicht fristgerecht Eingereichte Teilnahmeanträge / Angebote werden im Weiteren verfahren nicht berücksichtigt.
gem. § 56 ABS. 2 S.2 VGV wird festgelegt, dass keine Unterlagen Nachgefordern werden.
Angebote, die Geforderte Unterlagen, Angaben und/oder Nachweise nicht oder nicht Vollständig enthalten, Angebote ohne Unterschrift oder Angabe des Erklärenden, Angebote mit Änderungen an den Vergabeunterlagen oder Angebote von Bietern, die eine Unzulässige Wettbewerbsbeschränkende Abrede getroffen haben etc. werden GEM. § 57 ABS. 1 von der Wertung ausgeschlossen.
I. Mit der Abgabe des Teilnahmeantrags / Angebotes Unterliegt der Bewerber / Bieter den Bestimmungen über nicht berücksichtigte Teilnahmeanträge / Angebote (§ 57 VgV). Es gilt Deutsches recht.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Stiftung Preußischer Kulturbesitz (SPK). Die Zentrale Vergabestelle (ZVS) weist auf die zulässigen Rechtsbehelfe und einzuhaltenden Fristen hin.
Statthafte Rechtsbehelfe sind gem. §§ 160 ff. GWB die Rüge sowie der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer. Eine Rüge ist an die in Ziffer I.1) genannte Vergabestelle zu richten. Die zuständige Stelle für ein Nachprüfungsverfahren ist in Ziffer VI.4.1) genannt.
Statthafter Rechtsbehelf ist gem. §§ 160 ff. GWB der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der zuständigen Vergabekammer (Ziff. VI.4.1).
Der Antrag ist unzulässig, soweit
1) der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB.
§ 134 Abs. 1 Satz 1 GWB bleibt unberührt.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten.
Soll ein Nachprüfungsantrag (§ 107 Abs. 1 GWB) per E-Mail eingereicht werden, so ist dies nur mit qualifizierter elektronischer Signatur an die E-Mail-Adresse vk@bundeskartellamt.bund.de möglich.
Hinweis:
Die SPK ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.