Rahmenvertrag zur Digitalisierung des gesamten Posteingangs der Kreisverwaltung (2020-2026)

Landkreis Osterholz

Rahmenvertrag zur Digitalisierung des gesamten Posteingangs der Kreisverwaltung (2020-2026). Der Landkreis Osterholz arbeitet bereits seit 2008 mit einem Dokumenten Management System (DMS) von Optimal Systems (enaio). Zukünftig soll jetzt der Posteingang schrittweise digitalisiert und an das DMS übergeben werden. Die Leistungen zur Abholung, Digitalisierung und elektronischen Bereitstellung der eingehenden Postsendungen sowie die anschließende Vernichtung sollen einem Dienstleister übertragen werden. Die Erbringung erfolgt über einen Rahmenvertrag, der über einzelne Leistungsscheine zur schrittweisen Einführung ergänzt wird. Alle Leistungen müssen den entsprechenden Vorschriften für ein ersetzendes Scannen (TR 03138) und eine rechtsichere Vernichtung (DIN 66399) vollumfänglich genügen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-06-09. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-05-08.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• ALPHA COM Deutschland GmbH

Wer?

• Landkreis Osterholz

Wie?

• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Lüneburg › Osterholz

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-05-08	Auftragsbekanntmachung
2020-10-19	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-05-08)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Scanning
Referenznummer: 2020002164
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Scanning 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Scanning 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Osterholz 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Landkreis Osterholz
Postanschrift: Osterholzer Straße 23
Postleitzahl: 27711
Postort: Osterholz-Scharmbeck
Kontakt
Internetadresse: http://www.landkreis-osterholz.de/ausschreibungen 🌏
E-Mail: vergabe@landkreis-osterholz.de 📧
Telefon: +49 4791930-1290 📞
Fax: +49 47919301299 📠
URL der Dokumente: https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/DownloadTenderFiles.ashx?subProjectId=uISLwp%252fa7gQ%253d 🌏
URL der Teilnahme: https://portal.deutsche-evergabe.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-05-08 📅
Einreichungsfrist: 2020-06-09 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-05-11 📅
Datum des Beginns: 2020-11-01 📅
Datum des Endes: 2026-06-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 091-217432
ABl. S-Ausgabe: 91

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Rahmenvertrag zur Digitalisierung des gesamten Posteingangs der Kreisverwaltung (2020-2026). Der Landkreis Osterholz arbeitet bereits seit 2008 mit einem Dokumenten Management System (DMS) von Optimal Systems (enaio). Zukünftig soll jetzt der Posteingang schrittweise digitalisiert und an das DMS übergeben werden. Die Leistungen zur Abholung, Digitalisierung und elektronischen Bereitstellung der eingehenden Postsendungen sowie die anschließende Vernichtung sollen einem Dienstleister übertragen werden. Die Abholung der Post muss werktäglich beim Auftraggeber erfolgen. Die Erbringung erfolgt über einen Rahmenvertrag, der über einzelne Leistungsscheine zur schrittweisen Einführung ergänzt wird. Alle Leistungen müssen den entsprechenden Vorschriften für ein ersetzendes Scannen (TR 03138) und eine rechtsichere Vernichtung (DIN 66399) vollumfänglich genügen.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Osterholz-Scharmbeck

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Nachweis über eine Gewerbeanmeldung, den Eintrag im Handelsregister (nicht älter als 30.7.2019).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Präqualifizierte Unternehmen führen den Nachweis der Eignung durch den Eintrag in einer Präqualifizierungsdatenbank (Präqualifikationsverzeichnis). Nicht präqualifizierte Unternehmen haben zum Nachweis der Eignung mit dem Angebot das ausgefüllte Formblatt 124 – Eigenerklärung zur Eignung (Vergabehandbuch des Bundes) – vorzulegen. In dem Formblatt sind Angaben zur Eintragung in Berufsregister, Insolvenzverfahren und Liquidation, schwere Verfehlungen, Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur Sozialversicherung, Angabe zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft zu machen. Das Formblatt ist Bestandteil der Vergabeunterlagen. Gelangt das Angebot in die engere Wahl, sind die Angaben in der Eigenerklärung zur Eignung auf gesondertes Verlangen durch die Vorlage entsprechender Bescheinigungen der zuständigen Stellen zu bestätigen. Dies gilt auch für eingesetzte Nachunternehmen. Bescheinigungen, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, ist eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen. Eine einheitliche Europäische Eigenerklärung gemäß § 50 VgV wird akzeptiert,

— Eigenerklärung und Vorlage einer Versicherungsbestätigung Betriebshaftpflicht (Deckungszusage und Deckungssumme) mit mind. 1 Mio. für Sach- und 3 Mio. für Personenschäden je Schadensfall und 2-facher Schadenshöhe p. a. sowie einer Vermögensschadensversicherung über 500 000 EUR oder Bestätigung des Versicherers, dass im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird.

— Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

— Referenzliste vergleichbarer Posteingangsdigitalisierungsprojekte hinsichtlich der Projektgröße (Menge digitalisierter Postsendungen nicht kleiner als 50 Sendungen pro Tag) der letzten 5 Jahre (Verwaltungen und Firmen) unter detaillierter Angabe der erbrachten Leistungen bezogen auf die zu erbringenden Leistungen.

— Qualitätszertifizierung des Bieterunternehmens/ggfls. Nachunternehmers: Aktuelles Zertifikat nach DIN EN ISO 9001, mindestens DIN EN ISO 9001:2008 und Nachweis, dass das Schriftgut gemäß DIN ISO 66399-3 nach Schutzklasse 2 und Sicherheitsstufe 4 vernichtet werden kann.

— Nachweis eines firmeneigenen Fahrdienstes oder Vorlage einer entsprechenden Erklärung zur Bildung einer Bietergemeinschaft für den Transport bzw. zur Beauftragung eines Nachunternehmens für den Transport der Akten (keine Kurierdienste!).

— Erklärung (formlos), dass ein baurechtlich zulässiges Gebäude für den Scanprozess und für die Zwischenlagerung der gescannten Postsendungen mit Zugangsschutz, Sicherheitsdienst, Kameraüberwachung, Brandmeldeanlage für die Leistungserbringung genutzt wird.

— Erklärung (formlos), dass das Betriebsgelände und der Bereich zur Aktenvernichtung gesichert sind.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Bei der Abgabe des Angebotes hat der Bieter gemäß § 4 Abs. 1 Nieders. Tariftreue- und Vergabegesetz (NTVergG) schriftlich zu erklären, dass er seinen Arbeitnehmer/innen bei der Ausführung der Leistung mindestens ein Mindestentgelt nach den Vorgaben des Mindestlohngesetzes (derzeit 9,35 EUR ) zahlt bzw. mindestens ein Mindestentgelt entsprechend der Vorgaben des Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG), des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG), der auf Grundlage des AEntG oder AÜG erlassenen Rechtsverordnungen sowie aus einem auf Grundlage von § 5 des Tarifvertragsgesetzes (TVG) für allgemein verbindlich erklärten Tarifvertrag (§ 4 Abs. 1 Nr. 1 sowie §§ 5, 6 AentG – Bauhaupt- und Baunebengewerbe –) zahlt. Diese Erklärung hat der Auftragnehmer auch für seine eingesetzten Nachunternehmer abzugeben (§ 13 NTVergG).

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Die Auswahl der geeigneten Bewerber erfolgt anhand der eingereichten Referenzen.

— 3 Punkte erhält eine Referenz zur Posteingangsdigitalisierung, sofern sie die Mindestanforderungen erfüllt und in einer Kommunalverwaltung (d. h. Landkreisverwaltung oder Gemeinde oder Stadtverwaltung) umgesetzt wurde. Bei 3 Referenzen können also max. 9 Punkte erreicht werden.

— 2 Punkte erhält eine Referenz zur Posteingangsdigitalisierung, sofern sie die Mindestanforderungen erfüllt und in einer öffentlichen Verwaltung (d. h. Agentur für Arbeit, Krankenkasse, Kirchenverwaltung, Krankenhaus) umgesetzt wurde.

— 1 Punkt erhält eine Referenz zur Posteingangsdigitalisierung, sofern sie die Mindestanforderungen erfüllt und in einer anderen Organisationseinheit (z. B. in der Privatwirtschaft) umgesetzt wurde. Erreichen mehrere Bewerber die gleiche Punktzahl und würde damit die Zahl der aufzufordernden Unternehmen 5 übersteigen, ist bei den Bewerbern mit gleicher Punktzahl die Menge der durchschnittlich gescannten Postsendungen pro Tag der 3 aufgeführten Referenzprojekte ausschlaggebend für die Auswahl der Unternehmen, die in die engere Wahl kommen.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2020-06-24 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-10-30 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Transportwege (Ökologie/Sicherheit)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Fachliche Bewertung des digitalisierten Test-Posteingangs
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Logistik
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5 %
Kostenkriterium (Name): Angebotspreis
Kostenkriterium (Gewichtung): 70 %

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Sonström, Doris
Internetadresse: www.landkreis-osterholz.de/ausschreibungen 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://www.deutsche-evergabe.de/Dashboards/Dashboard_off 🌏
Dokumente URL: https://bieterzugang.deutsche-evergabe.de/evergabe.bieter/DownloadTenderFiles.ashx?subProjectId=uISLwp%252fa7gQ%253d 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Lüneburg beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr
Postanschrift: Auf der Hude 2
Postort: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 4131150 📞
E-Mail: vergabekammer@mw.niedersachsen.de 📧
Fax: +49 41312943 📠
Internetadresse: http://www.mw.niedersachsen.de/portal/live.php?navigation_id=27364&article_id=93032&_psmand=18 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Es wird darauf hingewiesen, dass ein Nachprüfungsantrag vor der genannten Vergabekammer nur zulässig ist, soweit der Antragsteller:

— den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,

— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat,

— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens mit Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

— der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt wird.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

Auf die Regelungen in §§ 160, 161 GWB wird ausdrücklich hingewiesen.

Quelle: OJS 2020/S 091-217432 (2020-05-08)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2020-10-19)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 389 721 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-10-19 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-10-23 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 207-504458
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 091-217432
ABl. S-Ausgabe: 207

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Rahmenvertrag zur Digitalisierung des gesamten Posteingangs der Kreisverwaltung (2020 2026). Der Landkreis Osterholz arbeitet bereits seit 2008 mit einem Dokumenten Management System (DMS) von Optimal Systems (enaio). Zukünftig soll jetzt der Posteingang schrittweise digitalisiert und an das DMS übergeben werden. Die Leistungen zur Abholung, Digitalisierung und elektronischen Bereitstellung der eingehenden Postsendungen sowie die anschließende Vernichtung sollen einem Dienstleister übertragen werden. Die Abholung der Post muss werktäglich beim Auftraggeber erfolgen. Die Erbringung erfolgt über einen Rahmenvertrag, der über einzelne Leistungsscheine zur schrittweisen Einführung ergänzt wird. Alle Leistungen müssen den entsprechenden Vorschriften für ein ersetzendes Scannen (TR 03138) und eine rechtsichere Vernichtung (DIN 66399) vollumfänglich genügen.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2020-10-19 📅
Name: Alpha COM Deutschland GmbH
Postort: Bremen
Postleitzahl: 28207
Land: Deutschland 🇩🇪
Bremen, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 389 721 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Quelle: OJS 2020/S 207-504458 (2020-10-19)

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