SAP S/4HANA Migration

Kurze Beschreibung

Gegenstand der ausgeschriebenen Leistungen ist die Migration des bei ekom21 eingesetzten ERP-Systems SAP ECC 6.0 auf SAP S/4HANA einschließlich Implementierungs- und weiteren Dienstleistungen sowie Systemservice-Leistungen für das für ekom21 ausgeprägte SAP S/4HANA System.

Beschreibung der Beschaffung

Die ekom21 ist ein als Körperschaft des öffentlichen Rechts verfasster kommunaler IT-Dienstleister mit ca. 550 Mitarbeitern. Der Tätigkeitsschwerpunkt liegt auf der Versorgung der Kommunen, Landkreise sowie sonstigen öffentlichen Einrichtungen im Bundesland Hessen mit IT-Dienstleistungen. Vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) ist die ekom21 nach ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz zertifiziert. Ferner besitzt die ekom21 für wichtige Geschäftsbereiche das Zertifikat nach ISO 9001:2015. Mit den Aufgaben Vertrieb und Marketing und Beteiligungen ist die ekom21 GmbH, eine 100%ige Tochter, betraut.
Körperschaft und Tochtergesellschaft nutzen für ihre Geschäftsprozesse SAP ECC 6.0 (keine EHP) und werden als gesonderte Buchungskreise mit einem gemeinsamen Kostenrechnungskreis geführt („Abzulösendes System"). Zurzeit sind die Module FI, AA, CO, MM, SD und IM (nur Budgetierung) mit rund 250 Kostenstellen ausgeprägt. Das über diverse Schnittstellen zu anderen IT-Systemen genutzte SAP-Geschäftssystem wird derzeit von ca. 180 Usern genutzt. Im Jahr 2018 wurden 10.750 Angebote, 52.800 Aufträge, 65.670 Rechnungen und 11.720 Bestellungen verarbeitet.
Die Umstellung soll einschließlich Anpassung von SAP S/4HANA an die spezifischen Belange der ekom21 erfolgen ("Zielsystem"). Die Umstellung vom abzulösenden System auf das Zielsystem soll als innovativer Transformationsprozess für die Erschließung von Optimierungspotentialen genutzt werden um die bisherige SAP-Nutzung neu und effizienter auszurichten. Ziel ist es unter anderem, alle relevanten Prozesse im möglichst hohem Grade mit Standard SAP Best Practice Prozessen abzubilden. Für sämtliche Abläufe im neuen System soll ein möglichst hoher Grad an Automatisierung und Effizienz erreicht werden. Dazu zählt insbesondere, das bei der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen manuelle Eingriffe auf das notwendige Minimum reduziert sind. Durch die Einführung von S4/HANA sollen die SAP-User in die Lage versetzt werden, mit einem hohen Grad an automatisierten Vorgängen die Geschäftsvorfälle der ekom21 abzuwickeln.
Im Rahmen eines Vor-Projekts wurde mit Hilfe eines externen Dienstleisters eine Bestandsaufnahme, Analyse, Bewertung und Optimierung von ausgewählten Kernprozessen erarbeitet und dokumentiert. Der so identifizierte Optimierungsbedarf soll im Zuge der Migration umgesetzt werden. Grundsätzlich wird von ekom21 ein Greenfield-Ansatz für die Umstellung verfolgt. Das bedeutet für den öffentlichen Auftraggeber (ekom21) und dieses Vergabeverfahren im Wesentlichen:
— Die Migration erfolgt ohne Beeinträchtigung der aktuellen Geschäftsprozesse, d. h. während des Projekts besteht das bestehende SAP-Systems ganz normal weiter,
— Primär wird im Sinn von best practice auf SAP S4 HANA Standards zurückgegriffen, um bisherige Zusatzentwicklungen weglassen zu können,
— In einem Vorprojekt identifizierte und überdachte Geschäftsprozesse sollen neu umgesetzt werden, unabhängig von der bisherigen Arbeitsweise,
— Daten sollen grundsätzlich – soweit es notwendig und sinnvoll ist – übernommen werden, die Prozesse jedoch neu eingestellt werden.
Das Projekt soll in zwei Phasen durchgeführt werden:
In Phase 1 sind die wesentlichen Funktionsbereiche zu konzipieren und umzusetzen sowie die Migration auf SAP S/4HANA durchzuführen. Wesentliche Meilensteine sind:
— 30.6.2022: Produktivsetzung der Funktionalitäten zur Erstellung des Wirtschaftsplanes,
— 1.1.2023: Produktivsetzung weiterer Funktionsbereiche und Abschluss der Migration auf SAP S/4HANA,
In Phase 2 sind die weiterführenden Funktionsbereiche zu konzipieren und bis zum 1.1.2024 Produktiv zu setzen.
Ausgehend von den oben dargestellten Rahmenbedingungen schreibt die ekom21 die Vergabe einer Rahmenvereinbarung an einen Dienstleister aus, der als späterer Auftragnehmer die Ausführung der Umstellung der vorhandenen SAP/R3 Landschaft auf ein SAP S/4HANA-Zielsystem übernimmt und verantwortet. Gegenstand des ausgeschriebenen Auftrags können daher insbesondere Leistungen aus den folgenden Leistungsbereichen sein:
— Umstellungsleistungen auf eine SAP S/4HANA-Systemlandschaft,
— Projektleitung, Projektsteuerung und Projektcontrolling,
— Beratungsleistungen einschließlich konzeptioneller Arbeiten,
— Anpassung, Konfiguration und Customizing,
— Konzeptionierung und Modellierung von Geschäftsprozessen und Geschäftsvorfällen,
— Test- und Qualitätssicherung,
— Technische Installation on premise im Rechenzentrum der ekom21,
— Erstellung von Rollen & Berechtigungskonzepten,
— Schulung (technisches und fachliches Personal sowie Anwender),
— Erstellung von Dokumentation (wie z. B. Installations-, Betriebs-, Anwendungs- und Administrationshandbuch, Datenschutz- und IT-Sicherheitsdokumentation, etc.),
— Wissensübergabe und know-how-Transfer (insbes. Nutzung und Customizing sowie Betriebsaspekte),
— Pflege und Weiterentwicklung einschließlich Optimierung im späteren Tagesgeschäft,
— Support.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Auftraggeber kann vom Auftragnehmer verlangen, dass dieser seine Leistungen gemäß der Rahmenvereinbarung trotz deren Beendigung für eine bis zu 6 monatige Übergangszeit ganz oder in Teilenweiter erbringt. Während des Übergangszeitraums gelten die Bestimmungen der Rahmenvereinbarung einschließlich der Regelungen zur Vergütung fort.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Sofern die Zahl geeigneter Bewerber unter der in Abschnitt II.2.9) der Bekanntmachung angegebenen Höchstzahl liegt, führt der Auftraggeber das Vergabeverfahren fort, indem er den oder die Bewerber einlädt, die über die geforderte Eignung zur Auftragsausführung verfügen. Sind mehr als die in Abschnitt II.2.9) der Bekanntmachung angegebene Höchstzahl der Bewerber zur Auftragsausführung geeignet, (also wertbare, formal und qualitätsmäßig mangelfreie Teilnahmeanträge), führt der Auftraggeber das Vergabeverfahren fort, indem er die Zahl der geeigneten Bewerber, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert und für das weitere Verfahren eingeladen werden, auf die in der Bekanntmachung angegebene Höchstzahl begrenzt. Für die Auswahlentscheidung erstellt der Auftraggeber eine Rangfolge der geeigneten Bewerber anhand der nachstehend genannten Kriterien und Gewichtungen:
1. Beschäftigtenanzahl "SAP Senior Berater", Gewichtung: 20 %,
2. SAP Partnerstatus, Gewichtung 20 %,
3. Umsatz im Bereich SAP Beratung ohne Lizenzverkauf bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre, Gewichtung: 10 %,
4. Maßnahmen zur Qualitätssicherung, Gewichtung: 10 %,
5. Referenzleistungen, die eine vom Bewerber durchgeführte SAP S/4 HANA Implementierung zum Gegenstand haben, Gewichtung: 40 %.
Die Bewertung der Kriterien und die Auswahlentscheidung erfolgt auf Grundlage der Teilnahmeanträge und unter Anwendung des in den Bewerbungsbedingungen – Abschnitt Teilnahmewettbewerb -und in der Excel-Datei „Bewertungsschema-Bewerberauswahl.xlsx" beschriebenen Bewertungsschemas.
Die Rangfolge der Bewerber ergibt sich aus der jeweils erreichten Eignungspunktzahl, wobei eine größere Eignungspunktzahl einen besseren Rang bedeutet. Bei Punktgleichheit auf Rang 3 wird innerhalb dieses Rangs für die Auswahl nach § 51 VgV danach entscheiden, welcher der auf Rang 3 liegende Bewerber die meisten Referenzleistungen vorgelegt hat, die ein abgeschlossenes SAP S/4 HANA Implementierungsprojekt zum Gegenstand hatten. Sofern hiernach die vorgegebene Höchstzahl weiterhin überschritten wird, werden – in Abweichung zu der in Abschnitt II.2.9) der Bekanntmachung festgelegten Höchstzahl an Bewerbern- alle dann noch auf Rang 3 liegenden Bewerber zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.

Beschreibung der Optionen

Die Rahmenvereinbarung enthält Regelungen:
— die Angaben zu Art, Umfang und Voraussetzungen möglicher Auftragsänderungen enthalten, insbesondere einem einseitigen Erweiterungsrecht als Mehrbedarf bis zu 20 % des veranschlagten Gesamtwerts,
— die dem Auftragnehmer ein ordentliches Kündigungsrecht zum 31.12.2021 und zum 31.12.2022 einräumen,
— zur Verlängerung der Rahmenvereinbarung (Fortsetzungsoption); vgl. dazu auch Abschnitt II.2.7) der Bekanntmachung.
Näheres ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Eigenerklärung des Unternehmens, über die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (§ 44 VgV) [Eigenerklärung Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung].
2. Eigenerklärung des Unternehmens zu Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB [Eigenerklärung zu Ausschlussgründen].
Zu den geforderten Nachweisen werden für alle geforderten Erklärungen Erfassungsformulare zur Verfügung gestellt, die unter Beachtung der Ausfüllhinweise zwingend zu verwenden sind.
Geforderte Eignungsnachweise (gem. §§ 122 ff. GWB, §§ 42 ff. VgV), die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise (u. a. HPQR) vorliegen, werden zugelassen und anerkannt, wenn die Präqualifikationsnachweise in Form und Inhalt den geforderten Eignungsnachweisen entsprechen.
Die weiteren Einzelheiten zu den Bedingungen und Anforderungen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Im Hinblick auf den ausgeschriebenen Auftrag: Eigenerklärung zum Unternehmen mit aussagekräftiger Darstellung des Unternehmens (Kenndaten und Kennzahlen, aktuelle Geschäftsbereiche, Tätigkeitsfelder und Marktpositionierung etc.) [Eigenerklärung zum Unternehmen].
2. Erklärung des Unternehmens, dass für den Fall des Zuschlags eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit den aufgestellten Mindeststandards für die Dauer der Vertragslaufzeit abgeschlossen wird bzw. – falls bereits vorhanden – eine solche besteht und für die Dauer derAuftragsausführung aufrechterhalten wird [Eigenerklärung zur Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung].
3) Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz im Bereich SAP Beratung ohne Lizenzverkauf, jeweils bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre [Eigenerklärung über den Umsatz].
Zu den geforderten Nachweisen werden für alle geforderten Erklärungen Erfassungsformulare zur Verfügung gestellt, die unter Beachtung der Ausfüllhinweise zu verwenden sind.
Geforderte Eignungsnachweise (gem. §§ 122 ff. GWB, §§ 42 ff. VgV), die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise (u. a. HPQR) vorliegen, werden zugelassen und anerkannt, wenn die Präqualifikationsnachweise in Form und Inhalt den geforderten Eignungsnachweisen entsprechen.
Die weiteren Einzelheiten zu den Bedingungen und Anforderungen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Zu III.1.2.1):
Aufgrund der mitgeteilten Informationen (Kenndaten und Kennzahlen, aktuelle Geschäftsbereiche, Tätigkeitsfelder und Marktpositionierung etc.) darf kein Anlass zu Zweifeln bestehen, dass das Unternehmen in der Lage ist, den ausgeschriebenen Auftrag ordnungsgemäß ausführen zu können.
Zu III.1.2.2):
Gefordert ist eine marktübliche Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung bei einem in der Europäischen Union zugelassenen Versicherer durch die je Schadensfall Versicherungsschutz in Höhe von mindestens jeweils:
— 2 000 000 EUR für Personenschäden und
— 2 000 000 EUR für Sachschäden und
— 250 000 EUR für Vermögensschäden.
Die sonstigen Bedingungen des Versicherungsschutzes müssen den allgemeinen Bedingungen innerhalb des Großkunden- und Konzerngeschäfts der in der Europäischen Union zugelassenen Versicherer entsprechen. Die Haftpflichtversicherung muss für die gesamte Dauer der späteren Vertragsausführung aufrechterhalten werden.
Bescheinigungen über die Versicherung, z. B. in Form der Versicherungspolice oder einer schriftlichen Bestätigung der Versicherung, dürfen nicht älter als 6 Monate sein. Bescheinigungen in anderer als deutscher Sprache müssen in einer Übersetzung in das Deutsche vorgelegt werden. Der Bewerber steht für die Richtigkeit der Übersetzung ein. Werden diese Bedingungen nicht erfüllt, führt dies zwingend zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren.
Zu III.1.2.3)
Gefordert ist ein Umsatz im Bereich SAP Beratung ohne Lizenzverkauf bezogen auf die letzten 3 Geschäftsjahre von mindestens 1 000 000,00 EUR pro Jahr.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Eigenerklärung aus der die durchschnittliche jährliche Anzahl der fest im Unternehmen angestellten Beschäftigten(1), der SAP Senior Berater (2) sowie Programmierer (3) ersichtlich ist, jeweils bezogen auf die letzten 3 Jahre [Eigenerklärung zu den Beschäftigtenkennzahlen].
2. Eigenerklärung zum SAP Partner Status/SAP-Zertifizierung [Eigenerklärung zum SAP Partnerstatus]
3. Beschreibung der eigenen, im Unternehmen angewendeten Maßnahmen zur Qualitätssicherung [Eigenerklärung zur Qualitätssicherung];
4. Erklärung zu geeigneten, voneinander unabhängigen Referenzleistungen über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungen die mit Bezug auf die ausgeschriebenen Leistungen Aufschluss über die technische und berufliche Leistungsfähigkeit geben [Eigenerklärung Referenzleistungen]. Zu jeder Referenzleistunge müssen mindestens folgende Angaben gemacht werden:
— Kurzbezeichnung der Referenz,
— Vollständiger Name einschließlich Postadresse und Kontaktdaten des Auftraggebers (=Referenzgeber),
— Auftragswert,
— Auftraggeber im Sinne von § 99 GWB oder ein Unternehmen, an dem Auftraggeber im Sinne von § 99 GWB mit mindestens 50 % der Anteile beteiligt sind,
— Leistungszeitraum (Liefer- bzw. Erbringungszeitpunkt),
— Projektabschluss oder Grad des Projektstands,
— Beschreibung des Leistungsanteils des Ausführenden am Referenzprojekt in Prozent,
— Stellung des Ausführenden im Referenzprojekt (Alleinunternehmer, Generalunternehmer, Ressourcengeber, Mitglied einer Bietergemeinschaft,
— Angabe, ob die Referenzleistung eine SAP S/4 HANA Implementierung/Migration mit Greenfieldansatz zum Gegenstand hat,
— Anzahl der für den Bewerber im Rahmen des Projektes tätigen Personen.
Aus der Beschreibung der Referenz muss klar erkennbar sein, welche Leistungen der Bewerber, was Mitglied einer Bewerbergemeinschaft oder ein Dritter ist, auf dessen technische und berufliche Leistungsfähigkeit abgestellt wird, selbst durchgeführt hat. Die bloße untergeordnete Mitwirkung bzw. die Überwachung eines Referenzprojekts sind hierbei nicht ausreichend. Die vorzulegenden Referenzen müssen eindeutig demjenigen Unternehmen als Auftragnehmer/Durchführungsverantwortlichen zugeordnet werden können, der sie zum Nachweis seiner technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit mit dem Angebot vorlegt.
Die Einreichung einer Bescheinigung des Referenzauftraggebers ist nicht erforderlich. Der Auftraggeber behält sich aber die Überprüfung der gemachten Angaben bei Referenzauftraggebern sowie eigene Ermittlungen vor,deren Ergebnisse Berücksichtigung im Rahmen der Eignungsprüfung berücksichtigt werden.
Zu den geforderten Nachweisen werden für alle geforderten Erklärungen Erfassungsformulare zur Verfügung gestellt, die unter Beachtung der Ausfüllhinweise zu verwenden sind.
Geforderte Eignungsnachweise (gem. §§ 122 ff. GWB, §§ 42 ff. VgV), die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise (u. a. HPQR) vorliegen, werden zugelassen und anerkannt, wenn die Präqualifikationsnachweise in Form und Inhalt den geforderten Eignungsnachweisen entsprechen.
Die weiteren Einzelheiten zu den Bedingungen und Anforderungen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Zu III.1.3.1) – Eigenerklärung Erfassungsformular – Beschäftigtenzahl:
Gefordert sind im Jahresdurchschnitt je anzugebenden Jahr mindestens:
— Fünf (5) fest angestellten SAP Senior Berater, die im Bereich Projektmanagement tätig sind und über entsprechendes Fachwissen sowie Berufserfahrung von mindestens 5 Jahren in der Bearbeitung von SAP Implementierungsprojekten verfügen,
— Fünf(5) fest angestellte Fachkräfte, die im Bereich Softwareentwicklung und 3rd-Level Support tätig sind und über entsprechende Erfahrung und Fachwissen in der ABAB-Programmierung, Entwicklung, Pflege und Weiterentwicklung eines SAP S/4 HANA Systems verfügen.
Zu III.1.3.2) – Eigenerklärung zum SAP Partnerstatus:
Gefordert ist mindestetens der SAP Partner Status/SAP Zertifizierung „SAP-PartnerEdge-Open-Ecosystem-Partner"
Siehe dazu die Übersicht unter: https://www.sap.com/germany/partner/find.html
Zu III.1.3.4) – Eigenerklärung Referenzen:
Es sind mindestens 3 Referenzleistungen nachzuweisen, die mit dem ausgeschriebenen Auftrag vergleichbar sind und eine SAP S/4 HANA Implementierung/Migration zum Gegenstand haben, bei denen mindestens die Planungsphase abgeschlossen ist und die Implementierung bereits begonnen hat.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen zur Tariftreue und zum Mindestentgelt nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG) vom 19.12.2014, (GVBl. S. 354) mit dem Angebot einzureichen haben. Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmer und Verleihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistung im EU-Ausland erbringen.
Zu den geforderten Nachweisen werden für alle geforderten Erklärungen Erfassungsformulare zur Verfügung gestellt, die unter Beachtung der Ausfüllhinweise zu verwenden sind.

Bieterfragen können längstens bis zum 11.1.2021, 10.00 Uhr, gestellt werden. Alle in der Bekanntmachung oder in der Vergabeunterlage geforderten Unterlagen (Nachweise, Erklärungen und sonstige Dokumente) müssen – soweit bei dem betreffenden Nachweis nicht ausdrücklich anders angegeben – fristgerecht und in der vorgegebenen Form – z. B. unter Verwendung der Erfassungsformulare – mit dem Teilnahmeantrag bzw. Angebot eingereicht werden.
Zusätzlich zu den in der Vergabebekanntmachung getroffenen Vorgaben gelten die für dieses Vergabeverfahren aufgestellten Bewerbungsbedingungen, die Teil der elektronisch bereitgestellten Vergabeunterlagen sind.Insbesondere wird auf die besonderen Anforderungen hingewiesen, die
— bei gemeinschaftlicher Bewerbung (Bietergemeinschaft),
— bei der Vergabe von Unteraufträgen (Unteraufträge) und
— der Eignungsleihe einzuhalten sind.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Hinsichtlich der Fristen zur Einlegung von Rechtsbehelfen wird auf § 160 Abs. 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) verwiesen.
§ 160 Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Beschreibung der Beschaffung

Die ekom21 ist ein als Körperschaft des öffent-lichen Rechts verfasster kommunaler IT-Dienstleister mit ca. 550 Mitarbeitern. Der Tätigkeitsschwerpunkt liegt auf der Versor-gung der Kommunen, Landkreise sowie sons-tigen öffentlichen Einrichtungen im Bundes-land Hessen mit IT-Dienstleistungen. Vom Bundesamt für Sicherheit in der Informations-technik (BSI) ist die ekom21 nach ISO 27001 auf Basis von IT-Grundschutz zertifiziert. Fer-ner besitzt die ekom21 für wichtige Ge-schäftsbereiche das Zertifikat nach ISO 9001:2015. Mit den Aufgaben Vertrieb und Marketing und Beteiligungen ist die ekom21 GmbH, eine 100%ige Tochter, betraut.
Körperschaft und Tochtergesellschaft nutzen für ihre Geschäftsprozesse SAP ECC 6.0 (keine EHP) und werden als gesonderte Buchungs-kreise mit einem gemeinsamen Kostenrech-nungskreis geführt („Abzulösendes System"). Zurzeit sind die Module FI, AA, CO, MM, SD und IM (nur Budgetierung) mit rund 250 Kos-tenstellen ausgeprägt. Das über diverse Schnittstellen zu anderen IT-Systemen ge-nutzte SAP-Geschäftssystem wird derzeit von ca. 180 Usern genutzt. Im Jahr 2018 wurden 10.750 Angebote, 52.800 Aufträge, 65.670 Rechnungen und 11.720 Bestellungen verar-beitet.
Die Umstellung soll einschließlich Anpassung von SAP S/4HANA an die spezifischen Belange der ekom21 erfolgen ("Zielsystem"). Die Um-stellung vom abzulösenden System auf das Zielsystem soll als innovativer Transformati-onsprozess für die Erschließung von Optimie-rungspotentialen genutzt werden um die bis-herige SAP-Nutzung neu und effizienter aus-zurichten. Ziel ist es unter anderem, alle rele-vanten Prozesse im möglichst hohem Grade mit Standard SAP Best Practice Prozessen ab-zubilden. Für sämtliche Abläufe im neuen Sys-tem soll ein möglichst hoher Grad an Automa-tisierung und Effizienz erreicht werden. Dazu zählt insbesondere, das bei der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen manuelle Eingriffe auf das notwendige Minimum reduziert sind. Durch die Einführung von S4/HANA sollen die SAP-User in die Lage versetzt werden, mit einem hohen Grad an automatisierten Vor-gängen die Geschäftsvorfälle der ekom21 ab-zuwickeln.
Im Rahmen eines Vor-Projekts wurde mit Hilfe eines externen Dienstleisters eine Bestands-aufnahme, Analyse, Bewertung und Optimie-rung von ausgewählten Kernprozessen erar-beitet und dokumentiert. Der so identifizierte Optimierungsbedarf soll im Zuge der Migration umgesetzt werden. Grundsätzlich wird von ekom21 ein Greenfield-Ansatz für die Umstel-lung verfolgt. Das bedeutet für den öffentli-chen Auftraggeber (ekom21) und dieses Vergabeverfahren im Wesentlichen:
— Die Migration erfolgt ohne Beeinträchti-gung der aktuellen Geschäftsprozesse, d. h. während des Projekts besteht das bestehen-de SAP-Systems ganz normal weiter,
— Primär wird im Sinn von best practice auf SAP S4 HANA Standards zurückgegriffen, um bisherige Zusatzentwicklungen weglassen zu können,
— In einem Vorprojekt identifizierte und überdachte Geschäftsprozesse sollen neu umgesetzt werden, unabhängig von der bis-herigen Arbeitsweise,
— Daten sollen grundsätzlich – soweit es not-wendig und sinnvoll ist – übernommen wer-den, die Prozesse jedoch neu eingestellt wer-den.
Das Projekt soll in zwei Phasen durchgeführt werden:
In Phase 1 sind die wesentlichen Funktionsbe-reiche zu konzipieren und umzusetzen sowie die Migration auf SAP S/4HANA durchzufüh-ren. Wesentliche Meilensteine sind:
— 30.6.2022: Produktivsetzung der Funktiona-litäten zur Erstellung des Wirtschaftsplanes,
— 1.1.2023: Produktivsetzung weiterer Funk-tionsbereiche und Abschluss der Migration auf SAP S/4HANA,
In Phase 2 sind die weiterführenden Funkti-onsbereiche zu konzipieren und bis zum 1.1.2024 Produktiv zu setzen.
Ausgehend von den oben dargestellten Rah-menbedingungen schreibt die ekom21 die Vergabe einer Rahmenvereinbarung an einen Dienstleister aus, der als späterer Auftrag-nehmer die Ausführung der Umstellung der vorhandenen SAP/R3 Landschaft auf ein SAP S/4HANA-Zielsystem übernimmt und verant-wortet. Gegenstand des ausgeschriebenen Auftrags können daher insbesondere Leistun-gen aus den folgenden Leistungsbereichen sein:
— Umstellungsleistungen auf eine SAP S/4HANA-Systemlandschaft,
— Projektleitung, Projektsteuerung und Pro-jektcontrolling,
— Beratungsleistungen einschließlich konzep-tioneller Arbeiten,
— Anpassung, Konfiguration und Customizing,
— Konzeptionierung und Modellierung von Geschäftsprozessen und Geschäftsvorfällen,
— Test- und Qualitätssicherung,
— Technische Installation on premise im Re-chenzentrum der ekom21,
— Erstellung von Rollen & Berechtigungskon-zepten,
— Schulung (technisches und fachliches Per-sonal sowie Anwender),
— Erstellung von Dokumentation (wie z. B. Installations-, Betriebs-, Anwendungs- und Administrationshandbuch, Datenschutz- und IT-Sicherheitsdokumentation, etc.),
— Wissensübergabe und know-how-Transfer (insbes. Nutzung und Customizing sowie Be-triebsaspekte),
— Pflege und Weiterentwicklung einschließ-lich Optimierung im späteren Tagesgeschäft,
— Support.

Der Gesamtwert der Beschaffung unter V.2.4 und VII 2.3 wird zur Wahrung der Betriebsgeheimnisse gem. §°165 GWB nicht bekannt gegeben. Daher ist der fiktive Wert 0.01 EUR angegeben. An dieser Stelle wird darauf hingewiesen, dass aus dem gleichen Grund auch an den übrigen Stellen dieser Bekanntmachung keine weitergehenden Angaben bezüglich des Gesamtwerts der Beschaffung vor und nach der Auftragsänderung erfolgen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Es wird darauf hingewiesen, dass ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens grundsätzlich unzulässig ist, sofern der behauptete Verstoß nicht fristgemäß bei der Vergabestelle gerügt wird. Insoweit wird auf die Rechtsbehelfsfristen und Präklusionsbestimmungen entsprechend § 160 Abs. 3 GWB verwiesen.
So sind nach § 160 Abs. 3 S. 1 GWB Nachprüfungsanträge unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Ein-reichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in der Vergabeunterlage erkennbar sind, nicht spätestens zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.