SAP S4-HANA

Kurze Beschreibung

Die GSI GmbH nutzt seit dem Jahr 1999 das SAP-System mit einer Reihe von Modulen als zentrales Datenverarbeitungssystem in der Administration. Die Administration besteht aus den Bereichen Finanzen, Controlling, Einkauf, Personal, Facility Management, Campusentwicklung, Rechte & Patente, Administrative IT sowie den Stabsabteilungen Innenrevision, Qualitätsmanagement & Organisation, Datenschutz, IT-Sicherheit, Technologietransfer, SAP-Projekt mit insgesamt ca. 300 Mitarbeitern.

Zusätzliche Informationen

Allgemeine Hinweise zum Ablauf/Zeitplan

Wir möchten Sie hiermit über die bevorstehende Betriebsferien der Vergabestelle zwischen 24.12.2020 und 1.1.2021 informieren.

Bitte beachten Sie, dass in diesem Zeitraum keine Bieterfragen beantwortet werden können.

Bei der Berechnung der Fristen in diesem Verfahren, haben wir die Schließzeit berücksichtigt.

Wir sind ab dem 4.1.2021 wieder für Sie erreichbar.

Die Vergabeunterlagen werden elektronisch auf www.dtvp.de bereitgestellt und können dort nach einer kostenlosen Registrierung heruntergeladen werden.

Die Vergabestelle akzeptiert folgende Arten der Angebotsabgabe:

— Elektronisch in Textform.

Zu beachten ist, dass die Textform des § 126 b BGB im Vergaberecht nur eingehalten ist, wenn die Teilnahmeanträge/Angebote verschlüsselt übermittelt werden. Eine E-Mail genügt nicht! Bitte beachten Sie dazu die Hinweise in der Datei „Bietertool_Anleitung_DE.pdf" in den Vergabeunterlagen!

Bei fehlerhaften/unvollständigen Angaben, welche die Textform gem. § 126 b BGB verletzen, werden die Angebote ausgeschlossen.

Folgende Bedingungen hat die Vergabestelle für diesen zweistufigen Verfahren festgelegt:

A. Teilnahmephase/Teilnahmewettbewerb

Folgende von der GSI mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellten Formblätter sind als Bestandteil des Teilnahmeantrags bei der Vergabestelle ausgefüllt einzureichen:

— 01_Formblätter — Teilnahmeantrag.docx:

—— Teilnahmeantrag,

—— Formblatt Unternehmensdarstellung,

—— Formblatt Referenzen (siehe auch Kapitel 2.2.1),

—— Formblatt Erklärung zur Eignung nach §§ 123, 124 GWB,

——Formblatt zu Verstößen gegen das SchwarzArbG, das AEntG, das AufenthG sowie gegen das MiLoG,

—— Formblatt Berufshaftpflichtversicherung,

—— Ggf. Formblatt Bietergemeinschaft,

—— Ggf. Formblatt Unterauftragnehmer, im Falle der Eignungsleihe zwingend zusammen mit der ausgefüllten und vom Unterauftragnehmer unterzeichneten Verfügbarkeitserklärung.

——— Anlage 2 — Vereinbarung Auftragsverarbeitung.docx,

——— Anlage 8 — Vertraulichkeitserklärung.docx.

Die mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellten Formblätter sind — in Abhängigkeit vom Teilnahmeantrag — vollständig auszufüllen. Die Nichtvorlage bzw. unvollständige Vorlage der geforderten Unterlagen sowie wissentlich falsche Erklärungen können zum Ausschluss des Bewerbers von der Teilnahme am Wettbewerb führen. GSI behält sich eine einmalige Nachforderung von Unterlagen innerhalb einer im Nachforderungsschreiben festzusetzenden Frist gemäß § 56 VgV vor. Die Bewerber können sich auf eine Nachforderung aber nicht verlassen. Letztendlich unvollständige Teilnahmeanträge werden ausgeschlossen (§ 57 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 3 VgV).

Zur Information liegen den Vergabeunterlagen folgende Dokumente bei:

— Anlage 1 — LV — SAP Beratung fuer SAP S4HANA Projekt.docx,

— Anlage 3 — Anforderungskatalog_S4HANA_GSI.xlsx,

— Anlage 4.0 — Angebotsformblatt.docx,

— Anlage 4.1 — Preisblatt_S4HANA_GSI.xlsx,

— Anlage 7.0 — EVB-IT Erstellung Vertrag S4HANA.docx,

— Anlage 7.1 — EVB-IT Erstellung AGB.pdf.

Diese Unterlagen sind nicht auszufüllen und nicht mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Sollten in der 1. Phase des Verfahrens (Teilnahmewettbewerb) bereits Angebote eingereicht werden, kann dies zum Ausschluss des Bewerbers führen.

Das Kriterium „Referenzen" gilt nur dann als erfüllt, wenn diese Referenzen durch das GSI als passend und vergleichbar bewertet werden.

Die Eignung der Referenzen wird nach folgenden Kriterien geprüft:

— Ist die Referenz inhaltlich zu dem Projektauftrag gem. Leistungsbeschreibung passend — 5 Punkte.

— Ist die Referenz aus dem öffentlichen Bereich — 3 Punkte.

— Ist die Referenz aus dem Bereich Forschung/Universität — 2 Punkte.

Die Beschreibungen der Projektinhalte der Referenzen müssen ausführlich erfolgen. Nicht nachvollziehbare Erläuterungen führen zu einer Reduzierung der Punktzahl. Bei der Bewertung wird berücksichtigt, ob der Projektgegenstand eine hier vergleichbare S/4HANA Conversion, abweichend eine Neuimplementierung (Bewertungsreduzierung) oder lediglich um eine Vorstudie gehandelt hat (Bewertungsreduzierung).

Des Weiteren ist die Bewertung abhängig von den durch den Bieter direkt umgesetzten Projektbestandteilen.

Für 3 in die Wertung eingehenden Referenzen ist somit zusammen ein Höchstwert von 30 Punkten erreichbar. Bei der Abgabe von mehr als 3 Referenzen werden die Referenzen mit der höchsten Punktzahl in die Wertung aufgenommen.

Es werden mindestens 3 und maximal 8 Anbieter mit den besten Referenzbewertungen zur Abgabe eines Angebots aufgefordert, wenn alle anderen Eignungskriterien erfüllt sind.

Wir weisen darauf hin, dass bei etwaigen parallelen Teilnahmeanträgen bzw. Angeboten von verbundenen Unternehmen auf die Einhaltung der Grundsätze des Geheimwettbewerbs zu achten ist; spätestens auf Nachfrage durch die Vergabestelle ist nachzuweisen, dass eine strikte Trennung in personeller, organisatorischer und struktureller Hinsicht bei der Erstellung der Teilnahmeantrags- und Angebotsunterlagen gewährleistet gewesen ist (vgl. z. B. OLG Düsseldorf, Beschluss vom 13.4.2011 VII-Verg 4/11; VK Münster, Beschluss vom 22.4.2015 — VK 1-12/15).

B. Angebotsphase

GSI wird nach Ablauf der Abgabefrist für die Teilnahmeanträge diese auf Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen sowie auf die Erfüllung eventuell in der Bekanntmachung festgelegter Mindestanforderungen überprüfen. Auch nach einer eventuellen Nachforderung noch unvollständige Teilnahmeanträge, werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Es werden mindestens 3 und maximal 8 Anbieter mit den besten Referenzbewertungen zur Abgabe eines Angebots aufgefordert, wenn alle anderen Eignungskriterien erfüllt sind.

Sollte Verhandlungsbedarf bestehen und daher der Zuschlag nicht bereits auf die Erstangebote erteilt werden, wird der Auftraggeber anschließend über die Erstangebote und eventuelle Folgeangebote mit den besten 3 Bietern verhandeln (nur nicht über die Mindestbedingungen und die Zuschlagskriterien), je nach Bedarf in einer oder mehreren Runden. GSI behält sich vor, die Verhandlungen nur mit den 3 Bietern zu führen, deren Erstangebote im Rahmen der vorläufigen Bewertung die höchste Punktzahl erhalten haben.

Folgende dem Bieter mit den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellten Unterlagen sind als Bestandteil des Angebotes bei der Vergabestelle einzureichen:

— Anlage 4.0 — Angebotsformblatt.docx (ausgefüllt),

— Anlage 3 — Anforderungskatalog_S4HANA_GSI.xlsx (ausgefüllt),

— Anlage 4.1 — Preisblatt_S4HANA_GSI.xlsx (ausgefüllt).

Die Wertung der Angebote erfolgt:

— 30 % Preis bestehend aus:

—— Preis originärer Bestandteil 25 %,

—— Preis optionaler Bestandteil 5 %.

— 70 % Leistung bestehend aus:

—— Projektmethodik und personelle Besetzung 15 %,

—— Konzept zur technischen Transformation SAP S/4HANA 10 %,

—— Lösungsansätze Fachkonzepte 30 %,

—— Lösungsansatz technische Konzepte 10 %,

—— Mitwirkungsleistung 5 %.

Genauere Punktenverteilung sind den Bewerbungsbedingungen/Kapitel 3.4 zu entnehmen.

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot mit der höchsten Punktzahl.

Bekanntmachungs-ID: CXS0YYEYR0B