Beschreibung der Beschaffung
Das übergeordnete Ziel des Projekts SBK Flow 2023 ist die Einführung der Buchführung und Rechnungslegung nach dem HGB zum 1.1.2023. Eine wichtige Bedingung, die für die erfolgreiche Erreichung des Gesamtziels unerlässlich ist, ist die Einführung einer neuen integrierten IT-Landschaft, diese dient zur Unterstützung der Arbeitsprozesse sowie bei der Optimierung der internen Kommunikations- und Informations-abläufe. Die Integration der Anwendungssysteme ist hierbei von hoher Wichtigkeit um möglichst wenige operative Systeme parallel im laufenden Betrieb zu nutzen. Es soll eine vollständige zeitliche Begleitung des Projektes gewährleistet werden. Die Positionierung der externen Unterstützung soll u.a. auch auf der Ebene der Projektleitung bereitgestellt werden. Die Projektleitung soll entsprechend in einem Trio erfolgen (Direktorium + externer Projektleitung). Im Rahmen der übergreifenden Aufgaben (Querschnittsaufgaben) für die vollständige Projektlaufzeit wird folgender Leistungsumfang benötigt:
— Erstellung und laufende Aktualisierung einer Gesamtprojektplanung,
— Aufbereitung und Aktualisierung der Projektorganisation (Struktur und Zusammenarbeit),
— Einrichtung und Aktualisierung der Projektmanagementtools,
— Aufbereitung von Unterlagen für Sitzungen der Projektleitung,
— Aufbereitung von Unterlagen für Sitzungen mit dem Personalrat,
— Aufbereitung von Unterlagen für die Sitzung der weiteren Projektgremien und Stiftungsrat und Rechtsaufsicht,
— Aufbereitung von Unterlagen für die Reflektion mit den Wirtschaftsprüfern zu speziellen Fachthemen,
— Aufbereitung von Unterlagen für situative Anlässe,
— Abstimmung mit den laufenden Projektphasen und geplanten Projektphasen,
— Erstellung eines Management Report über Risiken/Chancen im Projektverlauf,
— Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer konstanten Informations-vermittlung für den Personalrat und die Belegschaft. Dies kann über diverse Methoden und Verfahren unterstützt werden. Schwerpunkt soll jedoch die konstante Vermittlung von relevanten Informationen über den aktuellen Projektstand und konkrete Projektentscheidungen sein.
— Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der kommunikativen Begleitung im Projektverlauf; hier sollen kommunikative Methoden eingesetzt werden, um mit allen Akteuren im Projekt, konstant und nachhaltig im Sinne der Zielerreichung, einen offenen und vertrauensvollen Austausch zu pflegen. Dies kann situativ und kreativ dem individuellen Bedarf umgesetzt werden. Im Rahmen der Umsetzung der Projektphasenplanung werden folgende Leistungsbestandteile innerhalb jeder einzelnen Phase konstant benötigt:
— Planungsarbeiten,
— Konzeptionsarbeiten,
— Konfigurationsarbeiten,
— Einführungsbegleitung,
— Abnahme der Softwarefunktionen Die Einzelheiten sind der in den Vergabeunterlagen enthaltenen Projekt- und Leistungsbeschreibung zu entnehmen.