Scandienstleistungen/Aktendigitalisierung

Vivantes – Netzwerk für Gesundheit GmbH

Die Vivantes Netzwerk für Gesundheit GmbH (im Weiteren „Vivantes“) schreibt für ihre neun Klinik-Standorte, Ihre Tochtergesellschaften und die Unternehmen, die mit der Vivantes Netzwerk für Gesundheit GmbH einen Kooperationsverbund bilden, die Dienstleistung „Scandienstleistung/Aktendigitalisierung“ (nachfolgend „Scandienstleistung“) als Rahmenvereinbarung mit einem Bieter aus.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-03-06. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-02-03.

Wer?

• Vivantes – Netzwerk für Gesundheit GmbH

Wie?

• Datendienste › Datenverarbeitung
• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-02-03	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2020-02-03)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Datenverarbeitung
Referenznummer: ZVSt 2019/086
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Datenverarbeitung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Datenverarbeitung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Vivantes – Netzwerk für Gesundheit GmbH
Postanschrift: Aroser Allee 72-76
Postleitzahl: 13407
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.vivantes.de 🌏
E-Mail: zvst@vivantes.de 📧
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y67DE42/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y67DE42 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-02-03 📅
Einreichungsfrist: 2020-03-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-02-05 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 025-056811
ABl. S-Ausgabe: 25
Zusätzliche Informationen

Mit dem zukünftigen Auftragnehmer wird zusätzlich ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen (vgl. Anlage 4).

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Vivantes betreibt seit 2014 ein digitales Archivsystem und archiviert dort alle patientenbezogene klinische und administrativen Akten sowie u. a. auch Verwaltungsakten, Buchhaltungsunterlagen und Projektakten.

Die Scandienstleistung muss für Akten der Patientendokumentation an einem Standort auf dem Gelände einer Vivantes-Klinik erfolgen (Betrieb als Servicestelle). Vivantes stellt für den Betrieb der Servicestelle (Räume für Scanarbeitsplätze, temporäre Lagerkapazität und Raum für Serverinstallation) Räumlichkeiten bereit.

Das monatliche Volumen beträgt für die Vivantes Kliniken bei ca. 50 000-60 000 ambulanten und stationären Akten 1,2-1,6 Millionen Belege (Tendenz steigend).

Die digitalisierten Dokumente müssen automatisiert an vorhandene Dokumentenmanagement- und Archivsysteme auf Seiten Vivantes (überwiegend das Archivsystem „Pegasos“) übergeben werden.

Die Finanzierung erfolgt auf der Basis „Preis pro Beleg“.

Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Vivantes ist berechtigt, den Vertrag zu den vereinbarten Konditionen einmal um 12 Monate zu verlängern.

Beschreibung der Optionen:

Preis (Verrechnungssatz pro Stunde) für zusätzliche, nicht im geforderten Leistungsumfang enthaltene Dienstleistungen des Auftragnehmers.

Zusätzliche Informationen:

Mit dem zukünftigen Auftragnehmer wird zusätzlich ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen (vgl. Anlage 4).

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1) Aktueller Handelsregister- oder entsprechender Firmenregisterauszug des Herkunftslandes, nicht älter als 1 Jahr ab Zeitpunkt der Angebotsabgabe (z. B. in Form eines Internet-Ausdrucks mit Datumsangabe);

2) Eigenerklärung zur Eignung.

Das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen zur Teilnahme am Wettbewerb gemäß §§ 123 und 124 GWB ist gemäß Formblatt zu bestätigen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

3) Nachweis der Zertifizierung eines Qualitätsmanagementsystems nach DIN EN ISO 9001:2000 bzw. einer aktuelleren Fassung der DIN EN ISO 9001-Norm oder gleichwertiger Art (z. B. eigenes QM-Handbuch).

Technische und berufliche Fähigkeiten:

4) Vorlage von bis zu 6 mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Referenzangaben gemäß Formblatt über die Digitalisierung von Patientenakten. Hiervon müssen mindestens 3 Referenzen den Mindestanforderungen entsprechen.

Vivantes prüft die eingereichten Referenzen so lange Stück für Stück ab, bis er 3 ordnungsgemäße Referenzen zusammen hat. Genügen am Ende nicht mindestens 3 von den maximal 6 eingereichten Referenzen den Mindestanforderungen, wird der Bieter als ungeeignet ausgeschlossen.

Mindeststandards:

Mindestanforderungen an die Referenzen:

1) Auftragnehmer ist Krankenhausunternehmen mit mindestens 1 000 Betten;

2) Scanvolumen pro Monat: mind. 800 000 Belege (beidseitig);

3) Belegerkennung;

4) Übergabe der digitalen Dokumente an ein Fremd-Archivsystem (Archivsystem beim Auftraggeber, dass nicht vom Auftragnehmer selber entwickelt und geliefert wurde oder vom Auftragnehmer beim Auftraggeber betrieben wird);

5) Datenschutzrechtliche Vernichtung im Auftragsumfang enthalten.

Die Referenzleistung muss nicht abgeschlossen sein, jedoch eine Laufzeit von mindestens 12 Monaten aufweisen. Ein etwaiger Abschluss dieser Leistung darf nicht länger als 1 Kalenderjahr vor Angebotsabgabe liegen.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Die Bieter werden auf die Pflicht zur Einhaltung aller vergaberechtlich relevanten landesrechtlichen Anforderungen hingewiesen, insbesondere auf die:

— Erklärung gemäß § 1 Absatz 2 der Frauenförderverordnung (s. Sozialversicherungsbeiträgen bzw. zur Zahlung eines Mindestlohnes von 9,35 EUR (s. Anlage) sowie auf die Verpflichtung zur Weitergabe dieser Pflicht an Nachunternehmer(gemäß Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz)Anlage),

— Eigenerklärung zu Tariftreue, Mindestentlohnung und

— obligatorische Abfrage nach § 6 und Auskunft nach § 7 Korruptionsregistergesetz.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2020-03-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2020-03-06 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:00

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Krankenhaus in privater Rechtsform
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle, Herr Elko Wischnewski
Internetadresse: www.vivantes.de 🌏
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y67DE42/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

1) Allgemeine Rückfragen und Bieterfragen sind ausschließlich via DTVP zu richten. Dabei ist das den Vergabeunterlagen beigefügte Formblatt „Bieterfragen/Antwortenkatalog“ zu benutzen. Telefonische Bieteranfragen werden nicht beantwortet;

2) Angebote und Verfahrenskorrespondenz sind nur in deutscher Sprache zulässig.

Bekanntmachungs-ID: CXP4Y67DE42

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.

Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 GWB).

Die o. a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist.

Quelle: OJS 2020/S 025-056811 (2020-02-03)

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