Beschreibung der Beschaffung
Der Auftragnehmer übernimmt auf Abruf durch Einzelbeauftragung die Digitalisierung von Posteingängen und Schriftstücken für die bezugsberechtigten Kommunen des Zweckverbandes Südwestfalen-IT. Vom Auftragnehmer wird erwartet, dass er die Dienstleistung in eigener Verantwortung, d. h. in von ihm bereitzustellenden Räumlichkeiten und mit von ihm bereitzustellenden Hardware-, Software- und Personal-Ressourcen betreibt.
Die Südwestfalen-IT ruft dabei die digitalisierten Posteingangsdokumente vom Auftragnehmer ab und verteilt sie an die bezugsberechtigten Kommunen im Zweckverband.
Der bisherige Scandienstleister führt bislang die Digitalisierung der Posteingänge im Bereich Verkehrsordnungswidrigkeiten für derzeit 3 der bezugsberechtigten Kommunen sowie im Bereich des kreditorischen Rechnungsworkflows für derzeit 2 der bezugsberechtigten Kommunen durch.
Es besteht die Absicht, die Digitalisierung von Posteingangsdokumenten und Aufbewahrung der Originaldokumente auf weitere Fachbereiche und Leistungsprozesse der Verbandsmitglieder auszuweiten.
Die Laufzeit der aus der Rahmenvereinbarung abgerufenen Einzelverträge zwischen den bezugsberechtigten Körperschaften und dem Auftragnehmer beträgt 4 Jahre. Die Laufzeit verlängert sich automatisch einmalig um 2 weitere Jahre, sofern die bezugsberechtigte Körperschaft nicht vor Ablauf der 4 Jahre mit einer Frist von 3 Monaten kündigt.
Maximal können die bezugsberechtigten Körperschaften Scandienstleistungen mit Gesamtkosten in Höhe von 690 000,00 EUR (netto) aus dem Rahmenvertrag abrufen. Sobald dieser Wert erreicht ist, kann aus dem Rahmenvertrag kein Abruf mehr erfolgen.
Der Auftragnehmer hat auf Abruf durch Einzelbeauftragung durch die jeweilige bezugsberechtigte Kommune über einen Zeitraum von bis zu max. 6 Jahren folgende Leistungen zu erbringen:
— Bündelung von Posteingangsströmen für bestimmte Leistungsprozesse oder Fachbereiche mehrerer Nutzerkommunen in verschiedenen PLZ-Bezirken im Einzugsgebiet an einem zentralen Ort.
— Digitalisierung und Indizierung der Posteingangsdokumente gemäß den in dieser Leistungsbeschreibung spezifizierten Anforderungen.
— Sichere elektronische Bereitstellung der digitalisierten Eingangsdokumente und Metadaten für die Südwestfalen-IT.
— Aufbewahrung der Original-Eingangsdokumente inklusive deren physischer Bereitstellung oder Vernichtung auf Anforderung durch die Nutzerkommune.
— Bedarfsorientierten Anpassung der beim Auftragnehmer eingesetzten Hardware, Software und Prozesse zur Erfüllung der Leistungs- und Qualitätsanforderungen der Nutzerkommune (Change Request Management zur Ausweitung und Optimierung des Services auf weitere Leistungsprozesse) sowie Beratung im Zusammenhang mit der Ermittlung und Konzeption technischer und organisatorischer Anforderungen für die Ausweitung des Service-Angebots auf weitere kommunale Leistungsprozesse.
— Implementierung und Überwachung von Maßnahmen und Verfahren zur Einhaltung des Datenschutzes und zur Erfüllung der Anforderungen zur Datensicherheit.
— Bereitstellung von Berichten und statistischen Daten zur Leistungserbringung.
— Erfüllung der vom Auftraggeber in Abstimmung mit den Nutzerkommunen definierten Kriterien und Parameter zur Messung und Bewertung der Leistungsqualität.