Südwestfalen-IT – Rahmenvertrag über die Digitalisierung von Posteingängen

Südwestfalen-IT

Die Südwestfalen-IT beabsichtigt den Abschluss eines Rahmenvertrags zur Digitalisierung von Posteingängen für ihre Mitgliedskommunen insbesondere in den Bereichen Verkehrsordnungswidrigkeiten und Rechnungsverarbeitung. Hiervon umfasst sind u. a. die Bündelung von Posteingangsströmen für bestimmte Leistungsprozesse, die Digitalisierung und Indizierung der Posteingangsdokumente, deren sichere elektronische Bereitstellung sowie die Aufbewahrung der Original-Dokumente.
Der Zeitpunkt, ab welchem der Auftragnehmer Leistungen ggü. den bezugsberechtigten Körperschaften zu erbringen hat, ist der 5.5.2021 (0:00 Uhr).
Der Leistungserbringung geht eine achtwöchige Testphase voraus.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-01-22. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-12-22.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• COCQ Datendienst GmbH

Wer?

• Südwestfalen-IT

Wie?

• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Arnsberg › Märkischer Kreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-12-22	Auftragsbekanntmachung
2021-01-08	Ergänzende Angaben
2021-04-01	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-12-22)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Scanning
Referenznummer: SIT 02/2020
Kurze Beschreibung:

Die Südwestfalen-IT beabsichtigt den Abschluss eines Rahmenvertrags zur Digitalisierung von Posteingängen für ihre Mitgliedskommunen insbesondere in den Bereichen Verkehrsordnungswidrigkeiten und Rechnungsverarbeitung. Hiervon umfasst sind u. a. die Bündelung von Posteingangsströmen für bestimmte Leistungsprozesse, die Digitalisierung und Indizierung der Posteingangsdokumente, deren sichere elektronische Bereitstellung sowie die Aufbewahrung der Original-Dokumente. Der Zeitpunkt, ab welchem der Auftragnehmer Leistungen ggü. den bezugsberechtigten Körperschaften zu erbringen hat, ist der 5.5.2021 (0:00 Uhr). Der Leistungserbringung geht eine achtwöchige Testphase voraus.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Scanning 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Scanning und Rechnungsstellung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Märkischer Kreis 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Südwestfalen-IT
Postanschrift: Sonnenblumenallee 3
Postleitzahl: 58675
Postort: Hemer
Kontakt
Internetadresse: https://www.sit.nrw 🌏
E-Mail: strecke@citkomm.de 📧
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YYVD722/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YYVD722 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-12-22 📅
Einreichungsfrist: 2021-01-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-12-24 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 251-631202
ABl. S-Ausgabe: 251
Zusätzliche Informationen

1) Es wird darauf hingewiesen, dass allein der Inhalt der vorliegenden europaweiten Veröffentlichung im Supplement zum Amtsblatt der EU maßgeblich ist, wenn die Bekanntmachung zusätzlich in weiteren Bekanntmachungsmedien veröffentlich wird und der Bekanntmachungstext in diesen zusätzlichen Bekanntmachungen nicht vollständig, unrichtig, verändert oder mit weiteren Angaben wiedergegeben wird. 2) Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich elektronisch auf dem Vergabeportal DTVP zur Verfügung gestellt. Die Beantwortung von Fragen zum Verfahren sowie sämtliche Kommunikation zwischen den Beteiligten und der Vergabestelle erfolgt ausschließlich über das o. g. Vergabeportal. Beteiligte sind daher im eigenen Interesse gehalten, die dort für diese eingerichteten Postfächer regelmäßig auf neue Informationen der Vergabestelle zu kontrollieren; hierzu wird eine Registrierung empfohlen. 3) Für die Einreichung von Angeboten sind die bereitgestellten Vordrucke zu verwenden. Die Vordrucke sowie die weiteren Unterlagen zum Verfahren können über das o. g. Vergabeportal abgerufen werden. 4) Angebote können nur elektronisch über das Bietertool im Projektraum eingereicht werden. 5) Von den Bietern ist ferner eine Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i. S. d. §§ 123, 124 GWB sowie eine Eigenerklärung gemäß § 19 Abs. 3 MiLoG einzureichen. Bekanntmachungs-ID: CXP4YYVD722

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Zeitpunkt, ab welchem der Auftragnehmer Leistungen ggü. den bezugsberechtigten Körperschaften zu erbringen hat, ist der 5.5.2021 (0:00 Uhr).

Der Leistungserbringung geht eine achtwöchige Testphase voraus.

Der Auftragnehmer übernimmt auf Abruf durch Einzelbeauftragung die Digitalisierung von Posteingängen und Schriftstücken für die bezugsberechtigten Kommunen des Zweckverbandes Südwestfalen-IT. Vom Auftragnehmer wird erwartet, dass er die Dienstleistung in eigener Verantwortung, d. h. in von ihm bereitzustellenden Räumlichkeiten und mit von ihm bereitzustellenden Hardware-, Software- und Personal-Ressourcen betreibt.

Die Südwestfalen-IT ruft dabei die digitalisierten Posteingangsdokumente vom Auftragnehmer ab und verteilt sie an die bezugsberechtigten Kommunen im Zweckverband.

Der bisherige Scandienstleister führt bislang die Digitalisierung der Posteingänge im Bereich Verkehrsordnungswidrigkeiten für derzeit 3 der bezugsberechtigten Kommunen sowie im Bereich des kreditorischen Rechnungsworkflows für derzeit 2 der bezugsberechtigten Kommunen durch.

Es besteht die Absicht, die Digitalisierung von Posteingangsdokumenten und Aufbewahrung der Originaldokumente auf weitere Fachbereiche und Leistungsprozesse der Verbandsmitglieder auszuweiten.

Die Laufzeit der aus der Rahmenvereinbarung abgerufenen Einzelverträge zwischen den bezugsberechtigten Körperschaften und dem Auftragnehmer beträgt 4 Jahre. Die Laufzeit verlängert sich automatisch einmalig um 2 weitere Jahre, sofern die bezugsberechtigte Körperschaft nicht vor Ablauf der 4 Jahre mit einer Frist von 3 Monaten kündigt.

Maximal können die bezugsberechtigten Körperschaften Scandienstleistungen mit Gesamtkosten in Höhe von 690 000,00 EUR (netto) aus dem Rahmenvertrag abrufen. Sobald dieser Wert erreicht ist, kann aus dem Rahmenvertrag kein Abruf mehr erfolgen.

Der Auftragnehmer hat auf Abruf durch Einzelbeauftragung durch die jeweilige bezugsberechtigte Kommune über einen Zeitraum von bis zu max. 6 Jahren folgende Leistungen zu erbringen:

— Bündelung von Posteingangsströmen für bestimmte Leistungsprozesse oder Fachbereiche mehrerer Nutzerkommunen in verschiedenen PLZ-Bezirken im Einzugsgebiet an einem zentralen Ort.

— Digitalisierung und Indizierung der Posteingangsdokumente gemäß den in dieser Leistungsbeschreibung spezifizierten Anforderungen.

— Sichere elektronische Bereitstellung der digitalisierten Eingangsdokumente und Metadaten für die Südwestfalen-IT.

— Aufbewahrung der Original-Eingangsdokumente inklusive deren physischer Bereitstellung oder Vernichtung auf Anforderung durch die Nutzerkommune.

— Bedarfsorientierten Anpassung der beim Auftragnehmer eingesetzten Hardware, Software und Prozesse zur Erfüllung der Leistungs- und Qualitätsanforderungen der Nutzerkommune (Change Request Management zur Ausweitung und Optimierung des Services auf weitere Leistungsprozesse) sowie Beratung im Zusammenhang mit der Ermittlung und Konzeption technischer und organisatorischer Anforderungen für die Ausweitung des Service-Angebots auf weitere kommunale Leistungsprozesse.

— Implementierung und Überwachung von Maßnahmen und Verfahren zur Einhaltung des Datenschutzes und zur Erfüllung der Anforderungen zur Datensicherheit.

— Bereitstellung von Berichten und statistischen Daten zur Leistungserbringung.

— Erfüllung der vom Auftraggeber in Abstimmung mit den Nutzerkommunen definierten Kriterien und Parameter zur Messung und Bewertung der Leistungsqualität.

Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Optionen:

Es besteht die Option, den Gegenstand des Rahmenvertrages über die Bereiche Verkehrsordnungswidrigkeiten und kreditorisches Rechnungswesen hinaus auf weitere Fachbereiche und Leistungsprozesse zu erweitern, soweit dem Auftragnehmer auch insoweit eine Digitalisierung von Posteingangsdokumenten und Aufbewahrung der Originaldokumente möglich und zumutbar ist.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung: a) Schriftliche Unternehmensdarstellung/Firmenprofil.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Eignungskriterium sind

a) der in den letzten 3 Jahren erzielte Gesamtumsatz brutto; dieser ist mit dem Angebot getrennt nach Jahren mitzuteilen,

b) der in den letzten 3 Jahren erzielte Gesamtumsatz brutto im Bereich „Scannen“; dieser ist mit dem Angebot getrennt nach Jahren mitzuteilen;,

c) der bestehende Betriebshaftpflichtversicherungsschutz; dieser ist mit Angebotsabgabe durch einen vom Versicherer ausgestellten Nachweis zu erbringen.

Mindeststandards:

Zu a): Bieter müssen in den letzten 3 Jahren jeweils einen Gesamtumsatz von 2 Mio. EUR brutto erzielt haben.

Zu c): Bieter müssen über eine Betriebshaftpflichtversicherung in Höhe von 500 000,00 EUR verfügen. Der durch den Versicherer ausgestellte Ausweis darf im Zeitpunkt der Angebotsabgabe nicht älter als 6 Monate sein.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Eignungskriterien sind

a) die Anzahl der Beschäftigten insgesamt zum Ende des Jahres umgerechnet auf Vollzeitkräfte in den letzten 3 Jahren,

b) die Anzahl der Beschäftigten im Bereich „Scannen“ zum Ende des Jahres umgerechnet auf Vollzeitkräfte in den letzten 3 Jahren,

c) die Angabe der mit den durchzuführenden Arbeiten betrauten Verantwortlichen für die kaufmännische Abwicklung,

d) die Angabe der mit den durchzuführenden Arbeiten betrauten Verantwortlichen für die technischen Belange,

e) die Erfahrung zur Durchführung von Leistungen vergleichbarer Art; diese ist anhand von Referenzen im Bereich Scandienstleistungen mitzuteilen.

Mindeststandards:

Zu a): Bieter müssen in den letzten 3 Jahren jeweils mindestens 40 Vollzeitäquivalente beschäftigt haben.

Zu e): Bieter müssen mindestens 3 vergleichbare Referenzen aus dem Bereich der Scandienstleistungen benennen. Es werden nur Leistungen berücksichtigt, die seit 12/2014 erbracht wurden/werden. Es werden nur Referenzen berücksichtigt, die eine Mindestlaufzeit von 3 Jahren aufweisen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 14:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-02-19 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2021-01-22 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 14:00

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Kommunaler Zweckverband
Kontakt
Kontaktperson: Herr Strecke, Leiter Abteilung Recht
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YYVD722/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

2) Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich elektronisch auf dem Vergabeportal DTVP zur Verfügung gestellt. Die Beantwortung von Fragen zum Verfahren sowie sämtliche Kommunikation zwischen den Beteiligten und der Vergabestelle erfolgt ausschließlich über das o. g. Vergabeportal. Beteiligte sind daher im eigenen Interesse gehalten, die dort für diese eingerichteten Postfächer regelmäßig auf neue Informationen der Vergabestelle zu kontrollieren; hierzu wird eine Registrierung empfohlen.

3) Für die Einreichung von Angeboten sind die bereitgestellten Vordrucke zu verwenden. Die Vordrucke sowie die weiteren Unterlagen zum Verfahren können über das o. g. Vergabeportal abgerufen werden.

4) Angebote können nur elektronisch über das Bietertool im Projektraum eingereicht werden.

5) Von den Bietern ist ferner eine Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i. S. d. §§ 123, 124 GWB sowie eine Eigenerklärung gemäß § 19 Abs. 3 MiLoG einzureichen.

Bekanntmachungs-ID: CXP4YYVD722

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Postort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 251411-2165 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Nach § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 4 GWB ist der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens unzulässig, soweit:

1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2020/S 251-631202 (2020-12-22)

Ergänzende Angaben (2021-01-08)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Südwestfalen-IT beabsichtigt den Abschluss eines Rahmenvertrags zur Digitalisierung von Posteingängen für ihre Mitgliedskommunen insbesondere in den Bereichen Verkehrsordnungswidrigkeiten und Rechnungsverarbeitung. Hiervon umfasst sind u. a. die Bündelung von Posteingangsströmen für bestimmte Leistungsprozesse, die Digitalisierung und Indizierung der Posteingangsdokumente, deren sichere elektronische Bereitstellung sowie die Aufbewahrung der Original-Dokumente. Der Zeitpunkt, ab welchem der Auftragnehmer Leistungen ggü. den bezugsberechtigten Körperschaften zu erbringen hat, ist der 1.6.2021 (0:00 Uhr). Der Leistungserbringung geht eine achtwöchige Testphase voraus.

Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-01-08 📅
Einreichungsfrist: 2021-02-10 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-01-13 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 008-014947
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 251-631202
ABl. S-Ausgabe: 8

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Zeitpunkt, ab welchem der Auftragnehmer Leistungen ggü. den bezugsberechtigten Körperschaften zu erbringen hat, ist der 1.6.2021 (0:00 Uhr).

Quelle: OJS 2021/S 008-014947 (2021-01-08)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-04-01)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Gegenstand des vergebenen Auftrags ist der Abschluss eines Rahmenvertrags zur Digitalisierung von Posteingängen für die Mitgliedskommunen der Südwestfalen-IT insbesondere in den Bereichen Verkehrsordnungswidrigkeiten und Rechnungsverarbeitung. Hiervon umfasst sind u.a. die Bündelung von Posteingangsströmen für bestimmte Leistungsprozesse, die Digitalisierung und Indizierung der Posteingangsdokumente, deren sichere elektronische Bereitstellung sowie die Aufbewahrung der Original-Dokumente.

Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-04-01 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-04-06 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 066-171889
ABl. S-Ausgabe: 66
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YYVD1EX

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Auftragnehmer übernimmt auf Abruf durch Einzelbeauftragung die Digitalisierung von Posteingängen und Schriftstücken für die bezugsberechtigten Kommunen des Zweckverbandes Südwestfalen-IT. Der Auftragnehmer erbringt die Dienstleistung in von ihm bereitzustellenden Räumlichkeiten und mit von ihm bereitzustellenden Hardware-, Software- und Personal-Ressourcen.

Der vormalige Scandienstleister führte bislang die Digitalisierung der Posteingänge im Bereich Verkehrsordnungswidrigkeiten für drei der bezugsberechtigten Kommunen sowie im Bereich des kreditorischen Rechnungsworkflows für zwei der bezugsberechtigten Kommunen durch.

Der Auftragnehmer hat auf Abruf durch Einzelbeauftragung durch die jeweilige bezugsberechtigte Kommune folgende Leistungen zu erbringen:

— Digitalisierung und Indizierung der Posteingangsdokumente gemäß den in der Leistungsbeschreibung spezifizierten Anforderungen.

— Bedarfsorientierte Anpassung der beim Auftragnehmer eingesetzten Hardware, Software und Prozesse zur Erfüllung der Leistungs- und Qualitätsanforderungen der Nutzerkommune (Change Request Management zur Ausweitung und Optimierung des Services auf weitere Leistungsprozesse) sowie Beratung im Zusammenhang mit der Ermittlung und Konzeption technischer und organisatorischer Anforderungen für die Ausweitung des Service-Angebots auf weitere kommunale Leistungsprozesse.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60
Preis (Gewichtung): 40

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-03-09 📅
Name: Cocq Datendienst GmbH
Postanschrift: Ruselerweg 19
Postort: Hamburg
Postleitzahl: 21033
Land: Deutschland 🇩🇪
Hamburg 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Quelle: OJS 2021/S 066-171889 (2021-04-01)

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