Transformationsprojekt BITBW

Kurze Beschreibung

Der Vertragsgegenstand umfasst verschiedene Projektleitungstätigkeiten im Bereich Transformationsprojekt BITBW sowie dazugehörige Beratungsleistung in einer hochkomplexen Verfahrenslandschaft.

Beschreibung der Beschaffung

Gemeinsam mit den künftigen Auftragnehmenden soll die BITBW entlang einer zukunftsfähigen technologischen und strategischen Justierung als zentrale IT-Dienstleisterin des Landes positioniert werden. Für diese Aufgabe sollen die Untersuchungsbereiche „Strategie“, „Governance“, „Kunden“, „Aufgaben“, „Prozesse“, „Organisation“, „Personal“ und „Kultur“ analysiert, anhand konkreter Zielvorgaben und Umsetzungsstrategien professionalisiert, optimiert und im Rahmen der Umsetzung operativ neu ausgerichtet werden.
Ziele:
— Transparenz über die bestehenden Rahmenbedingungen und Strukturen hinsichtlich der Entscheidungsfindung innerhalb der BITBW sowie im Zusammenwirken mit Fachaufsicht und CIO sowohl bei operativen als auch strategischen Fragestellungen herzustellen,
— die Effizienz der Kundenprozesse unter Berücksichtigung des Projekt- und Portfoliomanagements sowie des Ressourcenmanagements zu bewerten,
— die strategische Ausrichtung der BITBW zu schärfen und ein den Anforderungen der Anspruchsgruppen entsprechendes Zielbild zu verfeinern,
— das Aufgabenprofil der BITBW unter Einbeziehung neuer bzw. zukünftiger Themenbereiche zu konkretisieren und einen an den Fähigkeiten und Entwicklungsmöglichkeiten der BITBW angepassten Maßnahmenkatalog zu erstellen,
— bestehende Prozesse zu optimieren und die Ablauforganisation insgesamt auf das Zielbild der BITBW abzustimmen,
— die Aufbauorganisation mit einem klaren Rollen- und Aufgabenverständnis sowie definierten Verantwortlichkeiten zu schärfen,
— die Organisationseinheiten der BITBW und deren Schnittstellen untereinander auf eine prozessorientierte Leistungserbringung abzustimmen, die von durchgängiger Verantwortung und Kundenorientierung geprägt ist,
— die Fähigkeiten der Mitarbeitenden weiterzuentwickeln und verantwortungsbewusstes Handeln zu fördern,
— die BITBW zu einer modernen und innovativen IT-Dienstleisterin zu entwickeln, deren Leistungsfähigkeit kontinuierlich gemessen und durch ein in den Prozessen verankertes Monitoring-/ und Reporting-System sichergestellt und optimiert wird,
— die BITBW als attraktive Arbeitgeberin im Land zu positionieren,
— die Fähigkeit zur Übernahme von Verantwortung, ihr technologisches Know-how und die Beratungskompetenz der BITBW zu stärken.
Es wird von folgenden Auftragsmengen pro Vertragsjahr ausgegangen:
— Auftragsmenge für 2021: 3 200 PT,
— Auftragsmange für 2022: 1 600 PT,
— Auftragsmenge für 2023: 1 600 PT.
— Auftragsmenge 2024: noch nicht bezifferbar
Die Auftragsmengen verteilen sich dabei wie folgt:
— Skill-Level 1 (Senior Manager, Gesamtprojektleitung): 30 %,
— Skill-Level 2 (Senior Consultant, Teilprojektleitung): 50 %,
— Skill-Level 3 (Consultant, PMO): 20 %.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Vertragslaufzeit beginnt mit Zuschlagserteilung und beträgt, sofern vorher keine Kündigung erfolgt, zunächst 2 Jahre (Mindestvertragslaufzeit).
Die Auftraggeberin behält sich vor, den Vertrag zweimal um jeweils ein Jahr zu verlängern (optionale Vertragszeiträume).
Die Mindestvertragslaufzeit verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, sofern nicht drei Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit eine Kündigung durch die Auftraggeberin erfolgt. Für den zweiten optionalen Verlängerungszeitraum gilt selbiges.
Der Vertrag endet in jedem Fall mit dem Erreichen der maximalen Gesamtauftragsgrenze von 19 Millionen EUR netto (inkl. optionaler Leistungen).

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

— Eigenerklärung ob der Bieter gemäß der KMU-Definition der Europäischen Kommission (EU-Empfehlung 2003/361) zur Gruppe der Kleinstunternehmen, kleinen oder mittleren Unternehmen (KMU) gehört. (A)
— Aktueller Nachweis (nicht älter als 1 Jahr), dass der Bieter im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes der Gemeinschaft oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens eingetragen ist, in dem er ansässig ist. (A)
Unternehmen, die weder im Berufs- noch Handelsregister noch einem anderen Register geführt werden, legen eine Kopie der Gewerbeanmeldung der zuständigen Stelle des Landes, in dem sie ansässig sind (soweit erforderlich) oder einen anderen geeigneten Nachweis (z. B. bereinigter Steuerbescheid) vor, der Aufschluss über die Art der beruflichen Tätigkeit gibt.
— Eigenerklärung, dass keine rechtskräftigen Verurteilungen der in § 123 GWB aufgezählten Straftaten vorliegen. (A)
— Eigenerklärung, dass keine Verstöße der in § 124 GWB aufgezählten fakultativen Ausschlussgründe vorliegen. (A)
(A)-Kriterien sind Ausschlusskriterien und vollumfänglich zu erfüllen. Eine Nichterfüllung führt zum Ausschluss vom Verfahren.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Nachweis einer im Rahmen und Umfang marktüblichen Haftpflichtversicherung oder eine vergleichbare Versicherung eines Versicherungsunternehmens aus einem Mitgliedstaat der EU. Entweder eine aktuelle Bestätigung der Versicherungsgesellschaft oder eine Kopie der Police. (A)
— Eigenerklärung, dass die Versicherung bei Angebotsabgabe nicht gekündigt ist und für den Leistungszeitraum ein Versicherungsschutz bestehen bleibt. (A)
— Eigenerklärung, dass über der Vermögen nicht das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt wurde. (A)
— Eigenerklärung, dass sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet. (A)
— Eigenerklärung, dass der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung (u.a. auch zur Berufsgenossenschaft) ordnungsgemäß nachgekommen wird. (A)
— Eigenerklärung, dass keine Verstöße im Sinne des § 5 des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit begangen hat, bzw. keine Eintragungen im Gewerbezentralregister wegen illegaler Beschäftigung bestehen. (A)
— Eigenerklärung, dass weder das Unternehmen, noch Mehrheitsanteilseigner oder Gesellschafter, noch eine Mutter- oder Tochtergesellschaft oder Mitglieder der Bietergemeinschaft auf einer der in den Anlagen zu den Verordnungen 881/2002 und 2580/2001 sowie der Anlage des Standpunktes des Rates 2001/931/GASP befindlichen Terrorlisten erscheint. (A)
— Eigenerklärung, dass der Bieter die Tariftreue- und Mindestentgeltbestimmungen nach dem Landestariftreue- und Mindestentgeltgesetz einhält. (A)
— Eigenerklärung, dass der Bieter die Anforderungen aus Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung vollständig erbringen kann und für die erbrachten Dienstleistungen das Muster Leistungsnachweise verwendet. (A)
— Eigenerklärung, dass der Bieter bzw. die von ihm angebotenen Personen im Falle einer Zuschlagserteilung mit der Anlage 10 zum Vertrag – Einwilligung Zuverlässigkeitsüberprüfung einverstanden sind, die Anlage ausfüllen und zeitnah vor der Leistungserbringung der BITBW übergeben werden. (A)
(A)-Kriterien sind Ausschlusskriterien und vollumfänglich zu erfüllen. Eine Nichterfüllung führt zum Ausschluss vom Verfahren.

IT-Sicherheit und Datenschutz:
Der Bieter muss folgende Eigenerklärungen abgeben:
— Wir erklären, dass wir die nachfolgend aufgelisteten Gesetze, Richtlinien und Standards im Rahmen unserer Leistungserbringung berücksichtigen werden: (A)
— Standards und Kompendium des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik, insbesondere der Standards 200-2 und 200-3 im Rahmen der Erstellung eines Info-Sicherheitskonzepts.
— Datenschutzgesetz des Bundes (BDSG), des Landes (LDSG BW)
In der neuen Fassung und DS-GVO:
— Wir erklären, dass das seitens der Auftraggeberin übermittelte Muster „Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO“ (vgl. Muster Auftragsverarbeitung DS-GVO) zur Kenntnis genommen worden ist. (A)
— Wir erklären uns damit einverstanden, dass mit Zuschlag im Bedarfsfall die oben genannte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (vgl. Muster Auftragsverarbeitung DS-GVO) bezüglich im Auftrag verarbeiteter personenbezogener Daten mit der Auftraggeberin geschlossen wird. (A)
Es wird darauf hingewiesen, dass die im Muster gelb hinterlegten Bereiche leistungsspezifisch nach Zuschlagserteilung im Bedarfsfall ergänzt werden müssen.
— Wir erklären uns damit einverstanden, mit Abschluss der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung die technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß DS-GVO, unter Berücksichtigung des zur Verfügung gestellten Aufbaus (vgl. Muster Auftragsverarbeitung DS-GVO), der Auftraggeberin zur Verfügung zu stellen. (A)
— Wir erklären, dass die Auftraggeberin Kontrollen zur Einhaltung und Berücksichtigung des Vorgenannten bei uns durchführen kann. (A)
(A)-Kriterien sind Ausschlusskriterien und vollumfänglich zu erfüllen. Eine Nichterfüllung führt zum Ausschluss vom Verfahren.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bieter muss folgende Eigenerklärungen abgeben:
— Wir erklären, dass wir frei von Herstellern sind. Folglich haben wir in den letzten 5 Jahren keinerlei Zuwendungen von Hard- oder Softwareherstellern erhalten. (A)
— Wir erklären, dass wir in den letzten 3 Kalenderjahren (2017, 2018, 2019) einen Umsatz von mehr als 10 Millionen EUR je Kalenderjahr im relevanten Tätigkeitsbereich (Beratung der öffentlichen Verwaltung) erwirtschaftet haben. (A)
— Wir erklären, dass wir in den letzten 3 Kalenderjahren (2017, 2018, 2019) mehr als 50 Consultants (m/w/d) je Kalenderjahr im relevanten Tätigkeitsbereich (Beratung öffentliche Verwaltung) beschäftigt hatten. (A)
— Von den unter Skill Level 1 exemplarisch angebotenen Senior Consultants sehen wir folgenden Consultant (m/w/d) als Gesamtprojektleitung vor: (Nennung) (A)
— Wir sichern zu, dass der Auftraggeberin immer die/der aktuelle Ansprechpartner/in für die Vertragsabwicklung bekanntgegeben wird. (A)
— Nachweis von 3 Projektreferenzen der letzten 36 Monate, die der Bieter als verantwortliches Unternehmen mit Bezug zu Projektleitung in Großprojekten erbracht hat. Großprojekt bedeutet hierbei, dass die Referenz mindestens das Volumen von 500 PT umfasst. Weiter muss die Referenz aus der öffentlichen Verwaltung sein. Die Referenz muss in Art, Umfang und Schwierigkeit mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sein. Weiter sollen nebenstehende Inhalte über die Referenzen angegeben werden: (A)
Darüber hinaus sollen folgende Inhalte zur erbrachten Leistung des Bieters über die Referenzen beschrieben werden (max. 2 DIN A4 Seiten): (B)
— Programmmanagement (max. 10 WP),
— Operative Projektleitung (max. 10 WP),
— Projektmanagement und -steuerung (max. 10 WP),
— PMO (max. 10 WP).
Bewertet wird anhand von Schlüssigkeit, Nachvollziehbarkeit, Relevanz und Vergleichbarkeit. (40 WP je Referenz)
— Wir erklären, dass wir mindestens über die nachfolgend aufgeführte Anzahl an Consultants mit den entsprechenden Erfahrungen und Kenntnissen der folgenden Profile verfügen. Die Consultants müssen beim Bieter selbst angestellt sein. (A),
— Skill-Level 1 „Senior Manager“: 20 Consultants,
— Skill-Level 2: „Senior Consultant“: 25 Consultants,
— Skill-Level 3: „Consultants/PMO“: 5 Consultants.
Einzureichende Konzepte:
— Vom Bieter wird für die nachfolgend aufgeführten konzeptionellen Anforderungen (Mitarbeiterkontinuität, Qualitätssicherung, Transformationsansatz, Integration laufender Projekte und Kooperationsmodell) eine Antwort erwartet. Die Beantwortung je konzeptionellen Punkt soll maximal 3 DIN A4 Seiten, in Schriftgröße 11 umfassen.
Der Bieter bestätigt, dass seine nachfolgenden Angaben zutreffend sind. (A)
— Konzept Mitarbeiterkontinuität:
Für die Transformation ist eine längere Umsetzungszeit geplant. Dies führt zur längerfristigen Unterstützung in einzelnen Bereichen durch den späteren Auftragnehmer. Dabei ist der BITBW eine kontinuierlich hohe Lieferqualität und stetiger Wissenstransfer wichtig. Stellen Sie dar, wie Sie diese hohe Lieferqualität über einen Zeitraum von mehreren Jahren kontinuierlich sicherstellen. (60 WP)
Bewertet werden die Bieter untereinander anhand von Schlüssigkeit und Nachvollziehbarkeit insbesondere in den folgenden Bereichen:
— Auswahl fachlich geeigneter und Kontinuität der Mitarbeiter*innen (max. 20 WP),
— Weiterentwicklung der Mitarbeiter*innen (max. 20 WP),
— Transfer von Wissen und Knowhow (max. 20 WP),
— Konzept Qualitätssicherung.
Stellen Sie dar, wie Sie die Qualitätssicherung (QS) bei einem solchem Projektvorhaben verfolgen. (60 WP)
Bewertet werden die Bieter untereinander anhand von Schlüssigkeit und Nachvollziehbarkeit insbesondere in den folgenden Bereichen:
— Maßnahmen und Methoden (max. 10 WP),
— Meilensteinplanung/ Projektplanung (max. 10 WP),
— Projektkommunikation (max. 10 WP),
— präventive Maßnahmen (max. 10 WP),
— Eskalationsprozess (max. 10 WP),
— Reports (max. 10 WP),
— Konzept Transformationsansatz.
Die BITBW muss als zentrale IT-Dienstleisterin für die Landesverwaltung Baden-Württemberg ununterbrochen den operativen Betrieb aufrechterhalten. Die Planung und Umsetzung der Transformation wird parallel zum Tagesgeschäft durchgeführt. Beschreiben Sie einen Projektzuschnitt und -Vorgehensweise, der auf die Besonderheiten einer Landes-IT-Dienstleisterin BITBW eingeht. Berücksichtigen Sie hierbei besonders, dass die Projektorganisation die angestrebten Zielsetzungen des Vorhabens unterstützt. (160 WP)
Bewertet werden die Bieter untereinander anhand von Schlüssigkeit und Nachvollziehbarkeit insbesondere in den folgenden Bereichen:
— Projektorganisation und notwendige Teilprojekte (max. 40 WP),
— Zeit- und Ressourcenplanung (max. 40 WP),
— Verantwortlichkeiten (max. 40 WP),
— Transformationsansatz und die Operationalisierung in lebenden Organisationen (max. 40 WP),
— Konzept Integration laufender Projekte.
Die Erfahrung zeigt, dass sich über die Laufzeit bereits laufende BITBW-Projekte in die Projektorganisation der Transformation integrieren lassen müssen. Dies ist mit einigen organisatorischen und prozessualen Herausforderungen verbunden. Stellen Sie dar, wie Sie laufende Projekte in die Gesamtprojektorganisation integrieren. (120 WP)
Bewertet werden die Bieter untereinander anhand von Schlüssigkeit und Nachvollziehbarkeit insbesondere in den folgenden Bereichen:
— Bewertung der Integrierfähigkeit (max. 40 WP),
— Governance (max. 40 WP),
— Vorgehen und Ablauf der Integration (max. 40 WP),
— Konzept Kooperationsmodell.
Die Transformation greift in sämtliche Geschäftsbereiche der BITBW und der Landes-IT mit ein. Dabei sind unterschiedliche Bereiche bzw. Organisationen und Ansprechpartner einzubinden und mitzunehmen. Beschreiben Sie ein mögliches Zusammenspiel der unterschiedlichen Projektbeteiligten und Stakeholder (BITBW, Innenministerium, Ressorts u. weitere). (160 WP)
Bewertet werden die Bieter untereinander anhand von Schlüssigkeit und Nachvollziehbarkeit insbesondere in den folgenden Bereichen:
— Stakeholder (max. 40 WP),
— Projektgovernance, inkl. Landes-Gremien (max. 40 WP),
— Kommunikations- und Stakeholdermanagement (max. 40 WP),
— Kritische Erfolgsfaktoren in der Kooperation (max. 40 WP).
Es müssen für Skill-Level 1 4 Personenprofile exemplarisch angeboten werden, für Skill-Level 2 3 Personenprofile und für Skill-Level 3 2 Personenprofile.
Skill-Level 1 - Senior Manager (m/w/d):
Eigenerklärungen und Nachweise über:
— Der Consultant (m/w/d) besitzt eine gültige Projektmanagementzertifizierung. Der entsprechende Nachweis ist beilzulegen. (A)
— Der Consultant (m/w/d) besitzt insgesamt mindestens 5 Erfahrungsjahre (1 Jahr entspricht 150 Personentage) im Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung sowie umfangreichen technologischen Kompetenzen und ausgeprägter Fähigkeit zur Steuerung der Umsetzung der erforderlichen Anpassungen innerhalb der letzten 9 Jahre (2012 bis 2020). (A)
Der Consultant (m/w/d) besitzt darüber hinaus Erfahrungsjahre (1 Jahr entspricht 150 Personentagen) in der Programm- bzw. Projektleitung in der öffentlichen Verwaltung innerhalb der letzten 9 Jahre (2012 bis 2020) die wie folgt bewertet werden: (B) (max. 7 WP)
—— 900 bis 1.200 PT = 3 WP,
—— 1 201 bis 1.500 PT = 5 WP,
—— Ab 1.501 PT = 7 WP.
— Der Consultant (m/w/d) verfügt über mindestens 5 Berufserfahrungsjahre (1 Jahr entspricht 150 PT) in der Managementberatung im Bereich der öffentlichen Verwaltung innerhalb der letzten 9 Jahre (2012 bis 2020). (A)
Der Consultant (m/w/d) besitzt darüber hinaus Erfahrungsjahre (1 Jahr entspricht 150 Personentagen) in der Managementberatung in der öffentlichen Verwaltung innerhalb der letzten 9 Jahre (2012 bis 2020) die wie folgt bewertet werden: (B) (max. 7 WP):
—— 900 bis 1 200 PT = 3 WP,
—— 1 201 bis 1 500 PT = 5 WP,
—— ab 1 501 PT = 7 WP.
— Der Consultant (m/w/d) verfügt über mindestens 5 Berufserfahrungsjahre (1 Jahr entspricht 150 PT) im Bereich Reorganisationskompetenz der öffentlichen Verwaltung innerhalb der letzten 9 Jahre (2012 bis 2020). (A)
Der Consultant (m/w/d) besitzt darüber hinaus Erfahrungsjahre (1 Jahr entspricht 150 Personentagen) im Bereich Organisationskompetenz in der öffentlichen Verwaltung innerhalb der letzten 9 Jahre (2012 bis 2020) die wie folgt bewertet werden: (B) (max. 7 WP)
—— 900 bis 1.200 PT = 3 WP,
—— 1.201 bis 1.500 PT = 5 WP,
—— Ab 1.501 PT = 7 WP.
— Kurze Darstellung der Beratungskompetenzen des Consultants (m/w/d) (max. 2 DIN A4 Seiten); dazu zählen u. a. folgende Erfahrungen:
—— Aufbau- und Ablauforganisation
—— Restrukturierung,
—— Prozesse,
—— Personal- bzw. Ressourceneinsatz.
Die Darstellung wird wie folgt bewertet: (B) (max. 20 WP):
— Eingeschränkte Erfahrungen, Fähigkeiten und Kenntnisse (den Anforderungen wird nicht vollständig entsprochen, werden aber im Ganzen noch erfüllt) (1 WP),
— Durchschnittliche Erfahrungen, Fähigkeiten und Kenntnisse (den Anforderungen wird im Allgemeinen entsprochen) (2 WP),
— Umfassende und umfangreiche Erfahrungen, Fähigkeiten und Kenntnisse (den Anforderungen wird voll entsprochen) (3 WP),
— Sehr umfassende und sehr umfangreiche Erfahrungen, Fähigkeiten und Kenntnisse (den Anforderungen wird im besonderen Maße entsprochen) (4 WP),
— Nachweis von drei Referenzprojekten der letzten 5 Jahre, die der Consultant (m/w/d) erbracht hat. Die Referenzen müssen in Art, Umfang und Schwierigkeit mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sein und es müssen mindestens 100 Personentage pro Referenz (persönliches Auftragsvolumen) vorliegen. Die aufgeführten Inhalte über die Referenzen müssen angegeben werden. (A)
Die Referenz muss vergleichbar sein und somit die folgenden Themenfelder abdecken (A):
— Reorganisation bzw. Restrukturierung,
— Prozessmanagement,
— Change-Management,
— Personal- bzw. Ressourcen.
(A)-Kriterien sind Ausschlusskriterien und vollumfänglich zu erfüllen. Eine Nichterfüllung führt zum Ausschluss vom Verfahren.
(B)-Kriterien sind Bewertungskriterien und werden entsprechend den Vorgaben bewertet.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Skill-Level 1 - Senior Manager (m/w/d), Eigenerklärung über:
— Der Consultant (m/w/d) besitzt: (A)
a) Erfahrung in Präsentation und Verhandlungsführung,
b) Tiefgehende und umfangreiche Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit gängigen Office-Anwendungen (MS Office, Open Office etc.),
c) Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Skill-Level 2 - Senior Consultant (m/w/d)
Eigenerklärungen und Nachweise über:
— Der Consultant (m/w/d) besitzt (A)
a) Erfahrung in Präsentation,
b) Tiefgehende und umfangreiche Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit gängigen Office-Anwendungen (MS Office, Open Office etc.),
c) Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
— Der Consultant (m/w/d) verfügt über mindestens 3 Berufserfahrungsjahre in der Beratung der öffentlichen Verwaltung. (A)
(1 Jahr entspricht 150 PT)
— Der Consultant (m/w/d) verfügt über mindestens 4 Berufserfahrungsjahre (1 Jahr entspricht 150 PT) innerhalb der vergangenen 7 Jahre (2014 bis 2020) im Bereich Geschäftsprozesse und Organisation. (A)
Der Consultant (m/w/d) besitzt darüber hinaus weitere Erfahrungsjahre (1 Jahr entspricht 150 Personentagen) im Bereich Geschäftsprozesse und Organisation die wie folgt bewertet werden: (B) (max. 7 WP):
—— 750 bis 1 050 PT = 3 WP,
—— 1 051 bis 1 500 PT = 5 WP,
—— Ab 1.501 PT = 7 WP.
— Kurze Darstellung der Beratungskompetenzen des Consultants (m/w/d) (max. 2 DIN A4 Seiten); dazu zählen u. a. folgende Erfahrungen:
—— Geschäftsprozessmanagement,
—— Anforderungsmanagement,
—— Change-Management,
—— Organisation (Auf- bzw. Ablauforganisation).
Die Darstellung wird wie folgt bewertet: (B) (max. 20 WP):
— Eingeschränkte Erfahrungen, Fähigkeiten und Kenntnisse (den Anforderungen wird nicht vollständig entsprochen, werden aber im Ganzen noch erfüllt) (1 WP),
— Durchschnittliche Erfahrungen, Fähigkeiten und Kenntnisse (den Anforderungen wird im Allgemeinen entsprochen) (2 WP),
— Umfassende und umfangreiche Erfahrungen, Fähigkeiten und Kenntnisse (den Anforderungen wird voll entsprochen) (3 WP),
— Sehr umfassende und sehr umfangreiche Erfahrungen, Fähigkeiten und Kenntnisse (den Anforderungen wird im besonderen Maße entsprochen) (5 WP),
— Nachweis von zwei Referenzprojekten der letzten fünf Jahre, die der Consultant (m/w/d) erbracht hat. Die Referenzen müssen in Art, Umfang und Schwierigkeit mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sein und es müssen mindestens 70 Personentage pro Referenz (persönliches Auftragsvolumen) vorliegen. Die aufgeführten Inhalte über die Referenzen müssen angegeben werden. (A)
Skill-Level 3 - Consultant/PMO (m/w/d):
— Der Consultant (m/w/d) verfügt über mindestens 2 Berufserfahrungsjahre (1 Jahr entspricht 150 PT) innerhalb der vergangenen 4 Jahre (2017 bis 2020) im Bereich Organisation und Prozesse. (A)
Der Consultant (m/w/d) besitzt darüber hinaus weitere Erfahrungsjahre (1 Jahr entspricht 150 Personentagen) im Bereich Organisation und Prozesse die wie folgt bewertet werden: (B) (max. 3 WP)
— 300 bis 450 PT = 2 WP
— ab 451 PT = 3 WP
—— Kurze Darstellung der Beratungskompetenzen des Consultants (m/w/d) (max. 1 DIN A4 Seiten); dazu zählen u. a. folgende Erfahrungen:
—— Veränderungs- bzw. Akzeptanzmanagement und Kommunikation,
— Dokumentation und Ablage.
Die Darstellung wird wie folgt bewertet: (B) (max. 16 WP)
— Eingeschränkte Erfahrungen, Fähigkeiten und Kenntnisse (den Anforderungen wird nicht vollständig entsprochen, werden aber im Ganzen noch erfüllt) (2 WP),
— Durchschnittliche Erfahrungen, Fähigkeiten und Kenntnisse (den Anforderungen wird im Allgemeinen entsprochen) (4 WP),
— Umfassende und umfangreiche Erfahrungen, Fähigkeiten und Kenntnisse (den Anforderungen wird voll entsprochen) (6 WP),
— Sehr umfassende und sehr umfangreiche Erfahrungen, Fähigkeiten und Kenntnisse (den Anforderungen wird im besonderen Maße entsprochen) (8 WP),
— Nachweis von einem Referenzprojekt der letzten fünf Jahre (2016 bis 2020), die der Consultant (m/w/d) erbracht hat. Die Referenzen müssen in Art, Umfang und Schwierigkeit mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sein und es müssen mindestens 20 Personentage pro Referenz (persönliches Auftragsvolumen) vorliegen. Die aufgeführten Inhalte über die Referenzen müssen angegeben werden. (A)
(A)-Kriterien sind Ausschlusskriterien und vollumfänglich zu erfüllen. Eine Nichterfüllung führt zum Ausschluss vom Verfahren.
(B)-Kriterien sind Bewertungskriterien und werden entsprechend den Vorgaben bewertet.

Es wird folgendes Bewertungsvorgehen angewandt:
Es findet ein zweistufiges Verfahren statt.
Nach Ablauf der Angebotsfrist werden zunächst die Bieter ermittelt, deren Angebote die formellen Voraussetzungen erfüllen.
Zur Ermittlung der Bieter für die Bietergespräche, werden nach der Analyse der A-Kriterien, deren Nichterfüllung einen sofortigen Ausschluss des Bieters bewirken, die Auswertung der B-Kriterien und der Preis zugrunde gelegt.
Die Wertung der einzelnen Angebote erfolgt nach folgenden Kriterien und entsprechenden Gewichtungen:
— Aufgrund der im Rahmen der Bewertung der Fachkunde und Leistungsfähigkeit erreichten Wertungspunkte (auf Basis der B-Kriterien gemäß Angebotsblatt Unternehmen und Angebotsblätter Consultants Skill-Level 1 bis 3) (70 %),
— Aufgrund des Wertungspreises (Anlange 3 zum Vertrag – Preisblatt) (30 %).
Im Zuge der Bewertung der B-Kriterien werden entsprechend den Ausführungen Wertungspunkte (WP) vergeben. Die erreichten Wertungspunkte werden dem Preis im o. g. Verhältnis gegenübergestellt.
Der Bieter mit dem niedrigsten Angebotsvergleichspreis (Anlage 3 zum Vertrag – Preisblatt) erhält 30 %. Alle Angebote mit einem höheren Angebotsvergleichspreis werden ins Verhältnis zum günstigsten Angebot gesetzt. Hierbei wird die Preisdifferenz zwischen dem zu bewertenden und dem günstigsten Angebot ins Verhältnis mit 1/30tel des günstigsten Angebotes gesetzt. Das daraus resultierende Ergebnis wird vom maximal zu vergebenden Anteil (30 %) abgezogen und mindert damit die Bewertung für den Preis. Angebote, deren Angebotsvergleichspreis doppelt so hoch oder noch höher als das günstigste Angebot sind, erhalten für den Preis 0 %.
Die Umrechnung erfolgt im Rahmen einer linearen Interpolation mit 2 Stellen hinter dem Komma. Auf dieser Basis werden die fünf führenden Bieter ermittelt und zu Bietergespräche eingeladen.
In der zweiten Stufe, den Bietergesprächen, wird zusätzlich die Leistungskompetenz des Bieters bzw. der angebotenen Consultants (m/w/d) im Rahmen eines Fachgesprächs anhand von Fragen und/oder Übungsaufgaben bzw. Testcases bewertet. Dabei werden die Schwerpunkte gemäß dem Dokument Angebotsblatt Unternehmen und Angebotsblätter Consultants Skill-Level 1 bis 3 zugrunde gelegt. An den Bietergesprächen muss die folgenden Consultants (m/w/d) zwingend teilnehmen:
— Gesamtprojektleiter,
— 3 angebotene Consultants aus dem Skill-Level 1,
— 2 angebotene Consultants aus dem Skill-Level 2.
Maximal dürfen, über die zuvor aufgeführten Consultants hinaus, 2 weitere Personen des Bieters am Bietergespräch teilnehmen.
Die Bietergespräche sind Bestandteil des Vergabeverfahrens und finden voraussichtlich im Zeitraum 27.01. bis 5.2.2021 statt. Die Bietergespräche sind für die BITBW kostenlos.
Der Zuschlag erhält das Angebot des Bieters mit den insgesamt höchsten Prozentpunkten der Erfüllung der B-Kriterien aus Stufe 2 (100 %).
Sollten 2 Angebote die gleichen Prozentpunkte in der 2. Stufe erreichen, wird der Zuschlag auf das Angebot mit dem niedrigeren Angebotsvergleichspreis (Anlage 3 zum Vertrag – Preisblatt) der angebotenen Leistung erteilt.
Bekanntmachungs-ID: CXUEYYLYYHE

Beschreibung der Beschaffung

Gemeinsam mit den künftigen Auftragnehmenden soll die BITBW entlang einer zukunftsfähigen technologischen und strategischen Justierung als zentrale IT-Dienstleisterin des Landes positioniert werden. Für diese Aufgabe sollen die Untersuchungsbereiche „Strategie“, „Governance“, „Kunden“, „Aufgaben“, „Prozesse“, „Organisation“, „Personal“ und „Kultur“ analysiert, anhand konkreter Zielvorgaben und Umsetzungsstrategien professionalisiert, optimiert und im Rahmen der Umsetzung operativ neu ausgerichtet werden.
Ziele:
— Transparenz über die bestehenden Rahmenbedingungen und Strukturen hinsichtlich der Entscheidungsfindung innerhalb der BITBW sowie im Zusammenwirken mit Fachaufsicht und CIO sowohl bei operativen als auch strategischen Fragestellungen herzustellen,
— die Effizienz der Kundenprozesse unter Berücksichtigung des Projekt- und Portfoliomanagements sowie des Ressourcenmanagements zu bewerten,
— die strategische Ausrichtung der BITBW zu schärfen und ein den Anforderungen der Anspruchsgruppen entsprechendes Zielbild zu verfeinern,
— das Aufgabenprofil der BITBW unter Einbeziehung neuer bzw. zukünftiger Themenbereiche zu konkretisieren und einen an den Fähigkeiten und Entwicklungsmöglichkeiten der BITBW angepassten Maßnahmenkatalog zu erstellen,
— bestehende Prozesse zu optimieren und die Ablauforganisation insgesamt auf das Zielbild der BITBW abzustimmen,
— die Aufbauorganisation mit einem klaren Rollen- und Aufgabenverständnis sowie definierten Verantwortlichkeiten zu schärfen,
— die Organisationseinheiten der BITBW und deren Schnittstellen untereinander auf eine prozessorientierte Leistungserbringung abzustimmen, die von durchgängiger Verantwortung und Kundenorientierung geprägt ist,
— die Fähigkeiten der Mitarbeitenden weiterzuentwickeln und verantwortungs-bewusstes Handeln zu fördern,
— die BITBW zu einer modernen und innovativen IT-Dienstleisterin zu entwickeln, deren Leistungsfähigkeit kontinuierlich gemessen und durch ein in den Prozessen verankertes Monitoring-/ und Reporting-System sichergestellt und optimiert wird,
— die BITBW als attraktive Arbeitgeberin im Land zu positionieren,
— die Fähigkeit zur Übernahme von Verantwortung, ihr technologisches Know-how und die Beratungskompetenz der BITBW zu stärken.
Es wurde von folgenden Auftragsmengen pro Vertragsjahr ausgegangen:
— Auftragsmenge für 2021: 3.200 PT,
— Auftragsmange für 2022: 1.600 PT,
— Auftragsmenge für 2023: 1.600 PT,
— Auftragsmenge 2024: noch nicht bezifferbar.
Die Auftragsmengen verteilen sich dabei wie folgt:
— Skill-Level 1 (Senior Manager, Gesamtprojektleitung): 30 %,
— Skill-Level 2 (Senior Consultant, Teilprojektleitung): 50 %,
— Skill-Level 3 (Consultant, PMO): 20 %.

Qualitätskriterium (Bezeichnung)

1. Stufe zur Auswahl der Bieter für die Bietergespräche: Aufgrund der Rahmen der Bewertung der Fachkunde und Leistungsfähigkeit erreichten Wertungspunkte (auf Basis der B-Kriterien)