Beschreibung der Beschaffung
Für die Unterstützung des Betriebs des MDM sucht die BASt einen externen Dienstleister, der diese Aufgaben bis Ende 2023 (mit der optionalen Verlängerung um ein Jahr) wahrnimmt.
Im Einzelnen sind insbesondere folgende Leistungen zu erbringen:
— Wahrnehmung der Rolle des Hauptansprechpartners (First- und Second-Level Support) in organisatorisch-administrativen Fragen für die neuen und bestehenden Nutzer des MDM. Dies beinhaltet insbesondere die Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit (übliche Bürozeiten) und die Ermöglichung der Kontaktaufnahme per Email, jeweils in deutscher und
Englischer Sprache. (Ein Help Desk als technischer Third-Level Support wird vom Betreiber der MDM IT-Plattform parallel bereitgestellt.),
— Beratung und Unterstützung der MDM-Nutzer im Umgang mit dem Web-Portal des MDM, insbesondere bei der Registrierung im MDM-Portal, beim Beantragen/Installieren von Sicherheitszertifikaten, beim Anlegen von Metadaten und bei evtl. Nachweispflichten gegenüber der Nationalen Stelle,
— Aufstellen und Beschreiben von relevanten Prozessen bei der Nutzerbetreuung, betreffend der internen Prozesse des Auftragnehmers und der Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber, dem externen Betreiber der MDM IT-Plattform sowie der MTS-K. Dazu gehören Workflows und zugehörige Regeln mit dem Ziel von reibungslosen und regelkonformen
Nutzerprozessen, insbesondere einer effizienten Nutzer-Unterstützung, eines aufgeräumten Organisations-/Nutzerregisters, eindeutig identifizierbaren Organisationen/Nutzern sowie korrekten Metadaten. Diese Prozesse sind mit der BASt abzustimmen und zu dokumentieren,
— Verwalten, Ausstellen und Verteilen der Nutzerzugänge zum MDM. Hierunter fallen u. a. die Erzeugung von Nutzerzertifikaten sowie deren Verteilung an die Nutzer (Email- und SMS-Versand) sowie das Monitoren der Gültigkeit der aktiven MDM-Zertifikate und Organisation der Neuausstellung bzw. Löschung bestehender Zertifikate,
— Regelmäßiges Monitoring der Nutzerbetreuung gegenüber dem Auftraggeber, insbesondere hinsichtlich Auffälligkeiten in der MDM-Nutzung (z. B. offensichtlich missbräuchliche/nicht AGB-konforme/nicht spezifikationsgemäße Nutzung) sowie hinsichtlich empfohlener Verbesserungen/Erweiterungen der MDM-Funktionen, die in die Release-Planung für die MDM-Software einfließen,
— Unterstützung des Auftraggebers bei der Weiterentwicklung von Dokumenten zur Nutzerunterstützung. Dies sind z. B. das Benutzerhandbuch und der Katalog von häufig gestellten Fragen mit den entsprechenden Antworten (FAQ),
— Unterstützung des Auftraggebers bei der Organisation der MDM User Group. Dazu gehören die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Treffen (ca. 4 ganztägige Treffen pro Jahr an verschiedenen Standorten in Deutschland mit jeweils ca. 20 Teilnehmern), der Mitgliederhaltung sowie der Koordination von gemeinsamen Aktivitäten (ca. 3 Konferenzbeiträge und 3 Themenpapiere pro Jahr),
— Unterstützung der Nationalen Stelle für Verkehrsdaten bei der stichprobenartigen Prüfung der Datenpublikationen nach festgelegten Prüfkriterien (diese werden vom Auftraggeber definiert),
— Unterstützung bei der Qualitätssicherung der MDM-Metadaten (stichprobenartige Prüfung von Aktualität und Korrektheit der Metadaten-Einträge).
Die beauftragten Tätigkeiten haben teilweise den Charakter einer Auftragsverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und umfassen die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von personenbezogenen Daten. Eine Vereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO wird mit dem Auftragnehmer zusammen mit der Beauftragung geschlossen.