Aktenarchivierung

NRW.Bank AöR

Die NRW.BANK beabsichtigt die Beschaffung von Akten- und Archivdienstleistungen. Bei der Aktenauslagerung unterscheidet die NRW.BANK zwischen Archiveinheiten mit und ohne Systemnummer. Archiveinheiten können mehrere Akten enthalten. Akten einer Archiveinheit sind systemseitig miteinander verknüpft und als eine Einheit physisch eingelagert. Per 31.12.2020 besteht der Archivbestand aus rd. 1 070 000 Archiveinheiten bzw. rd. 1 400 000 Akten. Der aktuelle Archivdienstleister rechnet hierfür einer Archivfläche von rd. 28 000 lfd. Metern ab. Mit der Lagerung soll die Verwaltung der Akten einhergehen. Dies umfasst insbesondere auch die Bereitstellung im Rahmen eines Aktenverwaltungssystem.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-04-26. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-03-26.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Rhenus Archiv Services GmbH

Wer?

• NRW.Bank AöR

Wie?

• Bibliotheksverwaltung › Archivierung
• Softwarepaket und Informationssysteme

Wo?

• Düsseldorf › Düsseldorf, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-03-26	Auftragsbekanntmachung
2021-09-21	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-03-26)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Archivierung
Referenznummer: 141-003445-00-101-79520
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Archivierung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Nordrhein-Westfalen 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Nicht offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: NRW.BANK AöR
Postanschrift: Kavalleriestraße 22
Postleitzahl: 40213
Postort: Düsseldorf
Kontakt
Internetadresse: http://www.nrwbank.de 🌏
E-Mail: einkauf@nrwbank.de 📧
Telefon: +49 21191741-1824 📞
Fax: +49 21191741-1746 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNYH5DMG7/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNYH5DMG7 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-03-26 📅
Einreichungsfrist: 2021-04-26 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-03-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 063-160347
ABl. S-Ausgabe: 63
Zusätzliche Informationen

Mit dem Teilnahmeantrag ist jeweils eine unterschriebene Eigenerklärung des Bewerbers bzw. jedes Bewerbergemeinschaftsmitglieds sowie jedes als eignungsrelevant angegebenen Unternehmens einzureichen,dass kein zwingender Ausschlussgrund gem. § 123 GWB und dass kein fakultativer Ausschlussgrund gem. § 124 GWB vorliegt. Bekanntmachungs-ID: CXPNYH5DMG7

Objekt
Umfang der Beschaffung
Dauer: 204 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Die Aufgabenerfüllung erfolgt zu einem Teil am Standort der Auftraggeberin selbst, zum anderen Teil an dem jeweiligen Lagerort des zukünftigen Auftragnehmers.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Nachweis über die erlaubte Berufsausübung, je nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist, entweder über die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister dieses Staates (in nicht beglaubigter Kopie) oder durch Nachweis auf andere Weise.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Nr. 1: Nachweis des Umsatzes für den Tätigkeitsbereich, der Gegenstand der Ausschreibung ist, jeweils bezogen auf die letzten 2 abgeschlossenen Geschäftsjahre (Mindesthöhe: 1,5 Mio. EUR pro Jahr)

Nr. 2: Nachweis einer bestehenden, aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung oder einer vergleichbaren marktüblichen Versicherung mit einer Haftpflichtdeckungshöhe von mindestens zusammen 4 Million Euro für Personen-/Sachschäden je Versicherungsjahr

Mindeststandards: Nr. 1 und Nr. 2
Technische und berufliche Fähigkeiten:

Nr. 1: Darstellung von mindestens 3 aussagekräftigen und mit dem Auftrag vergleichbaren Referenzprojekten mit einem jährlichen Auftragswert von mindestens 600 000 EUR (netto) als leistungsverantwortliches Unternehmen (vertraglicher Auftragnehmer des Referenzauftraggebers) gegenüber einem Referenzauftraggeber aus dem Bereich Banken und Versicherungen oder Auftraggeber mit vergleichbarem Sicherheitsniveau innerhalb der letzten 3 Jahre erfolgreich durchgeführt hat.

Als vergleichbar gilt die Aktenarchivierung eines lebenden Aktenbestandes in einer Größenordnung von mindestens 20 000 m laufenden Akten einschließlich kurzfristiger Aktenzustellung auf Aufforderung des Auftraggebers, Betrieb eines an das Datenmanagementsystem des Referenzauftraggebers angebundenes Aktenmanagementsystems.

Nr. 2: Zertifizierung des Unternehmens nach DIN EN ISO 27001 oder eine gleichwertige Bescheinigung von akkreditierten Stellen in anderen Mitgliedstaaten für den Unternehmensbereich der elektronischen Aktenverwaltung durch das Aktenverwaltungssystem.

Nr. 3: Zertifizierung des Unternehmens für den Bereich des Aktenmanagements nach DIN EN ISO 9001 oder eine gleichwertige Bescheinigung von akkreditierten Stellen in anderen Mitgliedstaaten.

Nr. 4: Zertifizierung des Unternehmens nach ISO/IEC 21964 – DIN 66399 Schutzklasse 3 oder eine gleichwertige Bescheinigung von akkreditierten Stellen in anderen Mitgliedstaaten für den Bereich der Akten- und Datenträgervernichtung.

Nr. 5: Eigenerklärung des Unternehmens über die für die Auftragsausführung zur Verfügung stehenden Mittel, mindestens jedoch ein Archiv, das mit Brandmeldeanlage mit Direktschaltung zur zuständigen Feuerwehrleitstelle sowie Einbruchsicherungsanlage ausgestattet ist

Mindeststandards: Nr. 1-5
Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Verpflichtung zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen nach der europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und Geheimhaltung für externe Mitarbeiter und Mitarbeiter von Fremdfirmen (Anlage 06 zum Dienstvertrag)

Regelungen zum Datenschutz und zur Vertraulichkeit im Auftrag der NRW.BANK (Anlage 07 zum Dienstvertrag)

Verpflichtungserklärung zur Beachtung der Insidervorschriften für externe Mitarbeiter/Mitarbeiter von Fremdfirmen (Anlage 08 zum Dienstvertrag),

Verpflichtungserklärung zum Steuerabzug bei beschränkt Steuerpflichtigen gemäß § 50a EStG (Anlage 10 zum Dienstvertrag),

Erklärung zur Tax Compliance (Anlage 11 zum Dienstvertrag)

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 11:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-08-31 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Einkauf/Vergabestelle
Internetadresse: www.nrwbank.de 🌏
Dokumente URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNYH5DMG7/documents 🌏
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bird & Bird LLP
Postanschrift: Carl-Theodor-Straße 6
Kontaktperson: Herr Dr. Jan Byok, LL.M.
Telefon: +49 2112005-6224 📞
E-Mail: nrw.bank@twobirds.com 📧
Fax: +49 21120056011 📠
Land: Düsseldorf, Kreisfreie Stadt 🏙️
Internetadresse: https://www.twobirds.com/ 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Voraussichtlicher Zeitpunkt weiterer Bekanntmachungen: Anfang 2038

Bekanntmachungs-ID: CXPNYH5DMG7

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2211473-055 📞
E-Mail: vkrheinland@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Fax: +49 2211472-889 📠
Internetadresse: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/index.html 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Der Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2021/S 063-160347 (2021-03-26)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-09-21)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Beschaffungsgegenstand der Ausschreibung sind Akten- und Archivdienstleistungen. Bei der Aktenauslagerung unterscheidet die NRW.BANK zwischen Archiveinheiten mit und ohne Systemnummer. Archiveinheiten können mehrere Akten enthalten. Akten einer Archiveinheit sind systemseitig miteinander verknüpft und als eine Einheit physisch eingelagert. Per 31.12.2020 besteht der Archivbestand aus rd. 1.070.000 Archiveinheiten bzw. rd. 1.400.000 Akten. Der aktuelle Archivdienstleister rechnet hierfür einer Archivfläche von rd. 28.000 lfd. Metern ab. Mit der Lagerung wird auch die Verwaltung der Akten einhergehen. Dies umfasst insbesondere auch die Bereitstellung im Rahmen eines Aktenverwaltungssystem.

Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-09-21 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-09-24 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 186-484288
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 063-160347
ABl. S-Ausgabe: 186
Zusätzliche Informationen

Der unter Abschnitt II.1.7) und V.2.4) angegebene Auftragswert ist fiktiv. Die Veröffentlichung des tatsächlichen Auftragswertes unterbleibt gemäß § 39 Abs. 6 VgV. Bekanntmachungs-ID: CXPNYH5DEW5

Objekt
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

NRW.BANK AöR Kavalleriestraße 22 40213 Düsseldorf Die Aufgabenerfüllung erfolgt zu einem Teil am Standort der Auftraggeberin selbst, zum anderen Teil an dem jeweiligen Lagerort des zukünftigen Auftragnehmers.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-09-15 📅
Name: Rhenus Archiv Services GmbH
Postanschrift: Rhenus Platz 1
Postort: Holzwickede
Postleitzahl: 59439
Land: Deutschland 🇩🇪
Unna 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Referenz
Zusätzliche Informationen

Der unter Abschnitt II.1.7) und V.2.4) angegebene Auftragswert ist fiktiv. Die Veröffentlichung des tatsächlichen Auftragswertes unterbleibt gemäß § 39 Abs. 6 VgV.

Bekanntmachungs-ID: CXPNYH5DEW5

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Postanschrift: Zeughausstraße 2 - 10
Quelle: OJS 2021/S 186-484288 (2021-09-21)

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