Aktenauslagerung – Vergabe ab 2022 (Abschluss eines Rahmenvertrages)

Zentrale Auftragsvergabestelle des Landkreises Darmstadt-Dieburg

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-12-02. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-11-01.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Akteneinlagerung Weilhammer GmbH

Wer?

• Zentrale Auftragsvergabestelle des Landkreises Darmstadt-Dieburg

Wie?

• Dienstleistungen von Bibliotheken und Archiven › Dienstleistungen von Archiven

Wo?

• Darmstadt › Darmstadt-Dieburg

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-11-01	Auftragsbekanntmachung
2021-11-19	Ergänzende Angaben
2022-01-05	Ergänzende Angaben
2022-04-20	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-11-01)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistungen von Archiven
Referenznummer: 040-012/2021
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen von Archiven 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Darmstadt-Dieburg 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Zentrale Auftragsvergabestelle des Landkreises Darmstadt-Dieburg
Postanschrift: Jägertorstraße 207
Postleitzahl: 64289
Postort: Darmstadt
Kontakt
Internetadresse: http://www.ladadi.de 🌏
E-Mail: zavs@ladadi.de 📧
Telefon: +49 61518811535 📞
Fax: +49 61518812484 📠
URL der Dokumente: http://www.subreport.de/E27543958 🌏
URL der Teilnahme: http://www.subreport.de/E27543958 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-11-01 📅
Einreichungsfrist: 2021-12-02 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-11-05 📅
Datum des Beginns: 2022-04-01 📅
Datum des Endes: 2026-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 215-565823
ABl. S-Ausgabe: 215
Zusätzliche Informationen

Zusätzliche Angaben (Zeichenbegrenzung unter diesem Punkt: 378 Zeichen inkl. Leerzeichen) Achtung: Teilnahmeanträge und Angebote sind ausschließlich elektronisch in Textform über die Vergabeplattform subreport ELViS abzugeben. Teilnahmeanträge und Angebote in Schriftform (Papier) sind nicht zugelassen. Höchstmenge der einzulagernden Akten aus diesem Vertrag: 525.000 Akten (s. Ziff. 3 der Leistungsbeschreibung). Ortsbesichtigungen der Kreishäuser; Im Vorfeld der Angebotsabgabe sowie nach Auftragserteilung wird die Besichtigung der Örtlichkeiten in den Kreishäusern empfohlen. Die Räumlichkeiten, aus denen Akten abzuholen sind, können nach vorheriger Abstimmung mit der Kreisverwaltung des Landkreises Darmstadt-Dieburg bis drei Tage vor Ablauf der Angebotsfrist besichtigt werden. Dies ist montags bis freitags zwischen 9:00 Uhr und 15:00 Uhr möglich. Die Besichtigungsanfrage ist per E-Mail an die Zentrale Auftragsvergabestelle zavs@ladadi.de zu stellen. Sämtliche Informationen hierzu erhalten Sie von der Zentralen Auftragsvergabestelle des Landkreises Darmstadt-Dieburg.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 770 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Vergabe eines Rahmenvertrages für die Aktenauslagerung verschiedener Fachbereiche des Landkreises Darmstadt-Dieburg ab 2022. Die Übernahme der bisher ausgelagerten Aktenbestände erfolgt gestaffelt zu zwei Zeiträumen, zum einen ab dem 01.04.2022, zum anderen für die Akten der Kreisagentur für Beschäftigung ab dem 01.01.2023. Gegenstand sind neben der Übernahme der Bestandsarchive auch die laufende Übernahme und Lagerung von Akten der Fachbereiche (zu den beiden Übernahmezeitpunkten auch größere Mengen direkt von den Fachbereichen), die Auslieferung von für die Bearbeitung benötigten Akten (Regelbestellungen und Expressbestellungen), deren Rückholung ins Archiv, die Digitalisierung und Vernichtung in Absprache mit den Fachbereichen, die Übergabe der Akten an einen neuen Dienstleister bei Vertragsende sowie die Bereitstellung und Pflege einer Echtzeit-Online-Datenbank. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus der Leistungsbeschreibung und dem Vertrag.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 770 000 EUR 💰
Zusätzliche Informationen:

Zusätzliche Angaben (Zeichenbegrenzung unter diesem Punkt: 378 Zeichen inkl. Leerzeichen)

Achtung: Teilnahmeanträge und Angebote sind ausschließlich elektronisch in Textform über die Vergabeplattform subreport ELViS abzugeben. Teilnahmeanträge und Angebote in Schriftform (Papier) sind nicht zugelassen.

Höchstmenge der einzulagernden Akten aus diesem Vertrag: 525.000 Akten (s. Ziff. 3 der Leistungsbeschreibung).

Ortsbesichtigungen der Kreishäuser; Im Vorfeld der Angebotsabgabe sowie nach Auftragserteilung wird die Besichtigung der Örtlichkeiten in den Kreishäusern empfohlen. Die Räumlichkeiten, aus denen Akten abzuholen sind, können nach vorheriger Abstimmung mit der Kreisverwaltung des Landkreises Darmstadt-Dieburg bis drei Tage vor Ablauf der Angebotsfrist besichtigt werden. Dies ist montags bis freitags zwischen 9:00 Uhr und 15:00 Uhr möglich.

Die Besichtigungsanfrage ist per E-Mail an die Zentrale Auftragsvergabestelle zavs@ladadi.de zu stellen.

Sämtliche Informationen hierzu erhalten Sie von der Zentralen Auftragsvergabestelle des Landkreises Darmstadt-Dieburg.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Erstabholung der Bestandsarchive in Messel; ansonsten Kreishäuser in Darmstadt und Dieburg

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

? Wenn vorhanden, Vorlage eines Präqualifizierungszertifikats

? Wenn keine Präqualifizierung vorliegt, Vorlage des Formblatts 124 Eigenerklärung (Dokument 07) einschließlich der Angaben zur Registerpflicht

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

? Nachweis einer angemessenen Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung bei einem in der Europäischen Union zugelassenen Versicherer oder Erklärung über den Abschluss im Zuschlagsfalle (s. Mindeststandards)

Mindeststandards:

Die Deckungssumme je Schadensfall muss mindestens 2 Mio. Euro für Personen-, Sach- und Vermögensschäden betragen und sich auch auf die hier gegenständlichen Aufgaben beziehen.

Die Deckung muss über die Vertragslaufzeit uneingeschränkt erhalten bleiben; wenn ein solcher Versicherungsschutz noch nicht oder nicht in der geforderten Höhe besteht, ist eine schriftliche Eigenerklärung vorzulegen, wonach der Bieter dem Auftraggeber den Abschluss einer entsprechenden Versicherung im Zuschlagsfalle zusichert. Der Abschluss der (erhöhten) Versicherung ist im Zuschlagsfalle innerhalb von vier Wochen nach Zuschlag nachzuweisen.

Hinweis: Bei Nichterfüllen dieser Voraussetzungen wird der Teilnahmeantrag wegen nicht nachgewiesener Eignung und Unvollständigkeit vom Verfahren ausgeschlossen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

? Darstellung der Geschäftstätigkeit des Bewerbers (eigene Geschäftsfelder, Branchenschwerpunkte, für die der Bewerber hauptsächlich tätig ist etc.; Eigenerklärung),

? Nachweis der Fachkunde durch Vorlage des Referenzbogens (Dokument 08).

? Nachweis der Zertifizierung gemäß DIN 66399, DIN 67700 und DIN ISO 11799; die Anforderungen sind jeweils in der Leistungsbeschreibung beschrieben; gleichwertige Zertifizierungen (mit Gleichwertigkeitsnachweis) sind zulässig

Mindeststandards:

Die Referenzen werden nur gewertet, wenn sie die folgenden Voraussetzungen erfüllen; bei Nichterfüllen dieser Voraussetzungen wird der Teilnahmeantrag wegen nicht nachgewiesener Eignung und Unvollständigkeit vom Verfahren ausgeschlossen:

? Nachweis von mindestens 3 Referenzprojekten über Leistungen, die inhaltlich sowie von Umfang und Komplexität mindestens vergleichbar mit diesem Projekt sind.

? Das Referenzprojekt ist dann in seiner Art vergleichbar, wenn es Erfahrungen in der Erfassung und Übernahme eines bestehenden Archivs (initiale Übernahme) nachweist, ebenso wie mit den Leistungsgegenständen „Mehrjährige Erfahrungen bei der Archivierung von Akten“, „Aktendigitalisierung“ und „Aktenvernichtung“ sowie mit der Verwendung einer Echtzeit-Online-Datenbank, die technisch vom Bieter administriert wird und nach Kundenanforderungen individuell angepasst wurde. Das Referenzprojekt ist dann in seinem Umfang vergleichbar, wenn insgesamt wenigstens 2.000 laufende Meter initial abgeholt wurden.

? Es handelt sich um in den letzten 5 Geschäftsjahren erbrachte Leistungen.

? Es sind dargestellt der Liefer-/Leistungsumfang, das Auftragsvolumen in EURO, der Ausführungszeitraum, Name und Anschrift Auftraggebers (einen Ansprechpartner beim Referenzgeber mit Telefonnummer wird der Auftraggeber bei Bedarf nachfordern).

Hinweis: Es müssen nicht alle Leistungsgegenstände in jedem Referenzprojekt abgedeckt sein, aber die Zusammenschau muss ergeben, dass alle Leistungsgegenstände in den mindestens drei Referenzprojekten insgesamt abgedeckt sind; ein Referenzprojekt kann auch mehrere Referenzbereiche abdecken; im Referenzbogen ist jeweils anzukreuzen, für welchen Referenzbereich die Referenz inhaltlich gelten soll.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Die Bedingungen für die Ausführung des Auftrags ergeben sich insbesondere aus dem Rahmenvertrag, den Vertragsbedingungen nach HVTG, den Besonderen Vertragsbedingungen und der Leistungsbeschreibung. Die datenschutzrechtlichen Vorgaben vor allem aus dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung sind einzuhalten.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Alle Bewerber, die ihre Eignung gemäß den Vorgaben aus der Bekanntmachung und aus Ziffer 4 des Leitfadens nachgewiesen haben, erhalten die Aufforderung zur Angebotsabgabe mit den entsprechenden weiteren Erläuterungen und können ihre Erstangebote abgeben.

Begründung für die Rahmenvereinbarung:

Die Vertragslaufzeit endet vier Jahre nach vollständiger Übernahme der Akten (also auch der Akten der Kreisagentur für Beschäftigung), so dass es für die anderen Fachbereiche vier Jahre und neun Monate sind. Ziel ist ein einheitliches Vertragsende.

Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren:

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2022-03-30 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualitätssicherungskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Personaleinsatzkonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15
Kostenkriterium (Name): Gesamtangebotspreis (mit folgenden Unterpunkten)
Kostenkriterium (Gewichtung): 65
Kostenkriterium (Name): Ersteinlagerung
Kostenkriterium (Gewichtung): 10,0
Kostenkriterium (Name): Aufbewahrung der Akten
Kostenkriterium (Gewichtung): 7,5
Kostenkriterium (Name): Auslieferung
Kostenkriterium (Gewichtung): 20,0
Kostenkriterium (Name): Rückholung
Kostenkriterium (Gewichtung): 2,5
Kostenkriterium (Name): Digitalisierung
Kostenkriterium (Gewichtung): 5,0
Kostenkriterium (Name): Vernichtung
Aktenübergabe bei Vertragsende
Echtzeit-Online-Datenbank

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Auftragsvergabestelle
Adresse des Käuferprofils: www.subreport.de 🌏
Dokumente URL: www.subreport.de/E27543958 🌏
URL der Teilnahme: www.subreport.de/E27543958 🌏
URL der Dokumente: www.subreport.de/E27543958 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

• Bewerbungen von Bewerbergemeinschaften und/oder die Benennung von Nachunternehmern (NU) sind zugelassen.

• Bewerbergemeinschaften haben mit dem Teilnahmeantrag einen bevollmächtigten Vertreter zu benennen und eine von sämtlichen Mitgliedern unterschriebene Bewerbergemeinschaftserklärung (Formblatt zum Teilnahmeantrag) als eingescannte PDF-Datei hochzuladen. Das Original wird, wenn notwendig, gesondert nachgefordert. Die Bewerbergemeinschaft besteht im Falle der Aufforderung zur Angebotsabgabe als Bietergemeinschaft fort und wird im Falle der Zuschlagserteilung als Arbeitsgemeinschaft tätig. Der bevollmächtigte Vertreter vertritt die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich und ist zur Entgegennahme der Zahlungen mit befreiender Wirkung berechtigt. Die Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft haften gesamtschuldnerisch.

• Möchte sich der Bewerber zum Nachweis seiner Eignung (wirtschaftlich, finanziell, technisch, beruflich) anderer Unternehmen bedienen, so muss er Art und Umfang der dafür vorgesehenen Leistungsbereiche in dem Formblatt Verzeichnis Nachunternehmer/Eignungsleihe benennen. Zum Nachweis, dass ihm die erforderlichen Fähigkeiten der anderen Unternehmen zur Verfügung stehen, hat er mit Abgabe des Teilnahmeantrages diese Unternehmen zu benennen und entsprechende Verpflichtungserklärungen (Formblatt Verpflichtungserklärung Eignungsleihe) dieser Unternehmen vorzulegen. Dieses Formblatt ist zu unterschreiben und als eingescannte PDF-Datei hochzuladen. Das Original wird, wenn notwendig, gesondert nachgefordert.

• Möchte der Bewerber Teile der Leistungen durch NU erbringen lassen, so sind diese nach Art und Umfang in dem Formblatt Verzeichnis Nachunternehmer/ Eignungsleihe zu benennen (Formblatt zum Teilnahmeantrag). Der Auftraggeber behält sich vor, Eignungsnachweise für die NU im Wege der Aufklärung anzufordern.

• Die erforderlichen Angaben, Erklärungen, sowie Nachweise zur Eignung des Bewerbers sind im Falle von Bewerbergemeinschaften, sowie bei einem vorgesehenen Einsatz von NUs, derer sich der Bewerber zum Nachweis seiner Eignung bedient, von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft sowie der NUs mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

• Das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen und/oder Verurteilungen wird mit der Abgabe des Teilnahmeantrags versichert. Die Nachforderung von Nachweisen wird vorbehalten.

• Die Verpflichtungserklärung nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG) zur Tariftreue, Mindestentgelt und Nach- und Verleihunternehmen (nach § 4 Abs. 1 bis 3 und § 6 HVTG) ist mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen.

• Vergaberechtsrelevante Mehrfachbeteiligungen, die zu einem Verstoß gegen den Geheimwettbewerb führen, sind unzulässig. Die Bewerber müssen im Teilnahmeantrag nachvollziehbar darlegen, dass kein Verstoß gegen den Geheimwettbewerb vorliegt. Fehlen entsprechend aussagekräftige Erklärungen, wird vermutet, dass durch die Mehrfachbeteiligung im Verfahren der Geheimwettbewerb verletzt ist. In diesem Fall werden sämtliche betroffenen Bewerbungen vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.

• Die Bewerbungsunterlagen können ausschließlich digital und kostenlos unter www.subreport.de/kommt von der ZAvS heruntergeladen werden. Alle weiteren Informationen sind auf der Homepage www.ladadi.de/zavs abrufbar.

• Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen über die Funktion „Bewerbung/Angebot abgegeben“ elektronisch via: www.subreport.de

• Es werden nur Bewerbungen mit fristgerecht eingereichtem, vollständig ausgefülltem und ordnungsgemäß in Textform nach § 126b BGB erstelltem Teilnahmeantrag in die Wertung miteinbezogen.

• Bewerbungen nur für Teilleistungen führen zum Ausschluss der Bewerbung.

• Zur Bewerbung sind zwingend die vom Auftraggeber vorgegebenen Vergabeunterlagen zu verwenden.

• Rückfragen zu den zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen (1. Phase des Verfahrens) sind bis spätestens kommt von der ZAvS per E-Mail an zavs@ladadi.de oder über die Vergabeplattform subreport ELViS zu richten.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt
Postanschrift: Dienstgebäude: Wilhelminenstraße 1-3; Fristenbriefkasten: Luisenplatz 2
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 6151125816 / +49 6151126834 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Sieht sich ein Bewerber oder Bieter durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb von zehn Kalendertagen beim Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB).

Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe der Bewerbungen (bzw. Angebote) gegenüber dem Auftraggeber geltend gemacht werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2, 3 GWB).

Teilt der Auftraggeber dem Bewerber oder Bieter mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, oder bleibt er untätig, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer des Landes Hessen bei dem Regierungspräsidium Darmstadt zu stellen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).

Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert.

Ein Vertrag darf bei elektronischer Übermittlung erst 10 Kalendertrage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach Absendung der Information durch den Auftraggeber.

Nach Ablauf dieser Frist ist ein Zuschlag möglich, auch wenn eine Frist nach § 160 Abs. 3 GWB noch nicht verstrichen sein sollte. Ein Nachprüfungsantrag müsste daher zur Verhinderung eines Zuschlags vor Ablauf der Frist nach § 134 GWB dem Auftraggeber durch die Vergabekammer zugestellt worden sein.

Die Unwirksamkeit einer Auftragserteilung kann gemäß § 135 Abs. 1 und 2 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Information über den Vertragsabschluss, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Vergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Vergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2021/S 215-565823 (2021-11-01)

Ergänzende Angaben (2021-11-19)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Zentrale Auftragsvergabestelle des Landkreises Darmstadt-Dieburg für den Kreisausschuss des Landkreises Darmstadt-Dieburg

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-11-19 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-11-24 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 228-601323
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 215-565823
ABl. S-Ausgabe: 228
Quelle: OJS 2021/S 228-601323 (2021-11-19)

Ergänzende Angaben (2022-01-05)
Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-01-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-01-10 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 006-012573
ABl. S-Ausgabe: 6
Quelle: OJS 2022/S 006-012573 (2022-01-05)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-04-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 612456.50 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-04-20 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-04-25 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 080-216090
ABl. S-Ausgabe: 80

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-04-11 📅
Name: Akteneinlagerung Weilhammer GmbH
Postanschrift: Dieselstraße 9
Postort: Messel
Postleitzahl: 64409
Land: Deutschland 🇩🇪
Darmstadt, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 612456.50 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Quelle: OJS 2022/S 080-216090 (2022-04-20)

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