Archivistische Erschließung Bibliothek | Museum für Naturkunde Berlin | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

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Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-06-22	Auftragsbekanntmachung
2021-08-05	Ergänzende Angaben

Auftragsbekanntmachung (2021-06-22)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Museum für Naturkunde Berlin
Postanschrift: Invalidenstraße 43
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10115
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 308891408402 📞
E-Mail: lucas.malinowski@mfn.berlin 📧
Fax: +49 308891408323 📠
Region: Berlin 🏙️
URL: https://my.vergabeplattform.berlin.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: https://my.vergabeplattform.berlin.de 🌏
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/143551 🌏
Teilnahme-URL: https://my.vergabeplattform.berlin.de 🌏

Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Archivistische Erschließung Bibliothek MFN-18-2021-OV-LM-ZP
Produkte/Dienstleistungen: Katalogisierung 📦
Kurze Beschreibung:
“Die Historische Arbeitsstelle des Museums für Naturkunde ist eines der weltweit bedeutendsten Archive zur Geschichte der Naturwissenschaften mit...”
Informationen über Lose
Angebote können für alle Lose eingereicht werden

1️⃣
Umfang der Beschaffung
Titel: Projektkoordination und Datenkuration
Titel
Los-Identifikationsnummer: 1
Beschreibung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Bibliotheksverwaltung 📦
Ort der Leistung: Berlin 🏙️
Beschreibung der Beschaffung:
“1. Übergreifende Koordination der Bearbeitungspakete für alle Arbeitsschritte inkl. Überwachung der Zeitpläne, 2. Bündelung von Rückfragen vor Weitergabe an...”

Beschreibung der Beschaffung

1. Übergreifende Koordination der Bearbeitungspakete für alle Arbeitsschritte inkl. Überwachung der Zeitpläne,
2. Bündelung von Rückfragen vor Weitergabe an den Auftraggeber und Abgleich identischer Rückfragen (Filterfunktion),
3. Kommunikation mit allen Dienstleistern und Projektbeteiligten,
4. Erteilen von Auskünften zum Bearbeitungsstand bei Rückfragen durch den Auftraggeber,
5. Maßnahmen der Qualitätssicherung während und nach der Durchführung der Arbeiten:
a. Kontrolle der eindeutigen Vergabe von Signaturen (Inventarnummern) und maschinenlesbaren Identifiern,
b. Stichprobenhafte Vorprüfung der erfassten Datensätze sowie der bearbeiteten Materialien und Rückgabe an den Dienstleister bei Nichteinhaltung der Vorgaben zum Zwecke der Nacherfüllung. Die Größe der Stichprobe muss so gewählt werden, dass eine Beurteilung der Bearbeitungsqualität möglich ist.
c. Prüfung der bearbeiteten Materialien auf vollständige Erfassung und korrekte Umverpackung gemäß Leistungsverzeichnis nach Rückgabe der Archivalien an den Auftraggeber in den Räumen des MfN.
d. Prüfung der gelieferten Daten auf korrekte inhaltliche Zuordnung und Formatierung.
6. Zusammenführung der von den Dienstleistern erfassten Daten in einheitlichem XLS-/CSV-Format nach Vorgaben des Auftraggebers in Vorbereitung auf die Migration der Daten in das Archivinformationssystem der Historischen Arbeitsstelle. Eine beispielhafte Excel-Tabelle liegt den Unterlagen zur Ansicht bei. Diese wurde zur früheren Erfassung eines Teilbestands verwendet, entspricht aber nicht zwingend dem für die in dieser Ausschreibung aufgeführten Nachlässe und Konvolute zu verwendenden Format,
7. Durchführung der Datenmigration in Abstimmung mit dem Auftraggeber. Das Zielsystem wird im November 2021 vom Auftraggeber festgelegt. Ggf. notwendige Mapping- und Übersetzungsschritte sind vom Auftragnehmer durchzuführen.
Der Bieter ist aufgefordert in einem Konzept darzulegen, wie die Maßnahmen zur Projektkoordination, zur Qualitätssicherung und zur Datenkuration und -migration technisch und organisatorisch durchgeführt werden.

Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Dauer
Datum des Beginns: 2021-09-01 📅
Datum des Endes: 2021-12-31 📅

2️⃣
Umfang der Beschaffung
Titel: Gesellschaft Naturforschender Freunde zu Berlin (GNF)
Titel
Los-Identifikationsnummer: 2
Beschreibung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Katalogisierung 📦
Beschreibung der Beschaffung:
“Bestandsignatur: K004 Umfang: 18,33 lfd. Meter, 838 Einzelobjekte + 85 AK + 11 Kartons + 31 Mappen + 1 Regalfach IST-Zustand: teilweise umverpackt,...”

3️⃣
Umfang der Beschaffung
Titel:
“Konvolut Deutsche Ornithologen-Gesellschaft (DO-G) + Deutsche Entomologische Gesellschaft (DEG)”
Titel
Los-Identifikationsnummer: 3
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Konvolut Deutsche Ornithologen-Gesellschaft (DO-G) Bestandsignatur: K008 Umfang: 6,03 lfd. Meter, 1580 Einzelobjekte + 6 AK + 5 Kartons + 1 Umzugskarton + 9...”

Beschreibung der Beschaffung

Konvolut Deutsche Ornithologen-Gesellschaft (DO-G)
Bestandsignatur: K008
Umfang: 6,03 lfd. Meter, 1580 Einzelobjekte + 6 AK + 5 Kartons + 1 Umzugskarton + 9 Mappen/Ordner = verteilt auf 12 UK + 21 AK
IST-Zustand: 638 VZE (=21 AK) bereits erfasst und umverpackt, Rest komplett unbearbeitet
Verzeichnungshilfen: Übergabeliste der DOG mit groben Inhaltsangaben
Notwendige Bearbeitungsschritte:
• Aktenbildung
• ggf. grobe Grundreinigung
• Entmetallisierung
• Umverpackung (638 VZE liegen umverpackt vor)
• Datenbankeintrag pro Verzeichnungseinheit
• Etikettierung und Signierung nach Vorlage (bei Umverpackung)
• NURI-Vergabe nach Vorgabe
• Erstellung Bearbeitungsbericht
Erschließungstiefe: Tiefenerschließung Level 3 für die 638 bereits erfassten VZE, insb. Inhaltsangabe + Schlagwortvergabe, Rest Level: 1
Anfallende Sonderaufgaben: für Zeichnungen/Fotographien ist eine zwingende Angabe der Urheber (sofern ermittelbar aus den Archivalien) erforderlich
Deutsche Entomologische Gesellschaft (DEG)
Bestandsignatur: K006
Umfang: 4,79 lfd. Meter, 103 Einzelobjekte + 3 Archivbündel
IST-Zustand: komplett unbearbeitet
Verzeichnungshilfen: keine vorhanden
Notwendige Bearbeitungsschritte:
• Aktenbildung
• ggf. grobe Grundreinigung
• Entmetallisierung
• Umverpackung
• Datenbankeintrag pro Verzeichnungseinheit
• Etikettierung und Signierung nach Vorlage (bei Umverpackung)
• NURI-Vergabe nach Vorgabe
• Erstellung Bearbeitungsbericht
Erschließungstiefe: Tiefenerschließung Level 2
Anfallende Sonderaufgaben: für Zeichnungen/Fotographien ist eine zwingende Angabe der Urheber (sofern ermittelbar aus den Archivalien) erforderlich; Entwicklung einer Tektonik/Bestandsgliederung

4️⃣
Umfang der Beschaffung
Titel:
“Biologische Gesellschaft der DDR (BGD) + Konvolute Deutsche Gesellschaft für Geschichte und Theorie der Biologie (DGGTB) + Konvolut Adolf Oskrany + Konvolut...”
Titel
Los-Identifikationsnummer: 4
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Biologische Gesellschaft der DDR (BGD) Bestandsignatur: K007 Umfang: 10,69 lfd. Meter, 239 Einzelobjekte + 1 Karton IST-Zustand: 18 Objekte erschlossen...”

Beschreibung der Beschaffung

Biologische Gesellschaft der DDR (BGD)
Bestandsignatur: K007
Umfang: 10,69 lfd. Meter, 239 Einzelobjekte + 1 Karton
IST-Zustand: 18 Objekte erschlossen (Fotografischer Teil des Konvoluts), Rest komplett unbearbeitet
Verzeichnungshilfen: keine vorhanden
Notwendige Bearbeitungsschritte:
• Aktenbildung
• ggf. grobe Grundreinigung
• Entmetallisierung
• Umverpackung
• Datenbankeintrag pro Verzeichnungseinheit
• Etikettierung und Signierung nach Vorlage (bei Umverpackung)
• NURI-Vergabe nach Vorgabe
• Erstellung Bearbeitungsbericht
Erschließungstiefe: Level 2
Anfallende Sonderaufgaben: für Zeichnungen/Fotographien ist eine zwingende Angabe der Urheber (sofern ermittelbar aus den Archivalien) erforderlich, Entwicklung einer Tektonik/Bestandsgliederung
Konvolute Deutsche Gesellschaft für Geschichte und Theorie der Biologie (DGGTB)
Bestandsignatur: K010
Umfang: 0,18 lfd. Meter, 1 Kiste
IST-Zustand: komplett unerschlossen
Verzeichnungshilfen: keine vorhanden
Notwendige Bearbeitungsschritte:
• Aktenbildung
• ggf. grobe Grundreinigung
• Entmetallisierung
• Umverpackung
• Datenbankeintrag pro Verzeichnungseinheit
• Etikettierung und Signierung nach Vorlage (bei Umverpackung)
• NURI-Vergabe nach Vorgabe
• Erstellung Bearbeitungsbericht
Erschließungstiefe: Level 1
Anfallende Sonderaufgaben: für Zeichnungen/Fotographien ist eine zwingende Angabe der Urheber (sofern ermittelbar aus den Archivalien) erforderlich, Entwicklung einer Tektonik/Bestandsgliederung
Konvolut Adolf Oskrany
Bestandsignatur: K009
Umfang: 0,26 lfd. Meter, 1 Kiste
IST-Zustand: komplett unerschlossen
Verzeichnungshilfen: keine vorhanden
Notwendige Bearbeitungsschritte:
• Aktenbildung
• ggf. grobe Grundreinigung
• Umverpackung
• Datenbankeintrag pro Verzeichnungseinheit
• Etikettierung und Signierung nach Vorlage (bei Umverpackung)
• NURI-Vergabe nach Vorgabe
• Erstellung Bearbeitungsbericht
Erschließungstiefe: Level 1
Anfallende Sonderaufgaben: für Zeichnungen/Fotographien ist eine zwingende Angabe der Urheber (sofern ermittelbar aus den Archivalien) erforderlich
Konvolut Naturwissenschaftliche Sammlung Berlin-Charlottenburg
Bestandsignatur: K011
Umfang: 0,11 lfd. Meter, 12EO
IST-Zustand: komplett unerschlossen
Verzeichnungshilfen: keine vorhanden
Notwendige Bearbeitungsschritte:
• ggf. grobe Grundreinigung
• Umverpackung
• Datenbankeintrag pro Verzeichnungseinheit
• Etikettierung und Signierung nach Vorlage (bei Umverpackung)
• NURI-Vergabe nach Vorgabe
• Erstellung Bearbeitungsbericht
Erschließungstiefe: Level 1
Anfallende Sonderaufgaben: für Zeichnungen/Fotographien ist eine zwingende Angabe der Urheber (sofern ermittelbar aus den Archivalien) erforderlich

5️⃣
Umfang der Beschaffung
Titel:
“Nachlässe Schultze-Rhonhoff, Ahl, W. Arndt, H.J. Arndt, Helmcke, Senglaub, Hilgendorf, Burmann, Heck, Dietrich, Lilienstern, Kummerow, Weyland, Bauer,...”
Titel
Los-Identifikationsnummer: 5
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Aufgaben vergleichbar zu Los vier, näheres Entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung”

6️⃣
Umfang der Beschaffung
Titel: Nachlass Ilse Jahn (1922–2010)
Titel
Los-Identifikationsnummer: 6

7️⃣
Umfang der Beschaffung
Titel:
“Nachlässe Schöpf, Sellow, Lichtenstein, Rudolphi, Buch Mehlis, Grube, Möbius, Schalow, Dahl, Kükenthal und Prell”
Titel
Los-Identifikationsnummer: 7

8️⃣
Umfang der Beschaffung
Titel: Nachlass Erwin Stresemann
Titel
Los-Identifikationsnummer: 8

9️⃣
Umfang der Beschaffung
Titel: Nachlass Hugo Strunz
Titel
Los-Identifikationsnummer: 9

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“— Wirt-124-EU P - Eigenerklärung zur Eignung, — Wirt-214 P - Mindeststundenentgelt, — Wirt-2141 P - BVB Frauenförderung (Teil A), — Wirt-2143 P - BVB zur...”
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien: Erklärung zum Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (formfrei)
Informationen über einen bestimmten Beruf
Reserviert für einen bestimmten Beruf
Verweis auf die einschlägige Rechts- oder Verwaltungsvorschrift:
“Insbesondere Punkt 1, 4 und 6 sowie die Aspekte der Qualitätssicherung und -prüfung im Los 1 müssen von wissenschaftlich archivfachlich ausgebildetem...”
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung: Sind in der Leistungsbeschreibung inhaltlich erläutert
Informationen über das für die Ausführung des Auftrags zuständige Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der mit der Ausführung des Auftrags betrauten Mitarbeiter

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2021-08-17 13:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2021-10-16 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2021-08-17 13:00 📅

Ergänzende Informationen
Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Elektronische Zahlung wird verwendet
Körper überprüfen
Name: Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin- Luther- Strasse 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3090138316 📞
E-Mail: poststelle@senwtf.berlin.de 📧
Fax: +49 3090137613 📠
URL: http://www.berlin.de/ 🌏
Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postort: Berlin
Land: Deutschland 🇩🇪
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Nachprüfverfahren bei der...”
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postort: Berlin
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2021/S 121-320308 (2021-06-22)

Ergänzende Angaben (2021-08-05)
Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Telefon: +49 0308891408402 📞
Fax: +49 0308891408323 📠

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Die Historische Arbeitsstelle des Museums für Naturkunde ist eines der weltweit bedeutendsten Archive zur Geschichte der Naturwissenschaften mit...”

Ergänzende Informationen
Referenz der ursprünglichen Mitteilung
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2021/S 121-320308

Änderungen
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.2
Ort des zu ändernden Textes: Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Alter Wert
Datum: 2021-08-17 📅
Zeit: 13:00
Neuer Wert
Datum: 2021-08-31 📅
Zeit: 13:00
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.7
Ort des zu ändernden Textes: Bedingungen für die Öffnung der Angebote
Alter Wert
Datum: 2021-08-17 📅
Zeit: 13:00
Neuer Wert
Datum: 2021-08-31 📅
Zeit: 13:00
Quelle: OJS 2021/S 153-407751 (2021-08-05)

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