Archivistische Erschließung Bibliothek

Museum für Naturkunde Berlin

Die Historische Arbeitsstelle des Museums für Naturkunde ist eines der weltweit bedeutendsten Archive zur Geschichte der Naturwissenschaften mit Schwerpunkten in der Zoologie, Geologie und Paläontologie. Eng mit der Entstehung der naturwissenschaftlichen Sammlungen des Museums für Naturkunde und den Vorgängereinrichtungen verknüpft, beherbergt das Archiv auf etwa 900 lfm. mehr als 90 000 Akten und etwa 20 000 Bilder aus über 200 Jahren musealer und Wissenschaftsgeschichte. Die Korrespondenzen, Verwaltungsunterlagen, Expeditionsberichte und –tagebücher werden durch wissenschaftliche Nachlässe, Lehrmaterialien, Karten, Zeichnungen, Fotografien, einer Objektsammlung und einer umfangreichen Sammlung historischer Porträts ergänzt.
Diese Bestände sollen nach archivfachlichen Standards erschlossen und für eine spätere Digitalisierung vorbereitet werden. Als erster Teilbestand werden dafür 35 Nachlässe und 7 Konvolute zur Erschließung durch einen Archivdienstleister ausgeschrieben.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-08-17. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-06-22.

Wer?

• Museum für Naturkunde Berlin

Wie?

• Bibliotheksverwaltung › Katalogisierung

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-06-22	Auftragsbekanntmachung
2021-08-05	Ergänzende Angaben

Auftragsbekanntmachung (2021-06-22)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Katalogisierung
Referenznummer: MFN-18-2021-OV-LM-ZP
Kurze Beschreibung:

Die Historische Arbeitsstelle des Museums für Naturkunde ist eines der weltweit bedeutendsten Archive zur Geschichte der Naturwissenschaften mit Schwerpunkten in der Zoologie, Geologie und Paläontologie. Eng mit der Entstehung der naturwissenschaftlichen Sammlungen des Museums für Naturkunde und den Vorgängereinrichtungen verknüpft, beherbergt das Archiv auf etwa 900 lfm. mehr als 90 000 Akten und etwa 20 000 Bilder aus über 200 Jahren musealer und Wissenschaftsgeschichte. Die Korrespondenzen, Verwaltungsunterlagen, Expeditionsberichte und –tagebücher werden durch wissenschaftliche Nachlässe, Lehrmaterialien, Karten, Zeichnungen, Fotografien, einer Objektsammlung und einer umfangreichen Sammlung historischer Porträts ergänzt. Diese Bestände sollen nach archivfachlichen Standards erschlossen und für eine spätere Digitalisierung vorbereitet werden. Als erster Teilbestand werden dafür 35 Nachlässe und 7 Konvolute zur Erschließung durch einen Archivdienstleister ausgeschrieben.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Katalogisierung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Bibliotheksverwaltung 📦
Katalogisierung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Museum für Naturkunde Berlin
Postanschrift: Invalidenstraße 43
Postleitzahl: 10115
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: https://my.vergabeplattform.berlin.de 🌏
E-Mail: lucas.malinowski@mfn.berlin 📧
Telefon: +49 308891408402 📞
Fax: +49 308891408323 📠
URL der Dokumente: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/143551 🌏
URL der Teilnahme: https://my.vergabeplattform.berlin.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-06-22 📅
Einreichungsfrist: 2021-08-17 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-06-25 📅
Datum des Beginns: 2021-09-01 📅
Datum des Endes: 2021-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 121-320308
ABl. S-Ausgabe: 121

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Diese Bestände sollen nach archivfachlichen Standards erschlossen und für eine spätere Digitalisierung vorbereitet werden. Als erster Teilbestand werden dafür 35 Nachlässe und 7 Konvolute zur Erschließung durch einen Archivdienstleister ausgeschrieben.

Bezeichnung des Loses: Projektkoordination und Datenkuration
Losnummer: 1
Kurze Beschreibung:

1. Übergreifende Koordination der Bearbeitungspakete für alle Arbeitsschritte inkl. Überwachung der Zeitpläne,

2. Bündelung von Rückfragen vor Weitergabe an den Auftraggeber und Abgleich identischer Rückfragen (Filterfunktion),

3. Kommunikation mit allen Dienstleistern und Projektbeteiligten,

4. Erteilen von Auskünften zum Bearbeitungsstand bei Rückfragen durch den Auftraggeber,

5. Maßnahmen der Qualitätssicherung während und nach der Durchführung der Arbeiten:

a. Kontrolle der eindeutigen Vergabe von Signaturen (Inventarnummern) und maschinenlesbaren Identifiern,

b. Stichprobenhafte Vorprüfung der erfassten Datensätze sowie der bearbeiteten Materialien und Rückgabe an den Dienstleister bei Nichteinhaltung der Vorgaben zum Zwecke der Nacherfüllung. Die Größe der Stichprobe muss so gewählt werden, dass eine Beurteilung der Bearbeitungsqualität möglich ist.

c. Prüfung der bearbeiteten Materialien auf vollständige Erfassung und korrekte Umverpackung gemäß Leistungsverzeichnis nach Rückgabe der Archivalien an den Auftraggeber in den Räumen des MfN.

d. Prüfung der gelieferten Daten auf korrekte inhaltliche Zuordnung und Formatierung.

6. Zusammenführung der von den Dienstleistern erfassten Daten in einheitlichem XLS-/CSV-Format nach Vorgaben des Auftraggebers in Vorbereitung auf die Migration der Daten in das Archivinformationssystem der Historischen Arbeitsstelle. Eine beispielhafte Excel-Tabelle liegt den Unterlagen zur Ansicht bei. Diese wurde zur früheren Erfassung eines Teilbestands verwendet, entspricht aber nicht zwingend dem für die in dieser Ausschreibung aufgeführten Nachlässe und Konvolute zu verwendenden Format,

7. Durchführung der Datenmigration in Abstimmung mit dem Auftraggeber. Das Zielsystem wird im November 2021 vom Auftraggeber festgelegt. Ggf. notwendige Mapping- und Übersetzungsschritte sind vom Auftragnehmer durchzuführen.

Der Bieter ist aufgefordert in einem Konzept darzulegen, wie die Maßnahmen zur Projektkoordination, zur Qualitätssicherung und zur Datenkuration und -migration technisch und organisatorisch durchgeführt werden.

Bezeichnung des Loses: Gesellschaft Naturforschender Freunde zu Berlin (GNF)
Losnummer: 2
Kurze Beschreibung:

Bestandsignatur: K004

Umfang: 18,33 lfd. Meter, 838 Einzelobjekte + 85 AK + 11 Kartons + 31 Mappen + 1 Regalfach IST-Zustand: teilweise umverpackt, teilweise foliiert Verzeichnungshilfen: Findkartei für die Korrespondenzen liegt vor (ca.1/5 des zu verzeichnenden Bestandes), csv Export zu Einzelarchivalien.

Notwendige Bearbeitungsschritte:

— Teilweise Aktenbildung,

— ggf. grobe Grundreinigung,

— Entmetallisierung,

— Umverpackung (liegt teils umverpackt vor),

— Foliierung (teils vorhanden),

— Datenbankeintrag pro Verzeichnungseinheit,

— Etikettierung und Signierung nach Vorlage (bei Umverpackung),

— NURI-Vergabe nach Vorgabe,

— Erstellung Bearbeitungsbericht.

Erschließungstiefe: Level 3 Tiefenerschließung über Findkartei, Rest Level 2 anfallende Sonderaufgaben: für Zeichnungen / Fotographien ist eine zwingende Angabe der Urheber (sofern ermittelbar aus den Archivalien) erforderlich darüber hinaus erforderliche Kenntnisse: gute paläographische Kenntnisse (Frühe Neuzeit) erforderlich

Bezeichnung des Loses: Konvolut Deutsche Ornithologen-Gesellschaft (DO-G) + Deutsche Entomologische Gesellschaft (DEG)
Losnummer: 3
Kurze Beschreibung:

Konvolut Deutsche Ornithologen-Gesellschaft (DO-G)

Bestandsignatur: K008

Umfang: 6,03 lfd. Meter, 1580 Einzelobjekte + 6 AK + 5 Kartons + 1 Umzugskarton + 9 Mappen/Ordner = verteilt auf 12 UK + 21 AK

IST-Zustand: 638 VZE (=21 AK) bereits erfasst und umverpackt, Rest komplett unbearbeitet

Verzeichnungshilfen: Übergabeliste der DOG mit groben Inhaltsangaben

• Aktenbildung

• ggf. grobe Grundreinigung

• Entmetallisierung

• Umverpackung (638 VZE liegen umverpackt vor)

• Datenbankeintrag pro Verzeichnungseinheit

• Etikettierung und Signierung nach Vorlage (bei Umverpackung)

• NURI-Vergabe nach Vorgabe

• Erstellung Bearbeitungsbericht

Erschließungstiefe: Tiefenerschließung Level 3 für die 638 bereits erfassten VZE, insb. Inhaltsangabe + Schlagwortvergabe, Rest Level: 1

Anfallende Sonderaufgaben: für Zeichnungen/Fotographien ist eine zwingende Angabe der Urheber (sofern ermittelbar aus den Archivalien) erforderlich

Deutsche Entomologische Gesellschaft (DEG)

Bestandsignatur: K006

Umfang: 4,79 lfd. Meter, 103 Einzelobjekte + 3 Archivbündel

IST-Zustand: komplett unbearbeitet

Verzeichnungshilfen: keine vorhanden

• Umverpackung

Erschließungstiefe: Tiefenerschließung Level 2

Anfallende Sonderaufgaben: für Zeichnungen/Fotographien ist eine zwingende Angabe der Urheber (sofern ermittelbar aus den Archivalien) erforderlich; Entwicklung einer Tektonik/Bestandsgliederung

Bezeichnung des Loses: Biologische Gesellschaft der DDR (BGD) + Konvolute Deutsche Gesellschaft für Geschichte und Theorie der Biologie (DGGTB) + Konvolut Adolf Oskrany + Konvolut Naturwissenschaftliche Sammlung Berlin-Charlottenburg
Losnummer: 4
Kurze Beschreibung:

Biologische Gesellschaft der DDR (BGD)

Bestandsignatur: K007

Umfang: 10,69 lfd. Meter, 239 Einzelobjekte + 1 Karton

IST-Zustand: 18 Objekte erschlossen (Fotografischer Teil des Konvoluts), Rest komplett unbearbeitet

Erschließungstiefe: Level 2

Anfallende Sonderaufgaben: für Zeichnungen/Fotographien ist eine zwingende Angabe der Urheber (sofern ermittelbar aus den Archivalien) erforderlich, Entwicklung einer Tektonik/Bestandsgliederung

Konvolute Deutsche Gesellschaft für Geschichte und Theorie der Biologie (DGGTB)

Bestandsignatur: K010

Umfang: 0,18 lfd. Meter, 1 Kiste

IST-Zustand: komplett unerschlossen

Erschließungstiefe: Level 1

Konvolut Adolf Oskrany

Bestandsignatur: K009

Umfang: 0,26 lfd. Meter, 1 Kiste

Konvolut Naturwissenschaftliche Sammlung Berlin-Charlottenburg

Bestandsignatur: K011

Umfang: 0,11 lfd. Meter, 12EO

Bezeichnung des Loses: Nachlässe Schultze-Rhonhoff, Ahl, W. Arndt, H.J. Arndt, Helmcke, Senglaub, Hilgendorf, Burmann, Heck, Dietrich, Lilienstern, Kummerow, Weyland, Bauer, Kaestner, Purmann, Hoffmann, Wegner, Pohl
Losnummer: 5
Kurze Beschreibung:

Aufgaben vergleichbar zu Los vier, näheres Entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung

Bezeichnung des Loses: Nachlass Ilse Jahn (1922–2010)
Losnummer: 6
Bezeichnung des Loses: Nachlässe Schöpf, Sellow, Lichtenstein, Rudolphi, Buch Mehlis, Grube, Möbius, Schalow, Dahl, Kükenthal und Prell
Losnummer: 7
Bezeichnung des Loses: Nachlass Erwin Stresemann
Losnummer: 8
Bezeichnung des Loses: Nachlass Hugo Strunz
Losnummer: 9

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Wirt-124-EU P - Eigenerklärung zur Eignung,

— Wirt-214 P - Mindeststundenentgelt,

— Wirt-2141 P - BVB Frauenförderung (Teil A),

— Wirt-2143 P - BVB zur Verhinderung von Benachteiligungen,

— Wirt-2144 P - BVB Kontrollen und Sanktionen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Erklärung zum Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (formfrei)
Informationen über einen bestimmten Beruf: Services
Verweis auf einschlägige Rechts- oder Verwaltungsvorschriften:

Insbesondere Punkt 1, 4 und 6 sowie die Aspekte der Qualitätssicherung und -prüfung im Los 1 müssen von wissenschaftlich archivfachlich ausgebildetem Personal (äquivalent BA Archiv / Ausbildung gehobener Dienst) durchgeführt werden. Deutsch auf Muttersprachenniveau obligatorisch. Es ist ein Nachweis von Deutschkenntnissen mindestens auf C1-Niveau einzureichen. Wünschenswert sind außerdem Kenntnisse alter Schreibschriften, insbesondere der Kurrent- und Sütterlinschriften. Für Los 1 sind weiterhin nachweisbare Kenntnisse im Bereich des wissenschaftlichen Datenmanagements mit Schwerpunkt Metadaten und IT-Kenntnisse erforderlich.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung: Sind in der Leistungsbeschreibung inhaltlich erläutert

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 13:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-10-16 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2021-08-17 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 13:00

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Adresse des Käuferprofils: https://my.vergabeplattform.berlin.de 🌏
Dokumente URL: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/143551 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin- Luther- Strasse 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3090138316 📞
E-Mail: poststelle@senwtf.berlin.de 📧
Fax: +49 3090137613 📠
Internetadresse: http://www.berlin.de/ 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Nachprüfverfahren bei der Vergabekammer beantragt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Quelle: OJS 2021/S 121-320308 (2021-06-22)

Ergänzende Angaben (2021-08-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Historische Arbeitsstelle des Museums für Naturkunde ist eines der weltweit bedeutendsten Archive zur Geschichte der Naturwissenschaften mit Schwerpunkten in der Zoologie, Geologie und Paläontologie. Eng mit der Entstehung der naturwissenschaftlichen Sammlungen des Museums für Naturkunde und den Vorgängereinrichtungen verknüpft, beherbergt das Archiv auf etwa 900 lfm. mehr als 90.000 Akten und etwa 20.000 Bilder aus über 200 Jahren musealer und Wissenschaftsgeschichte. Die Korrespondenzen, Verwaltungsunterlagen, Expeditionsberichte und –tagebücher werden durch wissenschaftliche Nachlässe, Lehrmaterialien, Karten, Zeichnungen, Fotografien, einer Objektsammlung und einer umfangreichen Sammlung historischer Porträts ergänzt. Diese Bestände sollen nach archivfachlichen Standards erschlossen und für eine spätere Digitalisierung vorbereitet werden. Als erster Teilbestand werden dafür 35 Nachlässe und 7 Konvolute zur Erschließung durch einen Archivdienstleister ausgeschrieben.

Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Bibliotheksverwaltung 📦

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Telefon: +49 0308891408402 📞
Fax: +49 0308891408323 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-08-05 📅
Einreichungsfrist: 2021-08-31 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-08-10 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 153-407751
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 121-320308
ABl. S-Ausgabe: 153

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Historische Arbeitsstelle des Museums für Naturkunde ist eines der weltweit bedeutendsten Archive zur Geschichte der Naturwissenschaften mit Schwerpunkten in der Zoologie, Geologie und Paläontologie. Eng mit der Entstehung der naturwissenschaftlichen Sammlungen des Museums für Naturkunde und den Vorgängereinrichtungen verknüpft, beherbergt das Archiv auf etwa 900 lfm. mehr als 90.000 Akten und etwa 20.000 Bilder aus über 200 Jahren musealer und Wissenschaftsgeschichte. Die Korrespondenzen, Verwaltungsunterlagen, Expeditionsberichte und –tagebücher werden durch wissenschaftliche Nachlässe, Lehrmaterialien, Karten, Zeichnungen, Fotografien, einer Objektsammlung und einer umfangreichen Sammlung historischer Porträts ergänzt.

Quelle: OJS 2021/S 153-407751 (2021-08-05)

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