Ausschreibung einer strukturierten und standardisierten Notrufabfrage für diverese Leitstellen im Raum Schleswig-Holstein

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung eines Systems zur strukturierten und standardisierten Notrufabfrage in allen polizeilichen und nichtpolizeilichen Leitstellen in Schleswig-Holstein.

Beschreibung der Beschaffung

Zur Unterstützung der Leitstellendisponenten und Leitstellendisponentinnen bei der Durchführung der Gespräche mit den hilfesuchenden Personen sind nach § 6 Abs. 1 Nr. 2 der Landesverordnung zur Durchführung des Schleswig-Holsteinischen Rettungsdienstgesetzes (SHRDG-DVO) elektronische Systeme in den sieben Integrierten Leitstellen (ILS) in Schleswig-Holstein einzusetzen, welche die Leitstellendisponenten und Leitstellendisponentinnen bei der Durchführung der Gespräche durch vorgegebene gezielte Fragestellungen unterstützen. Die strukturierte und standardisierte Notrufabfrage muss alle Bereiche der nichtpolizeilichen Leitstelle abdecken. Hierzu gehören die Bereiche Rettungsdienst, Feuerwehr und Katastrophenschutz.
In den polizeilichen Leitstellen (PRLS Kiel und Süd (Lübeck)), sowie im polizeilichen Teil der kooperativen Leitstellen (KRLS Nord (Harrislee) und West (Elmshorn)) sollen zur Unterstützung der Leitstellendisponentinnen und -disponenten elektronische Systeme eingesetzt werden, die die Leitstellendisponentinnen und -disponenten bei der Durchführung von Gesprächen am polizeilichen Notruf durch vorgegebene gezielte Fragestellungen und Hinweise unterstützen. Die standardisierte und strukturierte Notrufabfrage muss alle Bereiche der Aufgaben der polizeilichen Regionalleitstellen abdecken. Hierzu zählt das gesamte Notruf / Einsatzgeschehen aus dem Bereich der allgemeinen polizeilichen Gefahrenabwehr und außerdem der Strafverfolgung.

Qualitätskriterium (Bezeichnung)

Leistung: Zur Wertung der Leistung sind 3 Konzepte vorzulegen und die Erfüllung der in der Leistungsbeschreibung benannten Soll-Kriterien darzulegen. Zusätzlich findet eine Teststellung statt, siehe auch VI.3).

Beschreibung der Verlängerungen

Die unter Ziffer II.2.7) dieser Bekanntmachung eingetragene Vertragslaufzeit von 60 Monate kann mittels einseitigem Optionsrecht der Auftraggeber fünfmal um jeweils 12 Monate verlängert werden; die Option ist jeweils 3 Monate vor Vertragsende auszuüben. Die maximale Vertragsdauer einschließlich gegebenenfalls erfolgender Optionsabrufe beläuft sich auf insgesamt 120 Monate.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Bewerber müssen Referenzen über bereits abgeschlossene Projekte der letzten 5 Jahre vorlegen, die der hier ausgeschriebenen Leistung hinsichtlich Inhalt, Umfang und Komplexität vergleichbar sind. Dies insbesondere im Hinblick auf die Inbetriebnahme und den Betreib einer Notrufabfrage in den jeweiligen Leistellen.
Sollten nach den untengenannten Kriterien mehr als 5 Bewerber über geeignete Referenzen verfügen und die Mindestanforderungen erfüllen, erhält jeder geeignete Bewerber für die Gesamtheit der von ihm angegebenen Referenzprojekte Punkte.
Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht des Auftraggebers erkennen, dass der Bewerber erfolgreich Referenzprojekte vergleichbarer Komplexität durchgeführt hat, erhält er die Bewertung "Gut" (5 Punkte). Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht des Auftraggebers erkennen, dass der Bewerber Referenzprojekte größerer Komplexität oder die Lieferung und Implementierung einer vergleichbaren Lösung durchgeführt hat, erhält der Bewerber die Bewertung "Sehr gut" (7 Punkte). Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht des Auftraggebers erkennen, dass der Bewerber Referenzprojekte größerer Komplexität und die Lieferung und Implementierung einer vergleichbaren Lösung vollzogen hat, erhält er die Bewertung "Hervorragend" (10 Punkte). Die 5 geeigneten Bewerber mit den meisten Punkten verbleiben im Wettbewerb. Die Auftraggeberin behält sich vor, nur die 3 am besten geeigneten Bewerber zur Abgabe eines Angebotes aufzufordern.

Zusätzliche Informationen

Zuschlagswertungssystem für die Angebotsphase:
- Preis und Leistung werden nach der Formel "Leistung-durch-Preis" (L/P=Z) gewertet. Das wirtschaftlichste Angebot ist dasjenige, welches den größten Quotienten "Z" aufweist;
- Preis: Die Berechnung des Wertungspreises ergibt sich aus dem Angebotsformular samt Preisblatt;
- Leistung: Die Leistungspunkte ergeben sich aus der Summe der Punkte für die Konzeptwertung, der Bewertung der Soll-Kriterien und der wertenden Teststellung.
Näheres zur Punktevergabe sind in den Zusätzlichen Angaben unter Ziffer VI.3) dieser Bekanntmachung aufgeführt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Angaben zum Gesamtumsatz innerhalb der letzten 5 abgeschlossenen Geschäftsjahre;
- Bestätigung über Betriebshaftpflichversicherungsdeckung.
Nachweisführung:
- Jeweils Nachweis durch Eigenerklärung im Teilnahmewettbewerbsformular;
- Für den Fall, dass die Bewerberin oder der Bewerber beabsichtigt, sich bei der Erfüllung des Auftrages der Kapazitäten anderer Unternehmen zu bedienen (Unterauftrag, Bietergemeinschaft), so sind auch für diese Unternehmen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zu diesen bestehenden Verbindungen sämtliche Nachweise bzw. Erklärungen vorzulegen.
Weitere Hinweise:
Siehe Ziff. VI.3) ("Zusätzliche Angaben")

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Angaben über die Zahl der festangestellten Mitarbeiter;
- Angaben des Bieters über die in den letzten 5 Jahren abgeschlossenen Referenzprojekte zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit. Es sind Referenzen über Leistungen einzureichen, die mit dem hier zu vergebenden Auftrag hinsichtlich Inhalt, Komplexität und Umfang vergleichbar sind. Dies insbesondere hinsichtlich der Inbetriebnahme und des Betriebs einer Notrufabfrage in polizeilichen und nichtpolizeilichen Leitstellen. Aus den Referenzen sollen Erfahrungen aus diesen Bereichen erkennbar werden.
Anzugeben sind jeweils:
- Auftragsgegenstand und durchgeführte Leistung (stichpunktartig);
- Referenzgeber mit Ansprechpartner und Telefonnummer;
- Auftragsjahre;
- Auftragsvolumen;
- kurze Projektbeschreibung (stichpunktartig; bei angeführten Projekten ist auch auf das örtliche Einsatzumfeld der Einsatzlösung einzugehen (z. B. Großstadt)).
Nachweisführung:
- Jeweils Nachweis durch Eigenerklärung im Teilnahmewettbewerbsformular;
- Für den Fall, dass die Bewerberin oder der Bewerber beabsichtigt, sich bei der Erfüllung des Auftrages der Kapazitäten anderer Unternehmen zu bedienen (Unterauftrag, Bietergemeinschaft), so sind auch für diese Unternehmen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zu diesen bestehenden Verbindungen sämtliche Nachweise bzw. Erklärungen vorzulegen.
Weitere Hinweise:
Siehe Ziff. VI.3) ("Zusätzliche Angaben")

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Die Leistungsbeschreibung / der Anforderungskatalog (Teil zwei) enthält eine Auflistung von Mindestanforderungen ("Muss-Kriterien"). Mit der Einreichung des Teilnahmeantrags verpflichtet sich der Bewerber zur Einhaltung dieser Anforderungen. Eine Nichteinhaltung der Mindestanforderungen führt zum Ausschluss aus dem Verfahren.

- Das Verhandlungsverfahren läuft in zwei Phasen ab. Die erste Phase ist der Teilnahmewettbewerb. Dort ist noch kein Angebot, sondern der über die e-Vergabeplattform abrufbare Teilnahmeantrag samt Anlagen elektronisch über das unter Ziff. I.3) genannte Portal einzureichen;
- In dieser Phase wird die Eignung der Bewerber geprüft und bewertet. Die geeigneten Bewerber werden anschließend in einem zweiten Verfahrensschritt zur Abgabe eines Angebots aufgefordert;
- Die Formulare zur Angebotsabgabe werden den ausgewählten Bietern rechtzeitig elektronisch zur Verfügung gestellt;
- Der Auftraggeber behält sich vor, von den Bewerbern Bescheinigungen (z. B. steuerliche Bescheinigung zur Beteiligung an öffentlichen Aufträgen bzw. Bescheinigungen in Steuersachen, Bestätigung des Versicherers) in aktueller Fassung abzufordern.
Allgemeine Verfahrensbedingungen:
- Verfahrensfragen sind ausschließlich über das Fragen- und Antwortenforum über die unter Ziffer I.3) genannte Plattform zu stellen;
- Eine bestimmte Rechtsform des Anbieters ist nicht erforderlich. Im Falle von Bietergemeinschaften ist ein bevollmächtigter Vertreter, der die Bietergemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt, zu benennen. Die Bietergemeinschaft haftet gesamtschuldnerisch;
- Nebenangebote sind nicht zugelassen.
Zuschlagswertungssystem:
Die Leistungswertung erfolgt folgendermaßen:
1.
Für jedes Soll-Kriterium, dass das Angebot erfüllt, erhält der Bieter pro Kriterium in den Allgemeinen Anforderungen und pro Modul Rettungsdienst, Feuerwehr und Allgemeine Gefahrenabwehr 5 Punkte. Für jedes erfüllte Soll-Kriterium im Modul Polizei erhält der Bieter 3 Punkte. Nicht erfüllte Soll-Kriterien werden mit 0 Punkten bewertet. Es können maximal 120 Punkte mit den Soll-Kriterien erreicht werden. Eine abschließende Aufzählung aller Soll-Kriterien findet sich in dem Anforderungskatalog - Teil zwei. Die Erfüllung der Kriterien ist in dem Angebot kenntlich zu machen.
Der Auftraggeber erwartet zu jedem Kriterium zudem eine schriftliche Ausarbeitung, in der der Bieter darstellt, wie die Erfüllung des Kriteriums durch seinen Lösungsansatz vorgesehen ist. Zur Erleichterung der Auswertung ist bei der Ausarbeitung zu jedem Kriterium die jeweils in Spalte B vermerkte Nummerierung (z. B. A 1.4) aufzuführen. Der Umfang der schriftlichen Ausarbeitung sollte insgesamt 10 DIN A4 - Seiten nicht überschreiten, wobei detaillierte Graphiken als Anlagen beigelegt werden können.
Die Bewertung der Kriterien erfolgt gleichermaßen durch polizeiliche und kommunale Vertreter.
2.
Bewertungsrelevant ist zudem die konzeptionelle Darstellung im Angebot der Bieter. Es sind insgesamt drei Konzepte zu erstellen und mit dem Angebot einzureichen.
a) Projektdurchführungskonzept:
Im Rahmen des Konzeptes hat der Bieter den gesamten Projektverlauf von Projektbeginn bis zum Regelbetrieb anhand einer Musterleitstelle darzustellen. Hierzu gehört auch die Definition von Meilensteinen. Im Rahmen des Konzeptes sind auch die Verantwortlichkeiten des Auftraggebers und des Auftragnehmers darzustellen. Zudem sind die notwendigen Schulungen und ggf. Fortbildungen inkl. zeitlichem Umfang gemäß dem Anforderungskatalog in dem Projektdurchführungskonzept aufzuführen.
b) Konzept "Wirkbetrieb": Der Bieter soll darstellen, wie der regelhafte Betrieb im praktischen Einsatz aussehen wird. Hierzu gehört insbesondere die Beschreibung von Einsatzabläufen und Änderungen bzw. Systemanpassung (Prozessschritte, individuelle Konfiguration, regionale Anpassungen, Wartung, Support, Weiterentwicklung, wissenschaftliche Grundlagen, Integrationsmöglichkeiten von landesspezifischen Anpassungen usw.) im Rahmen der Leistungsbeschreibung. Darüber müssen mit Bezug auf den Anforderungskatalog die Elemente für das Qualitätsmanagement (z. B. Qualitätssicherung) beschrieben werden.
c) Anforderungen "Soft- und Hardware": In diesem Konzept sind die technischen Anforderungen an das Notrufabfragesystem zu beschreiben. Hierbei muss dargestellt werden, welche Komponenten der Auftraggeber zu welchem Zeitpunkt der Einführung bereitstellen muss. Der Auftraggeber erwartet eine Darstellung, wie die Umsetzung der Anforderungen vorgesehen ist. Neben einem allgemeinen Teil sind die jeweiligen Module (1. Rettungsdienst, 2. Modul Feuerwehr und Allgemeine Gefahrenabwehr und 3. Modul Polizei) gesondert zu beschreiben. Das Softwarekonzept ist wie folgt zu gliedern:
1. Allgemeiner Teil
2. Modul Rettungsdienst
3. Modul Feuerwehr und Allgemeine Gefahrenabwehr
4. Modul Polizei
Für alle einzureichenden Konzepte können maximal 300 Punkte erreicht werden. Die Wertung der jeweiligen Konzepte erfolgt zu gleichen Teilen. Die zusammengefasste Bewertung aller Konzepte hängt davon ab, wie überzeugend es dem Bieter aus Sicht des Auftraggebers gelingt, den folgenden Bewertungsmaßstab zu erfüllen:
0 Punkte: Fehlen jeglicher Darstellungen zum jeweiligen Konzept.
75 Punkte: Geht der Bieter gar nicht oder nur äußerst knapp auf die je Konzept geforderten Aspekte ein, mangelt es an Kohärenz, innerer Logik oder es bleiben nicht unerhebliche Zweifel hinsichtlich der praktischen Umsetzbarkeit und der Effektivität des vorgeschlagenen Weges.
150 Punkte: Der Bieter geht auf alle geforderten Aspekte ein und beschreibt geeignete Lösungsansätze für sämtliche sich stellenden Problemstellungen, die als praxistauglich bewertet werden können.
225 Punkte: Berücksichtigt der Bieter im Rahmen der Darstellung des Weiteren Faktoren, die über die vorgenannten Aspekte hinausgehen und zeigt er Lösungswege auf, die die technischen Möglichkeiten vollständig ausschöpfen und eine effiziente Leistungserbringung gewährleisten, erfüllt er die Anforderungen sehr gut.
300 Punkte: Der Bieter erfüllt die vorherige Voraussetzung und die Ausführungen zum jeweiligen Konzept sind darüber hinaus herausragend. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die jeweiligen konzeptionellen Ausführungen im Vergleich zu den übrigen Angebot besonders neuartige, innovative und effiziente Lösungswege aufzeigen, die die technischen Möglichkeiten nicht nur vollständig, sondern bestmöglich ausschöpfen.
Die Darstellung der Konzepte sollte ca. 6 DIN A4-Seiten umfassen. Detaillierte Graphiken können zusätzlich zu den jeweiligen Konzepten als Anlagen beigefügt werden.
3. Wertende Teststellung
Als Bestandteil der Angebotswertung wird eine wertende Teststellung durchgeführt. Die Teststellung findet im Rahmen einer Testphase statt, die nach Eingang der Angebote beginnt. Im Rahmen der Teststellung sind allen Leitstellen Onlinezugänge zur Verfügung zu stellen, über welche die Notrufabfrage getestet werden kann. Zudem muss im Rahmen der Teststellung dargestellt werden, welche Inhalte und Informationen an das Einsatzleitsystem übergeben werden. Die Teststellung gliedert sich in die folgenden Punkte:
1.
Praktische Überprüfung der Umsetzung der Muss- und Soll-Kriterien gemäß Anforderungskatalog.
2.
Anhand von unterschiedlichen Einsatzszenarien je Modul erfolgt die Überprüfung der Praxistauglichkeit. Bewertet werden die Ergonomie der Software und die Bedienbarkeit in Einsatzszenarien der Software.
Die Bewertung der Ergonomie erfolgt durch einen Test der Software. Hierbei kommt es der Auftraggeberin auf eine leicht verständliche und schnell benutzbare Menüführung an, die die strukturierte Notrufabfrage gewährleisten muss. Zudem wird die Benutzerfreundlichkeit der Software bewertet. Bewertet wird die Bedienbarkeit der vorgestellten Nutzeroberfläche.
Die Bewertung der Bedienbarkeit in Einsatzszenarien erfolgt im Rahmen einer Testung, in der die praktische Eignung der Software in praktischen Anwendungsszenarien getestet werden soll. Relevant ist hierfür, dass sich die Software in Einsatzszenarien leicht und intuitiv bedienen lässt.
Die Bewertung der Ergonomie und Einsatztauglichkeit erfolgt auf der Grundlage der folgenden Bewertungssystematik:
0 Punkte: Ungenügender Zielerfüllungsgrad.
45 Punkte: Die Zielerfüllung entspricht den Anforderungen des Auftraggebers nur in Ansätzen. Die präsentierte Lösung lässt die Bedürfnisse des Auftraggebers und dessen Anforderungen in wesentlichen Punkten außer Acht.
90 Punkte: Die Lösung, wenn sie zwar Mängel enthält, entspricht im Wesentlichen aber den Anforderungen. Dies ist der Fall, wenn eine Lösung präsentiert wird, die die Bedürfnisse des Auftraggebers und dessen Anforderungen berücksichtigen, ohne die Besonderheiten der konkreten Ausschreibung (Einsatz im kommunalen und polizeilichen Bereich) zu berücksichtigen.
135 Punkte: Der Bieter erhält die Punkte, wenn diese Aufgabe gut, aber nicht hervorragend erfüllt wird. Eine gute Bewertung setzt voraus, dass eine Lösung präsentiert wird, welche die Bedürfnisse des Auftraggebers und dessen Anforderungen samt der Besonderheiten der konkreten Ausschreibung umfänglich berücksichtigt und gute, für die in den Leistungsanforderungen geschilderten Einsatzzwecke ausgereifte Ansätze enthält.
180 Punkte: Der Bieter zeigt hervorragende Ansätze und lässt eine insgesamt sehr gute Umsetzung erwarten. Dies ist der Fall, wenn eine Lösung präsentiert wird, welche die Bedürfnisse des Auftraggebers und dessen Anforderungen in herausragendem Maße berücksichtigen, sehr gute innovative Ansätze enthält und sich für die vorgesehene Verwendung besonders eignet. Hierfür ist ein besonders hoher Zielerreichungsgrad erforderlich.
Verhandlungen finden voraussichtlich in der 43. KW statt, gegebenenfalls als Videokonferenz. Die Auftraggeberin behält sich vor, nur mit denjenigen zwei Bietern in die Verhandlungen einzutreten, deren Angebote am wirtschaftlichsten sind und die eine Aussicht auf den Zuschlag haben. Bei einem Scheitern der Verhandlungen mit den ausgewählten Bietern, ist die Auftraggeberin berechtigt, Verhandlungen mit den zurückgestellten Bietern aufzunehmen.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YURR516

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheit der Unternehmen/Bewerber/Bieter sowie auf die Präklusionsregelung gemäß § 160 Abs. 3 S.1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößengegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. § 160 Abs. 3 S. 1 GWB lautet:
Der Antrag auf Nachprüfung ist unzulässig, soweit:
1) Der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; Der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

Beschreibung der Beschaffung

Zur Unterstützung der Leitstellendisponenten und Leitstellendisponentinnen bei der Durchführung der Gespräche mit den hilfesuchenden Personen sind nach § 6 Abs. 1 Nr. 2 der Landesverordnung zur Durchführung des Schleswig-Holsteinischen Rettungsdienstgesetzes (SHRDG-DVO) elektronische Systeme in den sechs Integrierten Leitstellen (ILS) in Schleswig-Holstein einzusetzen, welche die Leitstellendisponenten und Leitstellendisponentinnen bei der Durchführung der Gespräche durch vorgegebene gezielte Fragestellungen unterstützen. Die strukturierte und standardisierte Notrufabfrage muss alle Bereiche der nichtpolizeilichen Leitstelle abdecken. Hierzu gehören die Bereiche Rettungsdienst, Feuerwehr und Katastrophenschutz.
In den polizeilichen Leitstellen (PRLS Kiel und Süd (Lübeck)), sowie im polizeilichen Teil der kooperativen Leitstellen (KRLS Nord (Harrislee) und West (Elmshorn)) sollen zur Unterstützung der Leitstellendisponentinnen und -disponenten elektronische Systeme eingesetzt werden, die die Leitstellendisponentinnen und -disponenten bei der Durchführung von Gesprächen am polizeilichen Notruf durch vorgegebene gezielte Fragestellungen und Hinweise unterstützen. Die standardisierte und strukturierte Notrufabfrage muss alle Bereiche der Aufgaben der polizeilichen Regionalleitstellen abdecken. Hierzu zählt das gesamte Notruf / Einsatzgeschehen aus dem Bereich der allgemeinen polizeilichen Gefahrenabwehr und außerdem der Strafverfolgung.

Qualitätskriterium (Bezeichnung)

Leistung: Zur Wertung der Leistung sind 3 Konzepte vorzulegen und die Erfüllung der in der Leistungsbeschreibung benannten Soll-Kriterien darzulegen. Zusätzlich findet eine Teststellung statt