Beauftragung Gutachten Berechnung fehlerhafte Kita-Elternbeiträge 2015 bis 07/2018 (DS 19/SVV/0611 und 20/SVV/0269)

Kurze Beschreibung

Der Beschluss der Stadtverordnetenversammlung 19/SVV/0611 sieht die Beauftragung eines externen Gutachters zur Aufklärung der Hintergründe und Verantwortlichkeiten bezüglich der Berechnung der fehlerhaften Kita-Elternbeiträge in den Jahren 2015 bis 31.7.2018 vor. In Vorbereitung der Beauftragung haben zunächst die Fraktionen, der Kita-Elternbeirat und die Verwaltung mögliche Fragestellungen formuliert. Auf Bitte des Rechnungsprüfungsausschusses erfolgte die Zusammenstellung der Fragen durch das Rechnungsprüfungsamt. Dabei sprach sich der Rechnungsprüfungsausschuss in seiner Sitzung am 24.11.2019 grundsätzlich dafür aus, den Werdegang prozessorientiert aufarbeiten zu lassen und Empfehlungen zur Verbesserung künftiger Prozesse abzuleiten.
Das Rechnungsprüfungsamt hat vor diesem Hintergrund 2 Fragekomplexe ausgemacht:
1. Prozess einschließlich Dokumentation und Verantwortlichkeiten sowie
2. konkrete Einzelfragen.
Ein schlussendlich durch den Hauptausschuss am 10.6.20 beschlossener Fragenkatalog dient als Grundlage zur Vorbereitung der Beauftragung eines externen Gutachters zu oben beschriebener Ziel-/ Fragestellung. Der Bericht des Gutachtens wird im Jugendhilfeausschuss, im Hauptausschuss und im Rechnungsprüfungsausschuss präsentiert. In Abhängigkeit von den Ergebnissen, empfiehlt der Jugendhilfeausschuss und/oder der Hauptausschuss und/oder Rechnungsprüfungsausschuss das weitere Vorgehen, welches der Stadtverordnetenversammlung zum Beschluss vorgelegt wird.

Beschreibung der Beschaffung

Ziel ist nunmehr die Beauftragung der Erstellung eines externen Gutachtens. Der Jugendhilfeausschuss, der Hauptausschuss und der Rechnungsprüfungsausschuss werden am Prozess der Gutachterauswahl und -beauftragung beteiligt.
Der Ausschreibung liegen die folgenden Arbeitspakete zu Grunde:
— Arbeitspaket 1) Dokumentenrecherche und -analyse,
— Arbeitspaket 2) Durchführung von Interviews der beteiligten Mitarbeitern der LHP und der Gremien,
— Arbeitspaket 3) Beantwortung der Fragen,
— Arbeitspaket 4) Dokumentation.
Zu 1)- nur relevante Dokumente werden zur Verfügung gestellt
Zu 2)- ggf. Interviews mit aktuellen / ggf. bereits ausgeschiedenen LHP-MitarbeiterInnen, ggf. Trägervertreterinnen und externer Ansprechpartnerinnen, die ggf. bei der Ermittlung, Ausgabe und Abrechnung von Empfehlungen zu Kita-Elternbeiträgen für den Betrachtungszeitraum von 2015 bis 31.7.2018 involviert waren
Zu 3)Dokumentation der Antworten bzw. Feststellungen für den durch den Hauptausschuss am 10.6.20 beschlossenen Fragenkatalog sowie für die weitere Gremien- / Beschlussfassung relevante Aufbereitung.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Darstellung des Unternehmens einschließlich Benennung des Unternehmens sowie der Geschäftsfelder sowie die Vorlage des Nachweises über die Eintragung im Register, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist, Angabe zur Rechtsform des Unternehmens und der Unternehmensträger, Stammkapitel soweit einschlägig sowie Angabe der vertretungsberechtigten Personen bzw. Organe (Formular 4.5)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

2. ggf. Erklärung der Bietergemeinschaft, dass:
Der bezeichnete bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber im Vergabeverfahren und im Falle der Auftragserteilung bei der Durchführung des Vertrages rechtsverbindlich vertritt; der bevollmächtigte Vertreter ist, mit uneingeschränkter Wirkung für jedes Mitglied Zahlungen anzunehmen und alle Mitglieder für die Erfüllung des Vertrages als Gesamtschuldner haften. (Formular 4.2 EU)
3. mindestens 2 unternehmensbezogene Referenzen aus den letzten 5 Jahren, die nach Art und Umfang mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar sind in Bezug auf einen Öffentlichen Auftraggeber. Mindestens eine der genannten Referenzen muss eine der nachfolgenden Bedingungen erfüllen:
— Untersuchung von Verwaltungsabläufen,
— Erstellung von Gutachten zu Sachverhalten der Kitagesetzgebung,
— Beratung/Unterstützung hinsichtlich Gebührenkalkulation,
— Erarbeitung von (Empfehlungen für) Kitaelternbeitragssatzungen,
— beratende Begleitung von Einvernehmensherstellungsprozessen zur Höhe und Staffelung von Kitaelternbeiträgen.
Auftragsgegenstand
— Leistungszeitraum,
— Auftragswert ca,
— Beschreibung der Leistung,
— Auftraggeber,
— Ggf. Ansprechpartner/Abteilung des Auftraggebers,
— Vorgangsnummer.
4. Eigenerklärung zur Unabhängigleit des Unternehmens mit der Angabe, dass das eingesetzte Personal in den letzten 5 Jahren zu der ausgeschriebenen Thematik weder für die Landeshauptstadt Potsdam noch für einen Träger einer Kindertagesstätte auf dem Gebiet der Landeshauptstadt Potsdam gutachterlich noch rechtsberatend befasst worden war.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

5. Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB (Formular 4.1 EU),
6. Es sind die Mindestanforderungen nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz (BbgVergG) einzuhalten – Vereinbarung zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz (Formular 5.3 EU),
7. Informationen zur Datenverarbeitung für die Vergabe von öffentlichen Aufträgen durch die Landeshauptstadt Potsdam,
8. Informationen zur Datenverarbeitung für Verträge mit der Landeshauptstadt Potsdam,
9. Informationsblatt e-Vergabe,
10. Verpflichtung zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen nach der Datenschutz- Grundverordnung (DSGVO) sowie zur sonstigen Verschwiegenheit.

(1) Die Kommunikation infolge von Bieterfragen, über sonstige Änderungen o.ä. erfolgt ebenfalls über den Vergabemarktplatz, so dass sich die Bieter fortlaufend selbst über den Vergabemarktplatz zum Verfahren, den Stand der Vergabeunterlagen, sowie etwaige Änderungen informieren müssen. Die kostenlose Registrierung zur Teilnahme am Verfahren wird daher empfohlen, da dann der registrierte Bieter automatisch über Änderungen bzw. Nachrichten der Vergabestelle informiert wird. Auch können im Verfahren Nachrichten an die Vergabestelle gesendet werden.
(2) Sollte sich im Vergabeverfahren ein zusätzlicher Informationsbedarf ergeben, der der Bekanntmachungspflicht unterliegt, erfolgt eine entsprechende Bekanntmachung im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union. Interessenten haben sich daher bis zum Ablauf der Teilnahmefrist über weitere Bekanntmachungen zu diesem Verfahren stets zu informieren. Bei Registrierung zum Verfahren auf dem Vergabemarktplatz erfolgt jedoch ebenfalls eine automatische Benachrichtigung über eine Bekanntmachungsänderung oder weitere Bekanntmachungen.
(3) Für die Erstellung von Teilnahmeanträgen/Angeboten sind zwingend die vom Auftraggeber über den Vergabemarktplatz in den Vergabeunterlagen bereit gestellten Vordrucke/Formulare zu verwenden. Änderungen an diesen Vordrucken/Formularen sind – soweit nicht durch den Auftraggeber explizit zugelassen – unzulässig und führen zum Ausschluss des Angebots. Im Übrigen gelten die weitergehenden Anforderungen und Konkretisierungen in den Vergabeunterlagen.
(4) Beteiligt sich eine Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern als Bietergemeinschaft am Verfahren oder wird auf Kapazitäten und Leistungen Dritter (z. B. Nachunternehmer) zum Nachweis der Eignung oder zur Erfüllung der ausgeschriebenen Leistungsanforderungen zurück gegriffen, sind die Einzelheiten bezüglich der Voraussetzungen sowie den von diesen einzureichenden Nachweise und Erklärungen den veröffentlichten Vergabeunterlagen zu entnehmen.
(5) Bei der Erarbeitung und Übersendung des Angebots ist zudem Folgendes zu beachten:
1. Die Bieter haben unter Beachtung des genannten Schlusstermins den Teilnahmeantrag/das Angebot in Schriftform in elektronischer Form über den Vergabemarktplatz Brandenburg einzureichen.
2. Der Teilnahmeantrag/das Angebot und dessen Anlagen sind in deutscher Sprache einzureichen. Bescheinigungen/Nachweise von nicht deutschsprachigen Einrichtungen müssen mit beglaubigter Übersetzung in Deutsch vorgelegt werden.
3. Es sollen nur die geforderten Erklärungen/Unterlagen/Nachweise dem Angebot beigefügt werden. Von der Übersendung allgemeingültiger Firmenunterlagen, Broschüren, Mappen o. ä. ist bitte abzusehen. Diese werden nicht berücksichtigt.
4. Abgeforderte Nachweise und Urkunden können dem Angebot in Kopie beigefügt werden. Der Auftraggeber ist jedoch berechtigt, bei Zweifeln und Bedenken die Vorlage von Originalen oder weiteren Unterlagen zu verlangen.
5. Die geforderten Eignungsnachweise beruhen im Wesentlichen auf Eigenerklärungen der Bieter. Der Auftraggeber weist daher darauf hin, dass insbesondere im Zusammenhang mit Fragen der Zuverlässigkeit ergänzende Nachweise und Erklärungen vom Bieter oder externen Stellen (Korruptionsregister, Gewerbezentralregister etc.) jederzeit verlangt oder eingeholt werden können.
(6) Die Angebotsunterlagen werden nicht zurückgegeben. Es erfolgt keine Entschädigung für die Erstellung einzureichender Unterlagen bzw. Angeboten.
(7) Im Fall von inhaltlichen Widersprüchen zur Auftragsbekanntmachung desselben Auftrags in anderen Bekanntmachungsmedien gelten einzig die Erklärungen der unionsweit über das Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlichten Bekanntmachung.
Bekanntmachungs-ID: CXP9YCRRMLQ

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§160 GWB
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit

Text

[[Ergänzung von Formularen]]
— ggf. Angabe unter Beifügung der Erklärung Unteraufträge Eignungsleihe, für welche Teile des Auftrages das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt. (Formular 4.3);
— ggf. Angabe der Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen, wenn Teile des Auftrages als Unteraufträge zu vergeben werden (Formular 4.4).

Text

[[Ergänzung von Formularen]]
— ggf. Vereinbarung zwischen dem Bieter/Auftragnehmer/Nachunternehmer/Verleiher von Arbeitskräften und (ggf. weiteren) Nachunternehmern oder Verleihern zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz (Formular 5.4).