Beratungsleistungen zur Implementierung eines zentralen Compliance Management Systems (CMS) sowie dessen Überwachung und Aktualisierung

Kurze Beschreibung

Die KBS beabsichtigt die Vergabe eines Rahmenvertrages für externe Beratungsleistungen im Rahmen der Unterstützung bei dem Aufbau einer zentralen Compliance-Funktion nebst dezentralen Ansprechpartnern bezogen auf die KBS einschließlich der neun Rehabilitations-Kliniken (Eigenbetriebe der KBS). Darüber hinaus soll ein Compliance Management System nach dem Prüfstandard IDW PS 980 konzeptioniert und zugeschnitten auf die Bedürfnisse der KBS implementiert werden. Ebenso soll sich die Beratung darüber hinaus auf die angemessene und wirksame Überwachung und Aktualisierung des CMS erstrecken.
Die Leistungen sind nach Abruf durch den Auftraggeber zu erbringen. Der Umfang wird auf circa 40 Personentage pro Jahr und circa 160 Personentage auf vier Jahre geschätzt. Die abrufbare Höchstmenge der Rahmenvereinbarung liegt bei 300.000 Euro brutto. Es besteht keine Abrufverpflichtung.

Beschreibung der Beschaffung

Die KBS beabsichtigt die Vergabe eines Rahmenvertrages für externe Beratungsleistungen im Rahmen der Unterstützung bei dem Aufbau einer zentralen Compliance-Funktion nebst dezentralen Ansprechpartnern bezogen auf die KBS einschließlich der neun Rehabilitations-Kliniken (Eigenbetriebe der KBS). Darüber hinaus soll ein Compliance Management System nach dem Prüfstandard IDW PS 980 konzeptioniert und zugeschnitten auf die Bedürfnisse der KBS implementiert werden. Ebenso soll sich die Beratung darüber hinaus auf die angemessene und wirksame Überwachung und Aktualisierung des CMS erstrecken.
Die Leistungen sind nach Abruf durch den Auftraggeber zu erbringen. Der Umfang wird auf circa 40 Personentage pro Jahr und circa 160 Personentage auf vier Jahre geschätzt. Die abrufbare Höchstmenge der Rahmenvereinbarung liegt bei 300.000 Euro brutto. Es besteht keine Abrufverpflichtung.

Beschreibung der Verlängerungen

Eine einvernehmliche dreimalige Vertragsverlängerung über den 31.01.2023 hinaus ist jeweils für 1 Jahr möglich. Dazu werden spätestens 5 Monate vor dem Ende der Vertragslaufzeit Verhandlungen aufgenommen.
Eine Verlängerung des Vertrages muss spätestens 1 Monat nach Aufnahme der Verhandlungen schriftlich erfolgen. Der Vertrag endet spätestens zum 31.01.2026, ohne dass es einer schriftlichen Kündigung bedarf.
Wird das genannte Auftragsvolumen ausgeschöpft, endet der Vertrag vorzeitig.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Im Rahmen der Auswertung des Teilnahmewettbewerbs werden die Angaben der Bewerber zu I. in TW Anlage 2 mit 15 Punkten und zu III. mit 15 Punkten bewertet. Die Höchstpunktzahl beträgt insgesamt 30 Punkte. Ein Bewerber ist umso besser geeignet, je mehr Punkte er insgesamt erreicht hat.
Voraussetzung für die Punktevergabe ist die Erfüllung sämtlicher Mindestanforderungen. Eine Nichterfüllung bereits eines dieser Musskriterien/dieser Mindestanforderungen führt zum Ausschluss des Teilnahmeantrages. Die Musskriterien finden Sie unter Punkt III.1.3 dieser Veröffentlichung.
Die Punkte können wie folgt erzielt werden:
I. Leistungsfähigkeit des Unternehmens
Die Höchstpunktzahl für die Leistungsfähigkeit des Unternehmens beträgt 15 Punkte.
I.1 Durchschnittliche Anzahl der im Unternehmen beschäftigten Berater*innen im Beratungsbereich „Compliance oder Risikoanalyse“ in den letzten drei Jahren
Anzugeben ist die durchschnittliche Anzahl der im Unternehmen beschäftigten Berater*innen im Beratungsbereich “Compliance oder Risikoanalyse“ in den letzten drei Jahren. Maßgebend für die Bewertung ist nur die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl aus dem Jahre 2020. Die Angaben für die anderen Jahre dienen lediglich der Information.
Die durchschnittliche jährliche Anzahl der im Unternehmen beschäftigten Berater*innen im Beratungsbereich “Compliance oder Risikoanalyse“ im Jahr 2020 wird mit maximal 5 Punkten bewertet:
Über 8 Berater*innen = 5 Punkte
7 Berater*innen = 4 Punkte
6 Berater*innen = 3 Punkte
5 Berater*innen = 2 Punkte
4 Berater*innen = 1 Punkt
I.2 Qualitätsmanagement
Die Beschreibung des Bewerbers wird mit maximal 5 Punkten bewertet. Die Punktevergabe richtet sich nach dem folgenden Bewertungsschema:
Das Qualitätsmanagement des Bewerbers wird detailliert und inhaltlich überzeugend geschildert = 5 Punkte
Das Qualitätsmanagement des Bewerbers wird detailliert und inhaltlich teilweise überzeugend geschildert = 3 Punkte
Die Angaben zum Qualitätsmanagement sind - unabhängig von ihrer Detailgenauigkeit - inhaltlich in Ansätzen überzeugend = 1 Punkt
Trifft keiner der obigen Punkte zu, werden für das Kriterium 0 Punkte vergeben.
I.3 Maßnahmen zur Qualitätssicherung in Form von Schulungen und Weiterbildungen der Mitarbeiter*innen (Personalentwicklung innerhalb der letzten drei Jahre)
Die Beschreibung des Bewerbers wird mit maximal 5 Punkten bewertet. Die Punktevergabe richtet sich nach dem folgenden Bewertungsschema:
Das Unternehmen zeigt ein umfangreiches und strukturiertes Weiterbildungskonzept auf und gibt Beispiele dazu = 5 Punkte
Das Unternehmen macht detaillierte Ausführungen zu einem Weiterbildungskonzept seiner Mitarbeiter*innen = 3 Punkte
Das Unternehmen zeigt auf, dass es die Weiterbildung der Mitarbeiter*innen fördert = 1 Punkt
III. Referenzprojekte
Der Bewerber muss mindestens 1 Referenzprojekt einreichen. Drei weitere Referenzprojekte unterliegen der Bewertung:
Bewertungskriterium:
Der Bewerber sollte drei weitere Referenzen über vergleichbare Aufträge (das heißt Beratung/ Unterstützung/
Projektbegleitung oder Konzeptionierung eines CMS) in den letzten drei Jahren (ab 2018) bei einem vergleichbaren Auftraggeber benennen.
Für das 2., 3. und 4. nachgewiesene Referenzprojekt werden jeweils maximal 5 Punkte vergeben (Bewertungskriterium). Es können für diese drei Referenzprojekte also insgesamt maximal 15 Punkte erreicht werden.
Die Punktevergabe richtet sich nach dem folgenden Bewertungsschema:
Auftragsinhalt zum Thema detaillierte Analyse bestehender Compliance-Risiken bei einem Sozialversicherungsträger, einer Bundes- oder Landesverwaltung oder einer sonstigen öffentlichen Verwaltung = 1 Punkt
Auftragsinhalt zum Thema Erstellung eines Compliance-Programms bei einem Sozialversicherungsträger, einer Bundes- oder Landesverwaltung oder einer sonstigen öffentlichen Verwaltung = 1 Punkt
Auftragsinhalt zum Thema Einführung von Compliance-Überwachungs- und Verbesserungsmaßnahmen bei einem Sozialversicherungsträger, einer Bundes- oder Landesverwaltung oder einer sonstigen öffentlichen Verwaltung = 1 Punkt
Auftragsinhalt zum Thema detaillierte Analyse bestehender Compliance-Risiken bei einem Unternehmen in der freien Wirtschaft = 0,5 Punkte
Auftragsinhalt zum Thema Erstellung eines Compliance-Programms bei einem Unternehmen in der freien Wirtschaft = 0,5 Punkte
Auftragsinhalt zum Thema Einführung von Compliance-Überwachungs- und Verbesserungsmaßnahmen bei einem Unternehmen in der freien Wirtschaft = 0,5 Punkte
vergleichbarer Auftragsinhalt bei einem/ in der:
- Sozialversicherungsträger oder Bundes- beziehungsweise Landesverwaltung = 2 Punkte
- sonstigen öffentlichen Verwaltung= 1,5 Punkte
- freien Wirtschaft (Unternehmensgröße > 1000 Mitarbeiter*innen) = 1 Punkt
- freien Wirtschaft (Unternehmensgröße < 1000 Mitarbeiter*innen) = 0,5 Punkte

Zusätzliche Informationen

Sämtliche Bieter, die zur Angebotsabgabe aufgefordert wurden und ein zulässiges und wertbares Angebot abgegeben haben, werden zu einer mündlichen Präsentation ihres Konzeptes und zur Verhandlung des Auftrages eingeladen.
Diese Präsentations- und Verhandlungstermine werden voraussichtlich am 10.01.2022 und 11.01.2022 in Bochum stattfinden und kurzfristig (per E-Mail und/oder telefonisch) mit den Bietern abgestimmt. Aufgrund der COVID-19-Pandemie behält die KBS sich vor, diesen Präsentationstermin per Videotelefonie oder über andere geeignete digitale Kommunikationswege durchzuführen.
In diesem Termin wird eine Präsentation Ihres Konzeptes (Punkt 7.1 der Leistungsbeschreibung) erwartet.
Es wird erwartet, dass unter anderem mindestens zwei Personen (der/die im Teilnahmeantrag in der TW Anlage 2 genannte Projektleiter*in und stellvertretende/r Projektleiter*in), die im Falle einer Auftragserteilung mit dem Projekt betraut werden, diesen Termin selbst wahrnehmen. Im Falle der Verhinderung ist ein Vertreter zu benennen, der auch im Auftragsfall die Vertretung übernimmt. Von jedem wird ein aktiver Part während der Präsentation erwartet.
Den Beteiligten Der KBS ist ein entsprechendes digitales Handout (PDF) zur Verfügung zu stellen.
Der Zeitrahmen für den Präsentations- und Verhandlungstermin beläuft sich auf 75 Minuten. Nach einer kurzen Vorstellungsrunde von circa 15 Minuten sollen maximal 30 Minuten für die Präsentation des Konzepts und maximal 30 Minuten für die anschließende Diskussion mit Fragen sowie die Verhandlung aufgewendet werden. Unabhängig von der individuellen Einteilung der Zeit werden jedenfalls insgesamt 75 Minuten nicht überschritten.
Die KBS behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen durchzuführen.
Die Angabe der Laufzeit im Punkt II.2.7 ist der Systematik dieses Vordrucks geschuldet. Der Vertrag tritt voraussichtlich zum 01.02.2021 in Kraft. Die Zuschlagserteilung ist im Januar 2022 geplant.

Für den Fall der Auftragserteilung verpflichtet sich der Bieter, eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in Höhe von mindestens 3 Millionen Euro je Schadensfall für Personen-/Sach-/und Vermögensschäden, sofern noch nicht vorhanden, mit Gültigkeit ab Vertragsbeginn für die Vertragslaufzeit abzuschließen und auf Anforderung des Auftraggebers nachzuweisen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

I. Leistungsfähigkeit des Unternehmens:
Der Bewerber beschäftigt im Jahr 2020 mindestens vier Berater*innen im Beratungsbereich „Compliance oder Risikoanalyse“.
1.4 Anforderungen an den/die Auftragnehmer/in
Eine werktäglich fernmündliche Erreichbarkeit in der Zeit von 9.00 Uhr bis 17.00 Uhr von mindestens einem/r der Ansprechpartner*innen ist jederzeit gewährleistet.
Falls der Auftraggeber ein persönliches Erscheinen eines Beschäftigten des Auftragnehmers am Standort Bochum für notwendig erachtet, ist dies spätestens 48 Stunden nach telefonischer Aufforderung gewährleistet.
II. Beraterprofile: Berufliche Befähigung/Qualifikation/Erfahrung der Berater*innen
Der Auftragnehmer benennt die Projektleitung und die stellvertretende Projektleitung, die für die KBS als feste Ansprechpartner*innen zur Verfügung stehen (Berater*innen mit Schwerpunkt Compliance oder Risikoanalyse).
Die einzelnen Berater*innen haben mindestens vier Jahre Erfahrung im Aufbau komplexer Compliance-Systeme und in Projekten mit den Schwerpunkten Compliance Management oder Risikoanalysemanagement innerhalb der letzte zehn Jahre und verfügen über eine mehrjährige Erfahrung bei der Prüfung im Bereich des Prüfstandards IDW PS 980.
Die einzelnen Berater*innen verfügen jeweils über mindestens vierjährige Berufserfahrung als Berater*in im Bereich Compliance, Compliance Management Systeme oder Risikoanalysemanagement.
Die einzelnen Berater*innen verfügen über fundiertes Fachwissen im Bereich Compliance in öffentlichen Betrieben, insbesondere die normativen und fakultativen Regelungen der Sozialversicherung und sind mit den Besonderheiten der Implementierung eines Compliance Management Systems bei einem Sozialversicherungsträger vertraut.
III. Referenzprojekte
Der Bewerber muss mindestens 1 Referenzprojekt einreichen. Der Auftragnehmer muss mindestens eine Referenz aus den letzten drei Jahren (ab 2018) über vergleichbare Aufträge zu der Beratung oder Unterstützung oder Projektbegleitung oder Konzeptionierung eines CMS bei einem Sozialversicherungsträger vorweisen können. Eine Bepunktung erfolgt bei dieser Referenz nicht. Kann diese Mindestanforderung nicht erfüllt werden, führt dies zum Ausschluss des Teilnahmeantrags.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Etwaige Verfahrensrügen sind ausdrücklich als solche zu kennzeichnen. Die Vergabestelle weist rein vorsorglich ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten der Bieter sowie die Präklusionsregelungen gemäß § 160 Abs. 3 GWB bzgl. der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. Ein Antrag auf Nachprüfung ist danach insbesondere unzulässig, soweit erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt werden oder mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der KBS, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.