Betrieb und Basisadministration SAP Systemlandschaft

Kurze Beschreibung

Die Universität Siegen nutzt verschiedene SAP Module zur Abbildung ihrer Verwaltungsprozesse. Grundlage des Betriebes dieser Module ist vorrangig eine im eigenen Hause vorgehaltene Betriebsumgebung, ergänzt um einzelne SAP Cloud Module. Der operative Betrieb der SAP Systeme, die Basisadministration und die nach Bedarf erforderlichen Anpassungen erfolgen durch einen Dienstleister, dessen Vertrag Mitte 2022 ausläuft.
Im Rahmen dieser EU-weiten Ausschreibung beabsichtigt die Universität Siegen eine vollständige Auslagerung des SAP Betriebes an einen qualifizierten Dienstleister, der neben dem fachlichen auch den operativen Betrieb, die Basisadministration sowie die Stellung der erforderlichen Systemumgebung übernimmt. Ziel ist es, dass der zukünftige Dienstleister den Betrieb auf eigener Infrastruktur erbringt, zulässig auf einer kundenübergreifend geteilten Plattform (Virtualisierungsumgebung), in einem ISO 27001 konform gesicherten Rechenzentrum, auf deutschem Boden und nach den Vorgaben der DSGVO.
Im Rahmen des Leistungsübergangs (Transition) soll zeitgleich auch eine Aktualisierung der Betriebsumgebung auf eine SAP HANA Datenbank und ein Wechsel des Betriebssystems auf Linux erfolgen (Transformation), was durch den Bieter als zukünftigen Leistungserbringer im Rahmen der Übernahme des Betriebes als Projektleistung erbracht werden soll.
Die zur Vergabe der Leistungen erforderliche Ausschreibung erfolgt im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens mit vorgelagertem Teilnahmewettbewerb nach §17 VgV. Durch Abgabe des Teilnahmeantrages verpflichten sich die Bieter zur Vertraulichkeit und erhalten mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe ergänzende Detailinformationen zur bestehenden Betriebsumgebung sowie Einsicht in die bestehende Betriebsdokumentation und eine Kopie der aktuellen Early-Watch-Reports.
Im Rahmen der Vergabe, sind im Verfahrensverlauf der Verhandlung, Anpassungen und Konkretisierungen der vorliegenden Anforderungen möglich, jedoch keine grundlegenden Änderungen oder Ergänzungen.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Universität Siegen Adolf-Reichwein-Str. 2a 57076 Siegen Abweichend zum Haupterfüllungsort können auch Treffen in anderen Standorten der Universität Siegen innerhalb des Stadtgebiets Siegen stattfinden.

Beschreibung der Beschaffung

Die Universität Siegen nutzt verschiedene SAP Module zur Abbildung ihrer Verwaltungsprozesse. Grundlage des Betriebes dieser Module ist vorrangig eine im eigenen Hause vorgehaltene Betriebsumgebung, ergänzt um einzelne SAP Cloud Module. Der operative Betrieb der SAP Systeme, die Basisadministration und die nach Bedarf erforderlichen Anpassungen erfolgen durch einen Dienstleister, dessen Vertrag Mitte 2022 ausläuft.
Im Rahmen dieser EU-weiten Ausschreibung beabsichtigt die Universität Siegen eine vollständige Auslagerung des SAP Betriebes an einen qualifizierten Dienstleister, der neben dem fachlichen auch den operativen Betrieb, die Basisadministration sowie die Stellung der erforderlichen Systemumgebung übernimmt. Ziel ist es, dass der zukünftige Dienstleister den Betrieb auf eigener Infrastruktur erbringt, zulässig auf einer kundenübergreifend geteilten Plattform (Virtualisierungsumgebung), in einem ISO 27001 konform gesicherten Rechenzentrum, auf deutschem Boden und nach den Vorgaben der DSGVO.
Im Rahmen des Leistungsübergangs (Transition) soll zeitgleich auch eine Aktualisierung der Betriebsumgebung auf eine SAP HANA Datenbank und ein Wechsel des Betriebssystems auf Linux erfolgen (Transformation), was durch den Bieter als zukünftigen Leistungserbringer im Rahmen der Übernahme des Betriebes als Projektleistung erbracht werden soll.
Die zur Vergabe der Leistungen erforderliche Ausschreibung erfolgt im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens mit vorgelagertem Teilnahmewettbewerb nach §17 VgV. Durch Abgabe des Teilnahmeantrages verpflichten sich die Bieter zur Vertraulichkeit und erhalten mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe ergänzende Detailinformationen zur bestehenden Betriebsumgebung sowie Einsicht in die bestehende Betriebsdokumentation und eine Kopie der aktuellen Early-Watch-Reports.
Im Rahmen der Vergabe, sind im Verfahrensverlauf der Verhandlung, Anpassungen und Konkretisierungen der vorliegenden Anforderungen möglich, jedoch keine grundlegenden Änderungen oder Ergänzungen.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

- Der Bieter verfügt über eine Betriebsumgebung unter eigener Kontrolle in eigenem oder fremden Rechenzentrum, auf der er Verfügbarkeit, Leistung und Kapazität beeinflussen kann
- Der Bieter kann für das einzusetzende Personal seines Unternehmens entsprechende Ausbildungen und Zertifizierungen seitens des Herstellers SAP vorweisen, die den Bereich der Basis Administration und die Modulbetreuung in den Bereichen HCM, ERP (FI/CO/MM) sowie Fiori umfassen.
- Der Bieter kann Referenzen vorweisen, SAP ERP und HCM Systeme für Kunden zu betreiben und in diesem Rahmen die Systemumgebung und die SAP Basisadministration bereitzustellen, diese liegen vorzugsweise im Bereich öffentlicher Auftraggeber oder von Bildungseinrichtungen
- Der Bieter kann Referenzen vorweisen, die Modulbetreuung in den Bereichen SAP ERP und HCM zu erbringen, dies vorzugsweise im Bereich öffentlicher Auftraggeber oder von Bildungseinrichtungen
- Der Bieter kann eine aktuell gültige Prüfbescheinigung des internen Kontrollsystems als Dienstleistungsunternehmen nach IDW PS 951 n.F. (Typ 2) vorlegen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Hinweise:
Soweit lediglich Eigenerklärungen gefordert werden, behält sich der Auftraggeber das Recht vor, zur Behebung von Zweifeln entsprechende Bescheinigungen oder Nachweise von den Bietern nachzufordern. Kopien von Nachweisen werden anerkannt, sofern sie keinen Anlass zu Zweifeln an der Übereinstimmung mit dem Original geben. Bitte reichen Sie unbedingt die Nachweise und Erklärungen in der hier angegebenen Reihenfolge ein! Sollten die geforderten Erklärungen oder Nachweise unvollständig oder unzureichend sein, kann der Bieter von dem weiteren Verfahren ausgeschlossen werden! Ein Bieter kann nicht darauf vertrauen, dass der Auftraggeber Gelegenheit zur Ergänzung oder Vervollständigung gibt, das Recht hierzu behält er sich jedoch vor. Sofern sich der Bieter auf die Eignung anderer Unternehmen (im Rahmen einer Bietergemeinschaft oder bzgl. Nachunternehmer) beruft, sind die jeweiligen Erklärungen und Nachweise (insb. Eigenerklärungen und Referenzen) durch dieses oder diese Unternehmen zu führen. Der Bieter/ die Bietergemeinschaft hat außerdem bei Aufforderung durch den Auftraggeber noch vor Zuschlagserteilung eine Verpflichtungserklärung des oder der jeweiligen Nachunternehmer(s) beizubringen. Weiter behält der Auftraggeber sich vor, auch von den Unternehmen, die zwar Nachunternehmer einsetzen, sich jedoch nicht zum Nachweis der Leistungsfähigkeit und Fachkunde auf die Nachunternehmer beziehen, vor Zuschlagserteilung die entsprechenden Nachweise zur Zuverlässigkeit, Fachkunde und Leistungsfähigkeit der Nachunternehmer und ggf. eine Verpflichtungserklärung einzuholen.
Die geforderten Nachweise sind von dem Bieter bzw. den Mitgliedern der Bietergemeinschaft jeweils gesondert vorzulegen. Alle Nachweise sind mit dem Angebot vorzulegen; fehlende Nachweise können vom Auftraggeber nachgefordert werden. Sämtliche Referenzen müssen erbrachte Leistungen umfassen, die mit
den hier ausgeschriebenen Leistungen hinsichtlich Art und Umfang vergleichbar sind.
Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institution ihres
Heimatlandes beizubringen.
Zusätzlich sind diese ins Deutsche zu übersetzen.
Folgende Eigenerklärungen und Nachweise sind erforderlich:
- Eigenerklärung, dass die in § 123 Abs. 1 bis 4 GWB aufgeführten zwingenden Ausschlussgründe und die in § 124 Abs. 1 GWB aufgeführten zwingenden Ausschlussgründe nicht vorliegen (Vordruck 521)
und
- soweit das der Fall ist - ggfs. Maßnahmen zur Selbstreinigung nach § 125 ABs. 1 S. 1 GWB getroffen wurden, mit Darstellung derselben unter Berücksichtigung der Anforderungen des § 125 Abs. 1 S. 1 GWB. (formlose Eigenerklärung)
Dieser ist für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft und jeden wesentlichen Nachunternehmer auszufüllen.
- Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister (nicht älter als 12 Monate zum Zeitpunkt der Übermittlung im Rahmen dieses Vergabeverfahrens) oder einem gleichwertigen Verzeichnis,
- Gültige Bestätigung der Berufsgenossenschaft, dass das Unternehmen Mitglied in einer Berufsgenossenschaft ist. (Unternehmen, die ihren Sitz nicht in der Bundesrepublik Deutschland haben, geben den für sie zuständigen Versicherer an.),
- Sofern eine Teilnahme als Bietergemeinschaft beabsichtigt ist, hat die Bietergemeinschaft in ihrem Angebot eine Erklärung abzugeben, in der alle Mitglieder der Bietergemeinschaft und der für die Durchführung des Vertrages rechtskräftig bevollmächtigte Vertreter benannt werden (Vordruck 531).
Darüber hinaus ist zu erklären, dass alle Mitglieder der Bietergemeinschaft dem Auftraggeber als Gesamtschuldner haften (formloses Schreiben durch die Vertreter aller Mitglieder der Bietergemeinschaft unterschrieben).
- Wenn ein Bieter für Leistungen Nachunternehmer einsetzen will und sich auch auf die Eignung eines Nachunternehmers berufen will (Eignungsleihe), sind zusätzlich die Formular 533 und 532 zu verwenden. Zusätzlich sind die konkret nach Maßgabe dieser Bekanntmachung erforderlichen Eignungsnachweise für den Nachunternehmer vorzulegen.
Hinweis: Die Sicherstellung der Leistungsfähigkeit ist allein Sache des Bewerbers.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die Hinweise aus Ziffer III.1.1) gelten entsprechend.
Geforderte Erklärungen/ Nachweise sind:
a) Versicherungsbestätigung, dass der Bewerber eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme in Höhe von 1 000 000 EUR je Schadensfall für Personen- und in Höhe von jeweils 1 000 000 EUR je Schadensfall für Vermögens- und Sachschäden hat bzw. Eigenerklärung, dass diese im Auftragsfall unverzüglich abgeschlossen wird. Im Falle der Auftragserteilung ist dies umgehend durch die Vorlage eines Versicherungsnachweises zu belegen.
b) Erklärung über den Gesamtumsatz in den letzten 3 Geschäftsjahren a) Versicherungsbestätigung oder Eigenerklärung, dass der Bewerber eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme in
Höhe von 1 000 000 EUR je Schadensfall für Personen- und in Höhe von jeweils 1 000 000 EUR je Schadensfall für Vermögens- und Sachschäden hat bzw. im Auftragsfall unverzüglich abschließen wird; Im Falle der Auftragserteilung ist dies umgehend durch die Vorlage eines Versicherungsnachweises zu belegen.
b) Erklärung über den Gesamtumsatz in den letzten 3 Geschäftsjahren (Geschäftsjahre 2018, 2019, 2020) und über den Umsatz für den Bereich der ausgeschriebenen Aufgabenbereiche für die genannten Geschäftsjahre. Sofern das Geschäftsjahr 2020
noch nicht abgeschlossen wurde, ist der Umsatz bezogen auf die Geschäftsjahre 2017, 2018 und 2019 anzugeben.

a) Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme in Höhe von 1 000 000 EUR je Schadensfall für Personen- und in Höhe von jeweils 1 000 000 EUR je Schadensfall für Vermögens- und Sachschäden
b) Gesamtumsatz in den letzten 3 Geschäftsjahren (Geschäftsjahre 2018, 2019, 2020) und
über den Umsatz für den Bereich der ausgeschriebenen Aufgabenbereiche für die genannten Geschäftsjahre. Sofern das Geschäftsjahr 2020
noch nicht abgeschlossen wurde, ist der Umsatz bezogen auf die Geschäftsjahre 2017, 2018 und 2019
anzugeben.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die Hinweise aus Ziffer III.1.1) gelten entsprechend.
a) Der Bieter verfügt über ein zertifiziertes Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001 oder vergleichbar und weist dieses durch eine gültige Zertifizierung eines anerkannten Prüfinstitutes nach
b) Der Bieter verfügt über ein anerkanntes IT-Service-Management nach ISO/IEC 20000-1 oder vergleichbar und weist dieses durch eine gültige Zertifizierung eines anerkannten Prüfinstitutes nach
c) Der Bieter verfügt über ein Sicherheitsmanagement nach ISO/IEC 27001 oder vergleichbar, betreffend den Betrieb der SAP Systeme und des Rechenzentrums, in dem das Hosting erfolgen soll und weist dieses durch eine gültige Zertifizierung eines anerkannten Prüfinstitutes nach
d) Der Bieter ist vom Hersteller SAP zertifiziert, SAP Systeme für Kunden zu betreiben und trägt in diesem Rahmen den Titel eines Certified SAP Partner und weist die Zertifizierung nach

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§135 GWB:
(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber...
2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist.
(3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn:
1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist,
2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und
3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde.
Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.