Campus-Management-System

FernUniversität in Hagen

Erstellung eines Campus-Management-Systems und Systemservice über einen Zeitraum von 15 Jahren.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-01-19. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-12-02.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Simovative GmbH

Wer?

• FernUniversität in Hagen

Wie?

• IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung › Datenverarbeitungsdienste
• Softwarepaket und Informationssysteme › Branchenspezifisches Softwarepaket
• Softwareprogrammierung und -beratung › Dienstleistungen in Verbindung mit Software
• Softwareprogrammierung und -beratung › Entwicklung von kundenspezifischer Software

Wo?

• Arnsberg › Hagen, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-12-02	Auftragsbekanntmachung
2023-01-30	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-12-02)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dienstleistungen in Verbindung mit Software
Referenznummer: 090-2021-014
Kurze Beschreibung:

Erstellung eines Campus-Management-Systems und Systemservice über einen Zeitraum von 15 Jahren.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dienstleistungen in Verbindung mit Software 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Branchenspezifisches Softwarepaket 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Hagen, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: FernUniversität in Hagen
Postanschrift: Universitätsstraße 47
Postleitzahl: 58097
Postort: Hagen
Kontakt
Internetadresse: http://www.fernuni-hagen.de 🌏
E-Mail: beschaffung@fernuni-hagen.de 📧
Telefon: +49 2331987-2075 📞
Fax: +49 2331987-19349 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNYHTDEPP/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNYHTDEPP 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-12-02 📅
Einreichungsfrist: 2022-01-19 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-12-07 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 237-624554
ABl. S-Ausgabe: 237
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPNYHTDEPP

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die FernUniversität in Hagen

Der Auftraggeber ist die einzige staatliche Fernuniversität im deutschsprachigen Raum. Aktuell sind über 79.000 Studierende eingeschrieben, während 80% davon berufstätig sind. Seit über 40 Jahren ist die FernUniversität die Anlaufstelle für alle diejenigen, die eine vollwertige akademische Ausbildung anstreben, sich jedoch nicht an einer Präsenzuniversität einschreiben wollen oder können. Fünf Fakultäten bieten vielfältige Studienmöglichkeiten auf Bachelor- und Masterstufe sowie die Möglichkeit zur Promotion und Habilitation. Außerdem werden Teilstudien für die berufliche oder persönliche Weiterbildung angeboten.

Die Außenstellen der FernUniversität in Form von Regional- und Studienzentren sind hauptsächlich über Deutschland verteilt. Es gibt 13 deutsche Regionalzentren, die in einigen Regionen durch Studien- oder Informations- und Beratungszentren unterstützt werden. Unterlagen werden weltweit versandt, so dass ein Studium auch aus dem Ausland aufgenommen werden kann. Zentren zur Unterstützung des Auslandsstudiums befinden sich in der Schweiz, Österreich und Ungarn.

Das Zentrum für Digitalisierung und IT (ZDI) stellt die gesamten IT-Services für die FernUniversität bereit. Der Betrieb des künftigen Campus-Management-Systems wird im ZDI verortet sein. Das ZDI ist in drei KompetenzCenter (KC) strukturiert - das KC Rechenzentrum (Zentrale Services und Infrastruktur), das KC Software (Softwaretechnik sowie Webportal- und Serveranwendungen) sowie das KC SAP (Entwicklung und Betrieb).

Student Lifecycle

Der Student Lifecycle wird an der FernUniversität durch eine Vielzahl größerer und kleinerer Systeme unterstützt, die teils auch über komplexe Schnittstellen miteinander verbunden sind.

Um ihren Studierenden zukünftig ein besseres Studienerlebnis anbieten zu können, sucht die FernUniversität eine moderne, serviceorientierte und performante Softwarelösung, um den kom-pletten Student Lifecycle von der Information bis zur Exmatrikulation und ein anschließendes Netzwerken als Alumni abbilden zu können. Neben dem Lehr- soll auch das Weiterbildungsangebot in der neuen Lösung abgebildet werden können und die Veranstaltungs- und Prüfungsplanung (weltweit) soll vollumfänglich möglich sein. Die gesuchte Softwarelösung soll die Konzepte des Blended Learnings unterstützen, was bedeutet, dass nach fachspezifischen und didakti-schen Erfordernissen Bausteine der Online- und Präsenzlehre miteinander kombiniert werden.

Gebühren

Der Auftraggeber unterscheidet sich von anderen Hochschulen nicht nur im Hinblick auf die Möglichkeit des Studiums aus der Ferne. Ein weiterer Unterschied liegt darin, dass im Studium Gebühren anfallen, die auf curricularer Ebene erhoben werden, also in Abhängigkeit von den belegten Modulen. Das neue Campus-Management-System muss diese Besonderheiten abbilden.

Vertragliche Eckpunkte

Der Auftraggeber geht davon aus, dass die Erstellung des Campus-Management-Systems bis zu fünf Jahre in Anspruch nehmen wird. Diese Phase des Vertrags ist dienstvertraglicher Natur und es ist beabsichtigt, das System in agiler Projektmethodik zu errichten. Die Vergütung erfolgt auf Basis des Zeitaufwandes. Dieser ist vom Auftragnehmer vor jedem Sprint vorab zu schätzen. Die tatsächlichen Kosten der Sprints und der Erstellungsphase insgesamt werden vom Auftraggeber engmaschig kontrolliert. Der Auftrag ist in der Erstellungsphase für den Auftraggeber jederzeit mit kurzer Frist kündbar.

Die im Campus-Management-System verwendete Standardsoftware wird dem Auftraggeber auf Zeit ("Miete") überlassen. Die Überlassung hat eine Laufzeit von bis zu 15 Jahren.

Im Produktivbetrieb hat der Auftragnehmer den Systemservice zu übernehmen. Dieser besteht aus den Teilleistungen "Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft", "Wiederherstellung der Be-triebsbereitschaft" und "Bereitstellung neuer Programmstände". Die Vergütung erfolgt auf Basis einer Pauschale, die nach Zeitabschnitten bemessen ist. Der Systemservice hat eine Laufzeit von bis zu 15 Jahren.

Darüber hinaus ist erkennbar, dass der Auftragnehmer während der gesamten Vertragslaufzeit weitere Leistungen benötigen wird, welche insbesondere die Weiterentwicklung des Systems betreffen können. Der Auftragnehmer soll diese Leistungen auf Basis eines Rahmenvertrags übernehmen.

Sämtliche genannten Leistungen sind in einen einheitlichen Vertragsentwurf integriert. Hierbei handelt es sich nicht um einen EVB-IT Systemvertrag, denn dort ist die Erstellung des Systems werkvertraglich ausgestaltet. Der Vertragsentwurf orientiert sich aber an dem Muster des EVB-IT Systemvertrags. Dies gilt auch für die verwendete Terminologie.

Dauer: 180 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: FernUniversität in Hagen Universitätsstraße 47 58097 Hagen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung: Anlage Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Anlage "Eigenerklärung Umsatz" mit folgenden Angaben: Gesamtumsatz des Bieters in den letzten vier abgeschlossenen Geschäftsjahren; Umsatz des Bieters mit Leistungen im Bereich "Campus-Management-Systeme" sowohl mit Kunden aus dem Bereich Hochschulen als auch mit Bildungsanbietern aus dem privaten Bereich in den letzten vier abgeschlossenen Geschäftsjahren.

Mindeststandards:

Der Umsatz mit Leistungen im Bereich "Campus-Management-Systeme" muss in den letzten vier abgeschlossenen Geschäftsjahren durchschnittlich mindestens EUR 1,5 Mio. betragen haben.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Der Bewerber hat mit seinem Angebot mindestens drei Referenzaufträge nachzuweisen. Diese müssen die hier angegebenen Mindestanforderungen erfüllen. Unter "Campus-Management-System" ist dabei jedes System zu verstehen, das der Abbildung von Geschäftsprozessen im Bereich des studentischen Lebenszyklus dient. Ist der Referenzauftraggeber keine Hochschule, so muss es sich um einen inhaltlich entsprechenden Lebenszyklus von auszubildenden Personen handeln, so z.B. den Lebenszyklus der Teilnehmenden von Fortbildungen.

Für die Angabe der Referenzen ist zwingend die oben angegebene Vorlage zu nutzen. Diese fragt für jeden Referenzauftrag die folgenden Angaben ab:

- Auftraggeber

- Adresse des Auftraggebers

- Ansprechpartner beim Auftraggeber

- Telefonnummer des Auftraggebers

- Zeitpunkt der Produktivsetzung

- Dauer des Einführungsprojektes

- Zeitaufwand im Einführungsprojekt auf Auftragnehmerseite in Personentagen

- Angaben zur Komplexität und der Anzahl der anzubindenden Systeme

- Enthielt das System die Möglichkeit der Erhebung von Gebühren auf curriculare Elemente (z.B. Veranstaltungen/ Module/ Studienmaterialien)?

- Weitere Beschreibung des Auftragsgegenstands und insbesondere der Eigenschaften des Einführungsprojekts

- Gesamtauftragswert

Mindeststandards:

1 Mindestanforderungen

1.1 Mindestanforderungen an jeden einzelnen Referenzauftrag

Jeder Referenzauftrag muss die folgenden Mindestanforderungen einhalten:

- Jeder Referenzauftrag muss die Implementierung eines Campus-Management-Systems mit Modulen in den Bereichen Studierendenmanagement, Studiengangsmanagement und Prüfungsmanagement zum Gegenstand haben. Ist der Referenzauftraggeber keine Hochschule, so müssen die Module, die den genannten Modulen zumindest inhaltlich entsprechen (z.B. "Teilnehmendenmanagement" statt "Studierendenmanagement"). Das gilt zum Beispiel, wenn der Referenzauftraggeber eine Private Bildungseinrichtung ist; und

- In jedem Referenzauftrag muss mindestens eines der zuvor genannten Module bei Ablauf der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge produktiv genutzt werden. Das ist auch erfüllt, wenn sich das betreffende Modul nach der Produktivsetzung weiterentwickelt hat, so zum Beispiel durch neue Programmstände (Patches, Updates, Upgrades und neue Releases/Versionen).

1.2 Weitere Mindestanforderungen an einzelne Referenzaufträge

Die gemäß Ziffer 1.1 wertungsfähigen Referenzaufträge müssen darüber hinaus insgesamt die folgende weitere Mindestanforderung einhalten:

- Bei mindestens einem Referenzauftraggeber muss es sich um eine deutsche Hochschule handeln, an der zum Zeitpunkt des Ablaufs der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträ-ge mindestens 10.000 immatrikulierte Studierende mit dem System verwaltet werden.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

1 Vorgehen bei der Auswahl

Der Auftraggeber prüft die Teilnahmeanträge auf Ausschlussgründe sowie die Einhaltung der für dieses Verfahren geltenden Mindestanforderungen an die Eignung und der sonstigen formalen Anforderungen. Einzelheiten hierzu sind in den Bewerbungsbedingungen für den Teilnahmewettbewerb beschrieben.

Sollten bis zu drei wertungsfähige Teilnahmeanträge eingehen, so werden alle Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert, die einen wertungsfähigen Teilnahmeantrag eingereicht haben.

Sollten mehr als drei wertungsfähige Teilnahmeanträge eingehen, so wählt der Auftraggeber drei Teilnahmeanträge aus. Die Auswahl erfolgt anhand des folgenden Kriteriums:

2 Auswahlkriterium: Auftragsnähe

2.1 Bewertungsgrundlage

Im Rahmen der Auswahlentscheidung wird nur der Referenzauftrag betrachtet, den der Bieter in Ziffer 3.4 der Anlage "Referenzen" bezeichnet hat.

2.2 Inhalt des Kriteriums: Auftragsnähe im Einführungsprojekt

Der Auftraggeber bewertet die Auftragsnähe der Referenz. Die Bewertung erfolgt anhand einer Gesamtwürdigung der prägenden Eigenschaften des Einführungsprojekts des Referenzauftrags. Diese werden mit den prägenden Eigenschaften des vorliegenden zu vergebenden Auftrags verglichen. Es werden insbesondere die folgenden Eigenschaften in den Blick genommen:

- Zeitaufwand im Einführungsprojekt auf Auftragnehmerseite

- Komplexität der anzubindenden Systeme

- Technologische Vergleichbarkeit der anzubindenden Systeme

- Erhebung von Gebühren auf curriculare Elemente (z.B. Module/ Studienmaterialien)

Im Rahmen der Gesamtwürdigung kann eine besonders hohe Vergleichbarkeit in einem Aspekt eine weniger ausgeprägte Vergleichbarkeit in anderen Aspekten kompensieren.

2.3 Vergabe von Bewertungspunkten

Der Auftraggeber vergibt Bewertungspunkte auf einer Skala von 0 bis 10. Es gelten die folgenden Zielerfüllungsgrade:

10 bis 8 Punkte: Der Referenzauftrag weist starke Ähnlichkeit zum vorliegenden Auftrag auf.

7 bis 4 Punkte: Der Referenzauftrag ist trotz einiger Unterschiede mit dem vorliegenden Auftrag grundsätzlich vergleichbar.

3 bis 0 Punkte: Der Referenzauftrag ist mit dem vorliegenden Auftrag kaum vergleichbar.

3 Aufforderung zur Angebotsabgabe

Es werden die drei Bewerber aufgefordert, deren Teilnahmeanträge in der Wertung führen. Bei Punktgleichheit mehrerer Teilnahmeanträge entscheidet das Los.

Begründung für die Rahmenvereinbarung:

Das Campus-Management-System wird über einen Zeitraum von bis zu 15 Jahren genutzt werden. Während dieses Zeitraumes ist es denkbar, dass der Auftraggeber Beratungs- und Entwicklungsleistungen benötigt, deren Umfang und Inhalt derzeit nicht feststeht und auch nicht definierbar ist.

Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren:

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Dezernat 4.3 - Zentrale Beschaffung
Internetadresse: www.fernuni-hagen.de 🌏
Dokumente URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXPNYHTDEPP/documents 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer bei der Bezirksregierung Münster
Postanschrift: Albrecht-Thaer-Straße 9
Postort: Münster
Postleitzahl: 48147
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 251411-1691 📞
Fax: +49 251411-2165 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Siehe § 160 (3) GWB

Der Antrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des

Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn

Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens

bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe

gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis

zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu

wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer

2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Quelle: OJS 2021/S 237-624554 (2021-12-02)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-01-30)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: 090-2021-014eP
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-01-30 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-02-03 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 025-071078
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 237-624554
ABl. S-Ausgabe: 25
Zusätzliche Informationen

Bei dem Gesamtbeschaffungswert von 0,01 EUR handelt es sich um einen symbolischen Wert. Der Angebotsgesamtpreis ist gemäß § 39 Abs. 6 Nr. 3 VgV geheimhaltungsbedürftig .

Objekt
Umfang der Beschaffung

Bei dem Gesamtbeschaffungswert von 0,01 EUR handelt es sich um einen symbolischen Wert. Der Angebotsgesamtpreis ist gemäß § 39 Abs. 6 Nr. 3 VgV geheimhaltungsbedürftig .

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Problemfreie Einführung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Personaleinsatz
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Aussagekraft der Angaben zu den Anwendungsfällen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Abdeckungsgrad von funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen
Usability
Preis (Gewichtung): 50

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-12-02 📅
Name: Simovative GmbH
Postanschrift: Landsberger Str. 110
Postort: München
Postleitzahl: 80339
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 89-18931200 📞
E-Mail: info@simovative.com 📧
Land: München, Kreisfreie Stadt 🏙️
Internetadresse: http://www.simovative.com 🌏
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Dezernat 4.3 - Beschaffung

Referenz
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXPNYHTDK9M
Quelle: OJS 2023/S 025-071078 (2023-01-30)

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