Contentplanungstool SaaS

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Vergabe ist ein Auftrag über die Bereitstellung eines webbasierten Tools zur Contentplanung als Saas-Lösung. Die verwendenden Organisationseinheiten sollen in die Lage versetzt werden, ihre kommunikativen bzw. redaktionellen Themen und Inhalte zu visualisieren, zu planen, zu steuern und abzustimmen. Durch die Teilbarkeit von Inhalten zwischen einzelnen Einheiten wird ein vernetztes, integriertes Arbeiten über Organisationseinheiten und Geschäftsfelder hinweg ermöglicht. Der Fokus richtet sich auf alle Inhalte, die im Rahmen von Pressearbeit, interner Kommunikation sowie externen Kommunikations- und Marketingmaßnahmen für die relevanten Zielgruppen zur Verfügung gestellt wird (u.a. Pressemitteilungen, Pressetermine, Websites, Social Media Kanälen, interne Kommunikationskanäle, Podcasts etc.). Gesucht wird ein webbasiertes Standardprodukt als SaaS, Implementierung und Betrieb erfolgen durch den AG. Benötigt werden darüber hinaus womöglich, in kleinem Umfang Trainings und Professional Services.
Im Rahmen des vorliegenden Beschaffungsvorhabens geht es nach gegenwärtiger Schätzung, um ein Volumen von 510 Lizenzen (unverbindliche Angabe). Zum Vergabezeitpunkt prognostiziert der Auftraggeber ein Volumen von bis zu 1020 Lizenzen (Höchstmenge). Aktuell ist von folgender Aufteilung auszugehen: 450 Basic User, 60 Full User. Diese Mengen wurden auf der Grundlage von Erfahrungswerten und Prognosen erstellt. Die Schätz- und Höchstmengen sind nicht mit einer Mindestabnahmeverpflichtung gegenüber einem Auftragnehmer im Zuschlagsfalle verbunden. Es besteht daher in Hinblick auf diese Mengen keinerlei Anspruch eines Auftragnehmers auf Beauftragung bzw. Vergütung.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs werden maximal fünf (5) der zur Erbringung der Leistung geeigneten und zuverlässigen Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Die Auswahl der sich im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs bewerbenden Unternehmen, die letztlich zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, erfolgt auf Basis der Auswertung der einzelnen Anforderungskriterien gemäß Anhang B5 „Eignungsmatrix“. Dabei sind zunächst Ausschluss- und Bewertungskriterien zu unterscheiden. 1. Bei den „Ausschlusskriterien“ handelt es sich um sogenannte KO-Kriterien. Diese Anforderungen müssen für eine weitere Berücksichtigung des Teilnahmeantrags zwingend erfüllt werden. Die Nichterfüllung eines Ausschlusskriteriums führt zum Ausschluss des Teilnahmeantrags. Daher ist hier lediglich eine Bewertungsauswahl zwischen „Kriterium erfüllt“ oder „Kriterium nicht erfüllt“ gegeben. Der Ausschluss bzw. die Eignung wird durch den Auftraggeber anhand der durch den Bewerber eingereichten Unterlagen und Angaben festgelegt.
2. Bei den bewerteten Eignungskriterien sind je Anforderungskriterium unterschiedliche Erfüllungsgrade möglich. Das genaue Bewertungsschema ist im Bewertungsschema für die Stufe 1 bis 4 definiert. Die erreichte Bewertungsstufe wird durch den Auftraggeber anhand der durch den Bewerber eingereichten Unterlagen und Angaben festgelegt. Aus der Summe der erreichten Erfüllungsgrade multipliziert mit der jeweils angegeben Gewichtung ergibt sich der erreichte Prozentsatz, der für das Ranking der Bewerber maßgeblich ist. Maximal kann so ein erreichter Prozentsatz von 100% erreicht werden. Dies entspricht einer vollständigen Erfüllung aller Anforderungen.
3. Neben den „Ausschlusskriterien“ ist auch für ein Bewertungskriterium zur Eignung Mindestanforderungen (Anforderungen zum Erreichen der Bewertungsstufe 3) definiert – be-trifft EK_19 und 21. Die Nicht-Erfüllung eines Ausschlusskriteriums oder Nicht-Erreichen der Mindestanforderung bei einem Bewertungskriterium führt zum Ausschluss des Teilnahmeantrags von der weiteren Eignungsprüfung.
4. In der Gesamtwertung (über alle Bewertungskriterien zur Eignung) muss mindestens eine Gesamtwertung von 25% erreicht werden, um die Eignungsprüfung zu bestehen.
Sofern mehr als 5 Bewerber alle Ausschlusskriterien erfüllen, erfolgt die Auswahl der für die Angebotsphase zugelassenen 5 Bewerber auf Grundlage der Bewertungskriterien. Hierfür werden die durch die Bewerber erreichten Prozentzahlen hintereinander vom höchsten bis zum niedrigsten Wert aufgereiht.
Die an den Positionen 1 bis 5 befindlichen Bewerber werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Sollte die Bewertung ab Rang 6 einen sehr knappen Abstand zu Rang 5 (kleiner / gleich 1 Prozentpunkt Rückstand) aufweisen, behält der Auftraggeber sich vor, bis zu zwei (2) weitere Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufordern, die unter Beibehaltung der Rangfolge einen sehr knappen Abstand zu Rang 5 aufweisen.

Beschreibung der Optionen

Option zur Verlängerung des Rahmenvertrages: Einmalige Verlängerungsoption um 24 Monate mehr Details in den Vergabeunterlagen vgl. Anhang C2 "Rahmenvertrag SaaS"

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen:
Alle Unterlagen, Erklärungen und Nachweise sind gemeinsam mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Ein diesbezüglicher Verweis auf frühere Bewerbungen ist nicht zulässig und führt zum Ausschluss. Die Unterlagen sind möglichst gemäß der, in der Bekanntmachung verwendeten Ordnungsnummern zu reihen und zu benennen.
Bei den nachfolgenden Eignungsnachweisen Nr. 1-17 handelt es sich um zwingende Anforderungen. Gibt der Bieter die geforderten Erklärungen, Dokumente und Bescheinigungen gar nicht, unvollständig oder nicht bedingungsgemäß ab, so führt dies zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren.
Erklärungen
1) Erklärung, dass kein Insolvenz- oder Sanierungsverfahren oder vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet ist und die Eröffnung auch nicht beantragt oder mangels Masse abgelehnt worden ist.
2) Erklärung, dass sich der Bewerber nicht in Liquidation befindet.
3) Erklärung, ob berufliche Verfehlungen vorliegen, die im Gewerbezentralregister eingetragen sind. Darüber hinaus erklärt er, ob derzeit ein Verfahren anhängig ist, das zu einer solchen Eintragung führen kann.
4) Erklärung, dass das Gewerbe ordnungsgemäß angemeldet ist und – sofern nach Maßgabe der Vorschriften des HGB oder des jeweiligen Herkunftslandes eintragungspflichtig – im Handelsregister eingetragen ist.
5) Erklärung, dass das Unternehmen bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nicht gegen geltende umwelt- sozial oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen hat
6) Erklärung, dass das Unternehmen seine Verpflichtung zur Zahlung von Steuer und Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Staates, in dem er ansässig ist, oder nach den Rechtsvorschriften des Staates des Auftraggebers erfüllt hat.
7) Erklärung zur kartellrechtlichen Compliance und Korruptionsprävention
8) Erklärung, dass bei der Ausführung eines früheren Auftrags oder Konzessionsvertrags bei der Deutsche Bahn AG oder einem mit ihr gemäß §§ 15 ff. AktG verbundenen Unternehmen keine wesentliche Anforderung erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt wurde.
9) Erklärung zu §§122-124 GWB
10) Erklärung zu Nicht-Beeinflussung eines Vergabeverfahrens
11) Erklärung zu schweren Verfehlungen
12) Erklärung zu Kenntnis über Verurteilungen/Geldbußen
13) Erklärung zum DB Verhaltenskodex für Geschäftspartner
14) Erklärung zu Tarifbestimmungen und Mindestlohn
15) Erklärung zu Verpflichtung von Nachunternehmern zur Einhaltung von Tarifbestimmungen
Der Bieter gibt die Eigenerklärungen der Ziffern 1-15 mittels des vollständig ausgefüllten und unterzeichneten Dokuments „Bietereigenerklärung“ ab. Dieses Dokument ist den Vergabeunterlagen beigefügt.
16) Vorlage eines Handelsregisterauszuges nicht älter als 12 Monate
17) Fristgerechtes Einreichen des Teilnahmeantrages

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
Bei dem nachfolgenden Eignungsnachweis Nr. 18 handelt es sich um eine zwingende Anforderung. Gibt der Bieter das geforderte Dokument gar nicht, unvollständig oder nicht bedingungsgemäß ab, so führt dies zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren.
18. Abgabe des vollständig ausgefüllten und unterzeichneten Dokuments Lieferantenselbstauskunft“

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die Kriterien der technischen Leistungsfähigkeit dienen dazu, dem Auftraggeber ein aussagekräftiges Bild des Bewerbers zu geben.
Bei den nachfolgenden Eignungsnachweisen Nr. 19-23 handelt es sich um zwingende Anforderungen. Gibt der Bieter die geforderten Erklärungen, Dokumente und Bescheinigungen gar nicht, unvollständig oder nicht bedingungsgemäß ab, so führt dies zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren.
EK_19. Referenzen Contentplanungstool (als SaaS-Lösung)
Bitte stellen Sie Ihre Top-3 Referenzen der vergangenen 2 Jahre zu folgendem Thema dar:
"Bereitstellung eines Contentplanungstools (als SaaS-Lösung) / eines SaaS-Services für einen Kunden in einem mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbaren Leistungsinhalt / bzw. Leistungsumfang"
Inhaltliche Mindest-Anforderungen an Referenz(en):
- Leistungszeitraum, d. h. produktiver Einsatz des Contentplanungstools (als SaaS-Lösung) beim Kunden, beträgt mindestens 12 Monate
Folgende Angaben muss die Darstellung je Referenz beinhalten:
- Angaben zu Kunde / Branche / Standort / Land (Anonymisierung des Kunden möglich)
- Beschreibung des Einsatzumfeldes und des Einsatzschwerpunkts (unterstützte Anwendungsfälle, eingesetzte Kerneigenschaften) / Nutzungsweise der Contentplanungstool SaaS-Lösung beim Kunden
- Darstellung der Komplexität / Schwierigkeit der erbrachten Leistungen / Umfang
- Zielstellung des Kunden beim Einsatz der Contentplanungstool SaaS-Lösung und Angaben zur Zielerreichung und der Fehlerrate
- Laufzeit der Referenz
Die Bewertung der einzelnen Referenzen erfolgt gemäß des Bewertungsschemas je Referenz.
Die Gesamtbewertung dieses Kriteriums ergibt sich durch die Addition der Bewertung der eingereichten Referenzen und Division durch 3 [(Referenz1 + Referenz2 + Referenz3) / 3 = Bewertung Kriterium].
EK_20. Unternehmens-Standardprozessmodell für Wartung und Weiterentwicklung des Contentplanungstool (als SaaS-Lösung)
Bitte stellen Sie zunächst in einer Übersicht Ihr Standard-Prozessmodell in Bezug auf die Weiterentwicklung und Wartung des Contentplanungstools (als SaaS-Lösung) dar.
Bitte gehen Sie anschließend insbesondere auf folgende Aspekte ein:
- Übliche Update- / Patchzyklen und übliche Vorgehensweise zur Bereitstellung von Updates / Patches
- Häufigkeit und Vorlaufzeit von Versionswechseln und Releasewechseln
- Prozess zur fortlaufenden (fachlichen) Weiterentwicklung der Contentplanungstool (als SaaS-Lösung) und geplante Innovationen
- Grundsätzliche Vorgehensweise dazu, wie Sie einem Kunden ermöglichen, auch "Alt"-Versionen Ihrer Contentplanungstool (als SaaS-Lösung) weiterhin erfolgreich zu nutzen.
- Reaktion auf Änderungen in den Schnittstellen zu oder Features in Social Media Kanälen und Vorgehen zur Implementierung dieser Änderungen in die eigene SaaS Lösung
EK_21. Standard-Leistungsportfolio Support und Training, und Dokumentation
Bitte stellen Sie zunächst in einer Übersicht Ihr Standard-Leistungsportfolio im Bereich Support und Training zur Contentplanungs-SaaS-Lösung dar.
Bitte gehen Sie anschließend insbesondere auf folgende Aspekte ein:
- Leistungsportfolio im Bereich Support inkl. Angabe der möglichen Supportzeiten und Supportsprachen
- Trainings- / Schulungsangebot (Sprachen, in denen Schulungen angeboten werden, auch Angabe, ob Schulungen onsite beim Kunden möglich sind und welche anderen Schulungsangebote vorhanden sind, z.B. Online“ oder „Web-based“ Trainings)
- Unternehmensprozesse zur Erstellung, Dokumentation und Aktualisierung der Benutzerhilfen
EK_22. Qualitätsmanagement
Verfügen Sie über ein Qualitätsmanagement gemäß DIN ISO 9001 oder vergleichbar? Bitte belegen Sie dies - falls möglich - durch eine Kopie des entsprechenden Zertifikats oder beschreiben Sie dies alternativ in seinen wesentlichen Grundsätzen.
EK_23 Datenschutz
Bitte weisen Sie die folgenen Aspekte im Hinblick auf die allgemeine Beurteilung / Einschätzung Ihrer Datenschutzmanagementsystem/-organisation unter Verwendung der den Vergabeunterlagen beiliegenden und referenzieten Antwortvorlage nach:
- Nachweis Datenschutzstandards / Datensicherheitskonzept (Datenschutz-Compliance),
- Benennung und Nachweis des Datenschutzbeauftragten (DSB),
- Nachweis Vertraulichkeitsverpflichtung / Verpflichtung auf das Datengeheimnis / Verpflichtung zum Datenschutz,
- Nennung und Nachweis Verpflichtung Unterauftragnehmer (Unterauftragsverarbeiter).
Die Angaben des Anhangs B5 Eignungsmatrix sind führend.

1) Die Vergabe läuft über das Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG (http://www.deutschebahn.com/bieterportal). Dort finden Sie sämtliche Dokumente. Zur Abgabe eines Teilnahmeantrags und eventuell eines Angebots ist die Registrierung unter Angabe der Vergabenummer (Hinweis auf EU –Vergabe) im Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG notwendig.
Für technischen oder methodischen Fragen zum Vergabeportal der Deutsche(n) Bahn AG steht die Bieterhotline (+49 8002658638) Mo.-Fr. in der Zeit von 8 bis 16 Uhr zur Verfügung.
2) Soweit der Bewerber bzgl. einzelner Bereiche, für die er ggf. im späteren Verlauf ein Angebot abgeben möchte, nicht über die dazu erforderliche Leistungsfähigkeit und/oder Fachkunde verfügt, kann er sich gemäß § 47 Abs. 1SektVO auf andere Unternehmen berufen. Bewerber, die sich zum Nachweis ihrer Eignung gem. § 47 Abs. 1 SektVO auf die Kapazitäten anderer Unternehmen (Nachunternehmer) stützen, müssen diese Drittunternehmen im Teilnahmeantrag verbindlich benennen und durch eine entsprechende Verpflichtungserklärung des Drittunternehmens nachweisen, dass ihnen im Falle der Zuschlagserteilung die Mittel zur Verfügung stehen, die für die Erfüllung des Auftrags erforderlich sind.
Der Auftraggeber behält sich vor, im Laufe des Vergabeverfahrens eine Aktualisierung der Verpflichtungserklärungen zu verlangen.
Der Auftraggeber überprüft auch bei den benannten Drittunternehmen, ob Ausschlusskriterien nach §§ 123, 124 GWB vorliegen und behält sich vor, die Vorlage von weiteren Eignungsnachweisen zu fordern.
Für Nachunternehmer, die nicht zum Eignungsnachweis nach §. 47 Abs. 1SektVO benannt wurden, gilt folgendes:
Der Auftraggeber behält sich vor, im Laufe des Vergabeverfahrens die Vorlage von Eignungsnachweisen für diese Nachunternehmer zu fordern.
Im Falle eines Austauschs solcher Nachunternehmer behält sich der AG eine erneute Prüfung der Eignung vor.
3) Der Bewerber ist zur vertraulichen Behandlung der gesamten Vergabeunterlagen verpflichtet und hat seine Mitarbeiter sowie sonstige mit der Prüfung / Bearbeitung der Vergabeunterlagen betraute Dritte entsprechend zur Vertraulichkeit zu verpflichten.
4) Corona-Virus: Der Auftraggeber behält sich vor, wegen möglicher Undurchführbarkeit der hier ausgeschriebenen Leistungen wegen Einschränkungen aufgrund der Corona-Epidemie den Zuschlag nicht zu erteilen/das Vergabeverfahren aufzuheben bzw. einzustellen.
Hinweis des Auftraggebers:
Angebote müssen weiterhin verbindlich sein und den Vergabeunterlagen entsprechen. Von den Vergabeunterlagen abweichende Angebote oder Angebote mit Vorbehalten, z.B. bei Terminen, müssen ausgeschlossen werden. Von entsprechenden Erklärungen bitten wir daher abzusehen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3, Satz 1, Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2, Satz 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder auf elektronischem Weg bzw. 15 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis bzw. – soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind – bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3, Satz 1, Nr. 1 bis 3 GWB). Des Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Geltendmachung der Unwirksamkeit einer Auftragsvergabe in einem Nachprüfungsverfahren ist fristgebunden. Es wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen. Nach § 135 Abs. 2 S. 2 GWB endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. Nach Ablauf der jeweiligen Frist kann eine Unwirksamkeit nicht mehr festgestellt werden.