Zusätzliche Informationen
Die Beschaffungsmaßnahme wird im Rahmen eines Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (§17 VgV) realisiert.
Nach dem Abschluss des Teilnahmewettbewerbes (Erfüllung der Zulassungsvoraussetzungen, Referenzen und Mindestanforderung an Umsatz und Mitarbeiterzahl) werden die 5 ausgewählten Firmen zur Abgabe eines Erst-Angebotes aufgefordert.
Nach einer Prüfung, ob die Erst-Angebote prinzipiell zuschlagsfähig sind, werden anschließend Online-Präsentationen stattfinden. Hierzu werden alle 5 Bieter mit separatem Schreiben eingeladen.
Nach den Präsentationen wird mit allen 5 geeigneten Anbietern über den Gegenstand und die Bedingungen des Auftrags verhandelt.
Wir behalten uns vor, im Laufe der Verhandlungen abzuschichten. Es scheiden dabei jene Bieter aus, deren Erst- oder Folgeangebote keine Aussicht auf Zuschlagserteilung haben.
Wir behalten uns ferner den Verzicht auf Verhandlungen vor.
Bei der vorliegenden Ausschreibung wird nach den Bestimmungen der Vergabeverordnung (VgV) verfahren. Eine Aufteilung in Lose ist nicht vorgesehen.
Angebotsphase:
— Verpflichtend mit dem Angebot abzugebende Dokumente.
Zusammen mit dem Angebot sind zwingend die folgenden Unterlagen abzugeben:
— Schreiben zum Angebot, Vertragsgrundlagen, Anforderungen an die Software, Erklärung bzgl. Zuverlässigkeit HVTG,
— Inhalt des Angebots.
Das Angebot soll unter Bezugnahme auf die in Leistungsbeschreibung aufgeführten Fragestellungen, Anforderungen und Leistungsbestandteile erfolgen.
Mindestanforderungen („K. O.-Kriterien“) an die Software:
— Bei den eingesetzten Servern handelt es sich um DSGVO-konforme Server.
— Die Server sind ISO-Norm zertifiziert.
— Es wird zugesichert, dass sich der Standort der Server in der Bundesrepublik Deutschland befindet.
— Die eingesetzte Anwendung ist web-app fähig und sowohl unter android- als auch unter iOS-betriebenen Geräten lauffähig.
— Schnittstellen zu Outlook, Skype und MS Teams sind vorhanden die die reibungslose Zusammenarbeit mit diesen Anwendungen ermöglichen.
— Ein individuelles Rollen- und Rechtekonzept steht bei der eingesetzten Anwendung zur Verfügung.
— Die Größe der Datenanhänge beträgt mindestens 200 MB/Datei.
— Eine unbegrenzte Anzahl an Projektmitgliedern/Projekt ist möglich.
— Die Aufnahme externer (organisationsfremder) Projektmitglieder in ein Projekt ist möglich.
Bieterpräsentation (Anwenderfreundlichkeit im Rahmen der Online-Präsentation):
Der Anbieter erklärt sich mit der Teilnahme am Vergabeverfahren bereit, eine kostenfreie Online-Präsentation seiner Software anhand des Business Case durchzuführen.
Bei der Anbieterpräsentation soll insbesondere auf die Eigenschaften der Software gemäß den Wertungskriterien der Bewertungsmatrix eingegangen werden.
Für die Präsentation ist eine Dauer von maximal 1,5 Stunden vorgesehen.
Angebotsbewertung:
Die inhaltliche Bewertung der Angebote erfolgt entsprechend der einzelnen Punkte dieses Dokumentes.
Die Gewichtung der Zuschlagskriterien wird nach folgender Aufteilung vorgenommen:
1. fachliche und funktionalen Anforderungen der Leistungsbeschreibung 40 %,
2. Anwenderfreundlichkeit (Online-Präsentation) 30 %,
3. Preis 30 %.
Anbieter welche in den Bewertungskriterien 1 und 2 nicht jeweils mindestens 50 % der Punkte erreichen, werden vom Vergabeverfahren ausgeschlossen.