Digitalisierung Bestandsbauakten

Beschreibung der Beschaffung

Das Baurechts- und Bauverwaltungsamt der Stadtverwaltung Böblingen ist für verschiedene bauliche Verfahren verantwortlich. Das Amt ist untere Baurechtsbehörde und untere Denkmalschutzbehörde.
Baugenehmigungsverfahren werden hier abgewickelt. Die verschiedenen Verfahren werden vom Antrag an bis zur Genehmigung geführt und dokumentiert. Die örtliche Zuständigkeit beläuft sich hierbei.
Auf das Stadtgebiet Böblingen und Dagersheim.
Im Rahmen der Digitalisierung sollen zur Flächen- und Geschäftsprozessoptimierung die im Laufe der Jahre angefallenen Papierbauakten/Bestandsbauakten digitalisiert und an das bereits vorhandene Dokumentenmanagementsystem übergeben werden. Bei den zu verarbeitenden Dokumenten handelt es
Sich insgesamt um eine geschätzte Menge von ca. 470 laufenden Metern (lfm.) Akten (à ca. 6 000 Blatt pro lfm.), die sich derzeit an 2 unterschiedlichen Standorten in Böblingen befinden (Stadtverwaltung Böblingen, Neues Rathaus, Marktplatz 16, 71032 Böblingen, Außenstelle Tetragon, Konrad-Zuse-Straße 90, 71034 Böblingen).
Die Stadtverwaltung Böblingen beabsichtigt mit dieser Ausschreibung, einen Auftrag für die Digitalisierung aller archivierten und laufenden Papierakten mit einem fachlich kompetenten und zuverlässigen Dienstleister abzuschließen.
Es entstehen rechtssichere Digitalisate nach der BSI TR-03138 oder nach eine gleichwertigen rechtssicheren Scanverfahren, sodass ein Großteil der Originale nach dem Scannen in Absprache vernichtet werden kann.
Ablauf:
Digitalisierung von Bestandsbauakten ca. 470 m in mehreren Chargen verteilt auf die Jahre 2021, 2022, 2023, als ersetzendes Scannen nach TR-Resiscan od. vergleichbarem rechtssicheren Scanverfahren:
1. Digitalisierungsvorbereitung wie entklammern, kleben, entfernen von Rost ggfs. kopieren: pro Stück/Seite,
2. Scannen der Bauakten (Schrift- und Planteil), Pläne von DINA3 bis A0, in Einzelfällen auch größer; Dateiformat PDF/a-2u durchsuchbar, doppelseitiger Scann und Löschung der weißen Seiten, Indizierung, Pro Stück/Seite,
3. Übernahme der Indexdaten (Aktenzeichen, Anschrift, Gemarkung, Flurstück, Titel) vom Aktendeckel, bei mehreren Vorhaben in einer Akte erfolgt Einzelerfassung; bei Altakten ggf. mit Aktenzeichenvergabe,
4. Einlagerung und Verwaltung während der Digitalisierung, lfd. Meter Regalfach,
5. On-Demand-Bereitstellung innerhalb von 24 Stunden in digitaler Form,
6. Schaffung Voraussetzungen für Datenimport (Dokumentenmanagementsystem, Fachverfahren) für Metadaten,
7. Datentransfer nach jeder Charge über gesichertes Downloadverzeichnis, Serverstandort Europa, DSGVO-konform, alternativ über gesicherte USB Festplatte; Erstellung einer Datei im csv-Format für den Import der Daten,
8. Abholung und Zustellung der Akten: Abholort: Böblingen, Rathaus, Marktplatz 15 und Tetragon, Konrad-Zuse-Straße 90,
9. Transport: Sicherheit während des Transports bzgl. Transportfahrzeug, eingesetztem Personal und der Akten, An- und Abfahrt in Chargen nach vorheriger Absprache
10. Rücktransport ausgewiesener Originalunterlagen (z. B. denkmalgeschützte und vor 1946 entstandene Gebäude),
11. Aktenvernichtung der nicht mehr notwendigen Unterlagen nach DIN 66399-2 Schutzklasse 2/P-3 bzw. zertifizierten Dienstleister nach vorheriger Freigabe durch den Auftraggeber jeweils nach voraussichtlich 6 Monaten. Dokumentation über die Vernichtung der Papieroriginale sowie das Löschen der digitalen Daten,
12. Testphase/Nullserie mit Test-Import für 10 repräsentative Akten.

Zusätzliche Informationen

Lieferung in Chargen über 3 Jahre verteilt (2021-2023) inkl. Teilvernichtung der Akten nach ersetzendem Scannen. Terminierung nach Absprache. Weitere Details in den Ausschreibungsunterlagen ersichtlich.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Einreichung Formblatt „Eigenerklärung zur Eignung“ – siehe
Vergabeunterlagen und mit dem Angebot vorzulegen:
1. Das Angebot enthält die geforderten oder ggf. nachgeforderten Unterlagen (§ 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV),
2. Es wurden keine Änderungen oder Ergänzungen an Vergabeunterlagen vorgenommen (§ 57 Abs. 1 Nr.4 VgV),
3. Das Angebot enthält alle erforderlichen Preisangaben (§ 57 Abs. 1 Nr. 5 VgV),
4. Das Angebot ist kein nicht zugelassenes Nebenangebot (§ 57 Abs. 1 Nr. 6 VgV),
5. Eigenerklärung, dass das Unternehmen über ein zertifiziertes und rechtssicheres Scanvorgangsverfahren nach BSI TR-03138 (RESISCAN) oder vergleichbares rechtssicheres ersetzendes Scanverfahren verfügt,
6. Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung,
6.1. Vorlage der Eigenerklärung gem. § 42 VgV in Verbindung mit §§ 123, 124 GWB,
6.2. Eintragung im Berufs- und Handelsregister.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

7. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
7.1. Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Deckungssummen:
— für Vermögens- und Sachschäden bis zu 250 000 EUR je Schadensereignis,
— für Personenschäden bis zu 250 000 EUR je Schadensereignis.
7.2. Nachweis einer Versicherung gegen Brand und Einbruchsdiebstahl,
7.3. Bonitätsnachweis über Eigenauskunft einer Wirtschaftsauskunftei (Creditreform, Bürgel) zur Bewertung des Bonitätsindex oder gleichwertiger Nachweis einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus dem Land, in dem der Bewerber angemeldet ist (nicht älter als 1 Jahr),
7.4. Vorlage von Bilanzen oder Bilanzauszügen über die letzten 3 Geschäftsjahre. Sofern das Unternehmen nicht veröffentlichungspflichtig ist, eine Eigenerklärung zur Eigenkapitalquote der letzten 3 Geschäftsjahre,
7.5. Darstellung der Umsatzentwicklung bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand in den letzten 3 Jahren,
7.6. Nachweis (durch Eigenerklärung) dass mind. 10 Mitarbeitende in Festanstellung beim Unternehmen arbeiten,
7. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit,
7.1. Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Deckungssummen:
— für Vermögens- und Sachschäden bis zu 250 000 EUR je Schadensereignis,
— für Personenschäden bis zu 250 000 EUR je Schadensereignis.
7.2. Nachweis einer Versicherung gegen Brand und Einbruchsdiebstahl,
7.3. Bonitätsnachweis über Eigenauskunft einer Wirtschaftsauskunftei (Creditreform, Bürgel) zur Bewertung des Bonitätsindex oder gleichwertiger Nachweis einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus dem Land, in dem der Bewerber angemeldet ist (nicht älter als 1 Jahr),
7.4. Vorlage von Bilanzen oder Bilanzauszügen über die letzten 3 Geschäftsjahre. Sofern das Unternehmen nicht veröffentlichungspflichtig ist, eine Eigenerklärung zur Eigenkapitalquote der letzten 3 Geschäftsjahre,
7.5. Darstellung der Umsatzentwicklung bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand in den letzten 3 Jahren,
7.6. Nachweis (durch Eigenerklärung) dass mind. 10 Mitarbeitende in Festanstellung beim Unternehmen arbeiten.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

8.1. Angaben von 3 Referenzen von Projekten aus dem Bereich „Digitalisierung von papiergebundenen Unterlagen“ und mit vergleichbarem Auftragsvolumen innerhalb der vergangenen 3 Jahre, bei denen folgende Kriterien erfüllt sind:
a) Volumen mind. 300 lfm. Aktenmeter,
b) Digitalisierung von papierbasierten Unterlagen mit Plänen,
c) innerhalb der letzten 3 Jahre,
8.2. jeweils Angaben zu den 3 Referenzen über:
a) Name der Behörde/Verwaltung oder Firma, des Ansprechpartners mit Telefonnummer,
b) Projektbeginn und Projektende (MM.JJJJ – MM.JJJJ),
c) Einsatz eines Projektleiters,
d) Vollständigkeitskontrollen bei Abholung und Rücktransport Vollständigkeitskontrollen durchgeführt,
e) Projektleiter/Ansprechpartner beherrscht deutsche Sprache auf C1-Level A.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Nachprüfverfahren bei der Vergabekammer beantragt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Beschreibung der Beschaffung

Das Baurechts- und Bauverwaltungsamt der Stadtverwaltung Böblingen ist für verschiedene bauliche Verfahren verantwortlich. Das Amt ist untere Baurechtsbehörde und untere Denkmalschutzbehörde. Baugenehmigungsverfahren werden hier abgewickelt. Die verschiedenen Verfahren werden vom Antrag an bis zur Genehmigung geführt und dokumentiert. Die örtliche Zuständigkeit beläuft sich hierbei auf das Stadtgebiet Böblingen und Dagersheim. Im Rahmen der Digitalisierung sollen zur Flächen- und Geschäftsprozessoptimierung die im Laufe der Jahre angefallenen Papierbauakten/ Bestandsbauakten digitalisiert und an das bereits vorhandene Dokumentenmanagementsystem übergeben werden. Bei den zu verarbeitenden Dokumenten handelt es sich insgesamt um eine geschätzte Menge von ca. 470 laufenden Metern (lfm.) Akten (à ca. 6 000 Blatt pro lfm.), die sich derzeit an 2 unterschiedlichen Standorten in Böblingen befinden (Stadtverwaltung Böblingen, Neues Rathaus, Marktplatz 16, 71032 Böblingen, Außenstelle Tetragon, Konrad-Zuse-Straße 90, 71034 Böblingen). Die Stadtverwaltung Böblingen beabsichtigt mit dieser Ausschreibung, einen Auftrag für die Digitalisierung aller archivierten und laufenden Papierakten mit einem fachlich kompetenten und zuverlässigen Dienstleister abzuschließen. Es entstehen rechtssichere Digitalisate nach der BSI TR-03138 oder nach eine gleichwertigen rechtssicheren Scanverfahren, sodass ein Großteil der Originale nach dem Scannen in Absprache vernichtet werden kann. Ablauf: Digitalisierung von Bestandsbauakten ca. 470 m in mehreren Chargen verteilt auf die Jahre 2021, 2022, 2023, als ersetzendes Scannen nach TR-Resiscan od. vergleichbarem rechtssicheren Scanverfahren.
1. Digitalisierungsvorbereitung wie entklammern, kleben, entfernen von Rost ggfs. kopieren: pro Stück/Seite.
2. Scannen der Bauakten (Schrift- und Planteil), Pläne von DINA3 bis A0, in Einzelfällen auch größer; Dateiformat PDF/a-2u durchsuchbar, doppelseitiger Scann und Löschung der weißen Seiten, Indizierung, pro Stück/Seite.
3. Übernahme der Indexdaten (Aktenzeichen, Anschrift, Gemarkung, Flurstück, Titel) vom Aktendeckel, bei mehreren Vorhaben in einer Akte erfolgt Einzelerfassung; bei Altakten ggf. mit Aktenzeichenvergabe.
4. Einlagerung und Verwaltung während der Digitalisierung, lfd. Meter Regalfach.
5. On-Demand-Bereitstellung innerhalb von 24 Stunden in digitaler Form.
6. Schaffung Voraussetzungen für Datenimport (Dokumentenmanagementsystem, Fachverfahren) für Metadaten.
7. Datentransfer nach jeder Charge über gesichertes Downloadverzeichnis, Serverstandort Europa, DSGVO-konform, alternativ über gesicherte USB Festplatte; Erstellung einer Datei im csv-Format für den Import der Daten.
8. Abholung und Zustellung der Akten: Abholort: Böblingen, Rathaus, Marktplatz 15 und Tetragon, Konrad-Zuse-Straße 90.
9. Transport: Sicherheit während des Transports bzgl. Transportfahrzeug, eingesetztem Personal und der Akten, An- und Abfahrt in Chargen nach vorheriger Absprache.
10. Rücktransport ausgewiesener Originalunterlagen (z. B. denkmalgeschützte und vor 1946 entstandene Gebäude).
11. Aktenvernichtung der nicht mehr notwendigen Unterlagen nach DIN 66399-2 Schutzklasse 2/P-3 bzw. zertifizierten Dienstleister nach vorheriger Freigabe durch den Auftraggeber jeweils nach voraussichtlich 6 Monaten. Dokumentation über die Vernichtung der Papieroriginale sowie das Löschen der digitalen Daten.
12. Testphase/Nullserie mit Test-Import für 10 repräsentative Akten.