Digitalisierung Bestandsbauakten

Stadt Böblingen, Baurechts- und Bauverwaltungsamt

Digitalisierung der Bestandsbauakten bei der Stadtverwaltung Böblingen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-04-13. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-03-02.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• mdn Hübner GmbH

Wer?

• Stadt Böblingen, Baurechts- und Bauverwaltungsamt

Wie?

• Scanning und Rechnungsstellung › Scanning

Wo?

• Stuttgart › Böblingen

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-03-02	Auftragsbekanntmachung
2021-03-05	Ergänzende Angaben
2021-06-24	Bekanntmachung über vergebene Aufträge
2021-06-24	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-03-02)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Scanning
Referenznummer: 600-2021-0025
Kurze Beschreibung: Digitalisierung der Bestandsbauakten bei der Stadtverwaltung Böblingen.
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Scanning 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Scanning 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Böblingen 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Böblingen, Baurechts- und Bauverwaltungsamt
Postanschrift: Marktplatz 16
Postleitzahl: 71032
Postort: Böblingen
Kontakt
Internetadresse: http://www.boeblingen.de 🌏
E-Mail: m.haeussler@boeblingen.de 📧
Telefon: +49 70316693411 📞
URL der Dokumente: https://www.vergabe24.de/vergabeunterlagen/54321-Tender-177ddd81618-6a11c18005668d1e 🌏
URL der Teilnahme: https://www.vergabe24.de/vergabeunterlagen/54321-Tender-177ddd81618-6a11c18005668d1e 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-03-02 📅
Einreichungsfrist: 2021-04-13 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-03-05 📅
Datum des Beginns: 2021-07-05 📅
Datum des Endes: 2023-03-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 045-112252
ABl. S-Ausgabe: 45
Zusätzliche Informationen

Lieferung in Chargen über 3 Jahre verteilt (2021-2023) inkl. Teilvernichtung der Akten nach ersetzendem Scannen. Terminierung nach Absprache. Weitere Details in den Ausschreibungsunterlagen ersichtlich.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Das Baurechts- und Bauverwaltungsamt der Stadtverwaltung Böblingen ist für verschiedene bauliche Verfahren verantwortlich. Das Amt ist untere Baurechtsbehörde und untere Denkmalschutzbehörde.

Baugenehmigungsverfahren werden hier abgewickelt. Die verschiedenen Verfahren werden vom Antrag an bis zur Genehmigung geführt und dokumentiert. Die örtliche Zuständigkeit beläuft sich hierbei.

Auf das Stadtgebiet Böblingen und Dagersheim.

Im Rahmen der Digitalisierung sollen zur Flächen- und Geschäftsprozessoptimierung die im Laufe der Jahre angefallenen Papierbauakten/Bestandsbauakten digitalisiert und an das bereits vorhandene Dokumentenmanagementsystem übergeben werden. Bei den zu verarbeitenden Dokumenten handelt es

Sich insgesamt um eine geschätzte Menge von ca. 470 laufenden Metern (lfm.) Akten (à ca. 6 000 Blatt pro lfm.), die sich derzeit an 2 unterschiedlichen Standorten in Böblingen befinden (Stadtverwaltung Böblingen, Neues Rathaus, Marktplatz 16, 71032 Böblingen, Außenstelle Tetragon, Konrad-Zuse-Straße 90, 71034 Böblingen).

Die Stadtverwaltung Böblingen beabsichtigt mit dieser Ausschreibung, einen Auftrag für die Digitalisierung aller archivierten und laufenden Papierakten mit einem fachlich kompetenten und zuverlässigen Dienstleister abzuschließen.

Es entstehen rechtssichere Digitalisate nach der BSI TR-03138 oder nach eine gleichwertigen rechtssicheren Scanverfahren, sodass ein Großteil der Originale nach dem Scannen in Absprache vernichtet werden kann.

Ablauf:

Digitalisierung von Bestandsbauakten ca. 470 m in mehreren Chargen verteilt auf die Jahre 2021, 2022, 2023, als ersetzendes Scannen nach TR-Resiscan od. vergleichbarem rechtssicheren Scanverfahren:

1. Digitalisierungsvorbereitung wie entklammern, kleben, entfernen von Rost ggfs. kopieren: pro Stück/Seite,

2. Scannen der Bauakten (Schrift- und Planteil), Pläne von DINA3 bis A0, in Einzelfällen auch größer; Dateiformat PDF/a-2u durchsuchbar, doppelseitiger Scann und Löschung der weißen Seiten, Indizierung, Pro Stück/Seite,

3. Übernahme der Indexdaten (Aktenzeichen, Anschrift, Gemarkung, Flurstück, Titel) vom Aktendeckel, bei mehreren Vorhaben in einer Akte erfolgt Einzelerfassung; bei Altakten ggf. mit Aktenzeichenvergabe,

4. Einlagerung und Verwaltung während der Digitalisierung, lfd. Meter Regalfach,

5. On-Demand-Bereitstellung innerhalb von 24 Stunden in digitaler Form,

6. Schaffung Voraussetzungen für Datenimport (Dokumentenmanagementsystem, Fachverfahren) für Metadaten,

7. Datentransfer nach jeder Charge über gesichertes Downloadverzeichnis, Serverstandort Europa, DSGVO-konform, alternativ über gesicherte USB Festplatte; Erstellung einer Datei im csv-Format für den Import der Daten,

8. Abholung und Zustellung der Akten: Abholort: Böblingen, Rathaus, Marktplatz 15 und Tetragon, Konrad-Zuse-Straße 90,

9. Transport: Sicherheit während des Transports bzgl. Transportfahrzeug, eingesetztem Personal und der Akten, An- und Abfahrt in Chargen nach vorheriger Absprache

10. Rücktransport ausgewiesener Originalunterlagen (z. B. denkmalgeschützte und vor 1946 entstandene Gebäude),

11. Aktenvernichtung der nicht mehr notwendigen Unterlagen nach DIN 66399-2 Schutzklasse 2/P-3 bzw. zertifizierten Dienstleister nach vorheriger Freigabe durch den Auftraggeber jeweils nach voraussichtlich 6 Monaten. Dokumentation über die Vernichtung der Papieroriginale sowie das Löschen der digitalen Daten,

12. Testphase/Nullserie mit Test-Import für 10 repräsentative Akten.

Zusätzliche Informationen:

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Hauptort:

Marktplatz 16

71032 Böblingen (Neues Rathaus)

Außenstelle:

Konrad-Zuse-Straße 90

71034 Böblingen (Tetragon)

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Einreichung Formblatt „Eigenerklärung zur Eignung“ – siehe

Vergabeunterlagen und mit dem Angebot vorzulegen:

1. Das Angebot enthält die geforderten oder ggf. nachgeforderten Unterlagen (§ 57 Abs. 1 Nr. 2 VgV),

2. Es wurden keine Änderungen oder Ergänzungen an Vergabeunterlagen vorgenommen (§ 57 Abs. 1 Nr.4 VgV),

3. Das Angebot enthält alle erforderlichen Preisangaben (§ 57 Abs. 1 Nr. 5 VgV),

4. Das Angebot ist kein nicht zugelassenes Nebenangebot (§ 57 Abs. 1 Nr. 6 VgV),

5. Eigenerklärung, dass das Unternehmen über ein zertifiziertes und rechtssicheres Scanvorgangsverfahren nach BSI TR-03138 (RESISCAN) oder vergleichbares rechtssicheres ersetzendes Scanverfahren verfügt,

6. Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung,

6.1. Vorlage der Eigenerklärung gem. § 42 VgV in Verbindung mit §§ 123, 124 GWB,

6.2. Eintragung im Berufs- und Handelsregister.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

7. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

7.1. Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Deckungssummen:

— für Vermögens- und Sachschäden bis zu 250 000 EUR je Schadensereignis,

— für Personenschäden bis zu 250 000 EUR je Schadensereignis.

7.2. Nachweis einer Versicherung gegen Brand und Einbruchsdiebstahl,

7.3. Bonitätsnachweis über Eigenauskunft einer Wirtschaftsauskunftei (Creditreform, Bürgel) zur Bewertung des Bonitätsindex oder gleichwertiger Nachweis einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft aus dem Land, in dem der Bewerber angemeldet ist (nicht älter als 1 Jahr),

7.4. Vorlage von Bilanzen oder Bilanzauszügen über die letzten 3 Geschäftsjahre. Sofern das Unternehmen nicht veröffentlichungspflichtig ist, eine Eigenerklärung zur Eigenkapitalquote der letzten 3 Geschäftsjahre,

7.5. Darstellung der Umsatzentwicklung bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand in den letzten 3 Jahren,

7.6. Nachweis (durch Eigenerklärung) dass mind. 10 Mitarbeitende in Festanstellung beim Unternehmen arbeiten,

7. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit,

7.6. Nachweis (durch Eigenerklärung) dass mind. 10 Mitarbeitende in Festanstellung beim Unternehmen arbeiten.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

8.1. Angaben von 3 Referenzen von Projekten aus dem Bereich „Digitalisierung von papiergebundenen Unterlagen“ und mit vergleichbarem Auftragsvolumen innerhalb der vergangenen 3 Jahre, bei denen folgende Kriterien erfüllt sind:

a) Volumen mind. 300 lfm. Aktenmeter,

b) Digitalisierung von papierbasierten Unterlagen mit Plänen,

c) innerhalb der letzten 3 Jahre,

8.2. jeweils Angaben zu den 3 Referenzen über:

a) Name der Behörde/Verwaltung oder Firma, des Ansprechpartners mit Telefonnummer,

b) Projektbeginn und Projektende (MM.JJJJ – MM.JJJJ),

c) Einsatz eines Projektleiters,

d) Vollständigkeitskontrollen bei Abholung und Rücktransport Vollständigkeitskontrollen durchgeführt,

e) Projektleiter/Ansprechpartner beherrscht deutsche Sprache auf C1-Level A.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:15
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-06-22 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2021-04-13 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:15
Zusätzliche Informationen: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Melanie Häußler, Tiefbau- und Grünflächenamt
Internetadresse: www.boeblingen.de 🌏
Adresse des Käuferprofils: www.vergabe24.de 🌏
Dokumente URL: https://www.vergabe24.de/vergabeunterlagen/54321-Tender-177ddd81618-6a11c18005668d1e 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Postort: Karlsruhe
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Nachprüfverfahren bei der Vergabekammer beantragt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Quelle: OJS 2021/S 045-112252 (2021-03-02)

Ergänzende Angaben (2021-03-05)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-03-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-03-10 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 048-121467
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 045-112252
ABl. S-Ausgabe: 48
Quelle: OJS 2021/S 048-121467 (2021-03-05)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-06-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 123988.45 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Niedrigster Preis

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Böblingen
Kontakt
E-Mail: m.byrla@boeblingen.de 📧
Telefon: +49 70316693293 📞
Fax: +49 70316693299 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-06-24 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-06-29 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 123-326498
ABl. S-Ausgabe: 123

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Das Baurechts- und Bauverwaltungsamt der Stadtverwaltung Böblingen ist für verschiedene bauliche Verfahren verantwortlich. Das Amt ist untere Baurechtsbehörde und untere Denkmalschutzbehörde. Baugenehmigungsverfahren werden hier abgewickelt. Die verschiedenen Verfahren werden vom Antrag an bis zur Genehmigung geführt und dokumentiert. Die örtliche Zuständigkeit beläuft sich hierbei auf das Stadtgebiet Böblingen und Dagersheim. Im Rahmen der Digitalisierung sollen zur Flächen- und Geschäftsprozessoptimierung die im Laufe der Jahre angefallenen Papierbauakten/ Bestandsbauakten digitalisiert und an das bereits vorhandene Dokumentenmanagementsystem übergeben werden. Bei den zu verarbeitenden Dokumenten handelt es sich insgesamt um eine geschätzte Menge von ca. 470 laufenden Metern (lfm.) Akten (à ca. 6 000 Blatt pro lfm.), die sich derzeit an 2 unterschiedlichen Standorten in Böblingen befinden (Stadtverwaltung Böblingen, Neues Rathaus, Marktplatz 16, 71032 Böblingen, Außenstelle Tetragon, Konrad-Zuse-Straße 90, 71034 Böblingen). Die Stadtverwaltung Böblingen beabsichtigt mit dieser Ausschreibung, einen Auftrag für die Digitalisierung aller archivierten und laufenden Papierakten mit einem fachlich kompetenten und zuverlässigen Dienstleister abzuschließen. Es entstehen rechtssichere Digitalisate nach der BSI TR-03138 oder nach eine gleichwertigen rechtssicheren Scanverfahren, sodass ein Großteil der Originale nach dem Scannen in Absprache vernichtet werden kann. Ablauf: Digitalisierung von Bestandsbauakten ca. 470 m in mehreren Chargen verteilt auf die Jahre 2021, 2022, 2023, als ersetzendes Scannen nach TR-Resiscan od. vergleichbarem rechtssicheren Scanverfahren.

1. Digitalisierungsvorbereitung wie entklammern, kleben, entfernen von Rost ggfs. kopieren: pro Stück/Seite.

4. Einlagerung und Verwaltung während der Digitalisierung, lfd. Meter Regalfach.

5. On-Demand-Bereitstellung innerhalb von 24 Stunden in digitaler Form.

6. Schaffung Voraussetzungen für Datenimport (Dokumentenmanagementsystem, Fachverfahren) für Metadaten.

8. Abholung und Zustellung der Akten: Abholort: Böblingen, Rathaus, Marktplatz 15 und Tetragon, Konrad-Zuse-Straße 90.

9. Transport: Sicherheit während des Transports bzgl. Transportfahrzeug, eingesetztem Personal und der Akten, An- und Abfahrt in Chargen nach vorheriger Absprache.

10. Rücktransport ausgewiesener Originalunterlagen (z. B. denkmalgeschützte und vor 1946 entstandene Gebäude).

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-06-21 📅
Name: mdn Hübner GmbH
Postanschrift: Sieboldstraße, 18
Postort: Nürnberg
Postleitzahl: 90411
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 91159755812 📞
E-Mail: gumbert@mdn.de 📧
Land: Nürnberg, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 123988.45 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 7

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: M. Byrla, Amt für Gebäudemanagement

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Postanschrift: Karl-Friedrich-Str. 17
Postleitzahl: 76133
Telefon: +49 7219260 📞
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de 📧
Fax: +49 7219263585 📠
Quelle: OJS 2021/S 123-326498 (2021-06-24)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-06-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 123988.45 EUR 💰

Referenz
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 123-326529

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

5. On-Demand-Bereitstellung innerhalb von 24 Stunden in digitaler Form 6. Schaffung Voraussetzungen für Datenimport (Dokumentenmanagementsystem, Fachverfahren) für Metadaten,

9. Transport: Sicherheit während des Transports bzgl. Transportfahrzeug, eingesetztem Personal und der Akten, An- und Abfahrt in Chargen nach vorheriger Absprache,

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Hauptort: Marktplatz 16, 71032 Böblingen (Neues Rathaus)

Außenstelle: Konrad-Zuse-Straße 90, 71034 Böblingen (Tetragon)

Verfahren
Vergabekriterien
Kostenkriterium (Name): Qualität insgamt
Kostenkriterium (Gewichtung): 61,00
Kostenkriterium (Name): Preis
Kostenkriterium (Gewichtung): 39,00

Referenz
Zusätzliche Informationen

Hinweis zum Auftragsgegenstand: Zuschlagskriterien gem Anlage in den Vergabeunterlagen (Exceltabelle), sowie LV (Seite 18 ff).

Quelle: OJS 2021/S 123-326529 (2021-06-24)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit (>20 neue Beschaffungen)

Veschiedene Dienstleistungen für Unternehmen und andere Dienstleistungen (>20)

Verschiedene Dienstleistungen für Unternehmen (18)

Scanning und Rechnungsstellung (2)

Rechnungsstellung
Scanning (1)