Digitalisierung Förderprogramm Filmerbe

Kurze Beschreibung

Rahmenvereinbarung zur Film-Digitalisierung für Förderprogramm "Filmerbe" (Erstellung von Rohscans, DCP und DCDM unterschiedlichster Filmmaterialien Bild und Ton, einschließlich Erstellung barrierefreier SDH und Audiodeskription, sowie notwendiger Nebenleistungen)

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Die "Anlage Eigenerklärung-Ausschlussgründe" ist vom Bieter auszufüllen und dem Angebot beizufügen. Vor der Auftragsvergabe wird von der Vergabestelle eine Gewerbezentralregisterauskunft eingeholt. Für einen Zuschlag kommt nur ein Bieter in Frage, der keine auftragsverhindernden Eintragungen besitzt.
Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung und Transportversicherung:
Das Vorhandensein einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung ist nachzuweisen durch Versicherungsbestätigung. Die Versicherungssumme muss eine Deckungssumme je Schadensfall in Höhe von jeweils mindestens 3.000.000,00 € für Personenschäden, mindestens 3.000.000,00 € für Sachschäden und mindestens 3.000.000,00 € für das Abhandenkommen von Sachen aufweisen.
Aus der Versicherungsbestätigung muss sich ergeben
• welche Risiken abgesichert sind;
• welche Deckungssummen vereinbart sind;
• dass zurzeit nichts dagegen spricht, dass der Versicherungsschutz zeitlich auch die Gewährleistungsfrist umfasst.
Für den Fall, dass im Zusammenhang mit Lagerung und Transport eintretende Schadensfälle, insbesondere auch der Verlust der Sache, nicht von der Berufs- oder Betriebshaft-pflichtversicherung abgedeckt werden, ist eine zusätzliche Lager- und Transportversicherung nachzuweisen.
Sofern ein Versicherungsschutz noch nicht besteht, ist die Vorlage einer Eigenerklärung des Bieters ausreichend, dass eine entsprechende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung und / oder Transportversicherung spätestens vor Zuschlag nachgewiesen wird.
Sollten bei der Leistungserbringung Unterauftragnehmer eingesetzt werden, muss der Versicherer bestätigen, dass auch deren Tätigkeiten im Rahmen der Leistungserbringung von der Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung des Auftragnehmers umfasst sind. Andernfalls ist ein den Vorgaben entsprechender Versicherungsschutz des Unterauftragnehmers nachzuweisen.
Weitere Teilnahmeregeln sind im Abs. VI.3) aufgeführt!

Bedingungen für die Vertragserfüllung

* Sprache:
Es ist sicherzustellen, dass die Kommunikation zwischen Auftragnehmer, Auftraggeberin und Bundesarchiv in deutscher Sprache bzw. mit deutschsprachigen Ansprechpartnern erfolgen kann.
* Ausfuhrgenehmigung und Rückgabezusage:
Darüber hinaus sei darauf hingewiesen, dass die Archivalien des Bundesarchivs gem. §22 KGSG (Kulturschutzgesetz) und aktueller Genehmigungslage ausschließlich in EU-Mitgliedsstaaten verbracht werden dürfen. Eine aktuelle Ausfuhrgenehmigung hierfür liegt vor.
Darüber hinaus muss im Falle der Ausfuhr von Archivgut ins Ausland zusätzlich zur Ausfuhrgenehmigung eine Rückgabezusage des jeweiligen Landes mit einer Aufstellung der jeweiligen Archivalien vorliegen.
Die zur Erlangung einer Rückgabezusage notwendigen Formalitäten und Kosten obliegen in diesem Fall dem Auftragnehmer. Das Bundesarchiv kann eine Liste der abzuholenden Filmmaterialien spätestens 2 Wochen vor dem Abholtermin digital bereitstellen.
Auch im Falle einer Bearbeitung im Ausland ist sicherzustellen, dass die geforderten Bearbeitungs- und Gesamtprojektzeiten trotz ggf. notwendiger Genehmigungsverfahren und der im Zusammenhang mit Covid-19 ggf. bestehenden Reisebeschränkungen zuverlässig eingehalten werden können.
* Bezüglich des Umgangs mit Cellulosenitratmaterialien sind die Regelungen des § 17 SprengG und der 2. SprengV einzuhalten und die fachgerechte Umsetzung während der Leistungserbringung auf Anfrage nachzuweisen.

Fortsetzung zu III.1.4)
* Referenzen
Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit reichen Sie bitte eine Liste mit mindestens drei geeigneten Referenzen in Bezug zur gegenständlichen Leistung ein. Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand und Ihre hierfür relevanten Erfahrungen anhand der Referenzen dar.
Zu den Referenzen sind folgende Angaben zu machen:
• Beschreibung der ausgeführten Leistungen,
• Wert des Auftrages,
• Zeitraum der Leistungserbringung,
• Angabe der zuständigen Kontaktstelle beim Auftraggeber der Referenz mit Anschrift und Kontaktdaten.
Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen:
• Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein (maßgeblich ist das Datum der letzten Leistungserbringung - gerechnet bis zum Ende der Angebotsfrist).
• Als gleichwertig werden Referenzen angesehen, die folgende Merkmale aufweisen:
o Der Leistungsumfang umfasst ebenfalls die Digitalisierung von Bild- und Tonfilm-Materialien unterschiedlicher Formate und Trägermaterialien in der hier geforderten Qualität.
o Für mindestens eine der genannten Referenzen muss der erbrachte Leistungsumfang die Digitalisierung von mindestens 300 Minuten Bild- und Tonfilmmaterial umfassen.
o Für mindestens zwei weitere Referenzen muss der erbrachte Leistungsumfang die Digitalisierung von jeweils mindestens 90 Minuten Bild- und Tonfilmmaterialien inklusive der Herstellung von barrierefreien Fassungen für Menschen mit eingeschränkter Sehfähigkeit (AD) und für Menschen mit eingeschränkter Hörfähigkeit (SDH) für Gehörlose (Standard der öffentlich-rechtlichen Sender) enthalten.
o Mindestens eine Referenz belegt die Digitalisierung von Cellulosenitrat-Materialien.
• Sofern es sich um Referenzen handelt, die noch nicht abgeschlossen wurden, ist der bisher erreichte Leistungsstand anzugeben. Noch nicht realisierte Leistungsstände können nicht berücksichtigt werden.
• Für die Referenzen ist die Vorlage "Referenzen" zu verwenden. Nutzen Sie die Vorlage bitte mehrfach (1x je Referenz).
• Es sind nur 3 Referenzen gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Fristende nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bieters nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen.
Das Beschaffungsamt des BMI behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe dem Beschaffungsamt mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Sofern Sie diesbezüglich unsicher sind, kontaktieren Sie das Beschaffungsamt des BMI unbedingt rechtzeitig vor Ablauf der Teilnahme- oder Angebotsfrist in Form einer Bewerber-/Bieterfrage. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Bitte berücksichtigen Sie in jedem Fall, dass Sie bei einer Mindestanforderung an den Wert des Auftrags auch Margen angeben können (bsp. > 100.000 € oder zwischen 100.000 und 200.000 €).
* Beschreibung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung
Die Maßnahmen zur Qualitätssicherung sind zu beschreiben und in Form einer Anlage zum Angebot einzureichen. Aus der Darstellung muss hervorgehen, wie vom Bieter im Auftragsfall sichergestellt wird, dass die Archivalien sorgsam behandelt werden, dass die Vollständigkeit der Arbeiten und die Einhaltung der Vorgaben der Leistungsbeschreibung garantiert werden können. Die Einreichung eines Zertifikats des Qualitätsmanagementsystems (nach ISO 9001 oder vergleichbar) entbindet nicht von der Pflicht der detaillierten Beschreibung der entsprechenden Maßnahmen.
* Ressourcen und technische Ausstattung
Es ist eine Eigenerklärung "Ressourcen und technische Ausstattung" einzureichen, in welcher die folgenden Aspekte näher erläutert werden.
• Standort der Leistungserfüllung
Der für die Leistungserbringung vorgesehene Standort ist zu benennen. Sofern die Leistungserbringung außerhalb Deutschlands vorgesehen wird, ist der Sachstand bezüglich Ausfuhrgenehmigung und Rückgabebestätigung (siehe Leistungsbeschreibung, Abs. 1.8) sowie die Möglichkeit einer fristgerechten Leistungserfüllung plausibel und detailliert darzulegen.
• Fachpersonal:
Bitte geben Sie an, auf welcher Qualifikation oder Arbeitserfahrung die fachliche Eignung des für die Leistungserfüllung dieses Auftrages vorgesehenen Personals basiert. Legen Sie die vorhandenen Fachkenntnisse und Erfahrungen dar.
Geben Sie darüber hinaus die Anzahl der an der Leistungserfüllung beteiligten Personen an. Es ist hinreichend plausibel darzulegen, dass die vorgesehenen Personalressourcen für die Leistungserbringung dieses Auftrages ausreichend sind.
• Scanner:
Geben Sie an, welche(r) Scanner (Hersteller und Modellbezeichnung) bei der Auftragsbearbeitung eingesetzt werden soll(en). Fügen Sie für jedes Scanner-Modell ein Datenblatt bzw. eine Auflistung der Spezifikationen des Systems bei, sodass ersichtlich ist, dass die Anforderungen der Leistungsbeschreibung erfüllt werden.
Nur die nachgenannten Scanner werden als geeignet eingestuft:
"Scanity HDR" der Firma DFT und "ARRISCAN XT" der Firma ARRI
• Lagerung:
Die Räumlichkeiten zur Lagerung sind zu beschreiben. Hierbei ist insbesondere einzugehen auf die Realisierung der klimatischen Voraussetzungen, die Zugangsregelungen zum Lagerraum und die Vorkehrungen gegen Verlust und Beschädigung.
Insbesondere sind die Maßnahmen, welche die Einhaltung des § 17 SprengG und der 2. SprengV sicherstellen, darzulegen, die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zu bestätigen und - soweit für die vorgesehene Lagerung erforderlich - durch eine aktuell gültige Genehmigung zur Nitrofilm-Lagerung zu belegen.
(Anforderungen gem. Leistungsbeschreibung Abs. 5.2 und 3.3)
• Transport:
Es ist plausibel darzustellen bzw. zu bestätigen, dass die in der Leistungsbeschreibung, Abs. 5.4, hierzu genannten Anforderungen vollumfänglich eingehalten werden.
Es ist zu beschreiben, mit welcher Art Fahrzeug und ggf. mit welchen Transportbehältern der Transport erfolgen wird. Die Vorkehrungen gegen Verlust und Beschädigung sind darzustellen.
Hinweis: Werden einzelne Ressourcen erst für den hier zu vergebenden Auftrag in vollem Umfang bereitgestellt, ist schriftlich und plausibel darzulegen, wie sichergestellt werden kann, dass sämtliche erforderliche Ressourcen pünktlich zum vorgesehenen Leistungsbeginn zur Verfügung stehen.
* Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
Öffentliche Aufträge werden nicht an Unternehmen vergeben, bei denen Ausschlussgründe gemäß §§123 oder 124 GWB vorliegen. Das Beschaffungsamt des BMI hat zu prüfen, ob zwingende oder fakultative Ausschlussgründe vorliegen, die zum Ausschluss vom Verfahren führen können bzw. müssen. Hierzu dient das Formular "Eigenerklärung Ausschlussgründe". Bestehen Zweifel an der Richtigkeit der abgegebenen Erklärung, werden diese im Einzelfall aufgeklärt und es kann die Vorlage von weiteren Nachweisen (z.B. eines behördlichen Führungszeugnisses) verlangt werden.
Für den Fall der Bildung von Bietergemeinschaften oder bei der Inanspruchnahme von Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe, Unteraufträge) wird auf Ziffer 3 der Allgemeinen Bewerbungsbedingungen verwiesen.
* Unternehmensdaten
Das Formular "Unternehmensdaten" ist vollständig auszufüllen und Ihrem Angebot beizufügen. Die Angaben zur Unternehmensgröße dienen statistischen Zwecken. Die übrigen Angaben benötigt das Beschaffungsamt des BMI für die vor dem Zuschlag einzuholende Auskunft aus dem Gewerbezentralregister insbesondere gemäß § 150a Gewerbeordnung, § 19 Mindestlohngesetz,
§ 21 Arbeitnehmerentsendegesetz.
Bei Bietergemeinschaften ist das Formular für jedes Mitglied einzureichen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern (BeschA).
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabe-vorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gegenüber dem BeschA zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder Angebotsabgabe gegenüber dem BeschA gerügt werden (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB).
Teilt das BeschA dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch das BeschA geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das BeschA.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn zu richten.
Hinweis: Das BeschA ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten haben ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren, teilen Sie uns konkret mit Bezug auf die entsprechenden Dokumente des Angebotes mit, welche Informationen als Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu behandeln sind.